Hướng dẫn giao tiếp hiệu quả nơi công sở

Chúng ta thường nghe rằng giao tiếp là yếu tố không thể thiếu trong mọi mối quan hệ thành công. Nhưng bạn có nhận ra điều đó cũng đúng trong môi trường làm việc không?

Thử nghĩ mà xem.

Giao tiếp nơi công sở là cách đơn giản nhất để tránh những xung đột không đáng có.

Tầm quan trọng của giao tiếp trong công việc thường bị đánh giá thấp hoặc hiểu sai. Nhưng thật ra, đây không phải là chuyện gì bí hiểm. Khi hiểu các kiểu giao tiếp và biết cách giao tiếp hiệu quả ở nơi làm việc, bạn sẽ thấy ngày làm việc bớt căng thẳng và lộn xộn hơn nhiều.

Và không, bạn không cần đọc hàng trăm bài viết về giao tiếp công sở chỉ để cải thiện kỹ năng này. Hãy bắt đầu từ những điều cốt lõi.

Giao tiếp trong công việc có thể gây bực bội đến mức nào

Giao tiếp trong công việc đôi khi thật sự rất dễ khiến bạn bực mình.

Vì sao giao tiếp nơi công sở lại quan trọng?

Khi ai cũng căng thẳng và chạy bằng cà phê, việc xóa bỏ xung đột trong công sở gần như là mơ ước của mọi nhân viên. Giao tiếp hiệu quả có thể làm được điều đó.

Giao tiếp rõ ràng giúp chúng ta hiểu suy nghĩ và cảm xúc của đồng nghiệp. Từ đó, các mối quan hệ được xây dựng tốt hơn, cải thiện tinh thần làm việc nhóm và bầu không khí chung trong văn phòng.

Ví dụ nhé…

Hãy tưởng tượng bạn làm việc trong một môi trường căng thẳng, nơi đồng nghiệp liên tục tranh cãi, cằn nhằn và phản bác nhau.

Tom nói rằng Judy không gửi cho anh ấy báo cáo quý, trong khi đó là báo cáo anh cần đọc và chỉnh sửa trước hạn chót. Judy lại khẳng định mình đã gửi. Thế là hai người cứ tranh qua cãi lại.

Tình huống này hoàn toàn có thể tránh được nếu Tom và Judy hiểu cách giao tiếp phù hợp với nhau.

Vì sao giao tiếp nơi công sở lại quan trọng

Giao tiếp hiệu quả nơi công sở quan trọng thế nào? Nó có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự nghiệp của bạn…

Đáng buồn là những tình huống như vậy lại khá phổ biến ở nhiều công ty, kéo theo năng suất thấp hơn và thái độ làm việc tiêu cực. Một khảo sát gần đây cho thấy các công ty lớn trung bình có thể mất 62,4 triệu USD mỗi năm vì “giao tiếp không đầy đủ với nhân viên và giữa các nhân viên với nhau”.

Không thể xem nhẹ vai trò của giao tiếp tốt. Nếu bạn muốn một môi trường làm việc nhẹ nhàng, vui vẻ hơn và ít căng thẳng công sở hơn, hãy nói chuyện thẳng thắn.

Bốn kiểu giao tiếp là gì?

Cách tốt nhất để tận dụng lợi ích của giao tiếp hiệu quả là hiểu 4 hình thức giao tiếp cơ bản.

1) Giao tiếp giữa cá nhân

Đây là hình thức giao tiếp phổ biến nhất giữa nhân viên. Nội dung chính gồm:

Chia sẻ. Về cơ bản, giao tiếp giữa cá nhân diễn ra trong bối cảnh gần gũi giữa đồng nghiệp, khi mọi người thường xuyên và tự nguyện chia sẻ những thông tin cá nhân.
Lắng nghe và nói chuyện. Hiểu kiểu giao tiếp này không phức tạp. Bạn chỉ cần biết lắng nghe và đủ thoải mái để nói chuyện cởi mở.
Xây dựng đội ngũ. Nhà tuyển dụng nên khuyến khích giao tiếp giữa cá nhân vì nó giúp nhân viên kết nối với nhau ở mức độ cá nhân.

2) Giao tiếp phi ngôn ngữ

Giao tiếp phi ngôn ngữ đúng như tên gọi: giao tiếp mà không dùng lời nói. Một cuộc giao tiếp phi ngôn ngữ hiệu quả thường bao gồm:

Cảm xúc ẩn sau biểu hiện. Hiểu giao tiếp phi ngôn ngữ rất quan trọng vì nó thường hé lộ những cảm xúc hoặc trạng thái bên trong.
Ngôn ngữ cơ thể và nét mặt là những thành phần chính của giao tiếp phi ngôn ngữ. Chúng giúp ta đọc được tín hiệu từ người đang giao tiếp.
Sự mơ hồ. Hãy chú ý đến tín hiệu phi ngôn ngữ nhưng vẫn giữ đầu óc cởi mở, vì đôi khi các dấu hiệu này bị hiểu sai. Chống tay lên hông có thể là biểu hiện hài hước với bạn, nhưng lại bị đồng nghiệp hiểu là khó chịu. Đừng vội kết luận; hãy hiểu họ trước khi diễn giải cử chỉ của họ.
Khả năng gây hiểu lầm. Khi dùng hoặc tiếp nhận giao tiếp phi ngôn ngữ, tốt nhất bạn nên hiểu rõ người mình đang giao tiếp cùng.

3) Giao tiếp bằng văn bản

Khái niệm này khá dễ hiểu, nhưng nói rõ hơn thì giao tiếp bằng văn bản bao gồm thư, email, ghi nhớ hoặc ghi chú gửi cho người khác. Đây là những điều bạn cần biết:

An toàn hơn. Bạn có thời gian suy nghĩ để diễn đạt ý kiến hoặc thông tin, đồng thời kiểm tra và tránh lỗi sai hay cách nói không phù hợp.
Dễ bị diễn giải sai. Vì thiếu sự gần gũi và thường thiếu cảm xúc, văn bản có thể tạo cảm giác lạnh nhạt, xa cách. Giao tiếp bằng văn bản cũng rất dễ khiến người đọc hiểu sai giọng điệu.

Hãy xem ví dụ này…

“Bạn đúng là thiên tài!”
so với
“Bạn đúng là thiên tài.”

Một câu là lời khen, câu còn lại có thể thành lời mỉa mai.

Hiểu sai những tin nhắn như vậy rất dễ xảy ra và cũng rất rủi ro trong công việc. Sự châm biếm khi đọc lên không giống như khi nghe trực tiếp.

Cần rất cẩn thận. Vì giao tiếp bằng văn bản gần như không thể tránh khỏi trong công việc, bạn nên đọc lại, chỉnh sửa và kiểm tra kỹ. Lỗi trong văn bản đôi khi rất khó sửa sau khi đã gửi đi. Hãy tự giúp mình bằng cách đọc thành tiếng. Nếu nghe chưa ổn, bỏ đi và viết lại; sau này bạn sẽ biết ơn vì điều đó. Bạn cũng có thể dùng công cụ kiểm tra ngữ pháp trực tuyến để tránh lỗi ngữ pháp.

Nhân tiện… Giao tiếp bằng văn bản sẽ dễ hơn và ít gây xao nhãng hơn nhiều nếu bạn dùng đúng ứng dụng giao tiếp nhóm

4) Giao tiếp bằng lời nói

Giao tiếp bằng lời nói là điều chúng ta đã quen từ khi còn nhỏ: nói để người khác hiểu. Tóm gọn thì kiểu giao tiếp này có những điểm chính sau:

Giúp giải quyết xung đột. Đây là cách tốt nhất để tránh và giảm xung đột trong lực lượng lao động vì gần như không còn nhiều khoảng trống cho việc hiểu sai, miễn là người nói diễn đạt rõ ràng.
Rất hiệu quả. Nhờ giọng điệu và cách nhấn nhá, giao tiếp bằng lời nói giúp cuộc trò chuyện rõ ràng, trực tiếp và giảm nguy cơ hiểu nhầm.

Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp trong công việc

(Áp dụng ngay vào công việc!)

Được rồi. Giờ bạn đã hiểu vì sao giao tiếp chuyên nghiệp nơi công sở lại quan trọng và các kiểu giao tiếp khác nhau ảnh hưởng thế nào đến môi trường làm việc.

Tốt lắm!

“Nhưng làm sao dùng những điều này để cải thiện kỹ năng giao tiếp trong công việc?”

Rất vui vì bạn hỏi. Dù bạn là chủ doanh nghiệp hay làm trong mảng dịch vụ khách hàng, việc đặt mục tiêu sẽ giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn trong công việc. Dưới đây là sáu kỹ năng giao tiếp quan trọng nên rèn luyện.

1) Hãy thân thiện và dễ gần

Ai cũng biết lời nói ngọt ngào thường dễ mở cửa hơn thái độ gay gắt. Nếu muốn tạo ra giao tiếp tích cực trong công việc, trước hết bạn phải sẵn sàng đón nhận nó. Hãy thân thiện. Không ai muốn bắt chuyện với một người lúc nào cũng khép kín, vì vậy hãy xem đây là một trong những mục tiêu giao tiếp quan trọng tại nơi làm việc.

2) Tìm hiểu đồng nghiệp của bạn

Hiểu những người bạn đang làm việc cùng sẽ giúp ích rất nhiều khi bạn học cách giao tiếp với họ. Mỗi người có một cách giao tiếp riêng. Khi hiểu đồng nghiệp, bạn sẽ diễn giải thông điệp, ngôn ngữ cơ thể và phong cách giao tiếp tổng thể của họ tốt hơn.

3) Dùng cả bốn kiểu giao tiếp

Cách tốt nhất để giao tiếp hiệu quả hơn là luyện tập.

*Có công mài sắt, có ngày nên kim!*

Khi sử dụng cả bốn kiểu giao tiếp, bạn sẽ dần quen và nhận ra chúng trong cách đồng nghiệp giao tiếp hằng ngày.

Nếu bạn nhận thấy Jessica hay dùng nét mặt để biểu đạt, rất có thể cô ấy giao tiếp phi ngôn ngữ tốt hơn. Việc của bạn là nhận ra sở thích đó và điều chỉnh cách tương tác cho phù hợp.

4) Thành thạo lắng nghe chủ động

Một điều cần nhớ về giao tiếp tốt trong kinh doanh: lắng nghe là nền tảng. Giao tiếp không chỉ là nói cho người khác hiểu ý mình, mà còn là khả năng hiểu và dẫn dắt cuộc trao đổi với từng cá nhân. Hãy duy trì giao tiếp bằng mắt và lắng nghe kỹ khi đồng nghiệp đang nói. Ít nhất, đó cũng là một cách thể hiện sự tôn trọng.

5) Chú ý lời nói của bạn

Khi giao tiếp bằng lời nói ở nơi làm việc, hãy luôn chọn từ ngữ cẩn thận. Đây là môi trường công việc, không phải quán bar gần nhà. Bạn nên dùng ngôn ngữ và chủ đề chuyên nghiệp để tránh làm mất lòng đồng nghiệp hoặc cấp trên.

6) Hãy nói thẳng về cách giao tiếp

Đừng ngại nói về chính việc giao tiếp. Đây không phải là chủ đề cấm kỵ mà ai cũng phải âm thầm tự học một mình. Hoàn toàn không. Bạn có thể hỏi đồng nghiệp họ thích giao tiếp bằng cách nào. Nếu đang gặp khó khăn khi tương tác, hãy nói cho họ biết. Giao tiếp dựa trên sự trung thực và chân thành. Vì vậy, hãy thực tế và trao đổi rõ ràng.

Rèn kỹ năng giao tiếp trong công việc, bạn sẽ thấy mọi thứ dễ thở hơn.

Ví dụ về kỹ năng giao tiếp tốt và kém trong công việc

Những kỹ năng đã cải thiện chắc chắn sẽ giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn trong môi trường kinh doanh. Nhưng hãy đi xa hơn một chút và xem vài ví dụ về thời điểm, nơi chốn và cách áp dụng chúng.

1) Kiểm soát cơn giận

Xung đột chắc chắn sẽ xảy ra khi làm việc với đồng nghiệp. Việc giữ mãi cơn giận hoặc cảm xúc tiêu cực không bao giờ giúp ích, còn la hét ở nơi làm việc là dấu hiệu của kỹ năng giao tiếp kém. Đây là một ví dụ về giao tiếp công việc đi chệch hướng.

Vị “sếp” trong video trên mắc đi mắc lại cùng một lỗi: ông ấy kiêu ngạo và liên tục trút giận lên nhân viên. Đừng làm vậy.

Khi thấy mình nóng lên, hãy hít thở sâu vài lần và đếm ngược từ 10. Điều đó giúp bạn bình tĩnh đủ để nói chuyện ít cảm tính hơn và cùng đồng đội giải quyết vấn đề.

2) Phép lịch sự khi viết email

Như đã nói ở trên, giọng điệu và sắc thái rất khó đọc qua văn bản, nên hãy hạn chế tối đa những cách diễn đạt dễ gây hiểu lầm. Trong email công việc, đừng cố tỏ ra hài hước hay sắc sảo, nhất là khi gửi cho cấp trên. Và thật sự, hãy nghĩ kỹ trước khi bấm “Gửi”. Nội dung có phù hợp không? Có thể khiến ai đó khó chịu không? Hãy viết email lịch sự, thẳng vào vấn đề và tránh những từ sáo rỗng. Xem video này để thấy những ví dụ hài hước về điều KHÔNG nên làm khi email cho đồng nghiệp.

3) Giao tiếp bằng hình ảnh

Truyền đạt ý chính nhanh chóng và giúp người khác tiết kiệm thời gian là những ví dụ về kỹ năng giao tiếp tốt trong công việc. Bạn có thể đạt cả hai điều này bằng video.

Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn đang quản lý một nhóm lập trình viên từ xa và muốn báo lỗi. Bạn gửi email vì nghĩ rằng mình đã mô tả lỗi rất kỹ, nhưng… nhóm lập trình viên vẫn không thể tái hiện lỗi đó. Thay vì mất hàng giờ email qua lại, bạn chỉ cần quay màn hình bằng một trình ghi màn hình dễ dùng như Screenrec, thuyết minh trong video và giải thích chính xác trải nghiệm của mình.

Hãy cho họ thấy, thay vì chỉ kể.

Tốt nhất là bạn không cần lên lịch họp. Bạn chỉ cần quay màn hình rồi gửi video qua email bằng liên kết chia sẻ riêng tư mà Screenrec tạo cho bạn. Nhóm của bạn có thể xem vào thời điểm phù hợp với họ.

Xem video bên dưới để tìm hiểu thêm.

Thử quay màn hình của bạn!

Kết luận

Nghĩ kỹ thì giao tiếp hiệu quả không quá phức tạp. Đừng làm mọi thứ rối lên. Hãy nhớ rằng điều quan trọng là cố gắng hiểu những người xung quanh và cho họ cơ hội hiểu bạn. Giao tiếp gắn liền với sự minh bạch. Vì vậy, hãy tử tế, dễ gần, nhưng vẫn là chính bạn. Thử áp dụng những nguyên tắc giao tiếp ở trên, bạn sẽ sớm giao tiếp trong công việc tự nhiên và hiệu quả hơn.

1. Tập trung vào điều bạn muốn người khác thật sự nghe được; 2. Trở thành người biết lắng nghe; 3. Rèn kỹ năng nói trước đám đông; 4. Học cách đưa phản hồi trung thực; 5. Học cách bất đồng một cách lịch sự; 6. Điều chỉnh cách giao tiếp theo độ tuổi, giới tính, văn hóa, v.v.; 7. Cải thiện kỹ năng xây dựng quan hệ; 8. Thành thạo nghệ thuật viết email.

Giao tiếp tốt nơi công sở có thể tác động tích cực đến hiệu suất, bao gồm tăng năng suất, nâng cao tinh thần nhân viên, giúp khách hàng quay lại, cải thiện khả năng giữ chân nhân viên và tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh hơn.

Điều này tùy thuộc vào quy trình làm việc cụ thể của bạn. Với nhóm làm việc từ xa, trò chuyện theo thời gian thực bằng Slack kết hợp gửi email video khi cần bằng ScreenRec có thể là lựa chọn rất hiệu quả. Các nhóm làm việc cùng địa điểm có thể muốn tránh chat để giảm gián đoạn, thay vào đó dùng công cụ quản lý dự án như Asana hoặc Trello, nơi mọi người có thể bình luận trên công việc và chia sẻ phản hồi.