16 công cụ làm việc từ xa tốt nhất mà nhóm của bạn cần

Làm việc tại nhà ngày càng phổ biến trong vài năm gần đây. Tuy nhiên, thời gian gần đây xu hướng này đã tăng rất mạnh. Global Workplace Analytics cho biết vào năm 2016, 43% lực lượng lao động tại Hoa Kỳ đã làm việc tại nhà ít nhất một phần thời gian. Với những thay đổi lớn trên toàn cầu, họ dự đoán những người đang làm việc tại nhà hiện nay sẽ tiếp tục duy trì hình thức này ngay cả khi mọi thứ trở lại bình thường:

“Ước tính tốt nhất của chúng tôi là sẽ có 25-30% lực lượng lao động làm việc tại nhà nhiều ngày mỗi tuần […]”

Nếu dự đoán này trở thành hiện thực và nhu cầu làm việc từ xa tiếp tục tăng, những người làm việc tại nhà sẽ phải thích nghi thật nhanh. Đó là lý do các công cụ làm việc từ xa sẽ giữ vai trò rất quan trọng trong tương lai gần.

Những người mới bắt đầu thường thấy khó đặt mục tiêu khi làm việc tại nhà, giữ tập trung và duy trì năng suất. Nhưng khi có vài công cụ phù hợp, quá trình chuyển đổi sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều, và chẳng bao lâu làm việc tại nhà sẽ trở thành điều bình thường mới. Nếu bạn không có nhiều thời gian, hãy xem ba lựa chọn hàng đầu của chúng tôi trong video bên dưới. Còn nếu muốn xem đầy đủ, hãy tiếp tục đọc danh sách này.

Dù bạn đang làm việc từ xa hay quản lý một nhóm làm việc từ xa, dưới đây là danh sách đầy đủ 16 công cụ tốt nhất mà bạn khó có thể thiếu.

Trình ghi màn hình

Giao tiếp theo thời gian thực là cần thiết trong nhiều trường hợp, nhưng đôi khi nó lại làm giảm khả năng tập trung. Nếu cả ngày của bạn đầy cuộc họp hoặc liên tục bị tin nhắn làm gián đoạn, bạn sẽ rất khó làm những việc cần tập trung sâu như thiết kế, viết nội dung hoặc lập trình.

Nếu bạn có một công việc linh hoạt, giống nhiều người hiện nay, giao tiếp không đồng bộ là yếu tố then chốt. Và đây là lúc một trình ghi màn hình có thể trở thành trợ thủ đắc lực.

Trình ghi màn hình là cách tuyệt vời để truyền đạt những thông tin dễ giải thích bằng hình ảnh hơn là bằng email dài. Ví dụ, bạn có thể dùng trình ghi màn hình để gửi email video hoặc bổ trợ cho công cụ đánh giá code. Công cụ này cũng rất hữu ích để quay video hướng dẫn, ghi lại và chia sẻ cuộc gọi hội nghị hoặc cuộc họp video.

1. ScreenRec

ScreenRec là trình ghi màn hình không có hình mờ và cũng là một công cụ làm việc từ xa thiết yếu. Chỉ cần nhấn một phím tắt, bạn có thể quay toàn bộ màn hình hoặc một vùng được chọn với độ phân giải cao. Bạn có thể ghi âm thanh từ máy tính, micro hoặc cả hai. Nhưng đó vẫn chưa phải phần hay nhất. Quay màn hình sẽ có ích gì nếu bạn không thể chia sẻ nó?

ScreenRec tự động tạo một liên kết chia sẻ riêng tư để bạn sao chép và dán ở bất cứ đâu, nên không phải chờ video tải lên quá lâu. Công cụ này hoàn toàn miễn phí, không có hình mờ và không giới hạn. Đây chắc chắn là một công cụ năng suất bạn cần khi làm việc tại nhà. Bạn có thể dùng nó cho nhiều việc, từ video testimonial đến đánh giá code.

2. CamStudio

Đây là một trình ghi màn hình khác giúp bạn quay video dễ dàng, ít rườm rà. CamStudio có một số tính năng chỉnh sửa cơ bản để bạn tùy chỉnh nhẹ video. Tệp video được lưu ở định dạng AVI và có thể ghi ra DVD hoặc tải thủ công lên các trang chia sẻ.

3. OBS

OBS là một trong những trình ghi màn hình miễn phí có nhiều tính năng nhất mà bạn có thể gặp. Công cụ ghi màn hình mã nguồn mở này cung cấp hàng trăm tính năng ghi và chỉnh sửa. Bạn có thể mất một chút thời gian để làm quen, nhưng khi đã nắm được cách dùng, đây là lựa chọn rất tốt để tạo video hướng dẫn và bài học trông chuyên nghiệp.

4. Movavi Screen Recorder

Movavi là công cụ tạo video hướng dẫn khá tốt. Trình ghi màn hình đa năng này có thể ghi màn hình và hình ảnh webcam cùng lúc. Dù không cho phép ghi âm thanh hệ thống, Movavi vẫn cung cấp các tính năng chỉnh sửa video cơ bản. Vì vậy, nếu bạn muốn quay một video nhanh cần nói nhiều, Movavi là một ứng dụng đáng thử.

5. ClickUp

ClickUp là nền tảng năng suất mạnh mẽ, được thiết kế để quản lý mọi thứ từ việc cần làm hằng ngày đến các dự án phức tạp, gom tất cả vào một trung tâm làm việc cộng tác. ClickUp cung cấp nhiều tính năng cộng tác phù hợp với nhiều kiểu công việc và ngành nghề. Một trong số đó là công cụ ghi màn hình ngay trong ứng dụng, có tên là Clip.

Từ ClickUp Workspace, Clip cho phép bạn ghi lại bất kỳ thẻ trình duyệt, cửa sổ ứng dụng hoặc toàn bộ màn hình. Bạn có thể thêm lời thuyết minh bằng micro tích hợp, sau đó phát lại video ngay hoặc chia sẻ qua URL mà không cần tải xuống. Với Clip, bạn có thể lập tức tạo một nhiệm vụ ClickUp từ bản ghi để cả nhóm bắt tay xử lý nội dung bạn vừa chia sẻ.

Quản lý công việc

Các ứng dụng quản lý công việc này giúp bạn và nhóm luôn tập trung, theo đúng nhiệm vụ nhờ các tính năng hỗ trợ xem và phân phối công việc dễ dàng.

1. ProofHub

ProofHub là công cụ quản lý dự án và cộng tác làm việc từ xa rất trực quan. Công cụ này có nhiều tính năng giúp quản lý dự án cộng tác hiệu quả với nhóm làm việc từ xa lẫn nhóm tại văn phòng.

Với ProofHub, bạn có bảng Kanban để giao việc cho nhóm từ xa, biểu đồ Gantt để theo dõi tiến độ, Chat & Discussions để kết nối với thành viên nhóm, Online Proofing để xem xét và phê duyệt tệp, Calendar để bám sát lịch, cùng Announcements để chia sẻ thành tựu mới của một thành viên trong nhóm với mọi người.

2. Asana

Công cụ cộng tác làm việc từ xa kiêm phần mềm quản lý dự án này đưa việc tổ chức công việc lên một cấp độ mới. Mỗi nhiệm vụ được tạo sẽ có một khu vực riêng để chia sẻ tài liệu, bình luận, tin nhắn và nhiều nội dung khác. Cách trình bày này giúp giảm nhầm lẫn và tăng năng suất nhóm làm việc từ xa.

3. Trello

Trello tập trung vào cách thể hiện công việc bằng hình ảnh để hỗ trợ cộng tác từ xa. Tất cả nhiệm vụ được sắp xếp gọn gàng thành các thẻ và hiển thị trên một trang duy nhất. Bạn có thể dễ dàng giao việc cho từng người hoặc từng nhóm, đồng thời xem ai đang làm việc gì.

4. Basecamp

Basecamp đã là công cụ phổ biến cho các nhóm làm việc trực tuyến trong một thời gian dài, và điều đó không có gì lạ. Nhà sáng lập Jason Fried từ lâu đã ủng hộ mô hình làm việc tại nhà, thậm chí còn viết một cuốn sách về làm việc từ xa. Vì vậy, có thể tin rằng Basecamp hiểu rõ các thách thức mà nhóm phân tán phải đối mặt.

Công cụ này cung cấp một bộ tính năng năng suất khá đầy đủ: giao việc, lên lịch họp, trò chuyện nhóm, chia sẻ tài liệu và theo dõi tiến độ. Dù đã ở phiên bản thứ ba của phần mềm làm việc từ xa này, Basecamp dường như vẫn ngày càng tốt hơn.

5. Wrike

Wrike là công cụ cộng tác từ xa cho bạn nhiều quyền kiểm soát. Với các bảng có thể tùy chỉnh hoàn toàn, bạn có thể thiết lập cách nhóm giao việc, xem nhiệm vụ và theo dõi tiến độ. Biểu đồ Gantt đưa Wrike lên một cấp độ khác như một công cụ cộng tác nhóm, vì bạn có thể nhìn sâu hơn vào mức đóng góp công việc của từng thành viên.

Công cụ tăng năng suất khi làm việc tại nhà

Công cụ giao tiếp

Các công cụ giao tiếp từ xa giúp bạn giữ kết nối với đồng nghiệp qua cuộc gọi hội nghị và chia sẻ tài liệu.

1. Zoom

Khi nghĩ đến công cụ giao tiếp tốt nhất cho nhóm làm việc từ xa, Zoom có lẽ là một trong những cái tên đầu tiên xuất hiện. Ứng dụng họp video này đã trở nên rất phổ biến trong thời gian gần đây, và điều đó hoàn toàn dễ hiểu.

Zoom đã khẳng định mình là một trong những phần mềm trò chuyện video miễn phí đáng tin cậy nhất. Công cụ này hỗ trợ tối đa 100 người tham gia mà vẫn ổn định. Rõ ràng đây là một phần mềm mạnh mẽ, giúp mọi người dễ dàng tham gia cuộc họp trực tuyến, chia sẻ màn hình, trò chuyện và tải tài liệu lên.

2. PDFliner

PDFliner là nền tảng quản lý tài liệu để cộng tác trên tệp PDF và tài liệu trực tuyến. Đây là ứng dụng dựa trên đám mây, cho phép đồng nghiệp truy cập PDF, tài liệu, hóa đơn, hình ảnh, chữ ký điện tử và các nội dung khác được tải lên tài khoản của nhóm. Ngoài ra, bạn cũng có thể chia sẻ tài liệu qua liên kết hoặc email.

3. Skype

Skype là chương trình quen thuộc và đã được kiểm chứng, giúp mọi người kết nối với nhau và làm cho giao tiếp trong nhóm từ xa dễ hơn một chút. Xuất hiện gần hai thập kỷ, Skype vẫn liên tục phát triển và thích nghi với nhu cầu làm việc tại nhà hiện nay. Trò chuyện video, gọi thoại, nhắn tin, chia sẻ tệp, gần như không có nhiều việc bạn không thể làm với Skype.

Công cụ giao tiếp tốt nhất cho nhóm từ xa

(Nguồn)

4. Dropbox

Dropbox được biết đến như một ứng dụng chia sẻ tệp trực tuyến hàng đầu. Vì hoạt động trên nền tảng đám mây, Dropbox cho phép bất kỳ thành viên nào trong nhóm truy cập tài liệu, video, hình ảnh và các tệp khác đã được tải lên tài khoản của nhóm. Chia sẻ tệp đơn giản như kéo và thả vào thư mục chung của nhóm.

5. Slack

Về mặt kỹ thuật, Slack là một công cụ giao tiếp cho nhân viên, nhưng nó hỗ trợ quản lý nhóm toàn diện đến mức khó xếp vào chỉ một nhóm. Lên lịch, giao việc, chia sẻ tệp, theo dõi và nhiều hơn nữa. Slack gần như làm được tất cả, vì vậy đây là ứng viên nổi bật trong danh sách công cụ làm việc từ xa của chúng tôi. Tuy nhiên, nếu bạn đã thử công cụ này mà chưa thực sự hài lòng, bạn có thể xem các lựa chọn thay thế Slack.

Công cụ cộng tác làm việc từ xa tốt nhất

Quản lý thời gian

Ứng dụng quản lý thời gian rất phù hợp để giúp các nhóm phân tán ở nhiều múi giờ cùng nắm rõ lịch họp và hạn chót.

1. Worldtimebuddy

Theo dõi múi giờ chưa bao giờ là việc dễ. Biết giờ hiện tại ở từng nơi đồng nghiệp đang ở có thể khá phiền phức. Worldtimebuddy làm phần khó đó thay bạn. Chỉ cần chọn các khu vực bạn quan tâm, bạn sẽ thấy giờ hiện tại của chúng trên cùng một trang.

2. Indy

Indy là công cụ tiện lợi cho phép bạn bắt đầu tính giờ chỉ bằng một cú nhấp và tạm dừng bất cứ khi nào nghỉ giải lao. Trình theo dõi thời gian cho phép lọc bảng chấm công theo nhiều cách để bạn có cái nhìn tổng quan về giờ làm và nhiệm vụ. Cuối tuần hoặc cuối tháng, bạn có thể liên kết số giờ đó với hóa đơn, rồi chỉ cần thêm đơn giá theo giờ trước khi gửi tài liệu cho khách hàng.

3. Toggl

Toggl là trình theo dõi thời gian đầy đủ, ghi nhận mọi nhiệm vụ công việc của bạn, kể cả những việc nhỏ như kiểm tra email hoặc thời gian di chuyển. Đây là công cụ làm việc từ xa hữu ích vì nó cho bạn thấy chính xác bao nhiêu thời gian và chi phí đang được dành cho các hoạt động công việc hằng ngày.

4. Rescue Time

Rescue Time là trình theo dõi thời gian tự động chạy nền khi bạn làm việc. Đây là công cụ năng suất lý tưởng cho làm việc tại nhà, vì nó cho bạn biết bạn đang dành bao nhiêu thời gian cho từng nhiệm vụ, và tất nhiên, đang lãng phí bao nhiêu thời gian.

5. factoHR

Công cụ Timesheet của factoHR giúp bạn theo dõi thời gian và phân tích năng suất của nhóm làm việc từ xa một cách hiệu quả. Nền tảng này cho phép nhân viên nhập chi tiết dự án, nhiệm vụ và tổng thời gian cần để hoàn thành nhiệm vụ. Nhờ đó, quản lý có thể theo dõi số giờ làm việc hiệu quả và chưa hiệu quả của nhân viên. Quy trình làm việc có thể tùy chỉnh giúp bạn thiết lập quy trình phê duyệt theo cấp bậc minh bạch. Các báo cáo sẵn sàng tải xuống cho phép bạn quản lý dữ liệu ngay cả bên ngoài phần mềm. factoHR dễ dùng, mạnh mẽ và tích hợp liền mạch với các công cụ khác để giúp bạn đạt kết quả tốt hơn khi làm việc từ xa.

Kết luận

Vậy là bạn đã có danh sách những công cụ làm việc cho nhóm từ xa có thể giúp bạn và nhóm kiểm soát mọi việc tốt hơn. Dù bạn dùng ScreenRec để ghi lại các cuộc họp quan trọng hay Asana để giữ mọi người đi đúng nhiệm vụ, việc cộng tác từ xa có thể trở nên đơn giản hơn rất nhiều.