10 combo công cụ và kỹ thuật quản lý thời gian bạn nên dùng trong năm 2026

Cho phép chúng tôi bắt đầu bằng một câu hỏi: bạn có thường xuyên lãng phí thời gian trong công việc không? Nếu câu trả lời là không, xin chúc mừng, vì bạn thuộc nhóm khá hiếm. Theo một nghiên cứu năm 2014, khoảng 89% chúng ta lãng phí thời gian làm việc mỗi ngày. Đó đã là con số của năm 2014. Hãy thử tưởng tượng hiện nay tình hình ra sao, khi hơn 5 triệu người Mỹ đang làm việc tại nhà. Đúng vậy, các thống kê mới nhất về làm việc từ xa cho thấy chúng ta vẫn liên tục tìm ra những cách mới, rất sáng tạo, để tiêu tốn thời gian.

Nhà thơ Mỹ Delmore Schwartz từng viết: “Thời gian là ngôi trường nơi ta học hỏi, thời gian là ngọn lửa nơi ta bị thiêu đốt.” Nghe có vẻ hơi u ám, nhưng ý ông nói không sai. Chúng ta hiểu thời gian quan trọng đến mức nào, nhưng kỹ năng quản lý thời gian kém vẫn thường kéo hiệu quả công việc đi xuống. Nói ngắn gọn: quản lý thời gian là điều không thể xem nhẹ.

Vì vậy, chúng ta cần kết hợp các công cụ quản lý thời gian với những kỹ thuật phù hợp. Khi dùng đúng combo, bạn có thể làm việc thông minh hơn, bớt vất vả hơn và tăng năng suất tổng thể.

Để giúp bạn bắt đầu, chúng tôi đã tổng hợp hướng dẫn về 7 combo công cụ và kỹ thuật quản lý thời gian đáng dùng nhất. Mỗi combo đều được thiết kế để giúp bạn loại bỏ thói quen lãng phí thời gian trong công việc.

1) ScreenRec: Phần mềm quản lý thời gian tốt nhất để tăng năng suất doanh nghiệp

Chúng ta luôn nghe nói về tầm quan trọng của việc tăng năng suất doanh nghiệp, và cách tốt nhất để làm điều đó là quản lý thời gian đúng cách. Rất nhiều giờ làm việc bị tiêu tốn vào những việc tưởng như cần thiết, chẳng hạn như tổ chức cuộc họp và gửi email. Thực tế là đây đều là những thứ gây lãng phí thời gian rất lớn! Cuộc họp công việc không thể biến mất hoàn toàn, nhưng email thì có thể giảm đi đáng kể.

ScreenRec có thể loại email khỏi danh sách những việc làm tốn thời gian trong công việc. Gửi email bằng video là một trong những cách đơn giản nhất để giao tiếp với đồng nghiệp. Bạn không phải mất quá nhiều thời gian nghĩ xem nên viết gì cho ngắn gọn, dễ hiểu, cũng không phải lo thông điệp bằng chữ bị hiểu sai ngữ cảnh.

ScreenRec là một công cụ quản lý thời gian miễn phí giúp gửi email bằng video trở nên cực kỳ dễ dàng. Bạn có thể nhanh chóng quay màn hình máy tính ở chất lượng HD, kèm âm thanh từ máy tính và micro. Không giới hạn thời lượng, không có hình mờ, bạn có thể quay bao lâu tùy cần mà không bị gián đoạn. Khi quay xong, một liên kết chia sẻ riêng tư sẽ tự động được sao chép vào clipboard để bạn dán vào hầu như bất kỳ đâu và gửi cho bất kỳ ai. Đây chắc chắn là một trong những phần mềm quản lý thời gian miễn phí tốt nhất.

Tải ScreenRec miễn phí.

2) ProofHub: Giải pháp tất cả trong một cho quản lý dự án và cộng tác nhóm

ProofHub là giải pháp tất cả trong một cho quản lý dự án và cộng tác nhóm, trong đó quản lý thời gian là một tính năng cốt lõi. ProofHub cũng là một ứng dụng theo dõi thời gian dễ dùng, có sẵn tính năng quản lý công việc và cộng tác nhóm. Chương trình chạy trên nền tảng đám mây này cũng có thể tải về dưới dạng ứng dụng di động cho iOS và Android.

Bạn có thể tạo ước tính thời gian và báo cáo thời gian, rất hữu ích để theo dõi thời gian làm việc hiệu quả mà nguồn lực của bạn dành cho từng công việc và dự án. Khi cần theo dõi thời gian, ProofHub cho phép nhập thủ công trong bảng chấm công hoặc dùng bộ hẹn giờ. Các bảng chấm công này cũng có thể xuất ra để lập hóa đơn và tính phí dễ hơn.

Tìm hiểu thêm về ProofHub tại đây.

3) My Hours: Công cụ theo dõi thời gian tốt nhất cho nhu cầu đơn giản

My Hours tập trung vào đúng một việc: theo dõi thời gian của bạn. Giao diện đơn giản, thân thiện và hỗ trợ theo dõi dễ dàng qua bảng chấm công hoặc bộ theo dõi thời gian thực. Công cụ này cung cấp báo cáo rõ ràng, đủ chi tiết. Với số lượng dự án, công việc, khách hàng và thành viên nhóm không giới hạn, My Hours giúp bạn quản lý cả nhóm nhỏ lẫn nhóm lớn từ đầu đến cuối dự án. Bạn có thể sắp xếp dự án, theo dõi thời gian, phân tích bằng báo cáo và tạo hóa đơn trong cùng một nơi. Nếu cần thêm trợ giúp, họ cũng có hỗ trợ người dùng. Hãy dùng hình ảnh đính kèm với alt “Ứng dụng theo dõi thời gian thực”.

4) RescueTime: Công cụ lập kế hoạch thời gian tốt nhất để nhận diện lãng phí

Bạn không thể thật sự quản lý thời gian nếu không biết mình đang dùng nó vào đâu. Hãy nghĩ thế này: bạn không thể kiểm soát hóa đơn thẻ tín dụng nếu không biết mình đã tiêu bao nhiêu tiền và tiêu ở đâu, đúng không? Tất nhiên là không. Quản lý thời gian cũng vậy.

RescueTime là một công cụ đánh giá quản lý thời gian rất mạnh. Về bản chất, ứng dụng này là phần mềm theo dõi thời gian, giúp bạn biết từng phút trong ngày làm việc đã được dùng như thế nào. Bạn cũng nhận được báo cáo hằng tuần về nhật ký hoạt động và thời lượng hoạt động để thấy chính xác điều gì đang ngốn thời gian của mình. Với nhật ký quản lý thời gian chi tiết đó, bạn có thể nhìn lại hiệu suất làm việc theo tuần và điều chỉnh cách quản lý thời gian cá nhân cho phù hợp.

Xem RescueTime hoạt động như thế nào.

5) Focus Keeper: Chương trình quản lý thời gian tốt nhất để tăng năng suất cá nhân

Thành thật mà nói, giữ tập trung trong giờ làm có thể là việc khó nhất trong ngày. Trong khi đó, năng suất cá nhân phụ thuộc rất nhiều vào khả năng duy trì sự tập trung. Đây cũng là một yếu tố quan trọng trong quản lý thời gian hiệu quả cho freelancer cũng như nhân viên văn phòng. Vì vậy, một ứng dụng giúp bạn tập trung hơn và cải thiện toàn bộ hệ thống quản lý thời gian là lựa chọn rất hợp lý.

Đây là lúc Focus Booster phát huy tác dụng. Thay vì chỉ dùng kỹ thuật quản lý thời gian kiểu cũ là bộ đếm Pomodoro, Focus Booster đưa ý tưởng này vào cách làm việc hiện đại hơn. Chương trình cho phép bạn đặt khoảng thời gian hợp lý cho một công việc và xen kẽ nhiều quãng nghỉ. Cách này không chỉ giúp bạn tập trung vào việc trước mắt mà còn tránh kiệt sức. Đây là một cách rất tốt để tăng năng suất cá nhân trong công việc.

Tìm hiểu thêm về Focus Booster tại đây.

6) Trello: Công cụ quản lý công việc tốt nhất để cộng tác hiệu quả

Làm việc theo nhóm không phải lúc nào cũng dễ, đặc biệt nếu bạn đang quản lý nhóm làm việc từ xa. Cộng tác sao cho hiệu quả có thể là thách thức lớn nhất. Tuy nhiên, quản lý thời gian dự án đúng cách có thể là chìa khóa. Khi mọi thành viên đều nắm rõ cùng một danh sách công việc và thời hạn, mọi thứ thường vận hành trơn tru hơn nhiều.

Trello là một trong những ứng dụng quản lý thời gian giúp việc này trở nên đơn giản. Thực ra, Trello là một công cụ cộng tác nhóm trên nền tảng đám mây khá toàn diện, dùng phương pháp kanban truyền thống. Dưới dạng các thẻ hiển thị trên cùng một trang, bạn có thể phân loại và sắp xếp nhiều dự án, giao việc cho thành viên, kiểm tra tiến độ, trò chuyện hoặc bình luận ngay trên từng thẻ. Dù dùng trên web hay ứng dụng miễn phí, mọi thành viên trong nhóm đều có thể tham gia và cộng tác dễ dàng.

Thử Trello cho nhóm của bạn.

7. Insightful: Công cụ tốt nhất để tăng tính trách nhiệm

Duy trì năng suất nơi làm việc không hề đơn giản. Thống kê cho thấy một nhân viên toàn thời gian chỉ sử dụng khoảng 60% ngày làm việc một cách hiệu quả. Tuy nhiên, với phần mềm theo dõi trên máy tính như Insightful, bạn có thể cải thiện con số đó. Việc theo dõi nhân viên giúp doanh nghiệp tăng doanh thu và tạo sự cân bằng công việc - cuộc sống tốt hơn cho đội ngũ.

Insightful là một trong những công cụ tốt nhất để tăng năng suất, nâng cao tính trách nhiệm và đạt mục tiêu dự án nhanh hơn. Công cụ này không chỉ theo dõi giờ làm của nhân viên mà còn cung cấp giải pháp chiến lược để xây dựng tư duy làm việc hiệu quả và khuyến khích họ sử dụng thời gian năng suất hơn.

8) Todoist: Ứng dụng quản lý thời gian dự án tốt nhất để sắp xếp ưu tiên

Từ nhỏ, chúng ta đã được nhắc về tầm quan trọng của việc ưu tiên. Khi đi làm, ưu tiên đúng lại càng là nền tảng của năng suất thật sự. Nhiều kỹ thuật quản lý thời gian xoay quanh việc xác định ưu tiên: việc nào làm trước, việc nào làm sau, việc nào có thể bỏ qua. Đây là cách đơn giản nhất để kiểm soát danh sách công việc. Vì vậy, danh sách việc cần làm cơ bản luôn là một kỹ thuật hữu ích. Todoist chỉ đơn giản là đưa nó lên môi trường số.

Bạn có thể xem Todoist như một bảng quản lý thời gian kỹ thuật số. Chỉ cần ghi nhanh, hay đúng hơn là nhập, các công việc của bạn, đặt ngày đến hạn và sắp xếp ưu tiên ngay trong ứng dụng. Nhờ vậy, bạn dễ dàng biết việc nào cần làm và theo thứ tự nào. Dù dùng cho công việc hay đời sống cá nhân, đây vẫn là một trong những cách đơn giản nhất để hoàn thành mọi việc.

Tìm hiểu thêm về Todoist tại đây.

9) Zapier: Công cụ quản lý thời gian cho doanh nghiệp tốt nhất để tự động hóa quy trình làm việc

Trong môi trường làm việc hiện đại, tự động hóa ngày càng quan trọng. Khi một việc được tự động hóa, nó thường diễn ra nhanh hơn, trơn tru hơn và ít lỗi hơn. Quy trình làm việc cũng không ngoại lệ. Mỗi ngày, chúng ta phải xử lý quá nhiều chi tiết công việc: ra quyết định, lên lịch, dự họp, trao đổi và hoàn thành nhiệm vụ. Mọi thứ có thể nhanh chóng trở nên quá tải. Vì vậy, một hệ thống có thể tự động hóa một phần công việc sẽ giúp bạn có thêm khoảng thở cần thiết.

Đó chính là điều Zapier làm. Zapier là một hệ thống tự động hóa toàn diện, lấy thông tin từ các ứng dụng web bạn đã kết nối rồi kết hợp chúng thành một quy trình làm việc tự động. Nếu bạn đang dùng nhiều chương trình khác nhau để theo dõi dự án, lịch làm việc, email và các chi tiết công việc khác, bạn có thể liên kết tất cả với Zapier để nhận thông báo, cảnh báo và lời nhắc ở cùng một nơi.

Xem Zapier hoạt động như thế nào.

10) Google Suite: Hệ thống quản lý thời gian làm việc tốt nhất cho giao tiếp nhóm

Chúng ta đã nói rằng quản lý thời gian dự án là chìa khóa cho cộng tác hiệu quả, nhưng cũng không thể bỏ qua tầm quan trọng của giao tiếp trong nhóm. Muốn cộng tác đúng cách, nhóm cần chia sẻ và thảo luận ý tưởng, kỳ vọng, nhận xét, quan điểm và nhiều nội dung khác. Giao tiếp nhóm không chỉ là những gì được nói ra. Nó còn bao gồm những gì được chia sẻ, chẳng hạn tài liệu, hình ảnh, video, lịch và các dạng thông tin khác. Vì vậy, các nhóm sẽ hưởng lợi khi dùng một hệ thống duy nhất cho phép chia sẻ tất cả những nội dung đó và duy trì kết nối.

Google Suite là một ví dụ điển hình cho hệ thống này. Với tài khoản Google hiện có, bạn và nhóm của mình có thể dùng mọi ứng dụng trong Google Suite để giao tiếp và duy trì kết nối. Bộ công cụ này gồm Google Spreadsheet, Google Docs, Google Slides, Google Drive, Google Meet và nhiều ứng dụng khác. Với tập hợp ứng dụng này, cả nhóm sẽ luôn cùng nắm rõ thông tin.

Xem Google Suite có thể hỗ trợ bạn như thế nào

Thêm nhiều công cụ quản lý thời gian khác

Có hàng chục công cụ bạn có thể dùng để áp dụng các kỹ thuật quản lý thời gian. Những ứng dụng ở trên đã đủ để giúp bạn duy trì năng suất trong suốt sự nghiệp, nhưng dưới đây là một số lựa chọn đáng nhắc đến. Chúng có thể không nổi tiếng bằng nhóm công cụ chính, nhưng vẫn rất đáng được công nhận.

1Password	Ứng dụng mã hóa lưu toàn bộ mật khẩu và cho phép bạn đăng nhập vào nhiều tài khoản chỉ với một lần chạm.
TimeTree	Ứng dụng lịch dùng chung cho cả nhóm.
Focus@Will	Ứng dụng hỗ trợ tập trung bằng âm nhạc để giảm xao nhãng, giảm căng thẳng và cải thiện sự tập trung.
GoodSync	Ứng dụng sao lưu và đồng bộ tất cả trong một, lưu trữ tệp từ nhiều vị trí.
MindNode	Ứng dụng sơ đồ tư duy kỹ thuật số giúp bạn xem suy nghĩ và ý tưởng trong một bản đồ có tổ chức, kèm thẻ trực quan.
Toggl	Phần mềm theo dõi thời gian hiển thị nhật ký cho biết bạn đã dùng thời gian vào đâu.
MyLifeOrganized	Danh sách việc cần làm dạng kỹ thuật số cho nhiều dự án.
Forest	Ứng dụng theo dõi tập trung và thời gian, nuôi một cây ảo dựa trên thời lượng bạn duy trì tập trung. Nếu bạn mất tập trung, cây sẽ bắt đầu héo.

Kết luận

Với những công cụ quản lý thời gian này, việc bắt đầu sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Dù bạn muốn tăng năng suất bằng cách quay màn hình với ScreenRec hay tự động hóa toàn bộ quy trình làm việc bằng Zapier, quản lý thời gian sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn. Hãy tự mình thử các combo này và tận hưởng một trải nghiệm làm việc đơn giản hơn.