Email video: cách quay và gửi tin nhắn video

Hãy tưởng tượng bạn đang ngồi trước máy tính, nhìn con trỏ nhấp nháy trong ô soạn email. Bạn biết mình phải viết một email thật chi tiết cho khách hàng, và chỉ nghĩ đến thôi đã muốn thở dài rồi úp mặt xuống bàn phím.

Quá mệt vì phải gõ email cả ngày? Bạn có thể tránh toàn bộ sự bực bội đó chỉ bằng cách gửi một email video.

Khoan đã. Việc này không khó như bạn nghĩ đâu! Nó không hề phức tạp. Hãy cho chúng tôi vài phút để bạn thấy vì sao cách này đáng thử.

Vì sao nên gửi email video?

Có nhiều lý do khiến email video trở thành một giải pháp thay thế email hiệu quả hơn những lá thư điện tử truyền thống…

Có cảm giác con người hơn. Nói thật nhé, chữ trên màn hình thường thiếu cảm xúc. Rất khó truyền tải sắc thái qua email, nhất là trong thư trang trọng. Người đọc cũng có thể hiểu nhầm giọng điệu mà bạn hoàn toàn không có ý đó. Gửi email video là cách chắc chắn để thêm yếu tố con người vào một hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ vốn khá lạnh. Điều này đặc biệt hữu ích cho nhóm bán hàng từ xa.
Nhanh hơn gõ phím. Một người trung bình có thể gõ 37 đến 44 từ mỗi phút. Cũng không tệ, đúng không? Nhưng nếu người đi làm gửi trung bình 40 email mỗi ngày, bạn có thể đang dành, hoặc đúng hơn là lãng phí, rất nhiều thời gian để gõ. So với tốc độ nói trung bình 100 đến 130 từ mỗi phút, quay video rõ ràng nhanh và tiện hơn nhiều so với việc cứ gõ mãi. Chưa kể bạn không cần đọc lại để sửa lỗi!
Nổi bật hơn. Cuộc chiến giành sự chú ý là có thật, và nếu muốn thành công, bạn cần một cách để khác biệt. Quay video rồi gửi qua email vẫn là lựa chọn chưa được nhiều người khai thác. Rất ít người đang làm điều này.

Email video giúp bạn nổi bật trong một hộp thư lúc nào cũng quá tải.

Không chỉ vậy, email video còn mang lại kết quả, đặc biệt trong email marketing. Một công ty trung bình có thể gửi từ 2 đến 8 email quảng bá mỗi tháng. Các nghiên cứu cho thấy chỉ cần thêm từ “video” vào dòng tiêu đề cũng có thể tăng doanh số 300%. Đó là một mức chênh lệch rất lớn!

Tôi có cần phần mềm email video không? Vì sao?

Câu trả lời ngắn gọn là: CÓ! Bạn thực sự nên dùng phần mềm email video. Gửi video dài qua email phức tạp hơn nhiều so với vẻ ngoài. Hãy xem lý do.

Kích thước tệp rất lớn. Hầu hết chúng ta từng thử gửi tệp video lớn qua email và đều biết cảm giác đó. Ví dụ, Gmail giới hạn tệp đính kèm ở 20 MB. Nghe có vẻ hợp lý, cho đến khi bạn nhận ra một video 20 giây có thể dễ dàng nặng khoảng 25 MB.
Lưu trữ video mất thời gian. Có thể bạn đang nghĩ đến việc dùng dịch vụ lưu trữ video. Cách này không tệ, nhưng bạn sẽ phải tự tải video lên. Ai muốn ngồi chờ hàng trăm megabyte được tải lên? Chưa kể người nhận còn phải tải video xuống trước khi xem.
Chia sẻ tệp qua đám mây cũng chậm. Hoặc có thể bạn định dùng dịch vụ chia sẻ tệp đám mây như Google Drive hay Dropbox. Nhưng vấn đề vẫn lặp lại: bạn chờ tải lên, người kia chờ tải xuống. Trải nghiệm người dùng không lý tưởng chút nào.
Mã hóa video… thật mệt! Tùy phần mềm quay video bạn dùng, bạn có thể phải chỉnh độ phân giải và bitrate. Không phải là không làm được, nhưng không thực tế.
Nhúng video còn rắc rối hơn. Nếu muốn làm theo hướng kỹ thuật, bạn có thể thử nhúng video vào email bằng HTML5. Vấn đề là người xem có thể không xem được video HTML5 nếu bạn không dành thời gian viết mã đúng cách. Bạn cũng phải chuẩn bị thêm ảnh dự phòng.

Gửi tệp video dung lượng lớn qua email là trải nghiệm bạn sẽ không muốn lặp lại.

Với video marketing, tất cả những điều này đều là trở ngại rất lớn. Thật đáng tiếc khi bạn không thể dễ dàng nhúng video vào email hoặc gửi email video, vì sau ảnh GIF động, đây có thể là cách tốt nhất để thu hút sự chú ý của người đọc. Như đã thấy, chỉ cần thêm video vào dòng tiêu đề cũng giúp tăng tỷ lệ mở email.

Ngoài ra, theo RenderForest, video còn được chia sẻ nhiều hơn trên mạng xã hội và khiến nhiều người làm theo lời kêu gọi hành động hơn. Nhưng nếu người đăng ký không thể xem video ngay lập tức, tất cả những lợi ích đó sẽ không xảy ra…

Ứng dụng email video giải quyết tất cả vấn đề này

Email video không chỉ là quay màn hình. Ví dụ, nếu bạn dùng Mac, công cụ quay màn hình mặc định là chưa đủ. Bạn cần một trình ghi màn hình cho Mac có chia sẻ tức thì. Khi đó, công cụ này có thể đóng vai trò như một ứng dụng email video.

Khi dùng trình ghi màn hình để gửi video qua email, bạn chỉ cần ghi lại một tin nhắn video trực tuyến rồi gửi liên kết ngay lập tức. Không tải lên thủ công, không chờ đợi, không giới hạn tệp đính kèm. Người nhận có thể xem video của bạn theo thời gian thực trên mọi thiết bị. Đây cũng là công cụ rất hữu ích khi dùng cùng các công cụ tự động hóa email, vì việc thêm video vào email quảng bá trở nên cực kỳ dễ dàng.

Làm thế nào để quay và gửi email video miễn phí?

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ dùng ScreenRec, một phần mềm email video miễn phí (“miễn phí” đúng nghĩa “$0, không quảng cáo, không malware, không virus”).

Để biết cách gửi email video, hãy xem video này hoặc đọc hướng dẫn bằng chữ bên dưới.

Tải xuống ScreenRec và cài đặt.
Nhấn Alt-S để chọn vùng chụp màn hình. Nếu muốn quay toàn màn hình, chỉ cần kéo chuột qua toàn bộ màn hình. Bạn cũng có thể chỉnh lại vùng chụp nếu chưa hài lòng với lựa chọn ban đầu.
Bắt đầu quay!*Lưu ý* Bạn nên ghi sẵn các ý chính để không bị lạc đề khi nói.
Nhấn Alt-S để dừng quay.
Chia sẻ. Ngay sau khi quay xong, video của bạn sẽ mở trong thư viện. Nhấp biểu tượng dây xích để nhận liên kết chia sẻ riêng tư. Nếu đây là lần đầu bạn dùng ScreenRec, bạn sẽ được yêu cầu tạo tài khoản miễn phí. Sau đó, mỗi khi bạn nhấp biểu tượng dây xích, liên kết sẽ tự động được sao chép vào clipboard.
Dán liên kết có thể chia sẻ vào email và gửi đi. Voilà!

Vậy cách tốt nhất để gửi video trong email là gì?

Có nhiều cách khác để gửi email video. Các giải pháp như Cloud HQ, BombBomb và nhiều plugin Gmail đều có sẵn. Tuy nhiên, ScreenRec cung cấp cùng các tính năng đó, thậm chí nhiều hơn, hoàn toàn miễn phí, nên đây là công cụ email video rất đáng chọn. Dưới đây là thêm thông tin về ScreenRec.

Tính năng email video của ScreenRec

Miễn phí	ScreenRec miễn phí 100%. Không chi phí ẩn, không chiêu trò, chỉ đơn giản là miễn phí.
Lưu trữ	Với ScreenRec, bạn tự động có dịch vụ lưu trữ video miễn phí và tối đa 2 GB dung lượng đám mây miễn phí.
Gửi tức thì	Một URL email video duy nhất được sao chép vào clipboard ngay khi bạn dừng quay.
Hoàn toàn riêng tư	ScreenRec chạy trên nền tảng StreamingVideoProvider, một nền tảng video dành cho doanh nghiệp. Nhờ thiết lập này, người dùng ScreenRec có quyền truy cập tất cả tính năng của StreamingVideoProvider! Trong đó có việc video của bạn được tự động mã hóa để an toàn trước tin tặc và tải xuống trái phép. Vì vậy, đúng vậy, email video của bạn hoàn toàn riêng tư. Ngay cả chúng tôi cũng không thể xem.
Mọi dịch vụ email	Vì bạn có thể dán liên kết chia sẻ ở bất kỳ đâu, video của bạn có thể được gửi qua BẤT KỲ dịch vụ email nào.
Dễ dùng	Không cần mã hóa hay thao tác khó. Chỉ cần nhấn phím tắt, quay và gửi liên kết.
Quay mọi thứ	Bạn có thể quay toàn bộ màn hình, webcam hoặc cả hai. Và không chỉ quay video, bạn còn có thể ghi âm từ máy tính hoặc từ micro của mình.
Trên mọi thiết bị	ScreenRec giúp người khác xem video của bạn trên nhiều thiết bị khác nhau.

Tốt nhất là trước tiên bạn nên tải video lên một trang chia sẻ video hoặc dịch vụ lưu trữ video riêng tư, vì ứng dụng email không cho phép đính kèm tệp lớn và video thường có dung lượng rất lớn. Sau đó, bạn có thể tải lên một hình ảnh đại diện cho nội dung video, chẳng hạn thumbnail hoặc GIF - loại nào cũng được. Bước tiếp theo chỉ là dán liên kết video vào email. Với ScreenRec, bạn tự động nhận một URL email video được sao chép vào clipboard ngay khi dừng quay, nên mọi thứ còn đơn giản hơn.

Có, bạn có thể. Cách video hiển thị phụ thuộc vào ứng dụng email bạn đang dùng. Bạn có thể nhúng để video phát ngay khi người nhận mở email. Một lựa chọn khác là dùng một landing page riêng hoặc liên kết trực tiếp đến nền tảng lưu trữ nơi bạn đã tải video lên. Điều quan trọng là phải có ảnh dự phòng để email không hiện màn hình đen gây khó chịu cho người nhận.

Có, bạn có thể gửi video qua Gmail. Tuy nhiên, Gmail giới hạn tệp đính kèm ở 25 MB. Tin tốt là nếu dùng phần mềm quay video như ScreenRec, bạn có tới 2 GB dung lượng đám mây miễn phí. Bạn chỉ cần quay một tin nhắn video và gửi qua email liên kết riêng tư mà ScreenRec cung cấp. Bản ghi của bạn hoàn toàn an toàn vì ScreenRec được xây dựng trên StreamingVideoProvider, một nền tảng video riêng tư và bảo mật dành cho doanh nghiệp.