Cách xây dựng văn hóa làm việc ưu tiên từ xa tích cực

Môi trường làm việc luôn phát triển cùng công nghệ, và những doanh nghiệp không thích nghi sẽ bị bỏ lại phía sau. Khoảng 30 năm qua đã chứng kiến rất nhiều thay đổi, nhưng có lẽ cú hích lớn nhất đến từ đại dịch coronavirus.

Gần như mọi công việc chỉ cần máy tính đều được chuyển sang hình thức từ xa, cho phép nhân viên làm việc từ bất kỳ đâu. Hai năm sau, làn sóng làm việc từ xa vẫn chưa chậm lại. Làm việc từ xa lâu dài cũng đã hỗ trợ mạnh cho các ngành như freelancing.

Có thể bạn đã thuê freelancer làm việc từ xa cho một số đầu việc (nếu vậy, hãy chắc rằng bạn biết cách điền W-9), nhưng hiện nay mọi thứ còn nghiêng nhiều hơn về phía làm việc từ xa. Thống kê cho thấy 52% nhân viên trên toàn cầu làm việc tại nhà mỗi tuần một lần, và 68% làm như vậy ít nhất một lần mỗi tháng. Điều này khiến nhiều chủ doanh nghiệp tự hỏi liệu văn phòng còn thực sự cần thiết hay không. Và giờ đây, văn hóa công ty trong môi trường làm việc từ xa trở thành một bài toán mới cần giải.

Ngày càng có khả năng tương lai của công việc sẽ thuộc về các công ty vận hành từ xa. Nếu doanh nghiệp của bạn muốn bắt kịp thời đại, bạn cần bắt đầu đón nhận làm việc từ xa. Nhưng nên thay đổi như thế nào? Bài viết này sẽ chỉ ra cách xây dựng văn hóa làm việc ưu tiên từ xa tích cực và cách tận dụng tối đa lực lượng lao động từ xa.

Văn hóa làm việc ưu tiên từ xa là gì?

Có lẽ bạn đã quen với thuật ngữ “văn hóa làm việc”. Đây là cụm từ được nhắc đến rất nhiều trong kinh doanh. Văn hóa công ty hiệu quả trong môi trường từ xa là bước tiếp theo: tổ chức của bạn cần ưu tiên hình thức làm việc từ xa cho nhân viên.

Tuy nhiên, không thể xây dựng văn hóa làm việc ưu tiên từ xa tích cực chỉ bằng cách cho nhân viên làm việc từ xa. Làm việc từ xa cần mang lại cảm giác tự nhiên như khi làm việc trong môi trường văn phòng truyền thống.

Vậy văn hóa làm việc ưu tiên từ xa là gì?

Một văn hóa công ty tích cực cho làm việc từ xa cần thể hiện giá trị, cách vận hành và chuẩn mực đạo đức của doanh nghiệp. Văn hóa đó cần giúp nhân viên cảm thấy được kết nối, dù họ có thể cách nhau hàng nghìn cây số, ở các múi giờ và châu lục khác nhau. Nó cũng cần nuôi dưỡng cảm giác thuộc về, giống như văn hóa doanh nghiệp truyền thống.

Vấn đề là xây dựng văn hóa làm việc từ xa không hề đơn giản, nhất là khi doanh nghiệp của bạn đang chuyển từ làm việc tại văn phòng sang làm việc từ xa.

Nên bắt đầu từ đâu? Hãy đi từ những điều cơ bản.

Nhận diện các thách thức

Làm việc từ xa và văn hóa phù hợp mang lại rất nhiều lợi ích. Nhân viên làm việc trực tuyến có năng suất cao hơn 35% đến 40% so với nhân viên làm tại văn phòng. Những con số này có thể khiến bạn muốn chuyển sang mô hình ưu tiên từ xa ngay lập tức.

Nhưng trước khi bắt đầu, bạn cần nhận diện một số thách thức phía trước. Suy cho cùng, vượt qua những rào cản này là điều cốt lõi để xây dựng văn hóa làm việc ưu tiên từ xa tích cực. Dưới đây là vài thách thức bạn cần lưu ý.

Làm việc nhóm kém hiệu quả

Cộng tác là nền tảng của mọi đội ngũ mạnh. Nhưng xây dựng tinh thần làm việc nhóm tốt khi ở xa nhau khó hơn nhiều. Tại văn phòng, nhân viên gặp nhau mỗi ngày. Họ có thời gian xây dựng mối quan hệ tích cực và phối hợp tốt hơn trong nhóm. Điều này khó đạt được từ xa, nên các nhóm làm việc cách xa nhau thường kém hiệu quả hơn.

Cảm giác bị bỏ ngoài luồng thông tin

Nhân viên từ xa thường có ít cơ hội giao lưu hơn vì không có tiếp xúc trực tiếp, và họ có thể cảm thấy cô đơn. Ngoài ra, nếu lãnh đạo không giao tiếp hiệu quả, các thành viên trong nhóm cũng dễ mất định hướng. Điều này có thể tạo ra một lực lượng lao động thiếu cảm hứng và thiếu động lực.

Mất nhịp sinh hoạt làm việc

Công việc truyền thống 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều mang lại lịch trình cố định cho nhân viên. Cuộc họp diễn ra vào thời điểm cụ thể, và mọi người làm việc trong một cấu trúc rõ ràng. Khi làm việc từ xa, lịch trình này tất nhiên dễ bị mất đi. Một số nhân viên sẽ thích sự tự do mới, nhưng nhiều người lại khó vận hành tốt nếu thiếu thói quen đều đặn.

Thiếu đào tạo

Đào tạo từ xa khó hơn, dù không phải là không thể. Bạn có thể nhận ra rằng nhân viên chưa được trang bị đủ kiến thức để thực hiện đúng nhiệm vụ. Ví dụ, hãy tưởng tượng nhóm marketing của bạn cần chuyển sang lập bản đồ micro funnels trong phễu bán hàng. Đó là một cách tiếp cận khác để hiểu hành trình khách hàng và mức độ hài lòng của khách hàng, đòi hỏi đào tạo cụ thể và thiết lập phần mềm phù hợp. Việc tổ chức từ xa có thể khó khăn. Trong những trường hợp như vậy, nhân viên dễ không biết phải làm gì và cảm thấy bực bội.

Xây dựng văn hóa làm việc ưu tiên từ xa

Khi đã hiểu những điểm trên, làm thế nào để xây dựng văn hóa làm việc ưu tiên từ xa tích cực? Các công ty có văn hóa làm việc từ xa thường duy trì mức độ gắn kết nhân viên từ xa sôi nổi và liên tục. Không vòng vo nữa, dưới đây là một số mẹo hữu ích để tạo nên văn hóa mà bạn mong muốn.

Duy trì giao tiếp thường xuyên

Như đã nói, để văn hóa ưu tiên từ xa thành công, làm việc từ xa cần có cảm giác hoàn toàn tự nhiên. Xây dựng các kênh giao tiếp vững chắc là bước đầu tiên rất quan trọng. Nhưng như chúng ta đã thấy, duy trì giao tiếp từ xa không hề dễ. Để làm được, bạn cần từng bước số hóa toàn bộ lực lượng lao động.

Số hóa nghĩa là đầu tư vào phần mềm họp và trao đổi phù hợp cho giao tiếp đội ngũ. Bạn nên chọn giải pháp có một số tính năng sau:

Họp video và gọi âm thanh
Gửi email video
Chat tức thì
Chia sẻ tệp
Gọi nhóm

Khi có các tính năng trên trong cùng một nơi, việc giao tiếp sẽ đơn giản hơn nhiều. Nhân viên có đủ công cụ để cộng tác dễ dàng hơn, còn chat nhóm giúp mọi người cùng nắm rõ thông tin. Ngoài ra, với một công cụ như ScreenRec, họ có thể gửi nhanh tin nhắn video ngắn và ảnh chụp màn hình, giúp giao tiếp nội bộ hiệu quả hơn.

Cho nhân viên thời gian tìm hiểu nhau

Tất nhiên, giao tiếp không nên chỉ giới hạn trong các kênh chính thức. Nếu muốn nhân viên phối hợp hiệu quả, họ cần hiểu nhau và có mối quan hệ tốt với nhau.

Điều này dễ thực hiện hơn nhiều tại văn phòng. Bạn có thể tổ chức các sự kiện vui để mọi người thư giãn và hiểu nhau hơn. Những giờ nghỉ cũng tạo cơ hội để trò chuyện và xây dựng quan hệ bền chặt hơn.

Không thể phủ nhận rằng nhân viên từ xa khó giao lưu hơn, nhưng điều đó không có nghĩa là không làm được. Bạn cần tạo cơ hội kết nối và thử các ý tưởng văn hóa phù hợp với làm việc từ xa. Chẳng hạn, có thể tạo một phòng nghỉ ảo để mọi người tham gia trong giờ giải lao.

Nhóm của bạn cũng có thể cùng tham gia happy hour trực tuyến hoặc uống nước qua cuộc gọi video. Văn hóa công ty và làm việc từ xa sẽ phát triển tốt hơn khi không gian làm việc vẫn có cảm giác đầy sự hiện diện của con người.

Trao quyền tự chủ cho nhân viên

Tác động của làm việc từ xa lên văn hóa công ty có nhiều mặt. Lực lượng lao động từ xa không thể vận hành y hệt nhân viên trong văn phòng. Tuy vậy, quá nhiều doanh nghiệp vẫn không thay đổi cách quản lý khi làm việc với nhóm từ xa. Đây là một trong những rào cản lớn nhất khi xây dựng văn hóa ưu tiên từ xa tích cực.

Ví dụ rõ nhất là khi tổ chức buộc nhân viên từ xa làm việc theo lịch trình quá cứng nhắc. Khi làm việc từ xa, nhân viên nên có quyền tự sắp xếp giờ làm của mình. Bạn cần tránh quản lý vi mô, vì đó là cách rất nhanh làm tổn hại mối quan hệ với nhân viên.

Suy cho cùng, điều bạn nên quan tâm hơn là chất lượng công việc của nhân viên. Nếu họ làm tốt hơn khi tự đặt giờ làm, hãy để họ làm vậy. Khi bạn trao thêm tự do, nhân viên thường đáp lại bằng sự chủ động và nhiệt tình hơn.

Một cách đo lường điều này là thực hiện khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên và phân tích dữ liệu để hiểu họ đang hạnh phúc đến đâu. Sử dụng thuật toán HR có thể hữu ích trong những trường hợp này, vì nó xử lý kết quả và cung cấp insight cho bạn.

Đừng xem nhẹ onboarding

Onboarding rất quan trọng với nhân viên mới. Quá trình này cho họ cơ hội đặt câu hỏi và hiểu rõ hơn về doanh nghiệp. Nếu bạn không dành đủ thời gian cho onboarding, nhân viên sẽ thiếu kiến thức để làm tốt công việc. Tệ hơn, họ sẽ không cảm thấy mình được trân trọng và kết nối với đồng nghiệp.

Ví dụ, hãy tưởng tượng một trong những vai trò của nhân viên là theo dõi trang web bằng Google Analytics 4 (GA4). Phần mềm này có rất nhiều tính năng và có thể khó dùng với người mới. Bạn có thể cần dành thời gian giúp nhân viên mới làm quen với các tính năng của GA4.

Onboarding cũng rất quan trọng nếu bạn muốn nhân viên gắn bó lâu dài. Những nhân viên trải qua quy trình onboarding hiệu quả thường có khả năng ở lại công ty cao hơn. Nghiên cứu cho thấy nhân viên có khả năng cam kết với nhà tuyển dụng cao hơn 18 lần nếu được onboarding đúng cách.

Dù có rất nhiều lợi ích như vậy, nhiều nhà tuyển dụng vẫn gặp khó với onboarding. Nhiệm vụ này còn khó hơn khi làm việc với lực lượng lao động từ xa. Có thể bạn đang tự hỏi nên bắt đầu từ đâu.

Trước tiên, bạn cần phần mềm hỗ trợ onboarding. Sau đó, hãy tạo một không gian số cho tài nguyên và đảm bảo nhân viên dễ truy cập. Nhân viên có thể muốn đọc hoặc xem tài liệu onboarding vào thời gian phù hợp với họ bằng điện thoại. Hãy chắc rằng họ có thể làm điều đó.

Ghi nhận nhân viên của bạn

Như đã đề cập, làm việc từ xa có thể khiến nhân viên cảm thấy bị bỏ ngoài luồng thông tin. Nếu họ liên tục làm việc nhiều giờ nhưng nhận lại rất ít sự ghi nhận, điều đó dễ dẫn đến bức xúc. Hãy đảm bảo nhân viên biết rằng đóng góp của họ được trân trọng.

Hãy dành thời gian thể hiện sự đánh giá cao với những nhân viên nỗ lực nhất. Chương trình “nhân viên của tháng” có thể là cách hay để tạo động lực, đặc biệt khi đi kèm một phần thưởng cụ thể.

Bắt đầu xây dựng văn hóa ưu tiên từ xa ngay hôm nay

Văn hóa nơi làm việc đang thay đổi trên toàn cầu, và hướng đi đã rất rõ: hãy thích nghi với làm việc từ xa ngay bây giờ, nếu không bạn có nguy cơ bị bỏ lại phía sau. Tất nhiên, xây dựng văn hóa ưu tiên từ xa tích cực cần thời gian và nhiều nỗ lực. Số hóa nên là trọng tâm trong quá trình này. Hãy đảm bảo nhân viên có công cụ để làm việc từ xa theo cách tự nhiên nhất có thể.

Hãy dùng bài viết này như một hướng dẫn và bắt đầu lên kế hoạch để trở thành một công ty ưu tiên từ xa. Hãy nhớ rằng dù quá trình này có thể khiến bạn thấy choáng ngợp, phần thưởng nhận lại có thể rất lớn. Vì vậy, hãy bắt đầu xây dựng văn hóa ưu tiên từ xa ngay hôm nay. Bạn sẽ không hối tiếc.