Quản lý thời gian cho freelancer: cách giữ năng suất
Năng suất rất quan trọng với bất kỳ freelancer nào. Nó có thể tạo ra khác biệt giữa một công việc kinh doanh thành công và một hoạt động nhanh chóng hụt hơi.
Khi có quá nhiều tự do và linh hoạt, bạn rất dễ để mọi thứ trôi đi rồi nhận ra mình đang trì hoãn. Điều này càng dễ xảy ra nếu trước đây bạn quen với môi trường doanh nghiệp có cấu trúc chặt chẽ hơn.
Dù bạn là marketer, nhân viên bán hàng, quản lý dự án, doanh nhân, lập trình viên, nhà thiết kế hay giáo viên trực tuyến, việc trì hoãn đều có thể kéo theo giờ làm dài hơn, căng thẳng hơn và cuối cùng là kiệt sức.
Vậy làm sao để tránh tình trạng đó và bảo đảm bạn vẫn giữ được năng suất khi làm freelancer?
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ những mẹo tốt nhất giúp freelancer duy trì năng suất. Hy vọng chúng sẽ giúp bạn đưa công việc kinh doanh của mình lên một tầm cao mới!
Cùng bắt đầu nhé.
1. Xây dựng một thói quen cố định
Cách tốt nhất để làm việc năng suất khi là freelancer là xây dựng một thói quen vững chắc và học cách quản lý lịch trình của mình. Điều đó nghĩa là thức dậy vào cùng một giờ mỗi ngày, nghỉ giải lao theo khoảng đều đặn và làm việc trong khung giờ đã định.
Tất nhiên, làm freelance luôn có một mức độ linh hoạt nhất định, và đó cũng là một trong những điểm hấp dẫn nhất. Nhưng có một chút cấu trúc sẽ giúp bạn nhận ra các yếu tố gây lãng phí thời gian trong công việc và nhìn chung làm việc năng suất hơn.
Một ví dụ chung về quản lý thời gian cho freelancer có thể trông như sau:
- Thức dậy lúc 7 giờ sáng mỗi ngày
- Làm việc từ 8 giờ sáng đến 12 giờ trưa
- Nghỉ ăn trưa từ 12 giờ đến 1 giờ chiều
- Làm việc từ 1 giờ chiều đến 5 giờ chiều
- Nghỉ giải lao từ 5 giờ chiều đến 6 giờ chiều
- Làm việc từ 6 giờ chiều đến 8 giờ tối
Ứng dụng theo dõi thời gian có thể giúp bạn xây dựng một thói quen phù hợp. Hãy ghi chép thời gian cẩn thận để biết mình dành bao lâu cho từng nhiệm vụ cụ thể. Theo dõi thời gian cho freelancer không chỉ giúp thiết lập thói quen. Nó còn hữu ích khi bạn cần tạo hóa đơn hoặc đưa ra khung thời gian dự án cho khách hàng tiềm năng.
Khi đã đặt thói quen làm việc, đừng ngại nói không nếu người khác muốn gặp bạn trong những khung giờ đó. Đây là thời gian của bạn, nên bạn là người quyết định sẽ dùng nó như thế nào.
Nếu bạn khó xây dựng thói quen, hãy tìm hiểu thêm về mẹo quản lý thời gian khi làm việc tại nhà. Bạn cũng có thể kết hợp với các công cụ quản lý thời gian tốt cho freelancer, chẳng hạn bộ hẹn giờ Pomodoro giúp bạn làm việc theo các phiên 25 phút.
2. Đặt mục tiêu và thời hạn cụ thể
Khi làm freelance, bạn cũng rất dễ bị cuốn vào các nhiệm vụ hằng ngày và quên mất mục tiêu dài hạn. Nhưng để làm việc năng suất, bạn cần hiểu rõ mình đang hướng đến điều gì.
Hãy đặt mục tiêu cụ thể cho bản thân và thời hạn cho các nhiệm vụ quan trọng. Sau đó, tạo một kế hoạch hành động để đạt được chúng. Nếu không có kế hoạch, bạn dễ bị phân tâm và nản lòng khi tiến độ không như mong muốn.
Bên cạnh mục tiêu và thời hạn, việc theo dõi tiến độ cũng rất quan trọng. Bạn sẽ thấy rõ mình đã đi được bao xa, từ đó dễ giữ đúng hướng và duy trì động lực hơn.
Nhìn ở bức tranh lớn hơn, có một lý do đủ rõ cho mục tiêu đang theo đuổi sẽ rất hữu ích. Có thể bạn muốn kiếm một khoản tiền nhất định hoặc đạt một cột mốc cụ thể trong công việc kinh doanh.
3. Tạo không gian làm việc hỗ trợ năng suất
Một mẹo quan trọng khác để giữ năng suất khi làm freelancer là tạo một không gian làm việc thuận lợi cho sự tập trung. Hãy bảo đảm nơi đó thoải mái, đủ sáng và ít yếu tố gây xao nhãng.
Bạn cũng cần có sẵn tất cả công cụ cần thiết và tài nguyên trong tầm tay. Bạn chắc chắn không muốn mất thời gian tìm một thứ đơn giản như mẫu trang web.
Nếu bạn khó tập trung làm việc trong văn phòng tại nhà, hãy cân nhắc không gian coworking hoặc thuê văn phòng. Những nơi này có thể cung cấp cấu trúc và sự hỗ trợ bạn cần để làm việc năng suất.
Liên quan chặt chẽ đến một không gian làm việc hiệu quả là thiết bị bạn cần. Điều này bao gồm máy tính nhanh, kết nối internet ổn định và bất kỳ phần mềm nào cần cho công việc.
Có những công cụ chuyên biệt giúp công việc freelance dễ hơn cũng là một lợi thế lớn. Ví dụ, nếu bạn là lập trình viên web, hãy đầu tư vào trình chỉnh sửa mã tốt để tiết kiệm thời gian và làm việc dễ quản lý hơn nhiều.
Nếu bạn là video marketer làm livestream, hãy trang bị card capture nâng cao cho máy tính để công việc mượt mà hơn.
4. Nghỉ giải lao trong ngày
Dù xây dựng thói quen làm việc là điều cần thiết, nghỉ giải lao cũng là một phần của quản lý thời gian khi tự làm chủ. Nó giúp bạn tránh kiệt sức và giữ đầu óc tỉnh táo cho công việc.
Bạn có thể dùng giờ nghỉ để uống cà phê, đi bộ, thiền hoặc giãn cơ. Sợ rằng sau khi nghỉ bạn sẽ khó quay lại làm việc? Hãy tìm hiểu thêm về cách theo dõi thời gian khi làm freelancer.
Nghỉ phép đúng nghĩa cũng rất cần thiết. Bạn cần tách hẳn khỏi công việc và dành thời gian thư giãn, nạp lại năng lượng.
Dù một số người thấy khó ngắt kết nối hoàn toàn với công việc, đây vẫn là việc quan trọng. Hãy nhớ rằng kỳ nghỉ rất cần thiết để duy trì mức năng suất về lâu dài.
Nếu bạn cảm thấy quá tải với công việc, hãy đọc thêm về cách quản lý dự án freelance.
5. Giữ mọi thứ ngăn nắp
Là freelancer, bạn cần giữ công việc ngăn nắp và luôn nắm được tình hình. Bạn cần một hệ thống để theo dõi thời hạn, nhiệm vụ và trao đổi với khách hàng.
Có nhiều công cụ khác nhau có thể hỗ trợ việc này. Chỉ cần tìm hiểu một chút, bạn sẽ thấy các ứng dụng năng suất tốt nhất cho freelancer và phần mềm hướng đến quản lý dự án cho freelancer. Ngoài ra còn có ứng dụng lịch, công cụ theo dõi năng suất, công cụ lên lịch và ứng dụng danh sách việc cần làm. Những công cụ này giúp bạn đi đúng hướng và bảo đảm không có việc nào bị bỏ sót.
Dùng đúng công cụ năng suất cho freelancer không chỉ là dùng công cụ để sắp xếp. Nếu bạn tìm được cách tự động hóa hoặc tinh gọn bất kỳ quy trình nào, năng suất của bạn sẽ tăng lên.
Ví dụ, nếu bạn là nhà thiết kế web, dùng công cụ thiết kế kỹ thuật số để tạo thiết kế có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian.
6. Tránh các yếu tố gây xao nhãng
Một trong những thủ phạm lớn nhất giết chết năng suất là sự xao nhãng. Nó có thể là việc kiểm tra mạng xã hội, xem TV hoặc thậm chí chỉ là ngồi mơ màng.
Khi đang làm việc, bạn cần giảm tối đa các yếu tố gây xao nhãng và tập trung vào nhiệm vụ trước mắt. Nói thì dễ hơn làm, nhưng vẫn có vài cách có thể giúp bạn.
Trước tiên, hãy tắt mọi thông báo có thể xuất hiện trên điện thoại hoặc máy tính. Thông báo là nguồn xao nhãng lớn, khiến bạn khó tập trung vào công việc.
Thứ hai, nếu có thể, hãy làm việc ở một nơi ít xao nhãng. Chọn một phòng yên tĩnh trong nhà, hoặc thậm chí một quán cà phê có internet tốt. Điều này có thể không phù hợp với tất cả mọi người, nhưng một số người lại thích nhịp nền của quán cà phê. Chỉ cần bảo đảm bạn có tai nghe chống ồn tốt nếu chọn cách này. Sẽ có lúc bạn muốn tách mình khỏi thế giới xung quanh.
Bạn cũng có thể dùng trình chặn trang web để ngăn mình truy cập một số trang nhất định trong lúc làm việc. Đó có thể là mạng xã hội, trang tin tức hoặc đơn giản là trang web yêu thích của bạn.
Cuối cùng, nếu làm việc tại nhà, bạn nên đặt một số quy tắc rõ ràng với bạn bè và gia đình. Hãy cho họ biết bạn đang làm việc và không rảnh trong một số khung giờ nhất định. Điều này giúp họ không làm bạn mất tập trung khi bạn cần chú ý.
7. Dùng công cụ và tài nguyên hữu ích
Có nhiều tài nguyên và công cụ có thể giúp bạn làm việc năng suất hơn. Bạn có thể dùng từ ứng dụng theo dõi thời gian cho freelancer, công cụ làm việc từ xa, cho đến khóa học trực tuyến và sách.
Không có giải pháp nào phù hợp với tất cả mọi người. Điều quan trọng là bạn tự tìm hiểu và thử nghiệm để biết điều gì hiệu quả nhất với mình.
Dưới đây là một vài công cụ phần mềm hữu ích để bạn bắt đầu:
- Trello – Công cụ quản lý dự án giúp bạn sắp xếp công việc và giữ đúng tiến độ.
- RescueTime – Công cụ theo dõi thời gian giúp bạn biết mình đang dành thời gian vào đâu và có thể tối ưu quy trình làm việc như thế nào.
- Evernote – Ứng dụng ghi chú cho phép bạn giữ tất cả ghi chú ở một nơi.
Đây chỉ là một vài công cụ có thể hỗ trợ bạn; trên thị trường còn rất nhiều lựa chọn khác.
8. Ghi nhận thành quả của bạn
Đôi khi bạn có thể cảm thấy mình chỉ đang chạy tại chỗ, nên việc nhớ lại những gì đã hoàn thành rất quan trọng. Cuối mỗi ngày, hãy lùi lại một bước và nhìn vào những việc bạn đã làm được.
Đó có thể là hoàn thành một dự án lớn, xử lý xong một nhiệm vụ nhỏ hoặc tiến thêm một bước đến mục tiêu.
Dù lớn hay nhỏ, việc ghi nhận thành quả vẫn rất quan trọng. Nó giúp bạn giữ động lực và tiếp tục tập trung vào mục tiêu.
Một cách hay để ghi nhận thành quả là tự thưởng cho mình một khoảng nghỉ hoặc một món gì đó. Bạn có thể chọn đi dạo, xem phim hoặc ăn món mình thích.
Hãy tìm cách phù hợp nhất với bạn và thường xuyên ghi nhận những gì mình đã đạt được.
9. Chăm sóc cả thể chất lẫn tinh thần
Cuối cùng, đừng quên rằng một tinh thần và cơ thể khỏe mạnh là nền tảng của năng suất. Hãy chăm sóc bản thân cả về thể chất lẫn tinh thần.
Hãy ngủ đủ, ăn uống lành mạnh và tập thể dục đều đặn. Như đã nói ở trên, bạn cần nghỉ khi cần và đừng ép bản thân quá mức.
Nếu không chăm sóc bản thân, bạn sẽ rất khó làm việc năng suất. Hãy ưu tiên sức khỏe và sự cân bằng của mình nếu muốn duy trì hiệu quả lâu dài.
Kết luận
Làm freelancer có thể là một cách tuyệt vời để làm việc theo điều kiện của riêng bạn và xây dựng một công việc kinh doanh thành công. Tuy nhiên, nếu muốn thành công, bạn cần duy trì năng suất.
Hãy ghi nhớ những mẹo trên để giữ đúng hướng và đạt mục tiêu, cả trong ngắn hạn lẫn dài hạn.
![[Hướng dẫn] Giao tiếp hiệu quả nơi công sở](https://screenrec.com/assets_dist/screenrec/media/communication-workplace/communication-in-the-workplace.jpg)
English 
Español 
Deutsch 
Polski 
Български 
Русский 
Français 
Italiano 
日本語 
Português 
العربية
Đừng bỏ lỡ
Nhận thông tin cập nhật về bài viết mới, webinar và các cơ hội khác: