13 ứng dụng năng suất được các nhóm làm việc hiệu quả tin dùng

Thật may khi chúng ta đang sống trong thời đại này. Không còn phải ghi danh sách bằng tay, ghi sổ thủ công, mang theo những cuốn sổ kế hoạch cồng kềnh hay loay hoay với máy đánh chữ. Trong thời đại số, chúng ta có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn mà chẳng cần rời khỏi ghế.

Ai cũng biết phần mềm năng suất giúp làm việc hiệu quả hơn. Nhưng khi có quá nhiều lựa chọn, bạn rất dễ rơi vào cảnh không biết nên chọn gì. Câu chuyện không còn chỉ là Slack hay email. Để giúp bạn chọn đúng công cụ, chúng tôi đã tổng hợp những ứng dụng năng suất tốt nhất cho công việc, tất cả đều không mất thời gian làm quen.

ScreenRec – Ứng dụng giao tiếp nhóm và năng suất cá nhân

Giới thiệu nhanh

ScreenRec là trình ghi màn hình miễn phí có âm thanh kiêm công cụ chụp màn hình dễ dùng, đồng thời có thể hoạt động như một ứng dụng giao tiếp nhóm.

Là ứng dụng năng suất cho văn phòng có thể tải xuống trên các hệ điều hành như Windows, Linux và Mac, ScreenRec giúp việc chụp màn hình không còn phiền phức như khi dùng nút Print Screen. Giao diện đơn giản, rõ ràng và có đủ công cụ cần thiết để chụp màn hình nhanh.
Bạn có thể chụp ảnh màn hình hoặc quay video màn hình kèm âm thanh, rồi chia sẻ liên kết riêng tư ngay lập tức.
ScreenRec đi kèm 2 GB dung lượng lưu trữ đám mây miễn phí, nên là một trong những công cụ năng suất miễn phí đáng dùng nhất.
ScreenRec giúp bạn giảm lượng email phải xử lý vì bạn có thể giao tiếp trực quan và nhanh hơn, rất phù hợp cho công việc hằng ngày.
ScreenRec góp mặt trong danh sách 5 phần mềm quay màn hình miễn phí tốt nhất năm 2026.

Ai nên dùng?

Bất kỳ ai cần giải thích những gì đang thấy trên màn hình máy tính đều có thể hưởng lợi từ ScreenRec. Với công cụ năng suất này, chủ doanh nghiệp và quản lý có thể giao việc, giáo viên, huấn luyện viên và giảng viên trực tuyến có thể quay bài hướng dẫn, còn khách hàng có thể gửi phản hồi rõ ràng hơn cho nhà phát triển và nhà thiết kế.

Ví dụ thực tế

Hãy gặp Laura. Cô điều hành một khóa đào tạo CPR thành công và đã mở rộng thành nhiều lớp trên toàn quốc. Với ScreenRec, Laura quay một số video hướng dẫn nhập môn kèm lời thuyết minh của chính mình để dùng ở đầu mỗi buổi học. Thứ Sáu hằng tuần, cô tổ chức họp trực tuyến với các đơn vị nhượng quyền để cập nhật tình hình. Laura dùng ScreenRec để ghi lại các cuộc họp này, phục vụ việc xem lại và ghi chú sau đó.

Chi phí bao nhiêu?

ScreenRec là trình ghi màn hình miễn phí và cũng có thể dùng như phần mềm chia sẻ màn hình miễn phí. Không có malware, adware, mua hàng trong ứng dụng hay những thứ tương tự; hiện tại cũng chưa có tùy chọn nâng cấp trả phí. Bạn có thể tải xuống tại đây.

Brosix IM – Ứng dụng giao tiếp và cộng tác nhóm an toàn

Giới thiệu nhanh

Brosix là ứng dụng gom hoạt động giao tiếp vào một nền tảng IM an toàn, dễ quản trị, giúp các nhóm luôn kết nối. Brosix có đầy đủ tính năng cộng tác; nếu dùng đúng cách, công cụ này có thể cải thiện giao tiếp trong nhóm và thúc đẩy cộng tác.

Brosix cung cấp cho nhóm mạng riêng mà họ có thể toàn quyền kiểm soát và quản trị theo nhu cầu.
Nhóm có thể dùng nhiều tính năng, gồm truyền tệp không giới hạn, chat văn bản, video, chat âm thanh và phòng chat tùy chỉnh.
Mọi trao đổi đều được mã hóa đầu cuối, giúp Brosix trở thành một trong những ứng dụng IM chú trọng bảo mật hơn trên thị trường.
Brosix có ứng dụng cho nhiều hệ điều hành và nền tảng, gồm Mac, iOs, Android, Windows và Linux.

Ứng dụng giao tiếp và cộng tác nhóm an toàn

Ai nên dùng?

Phiên bản trả phí của Brosix phù hợp với các nhóm ở mọi quy mô, từ doanh nghiệp nhỏ đến tổ chức lớn.

Ví dụ thực tế

Pathways Financial Credit Union là một tổ chức tài chính do thành viên sở hữu, vận hành 7 địa điểm dịch vụ đầy đủ trên khắp Ohio. Vì nhân viên làm việc ở nhiều cơ sở khác nhau, Pathways cần một nền tảng an toàn để mọi người trao đổi với nhau dù đang ở đâu. Brosix cung cấp cho Pathways một mạng nhóm riêng bảo mật; nhờ đó thời gian phản hồi khách hàng giảm đáng kể và sự kết nối trong nhóm được cải thiện.

Chi phí bao nhiêu?

Brosix IM có gói khởi đầu miễn phí cho nhóm tối đa 3 người dùng, cùng các gói Business và Premium trả phí cho mạng nhóm lớn hơn. Gói trả phí bắt đầu từ $4/người dùng/tháng khi thanh toán hằng năm.

ClickUp — Giải pháp quản lý công việc tất cả trong một

Giới thiệu nhanh

ClickUp là công cụ năng suất tất cả trong một, được các nhóm nhỏ và lớn ở nhiều ngành dùng như một giải pháp quản lý công việc mạnh mẽ. Công cụ này có thể tùy chỉnh toàn diện, nhiều tính năng, giúp bạn quản lý khối lượng công việc, theo dõi cập nhật dự án và cộng tác với nhóm, dù bạn đang làm theo phong cách dự án nào.

Hệ thống phân cấp tổ chức độc đáo của ClickUp cho bạn nhiều linh hoạt và quyền kiểm soát hơn khi sắp xếp mọi thứ, từ nhóm nhỏ đến doanh nghiệp lớn.
Xử lý công việc từ nhiều góc nhìn với hơn 15 chế độ xem mạnh mẽ như Gantt, Board, Mind Maps và Calendar.
Tạo công việc con và checklist ngay trong nhiệm vụ để theo dõi mọi thứ, từ quy trình nhiều bước đến danh sách việc cần làm đơn giản.
Đơn giản hóa làm việc nhóm bằng các tính năng cộng tác mạnh mẽ, giúp mọi người dễ phối hợp trong bất kỳ loại dự án nào.
Cộng tác theo thời gian thực, chỉnh sửa nội dung phong phú và giữ mọi người luôn cập nhật thông qua kho kiến thức trực quan với ClickUp Docs.

Ai nên dùng?

Điểm hay nhất của ClickUp là ai cũng có thể dùng. Từ nhu cầu cá nhân, doanh nghiệp nhỏ đến công ty quy mô lớn, danh sách tính năng mạnh mẽ và ngày càng mở rộng của ClickUp có thể đáp ứng mục tiêu của nhiều loại nhóm.

Ví dụ thực tế

Patrice Gallion là CEO của mintblau media, một agency marketing số tại Đức chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn và phát triển cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. ClickUp đã giải quyết những khó khăn mà họ từng gặp với các công cụ quản lý dự án khác, và hiện nay mintblau dùng ClickUp làm trung tâm vận hành.

Mintblau tạo các ClickUp Templates tùy chỉnh để tinh gọn quy trình thiết lập dự án web, đồng thời mời khách hàng bình luận, phản hồi và chú thích trực tiếp. Nhờ vậy, số cuộc gọi điện thoại và họp web giảm ít nhất 50%. Home Inbox, Comments, Multiple Views, Slash Commands và Docs của ClickUp đã thay đổi rõ rệt quy trình sáng tạo của mintblau; giờ đây họ còn dùng ClickUp để quản lý chi phí và doanh thu của agency. Các tính năng mạnh mẽ và giao diện gọn gàng của ClickUp đã thay thế nhiều công cụ trong bộ công nghệ trước đây của mintblau, và họ kỳ vọng sẽ còn thay thế thêm trong tương lai.

Chi phí bao nhiêu?

Với gói Free Forever Plan, ClickUp cung cấp dịch vụ khách hàng 24/7, chat theo thời gian thực, 1000 MB dung lượng lưu trữ, cùng số thành viên và nhiệm vụ không giới hạn. Nếu cần nhiều tính năng nâng cao hơn, bạn có thể dùng các gói trả phí từ $5.

ProofHub – Phần mềm quản lý dự án trực tuyến và cộng tác nhóm

Giới thiệu nhanh

ProofHub là phần mềm quản lý dự án trên đám mây. Công cụ này giúp nhóm lập kế hoạch dự án, quản lý nhiệm vụ và cộng tác với nhau.

ProofHub cho phép bạn thêm nhiệm vụ kèm ngày bắt đầu và ngày kết thúc để công việc không bị kéo dài quá hạn.
Ứng dụng giúp bạn cộng tác với thành viên làm việc từ xa theo thời gian thực thông qua thảo luận trực tuyến.
Bạn có thể trao đổi với người khác bằng chat nhóm.
Công cụ cũng có biểu đồ Gantt hiển thị dòng thời gian dự án, giúp trực quan hóa và theo dõi tiến độ rõ ràng hơn.
ProofHub tự động gửi thông báo cho thành viên nhóm mỗi khi dự án có thay đổi.
Bạn có thể theo dõi thời gian cho từng nhiệm vụ, tạo báo cáo dự án và tài nguyên, đánh giá và duyệt tệp theo thời gian thực ngay trên công cụ trực tuyến.

Ai nên dùng?

ProofHub phù hợp với các nhóm và quản lý muốn làm việc năng suất hơn. Đây là công cụ rất hữu ích cho nhóm nội bộ, đồng thời cũng phù hợp với các nhóm phân tán cần cộng tác theo thời gian thực.

Ví dụ thực tế

Delia là nhà thiết kế tự do tại Dallas, Texas. Cô tìm thấy ProofHub khi đang tìm một hệ thống quản lý dự án kiêm trung tâm duyệt mẫu trực tuyến. Delia thiết lập dự án đầu tiên, mời khách hàng đầu tiên là Isabel từ isabelsadurni.com, rồi dùng ProofHub ở giai đoạn cuối của quy trình phát triển. Chỉ sau một đêm, cả hai đã thích công cụ này vì hoàn thành công việc nhanh hơn nhiều so với dự kiến. Giờ đây, họ có thể thấy ý tưởng được đưa vào thực hiện ngay, bình luận hoặc chat về từng điểm, rồi chuyển sang giai đoạn giải pháp nhanh hơn. Danh sách việc cần làm giúp họ biết chính xác cần làm gì, hoàn thành đúng việc và không bỏ sót chi tiết nào.

Chi phí bao nhiêu?

Bạn có thể dùng gói Ultimate Control với số dự án, người dùng và toàn bộ tính năng nâng cao không giới hạn với giá $89/tháng.

Hubstaff – Quản lý thời gian và theo dõi năng suất

Giới thiệu nhanh

Hubstaff là ứng dụng theo dõi thời gian giúp bạn hiểu mình đang dùng thời gian như thế nào. Công cụ cho biết chính xác bạn dành bao lâu cho từng dự án, từ đó tối ưu quy trình làm việc và hoàn thành việc với hiệu suất cao hơn.

Hubstaff cho phép bạn tạo dự án, nhiệm vụ và danh sách việc cần làm để theo dõi thời gian trên máy tính hoặc thiết bị di động.
Ứng dụng có thể theo dõi các ứng dụng bạn dùng và URL bạn truy cập trong lúc làm việc. Công cụ cũng tính tỷ lệ hoạt động dựa trên thao tác bàn phím và chuột.
Hubstaff tự động tạo bảng chấm công trực tuyến từ thời gian bạn theo dõi. Bạn có thể xem tổng thời gian theo ngày và theo tuần của cả nhóm.
Bạn có thể đặt mức lương theo giờ cho từng thành viên và đơn giản hóa thanh toán dựa trên tổng số giờ đã làm qua nhiều nền tảng thanh toán.
Bạn có thể tích hợp Hubstaff với công cụ quản lý dự án, kế toán và CRM yêu thích để tăng năng suất thêm nữa.

Ai nên dùng?

Hubstaff phù hợp với mọi nhóm muốn tiết kiệm thời gian cho việc hành chính. Nhờ các tính năng năng suất và tự động hóa, đây là một công cụ làm việc từ xa rất hữu ích. Công cụ này cũng phù hợp với các nhóm làm việc tại văn phòng muốn nâng cao hiệu quả.

Ví dụ thực tế

Clint điều hành một doanh nghiệp từ xa gồm 10 người. Nhóm của anh vẫn hoàn thành nhiệm vụ, nhưng anh dành quá nhiều thời gian để kiểm tra họ đã làm gì và xử lý bảng lương, thay vì tập trung phát triển doanh nghiệp. Sau khi bắt đầu dùng Hubstaff, Clint có thể tập trung tăng lợi nhuận mà không phải lo việc theo dõi tiến độ của nhóm. Giờ đây anh xem được nhóm đã hoàn thành những gì thông qua dữ liệu thời gian của Hubstaff, đồng thời tiết kiệm thêm thời gian vì Hubstaff tự động hóa toàn bộ quy trình trả lương.

Công cụ năng suất tốt nhất cho công việc

Chi phí bao nhiêu?

Hubstaff miễn phí cho một người dùng với tính năng theo dõi thời gian cơ bản. Công cụ có 3 gói trả phí, bắt đầu từ $5.83/người dùng/tháng khi thanh toán hằng năm.

Troop Messenger – Ứng dụng giao tiếp và cộng tác nhóm.

Giới thiệu nhanh

Troop Messenger là ứng dụng cộng tác nội bộ cho các nhóm văn phòng ở mọi quy mô và hình thức. Công cụ giúp nhân viên trao đổi yêu cầu công việc, ý tưởng dự án, cập nhật tiến độ, v.v. qua chat, gọi nhóm, chia sẻ màn hình từ xa, họp video và nhiều tính năng khác.

Troop Messenger cho phép bạn thêm nhân viên trong tổ chức để bắt đầu trao đổi công việc trên một giao diện duy nhất.
Công cụ hoạt động trên mạng tốc độ thấp và mạng tách biệt, giúp nhóm của bạn luôn kết nối.
Nhóm của bạn có thể thảo luận qua tính năng gọi nhóm mạnh mẽ. Ngoài ra, nhóm phát triển có thể cùng viết và chỉnh sửa mã phát triển sản phẩm trên cùng một trình chỉnh sửa mã có sẵn trong tính năng gọi nhóm.
Troop Messenger có các tính năng phục vụ cộng tác nhóm, năng suất làm việc, bảo mật và tuân thủ, cùng nhiều mô hình dịch vụ khác nhau.

Ai nên dùng?

Troop Messenger được các nhóm nội bộ và nhóm làm việc từ xa trong tổ chức dùng để trao đổi công việc. Từ startup, doanh nghiệp lớn đến cơ quan chính phủ, bất kỳ tổ chức nào cũng có thể dùng công cụ này để giao tiếp nhóm và tinh gọn hoạt động hằng ngày.

Ví dụ thực tế

Một khách hàng của Troop Messenger quản lý kho hàng với hơn 5.000 nhân viên. Để theo dõi đơn hàng và lịch giao hàng, họ cần luôn kết nối để chia sẻ hóa đơn đơn hàng và thông tin liên quan đến sản phẩm. Các nhóm của họ có thể trao đổi công việc thuận lợi ngay cả khi làm việc từ xa.

Chi phí bao nhiêu?

Troop Messenger có gói enterprise miễn phí trong 3 tháng. Gói trả phí bắt đầu với Premium ở mức $2.5 và Enterprise ở mức $5.

Teamwork – Phần mềm quản lý dự án trực tuyến dễ dùng

Giới thiệu nhanh

Teamwork là phần mềm quản lý dự án trực tuyến dễ dùng hơn nhiều công cụ khác. Nhưng đừng để vẻ ngoài đơn giản đánh lừa bạn: ứng dụng này cũng có các tính năng cấp doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu của một doanh nghiệp đang phát triển.

Teamwork cho phép bạn quản lý mọi khía cạnh của dự án ở một nơi. Bạn có thể tạo dự án, tải tệp lên và thêm bình luận trên cùng một nền tảng.
Với nhiều tùy chọn quy trình làm việc, bạn có thể tùy chỉnh Teamwork theo cách nhóm đang làm việc hiện tại.
Các tính năng nâng cao giúp doanh nghiệp mở rộng gồm quản lý danh mục dự án, quản lý quy trình làm việc và theo dõi thời gian.
Tích hợp các công cụ Teamwork khác để quản lý toàn bộ doanh nghiệp, gồm phần mềm helpdesk, chat và cộng tác nội dung.

Ai nên dùng?

Mọi doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, muốn quản lý nhiều dự án ở một nơi và cải thiện năng suất đều có thể dùng Teamwork. Đây là công cụ tuyệt vời để mọi người luôn nắm rõ nhiệm vụ cụ thể; hơn nữa, nó đủ linh hoạt để bạn không nhanh chóng “vượt quá” khả năng của công cụ.

Ví dụ thực tế

Elle’s Kitchen từng quản lý toàn bộ nhiệm vụ bằng bảng tính. Ban đầu cách này vẫn ổn. Nhưng khi nhóm bắt đầu phát triển, các thành viên khó theo dõi nhiệm vụ của mình và biết khi nào đến hạn. Số dự án gần như nhiều ngang số người trong nhóm, nên một người có thể tham gia tới 15 dự án. Hãy tưởng tượng xem!

Teamwork không chỉ cung cấp phần mềm họ cần, mà còn giúp cách nhóm vận hành dự án trở nên tốt hơn. Nhóm đặc biệt thích hệ thống xem theo cấp dự án và tính năng danh sách nhiệm vụ có thể lọc. Sau khi triển khai Teamwork, tỷ lệ nhiệm vụ quá hạn giảm từ 7% xuống 2%.

Chi phí bao nhiêu?

Teamwork có gói miễn phí cho nhóm nhỏ, tối đa 5 người dùng và 2 dự án. Các gói trả phí gồm Pro và Premium, lần lượt ở mức $10 và $18. Bạn cũng có thể liên hệ Teamwork để biết chi tiết về gói Enterprise.

Todoist – Quản lý nhiệm vụ

Giới thiệu nhanh

Todoist là ứng dụng theo dõi cực kỳ linh hoạt, giúp bạn quản lý thời gian, những việc nhỏ và cả mục tiêu lớn. Khi làm việc một mình, đây cũng là công cụ rất hữu ích để quản lý dự án freelance.

Ngoài việc lưu các danh sách cơ bản, Todoist có thể tự động đặt bộ hẹn giờ, lời nhắc và báo thức dựa trên thông tin bạn nhập.
Bạn cũng có thể tích hợp Todoist với các ứng dụng như Alexa và Dropbox để có thêm nhiều cách sử dụng ứng dụng công việc này.
Một tính năng giúp Todoist trở thành ứng dụng năng suất hàng đầu là khả năng cộng tác. Bạn có thể tạo “dự án” và thêm nhiều người dùng, nhờ đó cả nhóm cùng theo sát nhiệm vụ.
Todoist cũng có một trong những ứng dụng năng suất Android tốt nhất, cùng một ứng dụng iPhone rất tiện.
Bạn có thể dùng Todoist để triển khai quy trình GTD.

Todoist là công cụ năng suất rất phù hợp cho quản lý dự án và cộng tác

Ai nên dùng?

Bất kỳ ai bận rộn và cần một công cụ quản lý dự án, theo dõi thời gian tốt hơn đều có thể dùng Todoist. Công cụ này phù hợp cho cả nhóm làm việc lẫn năng suất cá nhân hằng ngày.

Ví dụ thực tế

The Morehouse Group là một nhóm gồm bốn luật sư làm việc pro-bono, dựa vào năng lực tập thể để hoàn thành công việc. Để mọi thứ luôn ngăn nắp, nhóm dùng Todoist để chia nhiệm vụ cho từng vụ việc mới. Họ thêm danh sách công việc nghiên cứu quen thuộc để đảm bảo không bỏ sót khía cạnh nào và kiểm tra từng bằng chứng. Nhóm cũng dùng Todoist để chia sẻ các lời nhắc quan trọng, có thể đổ chuông trên tất cả thiết bị được kết nối.

Chi phí bao nhiêu?

Todoist miễn phí cho nhu cầu cá nhân. Doanh nghiệp hoặc người cần thêm tính năng có thể chọn nâng cấp với giá $3/tháng. Ngoài ra còn có mua hàng trong ứng dụng, từ $0.99 đến $36.

Trello – Cách dễ nhất để sắp xếp mọi thứ

Giới thiệu nhanh

Trello dùng phương pháp Kanban để giúp bạn sắp xếp gần như mọi thứ, từ quản lý dự án, xây dựng liên kết SEO đến đi chợ. Khả năng ứng dụng gần như không giới hạn giúp Trello luôn nằm trong nhóm ứng dụng tốt nhất để giữ mọi thứ ngăn nắp.

Ứng dụng này cho phép bạn tạo việc cần làm, đặt mục tiêu và lên kế hoạch sự kiện trên giao diện giống bảng ghim, được tạo từ các danh sách.
Bạn có thể thêm thẻ vào các danh sách này và kéo thả để di chuyển chúng.
Mỗi dự án được gọi là một bảng; bạn có thể chia sẻ bảng với thành viên nhóm để họ chỉnh sửa, tạo thẻ và để lại bình luận.
Trello cũng có thể tích hợp với các ứng dụng khác như Slack, Adobe và Google Drive.
Đây là ứng dụng năng suất trực tuyến, nghĩa là bạn có thể dùng trên mọi thiết bị. Ứng dụng di động của Trello cũng thuộc nhóm ứng dụng năng suất tốt nhất cho iPhone và Android.

Trello là ứng dụng năng suất dựa trên phương pháp Kanban

Ai nên dùng?

Trello rất phù hợp với những ai có nhiều việc cần làm và nhiều dự án cần hoàn thành. Từ người tổ chức sự kiện, chủ doanh nghiệp đến giáo viên và sinh viên, bất kỳ ai muốn giữ mọi thứ ngăn nắp đều có thể dùng Trello.

Ví dụ thực tế

Alexis là sinh viên đại học đang học vi sinh. Giáo sư giao một dự án nhóm yêu cầu các nhóm nuôi cấy và theo dõi một loại vi khuẩn cụ thể. Nghe vậy thôi chứ không hề dễ. Là trưởng nhóm, Alexis đăng ký Trello và tạo danh sách cho từng ngày trong tuần. Với nhiều nhiệm vụ được phân bổ theo từng ngày, Alexis giao việc cho từng thành viên. Trong suốt dự án, một số thẻ được chuyển sang ngày khác do tốc độ phát triển của vi khuẩn thay đổi, hoặc không phát triển như kỳ vọng. Một vài nhiệm vụ được phân công lại, một số thẻ được chỉnh sửa hoặc xóa. Đến cuối dự án, mọi nhiệm vụ đều hoàn thành; nhờ các bình luận của thành viên, Alexis có thể tổng hợp một báo cáo đầy đủ để nộp cho giáo sư.

Chi phí bao nhiêu?

Trello là ứng dụng năng suất cá nhân miễn phí. Tuy nhiên, bạn có thể nâng cấp cho doanh nghiệp với giá từ $9.99/người dùng/tháng khi thanh toán hằng năm. Phiên bản miễn phí có đủ công cụ cơ bản để bạn sắp xếp công việc, còn phiên bản trả phí có thêm các tiện ích như power-up, sticker, nền tùy chỉnh và hỗ trợ khách hàng.

Slack – Ứng dụng chat cho giao tiếp nhóm

Giới thiệu nhanh

Slack được xem là một trong những ứng dụng năng suất tốt nhất cho doanh nghiệp vì đây là công cụ giao tiếp cực kỳ hiệu quả. Thực tế, Slack được xây dựng để thay thế email giữa đồng nghiệp; với hơn 10 triệu người dùng trên toàn thế giới, có thể nói công cụ này đã làm được điều đó.

Ứng dụng chat này cho phép đồng nghiệp cộng tác qua tin nhắn. Nếu dùng hợp lý, Slack là công cụ tuyệt vời để tăng năng suất trong công việc.
Bạn có thể tạo kênh để mời đúng người tham gia và chat theo nhóm, hoặc dùng tin nhắn trực tiếp khi cần. Không còn những dòng CC phiền phức: mọi người chỉ nhận cập nhật về chủ đề họ liên quan.
Với Slack, bạn cũng có thể gọi video, chat, gọi âm thanh và chia sẻ tài liệu.

Ai nên dùng?

Từ doanh nghiệp nhỏ đến tập đoàn lớn, bất kỳ ai cũng có thể dùng Slack nếu muốn giao tiếp hiệu quả hơn trong môi trường làm việc.

Ví dụ thực tế

John Billings là CEO của một chuỗi bán lẻ lớn. Ông quyết định triển khai Slack như một phần trong công cụ giao tiếp hằng ngày của công ty. Khi các dự án lớn và hạn chót quan trọng luôn diễn ra, nhân viên của John cần nắm việc thật sát. Từ khi công ty bắt đầu dùng Slack, các nhiệm vụ được hoàn thành sớm hơn, ít lỗi và ít nhầm lẫn hơn. Nhân viên cũng bớt căng thẳng, thoải mái hơn khi cộng tác, nhờ đó năng suất chung của doanh nghiệp tăng lên.

Chi phí bao nhiêu?

Giống hầu hết các ứng dụng năng suất đáng dùng khác trong danh sách này, Slack có phiên bản miễn phí và tùy chọn nâng cấp. Gói trả phí bắt đầu từ $6.67/người dùng hoạt động/tháng.

Hootsuite – Quản lý mạng xã hội

Giới thiệu nhanh

Ngày nay, đăng bài mạng xã hội gần như là một công việc toàn thời gian, vì vậy bạn cần một công cụ như Hootsuite. Công cụ này thuộc nhóm công cụ năng suất tốt nhất cho công việc vì giúp bạn không phải đăng nhập vào hàng chục mạng xã hội khác nhau.

Quản lý tất cả trang và hồ sơ mạng xã hội từ một ứng dụng duy nhất, như Facebook, Twitter, v.v.
Thích, chia sẻ và bình luận trên nhiều nền tảng ngay từ trang chủ Hootsuite.
Tạo lịch đăng để tự động đăng nội dung vào ngày và giờ bạn chỉ định.

Hootsuite là phần mềm năng suất để quản lý mạng xã hội

Ai nên dùng?

Hootsuite phù hợp với bất kỳ ai muốn quản lý các trang mạng xã hội dễ dàng hơn. Nếu bạn có sự hiện diện mạnh trên mạng xã hội hoặc đang điều hành doanh nghiệp, Hootsuite là một ứng dụng năng suất nơi làm việc đáng cân nhắc.

Ví dụ thực tế

Sau khi quảng cáo của Ken’s Handcrafted Ice Cream lan truyền mạnh, công ty chứng kiến lượng người theo dõi và lượt thích trên mạng xã hội tăng vọt. Họ vui vì ngày càng được biết đến, nhưng lại gặp khó trong việc cập nhật thông tin cho người hâm mộ. Giải pháp là đăng ký Hootsuite. Giờ đây, đội PR của Ken có thể xử lý đăng bài, trả lời và retweet ngay trong ứng dụng, giúp việc quản lý dễ dàng hơn nhiều.

Chi phí bao nhiêu?

Hootsuite có gói miễn phí phù hợp cho nhu cầu cá nhân và startup. Gói trả phí bắt đầu từ $29/tháng.

Google Drive & Google Suite – Chia sẻ và sắp xếp tệp

Giới thiệu nhanh

Google Drive là lựa chọn dễ dùng để tạo và chia sẻ tài liệu trên web. Google Suite (hoặc G Suite) là bản nâng cấp của trải nghiệm đó, gom các sản phẩm Google dành cho doanh nghiệp vào một bộ công cụ và bổ sung nhiều tính năng phục vụ công việc.

Với Google Drive, bạn có thể tạo tài liệu, bảng tính, bài thuyết trình và các nội dung khác trực tiếp trên đám mây, đồng thời cộng tác theo thời gian thực.
Một tính năng tiết kiệm thời gian của G Suite là ứng dụng lịch dùng chung. Bạn có thể xem khi nào người khác rảnh và tự động gửi lời mời họp qua email.
Một tính năng hữu ích khác của G Suite là bảo vệ dữ liệu. Khi mất thiết bị di động, điện thoại Android hoặc iPhone, bạn có thể xóa toàn bộ dữ liệu hoặc xóa một tài khoản cụ thể.
Dù G Suite có thể chưa thay thế Microsoft Office với nhiều tính năng nâng cao hơn, đây vẫn là bộ ứng dụng hiệu quả, cạnh tranh tốt với Microsoft ở khả năng truy cập và chia sẻ dễ dàng.

Ai nên dùng?

Google Drive và Google Suite rất phù hợp với các doanh nghiệp thường xuyên cần cộng tác từ xa và cần tăng bảo mật khi chia sẻ tài liệu, tệp.

Ví dụ thực tế

Linda lập một nhóm gồm người viết và biên tập viên để làm blog cho công ty. Cô yêu cầu nhóm viết bài trong Google Docs để từng thành viên có thể chỉnh sửa trên cùng một tài liệu. Khi bản nháp đầu tiên hoàn tất, tài liệu được chia sẻ an toàn với Linda qua Google Drive để duyệt lần cuối. Cô và cả nhóm yên tâm vì bài viết được soạn, chia sẻ, chỉnh sửa và hoàn thiện đúng tiến độ.

Chi phí bao nhiêu?

Google Drive miễn phí, còn Google Suite có giá $12/người dùng/tháng.

Recruiterflow – ATS & CRM cho tuyển dụng liền mạch

Giới thiệu nhanh

Recruiterflow là hệ thống ATS+CRM hiện đại, kết hợp theo dõi ứng viên với năng lực của phần mềm CRM. Công cụ tích hợp với các trang việc làm lớn như Indeed, Glassdoor, LinkedIn, CV-Library và nhiều nền tảng khác. Nhờ vậy, nhà tuyển dụng không phải mất công quản lý ứng viên riêng lẻ trên từng trang việc làm.

Recruiterflow giúp bạn:

Tuyển dụng từ các mạng xã hội như Facebook, Twitter, Github, Stackoverflow, Dribbble và nhiều nơi khác. Công cụ cũng có sẵn một công cụ tìm email chuyên nghiệp để dùng trên LinkedIn.
Quản lý quy trình tuyển dụng liền mạch, làm việc cùng đồng nghiệp và khách hàng, đồng thời tham gia vào mọi giai đoạn tuyển dụng. Bạn có thể lưu dữ liệu có tổ chức và xuất toàn bộ dữ liệu bất cứ lúc nào.
Tự động hóa các tác vụ lặp lại. Recruiterflow giúp bạn tập trung vào ứng viên thụ động và thiết lập chuỗi email drip để nuôi dưỡng họ.
Tạo trang tuyển dụng mà không cần biết lập trình, đồng thời tùy chỉnh biểu mẫu ứng tuyển theo ý muốn.

Ai nên dùng?

Phần mềm CRM tuyển dụng này được thiết kế đặc biệt cho các agency tuyển dụng và cung ứng nhân sự. Nền tảng phù hợp với doanh nghiệp ở mọi quy mô, đồng thời cung cấp các gói và tính năng khác nhau dựa trên số lượng nhân viên.

Ví dụ thực tế

FloodGate Medical là công ty tìm kiếm nhân sự cấp cao, tập trung vào nhân sự marketing, sales và go-to-market cho ngành công nghệ y tế và thiết bị y tế. Công ty dùng Recruiterflow để tự động hóa các tác vụ hành chính lặp lại, gửi chuỗi email, quản lý hồ sơ ứng viên và khách hàng, cùng nhiều việc khác. Nhờ đó, mỗi thành viên trong nhóm tiết kiệm được thời gian hằng tuần, mở rộng đáng kể nguồn ứng viên, rút ngắn thời gian gửi ứng viên và giảm thời gian tuyển xong một vị trí.

Chi phí bao nhiêu?

Recruiterflow cho dùng thử miễn phí phần mềm tối đa 7 ngày. Sau đó, bạn cần chọn gói phù hợp với agency tuyển dụng của mình. Gói cơ bản bắt đầu từ $99/tháng/người dùng. Nếu chọn gói hằng năm, giá có thể thương lượng.

Tổng quan nhanh về các ứng dụng năng suất hàng đầu

	Là gì	Dùng để làm gì	Chi phí
ScreenRec	Trình ghi màn hình	Chụp ảnh màn hình và ghi âm thanh/video từ màn hình máy tính.	Miễn phí
Brosix IM	Nền tảng cộng tác	Giao tiếp và cộng tác an toàn trong nhóm.	Miễn phí hoặc $4/người dùng/tháng
ClickUp	Giải pháp quản lý dự án tất cả trong một	Quản lý mọi loại dự án dễ dàng.	Có gói miễn phí và gói premium từ $5/tháng
ProofHub	Nền tảng quản lý dự án và cộng tác nhóm	Lập kế hoạch, giao nhiệm vụ, cộng tác và duyệt dự án.	$89/tháng
Hubstaff	Công cụ theo dõi thời gian cho nhóm	Giúp nhóm quản lý thời gian tốt hơn và theo dõi năng suất.	Miễn phí hoặc $5.83/người dùng/tháng
Troop Messenger	Ứng dụng giao tiếp và cộng tác nhóm	Giúp nhóm cộng tác qua chat, họp video và chia sẻ màn hình.	Premium $2.5/tháng hoặc Enterprise $5/tháng
Teamwork	Phần mềm quản lý dự án trực tuyến dễ dùng	Giúp nhóm cộng tác trên nhiều nhiệm vụ và mở rộng theo công ty.	Gói Pro $10 và Premium $18
Todoist	Ứng dụng danh sách việc cần làm	Theo dõi nhiệm vụ và gửi lời nhắc.	Miễn phí hoặc $3/tháng
Trello	Công cụ sắp xếp việc cần làm, sự kiện và nhiệm vụ	Sắp xếp nhiệm vụ và sự kiện thành các danh sách rõ ràng.	Miễn phí hoặc $9.99/tháng
Slack	Ứng dụng chat nhóm	Giúp đồng nghiệp cộng tác và trò chuyện dễ dàng.	Miễn phí hoặc $6.67/người dùng/tháng
Hootsuite	Công cụ quản lý mạng xã hội	Quản lý mọi nền tảng mạng xã hội từ một ứng dụng.	Miễn phí hoặc $29/tháng
Google Drive (Google Suite)	Tạo và chia sẻ tệp	Cho phép tạo nhiều loại tài liệu, chia sẻ an toàn và sắp xếp gọn gàng.	Miễn phí hoặc $12/người dùng/tháng
Recruiterflow	Giải pháp ATS và CRM cho agency tuyển dụng và nhân sự	Tự động hóa tác vụ hành chính lặp lại, giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm 3-4 giờ/tuần.	Sau 7 ngày dùng thử miễn phí, gói cơ bản bắt đầu từ $99/tháng/người dùng.

Điều này tùy vào nhu cầu của bạn, nhưng có vài lựa chọn đáng cân nhắc. PomoDone là một lựa chọn khá mạnh, dùng được trên cả máy tính và thiết bị di động. Trong số nhiều tính năng, công cụ này cho phép bạn tùy chỉnh độ dài phiên làm việc và thời gian nghỉ tự động. Nếu cần bộ hẹn giờ Pomodoro kèm bảng chấm công, bạn có thể thử Toggl. Ứng dụng web này giúp ghi lại thời gian cho nhiều khách hàng và dự án, đồng thời có bộ hẹn giờ Pomodoro có thể tùy chỉnh.

Ứng dụng năng suất cá nhân tốt nhất là ứng dụng giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn và phù hợp với phong cách, quy trình làm việc riêng của bạn. Dù vậy, Todoist và Wunderlist là lựa chọn tốt nếu bạn cần danh sách việc cần làm đơn giản, dễ chia sẻ. Trello phù hợp nếu bạn thấy phương pháp Kanban tiện hơn. Cuối cùng, năng suất đôi khi nằm ở việc ghi lại suy nghĩ, ý tưởng và sắp xếp chúng thành một kho có thể tìm kiếm. Với nhu cầu đó, Google Keep có thể rất hữu ích.