3 cách cải thiện hiệu suất làm việc + 10 mẹo đơn giản

Nói thẳng nhé: ai trong chúng ta cũng có lúc cần được hỗ trợ để làm việc năng suất hơn.
Dù bạn đang ôm quá nhiều việc hay đơn giản là bậc thầy trì hoãn, đã đến lúc cần một cú hích cho năng suất.

Vì vậy, chúng tôi đã tổng hợp một bộ mẹo tăng năng suất gồm 3 cách cải thiện cách bạn làm việc. Nếu áp dụng đều đặn mỗi ngày, bạn sẽ biết cách làm việc năng suất hơn trong môi trường của mình. Hãy dùng những kỹ năng này để cải thiện hiệu suất cho cá nhân và công việc.

Vì sao hiệu suất làm việc lại quan trọng?

Nolan Bushnell, người sáng lập Atari Inc. và Chuck E. Cheese Pizza, từng nói rất đúng:

“Yếu tố quan trọng nhất là đứng dậy và làm một việc gì đó. Chỉ đơn giản vậy thôi.”

Khó có thể nói chính xác hơn. Vậy mà nhiều khi chúng ta lại biến việc bắt tay vào làm thành chuyện rất khó.

Nói thêm một chút, Email Analytics đã trích dẫn dữ liệu từ một nghiên cứu của Qualtrics. Kết quả cho thấy người lao động thường tự đánh giá năng suất của mình cao hơn thực tế khoảng 11%. Nghĩa là không chỉ có lúc chúng ta làm việc kém tập trung, mà còn nghĩ rằng mình đang làm rất tốt.

McKinsey cũng từng thực hiện một nghiên cứu và cho thấy khi nhân viên cảm thấy gắn kết với công việc, năng suất của công ty có thể tăng 20 đến 25%. Đây là một mục tiêu hoàn toàn có thể đạt được, và chúng tôi hy vọng những gợi ý dưới đây sẽ giúp bạn cải thiện hiệu suất làm việc của mình.

3 cách hàng đầu để cải thiện hiệu suất làm việc

#1 Đặt năng suất làm việc lên hàng ưu tiên

Hiệu suất cả năm được tạo nên từ năng suất mỗi ngày. Nếu bạn không làm việc hiệu quả, công việc sẽ bị bỏ dở, hạn chót sẽ trôi qua và cấp trên chắc chắn sẽ không vui.

Dưới đây là một vài mẹo năng suất giúp bạn có một bản đánh giá công việc tốt hơn trong kỳ đánh giá tiếp theo.

Mẹo 1: Tập trung và tránh xao nhãng.

Ví dụ về các điểm cần cải thiện trong công việc

Những thứ làm lãng phí thời gian ở nơi làm việc có rất nhiều dạng: đồng nghiệp nói chuyện quá nhiều, đầu óc đi lang thang, và một trong những yếu tố gây xao nhãng lớn nhất (cũng trớ trêu nhất) là email công việc. Theo Washington Post, Adobe phát hiện rằng trung bình mỗi ngày chúng ta dành 4,1 giờ để kiểm tra email liên quan đến công việc. Con số đó gần như bằng một nửa ngày làm việc thông thường. Vì email, năng suất của chúng ta chỉ còn một nửa so với khả năng thật sự.

Một trong những cách dễ nhất để xử lý vấn đề này là dùng ScreenRec. Đừng mất thời gian viết một email 2.000 từ khi bạn có thể ghi lại màn hình máy tính và giọng nói để truyền đạt ý tưởng rõ ràng hơn.

Gửi video cũng cực kỳ đơn giản. Khi bạn dừng ghi, liên kết chia sẻ sẽ tự động được sao chép vào clipboard. Chỉ trong vài phút, bạn đã ghi và chia sẻ toàn bộ thông tin mà bình thường có thể mất 15 đến 20 phút để diễn đạt bằng văn bản. Tốt hơn nữa, bạn có thể gửi lại những video đã ghi trước đó và tiết kiệm thời gian giải thích đi giải thích lại cùng một nội dung. Bạn có thể dùng ScreenRec miễn phí mãi mãi tại đây kèm 2 GB dung lượng lưu trữ đám mây riêng tư.

Cuối cùng, hãy biết khi nào là đủ. Nghỉ ngắn đều đặn giữa các công việc cũng được chứng minh là giúp cải thiện sự tập trung và năng suất. Ngay cả một quãng nghỉ ngắn cũng có thể mang lại hiệu quả rõ rệt.

Mẹo 2: Đừng làm nhiều việc cùng lúc.

Sự thật rất đơn giản: đa nhiệm không hiệu quả. Não của chúng ta không được thiết kế để tập trung vào hai việc cùng lúc, dù những việc đó có đơn giản đến đâu. Kết quả là ta chỉ dành được một nửa sự chú ý cho một việc trong một nửa thời gian.

Nghĩa là trong khoảng thời gian bạn cố “đa nhiệm” hai việc, rất có thể bạn đã hoàn thành xong việc đầu tiên nếu tập trung vào nó. Bài viết này của Cleveland Clinic giải thích khá chi tiết vì sao đa nhiệm kém hiệu quả.

Một cách để vượt qua trì hoãn và tránh đa nhiệm là dùng kỹ thuật Pomodoro. Phương pháp này chia công việc thành các khoảng tập trung ngắn, giúp bạn bám sát từng nhiệm vụ.

Mẹo 3: Làm việc quan trọng nhất trước.

Một trong những điểm cần cải thiện ở nơi làm việc là khả năng ưu tiên. Nếu muốn nâng cao năng suất, trước hết bạn phải làm chủ nghệ thuật sắp xếp ưu tiên. Hãy làm việc quan trọng trước.

Brian Tracy đã viết cả một cuốn sách về ý tưởng này với tên “Eat That Frog.” Ý tưởng là: nếu trong danh sách việc cần làm có một việc khó chịu như ăn một con ếch sống, bạn nên làm nó đầu tiên.

Như vậy, bạn có thể tiếp tục ngày làm việc với cảm giác phần tệ nhất đã xong. Nói cách khác, hãy xử lý công việc lớn nhất và khó nhất trước, rồi phần còn lại trong ngày sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều.

Mẹo 4: Dùng công cụ quản lý công việc.

Chúng ta không phải máy móc và không thể giữ MỌI chi tiết trong đầu. Công cụ quản lý công việc được tạo ra để giúp bạn theo sát công việc, kịp thời hạn và biết đâu là việc cần ưu tiên. Chúng cũng giúp bạn làm việc hiệu quả hơn với các thành viên trong nhóm.

Những ứng dụng như Asana và Slack giúp mọi thứ được gom lại một chỗ. Nếu dùng đúng cách, bạn sẽ không còn phải lo lắng về sự lộn xộn trong công việc.

THÊM MỘT MẸO! Lên kế hoạch cho tuần mới từ trước.

Với một công cụ quản lý công việc hoặc công cụ quản lý thời gian, việc này sẽ trở nên dễ dàng. Biết trước mỗi ngày trong tuần tới mình cần làm gì sẽ giúp bạn tập trung hơn và có động lực hơn khi hoàn thành từng nhiệm vụ.

#2 Cải thiện chính bản thân bạn

Hiệu suất tốt bắt đầu từ chính bạn. Bên cạnh việc phát triển chuyên môn, bạn cũng cần chăm sóc bản thân trước khi có thể xử lý tốt bất cứ điều gì khác. Và bạn cũng cần hiểu mình: điểm mạnh, điểm yếu, thói quen và giới hạn của bản thân.

Mẹo 5: Ngủ đủ, ăn uống tốt và tập thể dục.

Từ nhỏ, chúng ta đã được dạy rằng duy trì một cơ thể khỏe mạnh và lối sống lành mạnh là rất quan trọng, đặc biệt là để học tập tốt. Khi trưởng thành, điều đó còn quan trọng hơn.

Chúng ta dễ bỏ bê chế độ ăn, viện lý do để không tập thể dục và thức quá khuya dù sáng hôm sau phải dậy sớm. Nhân tiện, việc cố tình trì hoãn giờ ngủ cũng có tên riêng: “revenge bedtime procrastination” — tức là không chịu đi ngủ đúng giờ vì bạn bị quá tải bởi công việc và cảm thấy mình không có thời gian cho bản thân.

Quy tắc 2 phút của David Allen cũng gợi ý rằng khi muốn đưa một thói quen mới vào cuộc sống, hãy bắt đầu bằng phiên bản 2 phút của thói quen đó. Một khi đã bắt đầu, việc tiếp tục sẽ dễ hơn.

Nếu bạn sắp xếp được những điều cơ bản này, hiệu suất làm việc cũng sẽ cải thiện theo.

Mẹo 6: Đúng giờ.

Không, không chỉ riêng bạn đâu. Đi muộn vào buổi sáng thật sự có thể làm rối tung cả ngày. Bạn không chỉ có ít thời gian hơn để hoàn thành công việc, mà còn có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ với đồng nghiệp và cấp trên. Bài viết này trên CareerTrend giải thích vì sao đúng giờ quan trọng và tác động thế nào đến hiệu suất. Bài viết có đoạn:

“Việc luôn đến nơi làm việc đúng giờ thể hiện sự cam kết và sự tôn trọng với những người làm việc cùng bạn, cũng như với công ty đang tuyển dụng bạn.”

Đúng giờ đặc biệt khó khi bạn làm việc tại nhà. Nếu không có giờ làm cố định và chủ yếu làm một mình, bạn rất dễ trì hoãn cả buổi sáng rồi lại phải làm việc muộn vào ban đêm.

Mẹo 7: Học cách nói “không”.

Mỗi người được giao những nhiệm vụ riêng vì một lý do nào đó. Có thể là kỹ năng, kinh nghiệm hoặc phong cách làm việc của họ. Dù thế nào, ai cũng đã có đủ phần việc của mình.

Vì vậy, nếu một đồng nghiệp nhờ bạn hoàn thành hoặc nhận thêm việc của họ, hãy thoải mái nói “không” nếu điều đó cản trở tiến độ công việc của chính bạn.

Khi quản lý giao cho bạn việc mà bạn biết mình không thể làm với khối lượng hiện tại, hãy đưa cho họ danh sách công việc của bạn và hỏi họ nên ưu tiên việc nào. Đôi khi điều này giúp họ nhận ra thời gian của bạn nên được dùng cho việc khác, và nhiệm vụ đó có thể được giao cho một người ít bận hơn.

Mẹo 8: Đừng để việc dở dang.

Đây là cách chắc chắn khiến bạn bị tụt lại phía sau. Hãy tránh để các nhiệm vụ dang dở. Dùng một công cụ quản lý để lên kế hoạch cho tuần và liệt kê những việc cần hoàn thành trong khoảng thời gian đó. Nhờ vậy, bạn có thể phân bổ đủ thời gian để hoàn thành mọi thứ mà không phải nhồi nhét hoặc bỏ dở.

#3 Trau dồi kỹ năng của bạn

Ai cũng có những điểm cần cải thiện trong công việc, và việc rèn luyện kỹ năng có thể giúp ích rất nhiều. Khi năng lực được củng cố, bạn sẽ xử lý tốt hơn những nhiệm vụ từng khiến mình gặp khó khăn.

Một cách đơn giản để cải thiện kỹ năng là tìm kiếm phản hồi mang tính xây dựng từ những người có nhiều kinh nghiệm hơn.

Mẹo 9: Đọc điều gì đó mới mỗi ngày.

Bạn có thể sẽ ngạc nhiên khi biết một thói quen đọc đơn giản có thể tác động đến độ nhạy bén của trí óc như thế nào. Trong một bài viết trên TheHealthy.com, họ giải thích rằng đọc sách buộc các tế bào thần kinh hoạt động. Nó gần giống như khởi động lại bộ não.

Điều thú vị là ngay cả sau khi bạn đặt sách xuống, não vẫn có thể duy trì trạng thái “được kích hoạt” trong tối đa năm ngày. Bạn có thể đọc toàn bộ bài viết tại đây.

Mẹo 10: Tìm một người cố vấn.

Chắc bạn từng nghe câu:

“Hai cái đầu tốt hơn một.”

Câu này không chỉ nói về việc hai người cùng giải quyết một vấn đề. Nó cũng có thể nói về sự trưởng thành của một người nhờ sự đồng hành của người khác.

Mỗi người đều có trải nghiệm riêng, nên kiến thức của họ cũng khác nhau. Bạn có thể học được rất nhiều từ hầu như bất kỳ ai. Vậy tại sao không kết nối với một người có thể giúp bạn phát triển, và cả hai cùng áp dụng những mẹo này để cải thiện năng suất?

10 mẹo thiết yếu để cải thiện hiệu suất làm việc

Cùng tóm tắt lại nhé.

Mẹo	Cách áp dụng
Giữ tập trung và tránh xao nhãng	Giảm thời gian viết email với ScreenRec.
Đừng đa nhiệm	Hoàn thành từng việc một.
Làm việc quan trọng nhất trước	“Ăn con ếch” trước!
Dùng công cụ quản lý công việc	Đăng ký một ứng dụng miễn phí như Trello.
Nghỉ ngơi đủ, ăn uống tốt và tập thể dục	Đặt giờ đi ngủ và đặt mục tiêu ăn uống lành mạnh, vận động đều đặn hơn.
Đừng để việc dở dang	Dựa vào công cụ quản lý công việc để hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Đúng giờ	Xây dựng một thói quen buổi sáng ổn định để luôn bắt đầu đúng giờ.
Học cách nói “không”	Tập trung vào công việc của bạn và học cách hỏi quản lý xem việc nào cần ưu tiên.
Đọc điều gì đó mỗi ngày	Chọn một cuốn sách và đọc một chương mỗi ngày.
Tìm một người cố vấn	Chọn một người bạn tin tưởng và học hỏi từ họ để trau dồi kỹ năng.
Thêm một mẹo: Lên kế hoạch tuần từ trước	Một lần nữa, hãy dùng công cụ quản lý để phác thảo các công việc trong tuần.

Kết luận

Nếu đưa ba hướng cải thiện hiệu suất này vào thói quen hằng ngày, bạn sẽ có trải nghiệm làm việc tốt hơn. Bạn cũng có thể thấy mình bớt căng thẳng hơn, từ đó cuộc sống nhẹ nhàng và dễ chịu hơn.

Nếu thay đổi tất cả cùng lúc là quá nhiều, hãy áp dụng từng mẹo một, mỗi ngày hoặc thậm chí mỗi tháng. Bắt đầu bằng việc dùng ScreenRec để giảm số giờ lãng phí cho email. Sau đó, từng bước chuyển sang dùng công cụ quản lý và lên kế hoạch tuần. Có thể việc này dễ hơn bạn nghĩ.