10 thách thức quản lý dự án bạn sẽ gặp và cách vượt qua
Chỉ 47% tổ chức có lịch sử triển khai dự án thành công. Điều đó có nghĩa là hơn một nửa đang đối mặt với những thách thức quản lý dự án đủ nghiêm trọng để khiến dự án thất bại.
Dự án thất bại có thể gây bức xúc trong nhóm dự án và làm giảm mức độ trưởng thành về quản lý dự án của tổ chức. Cuối cùng, dự án không thể mang lại những lợi ích như kỳ vọng.
Ai cũng biết mọi việc hiếm khi diễn ra đúng kế hoạch. Nhưng nếu nhận diện sớm các rủi ro thường gặp và xử lý chúng từ đầu, bạn có thể tăng đáng kể khả năng dự án thành công.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ điểm qua 10 thách thức quản lý dự án phổ biến nhất và các chiến lược để xử lý chúng.
Bắt đầu nhé.
1. Thiếu mục tiêu rõ ràng
Điều quan trọng là dự án phải có một mục tiêu cụ thể, được truyền đạt rõ ràng và được các bên liên quan thống nhất.
Khi mục tiêu tổng thể của dự án, sứ mệnh mà dự án hướng tới và lợi ích dự kiến được làm rõ, các bên liên quan sẽ dễ ủng hộ hơn. Nhờ vậy, việc đảm bảo nguồn lực cần thiết để triển khai dự án hiệu quả cũng đơn giản hơn nhiều.
Thiếu mục tiêu rõ ràng và lợi ích cụ thể là một trong những vấn đề lớn nhất trong quản lý dự án, vì nó có thể làm động lực của dự án suy giảm, nhất là khi quá trình triển khai gặp trục trặc. Nếu không có tiêu chí thành công, nhóm cũng khó biết công việc nào cần được ưu tiên và vào thời điểm nào, dẫn đến nhầm lẫn, lãng phí công sức và bức xúc.
Thêm vào đó, tiêu chí thành công là mốc chuẩn để đo tiến độ và đánh giá kết quả dự án. Không có các tiêu chí này, rất khó biết dự án có đang đi đúng hướng để hoàn thành đúng hạn và đúng ngân sách hay không.
Cách xử lý
Ngay từ đầu, hãy đặt mục tiêu rõ ràng cho dự án và cho thấy dự án có thể mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp. Nêu rõ các yếu tố thành công then chốt hỗ trợ từng hạng mục bàn giao, đồng thời đảm bảo các bên liên quan phê duyệt nguồn lực cần thiết.
Tiến thêm một bước bằng cách xác định tiêu chí giúp từng hạng mục bàn giao được xem là thành công, rồi thống nhất các chỉ số hiệu suất cho biết dự án có đang đi đúng hướng hay không.
Trong quá trình triển khai, hãy truyền đạt tiến độ dựa trên các chỉ số hiệu suất và hành động sớm nếu khả năng bàn giao thành công bị đe dọa.
2. Phạm vi dự án phình to
Khi dự án không có mục tiêu rõ ràng, nguy cơ phạm vi bị phình to sẽ tăng lên. Phạm vi phình to, tức số lượng hạng mục bàn giao tăng vượt so với thỏa thuận ban đầu, là một trong những thách thức lớn nhất trong quá trình lập kế hoạch dự án.
Những người làm nghề xem việc phạm vi thay đổi thường xuyên là một trong những thách thức quản lý dự án đáng kể nhất.
Vấn đề lớn nhất của phạm vi phình to là khối lượng công việc tăng lên nhưng không có thêm nguồn lực tương ứng. Điều này có thể khiến nhóm dự án quá tải, tạo áp lực và làm giảm năng suất của cả nhóm.
Cách xử lý
Hãy xác định phạm vi dự án từ sớm, nêu rõ những gì sẽ được bàn giao và cũng quan trọng không kém, những gì sẽ không được bàn giao.
Đảm bảo phạm vi được các bên liên quan cấp cao thống nhất, bao gồm nhà tài trợ dự án và hội đồng dự án, những người chịu trách nhiệm chung về dự án.
Đảm bảo phạm vi được trình bày rõ ràng trong tài liệu dự án. Nếu có hạng mục bàn giao mới được thêm trong giai đoạn thiết kế hoặc triển khai, hãy dùng tài liệu đó để chỉ rõ cho các bên liên quan cấp cao biết phạm vi đã tăng ở đâu.
Phạm vi dự án thay đổi là chuyện thường gặp và có thể xử lý được, miễn là bổ sung đủ nguồn lực để triển khai.
Ví dụ, nếu bạn đang làm một trang web eCommerce, bạn có thể cân nhắc các plugin WooCommerce như một nguồn lực bổ sung.
Nếu phạm vi mở rộng đã được thống nhất, hãy đảm bảo ngân sách hoặc thời hạn của dự án cũng tăng tương ứng. Dùng các công cụ quản lý dự án bạn yêu thích để đảm bảo dự án vẫn nằm trong phạm vi đã định.
3. Nhóm thiếu giao tiếp
Thiếu giao tiếp trong quản lý dự án có thể gây bức xúc, khiến công việc bị làm trùng hoặc bị bỏ sót, đồng thời tạo ra quy trình làm việc kém hiệu quả khi các nhiệm vụ được xử lý sai thứ tự và ảnh hưởng đến các phụ thuộc.
Thiếu giao tiếp cũng ảnh hưởng đến quản lý nguồn lực. Nếu thành viên nhóm dự án không chia sẻ rõ kỹ năng và kinh nghiệm của mình, họ có thể được giao những nhiệm vụ không phù hợp, làm giảm năng suất của nhóm.
Và nếu tiến độ dự án không được truyền đạt hiệu quả, động lực trong nhóm có thể giảm, kéo năng suất xuống thấp hơn nữa.
Cách xử lý
Hãy đảm bảo các kênh giao tiếp hiệu quả được thiết lập để hỗ trợ cộng tác giữa các thành viên. Bắt đầu bằng cách tạo quy trình onboarding cho nhân viên mới. Kết hợp cả cơ chế giao tiếp chính thức, như cuộc họp tiến độ hằng tuần, và các cách trao đổi linh hoạt hơn. Làm việc từ xa có thể khó nếu không được xử lý hiệu quả, nhưng với các công cụ quản lý nhóm phù hợp, mức độ giao tiếp của nhóm sẽ cải thiện rõ rệt.
Hãy hiển thị kế hoạch dự án và timeline ở một không gian họp chung để mọi người thấy ai đang làm gì, các nhiệm vụ liên kết với nhau ra sao và chúng đóng góp thế nào vào mục tiêu chung của dự án.
Nếu có thể, hãy dùng các công cụ như phần mềm quản lý dự án để hỗ trợ giao tiếp hiệu quả. Cần có một nơi lưu trữ tài liệu tập trung, mọi người đều truy cập được, khuyến khích chia sẻ và chú thích tài liệu. Hãy quay màn hình bằng một công cụ như ScreenRec nếu bạn không ở cùng phòng hoặc đang làm việc trong nhóm từ xa. Điều này có thể tạo khác biệt lớn và giúp bạn giảm đáng kể lượng email.
Ngoài ra, hãy đảm bảo tiến độ dự án được truyền đạt và ghi nhận để các thành viên thấy công việc của họ đang tạo ra tác động.
Cuối cùng, hãy cân nhắc các hoạt động team building hoặc sự kiện xã hội để tạo môi trường nơi mọi người tự tin cộng tác và nhờ hỗ trợ khi cần.
4. Thiếu năng lực phù hợp
Khi nói đến các vấn đề về nhóm trong quản lý dự án, thiếu năng lực phù hợp là một vấn đề lớn. Nhiều dự án được triển khai song song với công việc vận hành cốt lõi. Điều này có thể khiến một số người được kéo vào dự án dù chưa chắc có đúng kỹ năng hoặc kinh nghiệm cho vai trò đó.
Hoặc nếu dự án được lập kế hoạch kém hay bị chậm trong quá trình triển khai, nguồn lực thiết yếu có thể không sẵn sàng đúng lúc, khiến các thành viên ít kinh nghiệm hơn phải hoàn thành công việc.
Cách xử lý
Khi khởi động dự án, người quản lý dự án nên nêu rõ những nguồn lực cần thiết để bàn giao dự án thành công. Điều này nên bao gồm một ma trận năng lực giải thích kỹ năng và kinh nghiệm cần có cho từng vai trò.
Nếu có khoảng cách kỹ năng giữa yêu cầu và nguồn lực hiện có của dự án, điều đó cần được báo cho nhà tài trợ dự án, người chịu trách nhiệm cuối cùng về thành công của dự án.
Ví dụ, một số thành viên trong nhóm có thể trình bày rất tốt nhưng lại chưa thành thạo các kỹ năng kỹ thuật như mở PDF dưới dạng Google Doc. Điều đó không có nghĩa họ không hữu ích, mà chỉ có nghĩa là họ cần được giao trách nhiệm phù hợp với khả năng đáp ứng kỳ vọng.
Nên đưa thêm thời gian vào lịch trình dự án để đào tạo bổ sung, cho thành viên ít kinh nghiệm theo sát người giàu kinh nghiệm hơn và chấp nhận tiến độ chậm hơn trong lúc họ bắt nhịp.
Việc cung cấp cho thành viên nhóm quyền truy cập các tài nguyên học trực tuyến như Masterclass hoặc StuDocu cũng có thể hữu ích cho việc nâng cao kỹ năng.
5. Vấn đề về ngân sách
Cùng với phạm vi, thành công của dự án được quyết định bởi thời gian và ngân sách. Đây là ba vấn đề quản lý dự án phổ biến cần được cân bằng. Nếu phạm vi dự án tăng hoặc nhiệm vụ bị chậm, ngân sách dự án có thể bị ảnh hưởng đáng kể.
Ngân sách được phê duyệt để triển khai dự án thường có giới hạn, nghĩa là dự án sẽ gặp rủi ro nếu hết tiền. Chỉ 43% dự án hoàn thành trong ngân sách, điều này làm giảm mức lợi ích tài chính mà dự án mang lại.
Vượt ngân sách cũng có thể làm giảm niềm tin vào khả năng dự án thành công.
Nếu nguồn tiền được giải ngân theo từng giai đoạn, quản lý ngân sách kém ở giai đoạn hiện tại có thể ảnh hưởng đến nguồn vốn cho các giai đoạn sau. Khi niềm tin giảm, các bên liên quan có thể chọn cắt lỗ và đóng dự án sớm.
Cách xử lý
Hãy đặt ngân sách thực tế trong giai đoạn lập kế hoạch dự án. Cân nhắc phạm vi dự án, các hạng mục bàn giao dự kiến và tính toán nguồn lực cần có để hoàn thành chúng.
Tạo một khoản dự phòng nhỏ trong ngân sách dự án để xử lý chậm trễ hoặc khó khăn khi đảm bảo nguồn lực.
Theo dõi chi phí thực tế sát với chi phí dự báo và báo sớm khi có vấn đề. Nếu ngân sách eo hẹp, hãy ưu tiên các yếu tố thành công then chốt và hạng mục bàn giao chính, đồng thời loại bỏ những phần “có thì tốt”.
Nếu phạm vi dự án thay đổi, hãy đảm bảo bạn tính toán lại ngân sách cần thiết và trao đổi với nhà tài trợ dự án để xin thêm kinh phí cho phần công việc mới.
6. Thời hạn thiếu thực tế
Là cạnh thứ ba của “tam giác sắt”, cảm giác không có đủ thời gian để hoàn thành mọi thứ là một thách thức quản lý dự án rất phổ biến.
Số liệu về các dự án hoàn thành đúng hạn khá đáng lo, khi chỉ 29% dự án thành công đáp ứng được thời hạn.
Khả năng dự án bị trễ cao hơn khi các bên liên quan có kỳ vọng thiếu thực tế về thời gian cần để hoàn thành từng nhiệm vụ. Hậu quả của việc lập lịch kém có thể lan ra nhiều hướng: thời hạn thiếu thực tế tạo áp lực lên nguồn lực, khiến việc sắp lịch khó khăn và gây căng thẳng đáng kể trong nhóm dự án.
Cách xử lý
Hãy làm việc chặt chẽ với các bên liên quan để đặt thời hạn hoàn thành dự án thực tế. Đảm bảo phạm vi được diễn giải rõ, để mọi người biết chính xác việc gì cần hoàn thành và theo thứ tự nào.
Cung cấp bằng chứng về thời lượng các nhiệm vụ tương tự đã mất trong những dự án trước để quản lý kỳ vọng của các bên liên quan. Nếu thời hạn dự án không thể thương lượng, hãy cố gắng đảm bảo thêm nguồn lực để xử lý các nhiệm vụ theo đúng lịch.
Trong vòng đời dự án, hãy theo dõi thời gian đã dùng cho từng nhiệm vụ để có dữ liệu cho các dự án sau. Đồng thời, hãy báo sớm nhất có thể cho nhà tài trợ dự án nếu có nguy cơ trễ hạn.
7. Thiếu trách nhiệm giải trình
Trách nhiệm giải trình nghĩa là chủ động hành động để hoàn thành công việc, đồng thời hiểu rằng nếu việc đó không hoàn tất, bạn chịu trách nhiệm về hậu quả.
Khi thiếu quyền sở hữu rõ ràng, mọi người ít lo lắng hơn về việc công việc bị bỏ sót hoặc bị làm trùng, vì họ không quan tâm nhiều đến hậu quả.
Điều này có nghĩa là thiếu trách nhiệm giải trình có thể góp phần gây chậm trễ dự án, sử dụng nguồn lực kém hiệu quả, tạo nhầm lẫn và khiến các thành viên trong nhóm bức xúc.
Cách xử lý
Tạo ma trận RACI là một cách hữu ích để thể hiện rõ ai chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ.
Ma trận này cho thấy ai chịu trách nhiệm cuối cùng về việc bàn giao nhiệm vụ, ai trực tiếp thực hiện công việc và những bên liên quan nào cần được tham vấn hoặc thông báo.
Những người chịu trách nhiệm về hạng mục bàn giao cần làm việc chặt chẽ với người trực tiếp hoàn thành công việc để tạo động lực và tháo gỡ vấn đề.
Ban lãnh đạo cấp cao cần đảm bảo chủ sở hữu nhiệm vụ phải chịu trách nhiệm nếu nhiệm vụ không được hoàn thành thành công.
Với nhà thầu, điều đó có thể đồng nghĩa với chấm dứt hợp đồng hoặc mất thưởng; với nhân viên chính thức, vấn đề có thể được ghi nhận trong đánh giá hiệu suất.
Tương tự, ban lãnh đạo cũng nên khen thưởng những người chịu trách nhiệm và hoàn thành nhiệm vụ thành công.
8. Quản lý rủi ro kém
Quản lý rủi ro được bình chọn là quy trình quản lý dự án có giá trị cao thứ hai đối với doanh nghiệp.
Vì vậy, không ngạc nhiên khi hơn 60% người quản lý dự án tham gia vào hoạt động này dưới một hình thức nào đó.
Quản lý rủi ro không đầy đủ khiến bạn khó phản ứng hiệu quả trước rủi ro và dễ gặp các vấn đề về quy định hoặc tuân thủ.
Nếu không có khả năng giảm thiểu hoặc chủ động xử lý rủi ro dự án, trường hợp tốt nhất là bạn phải liên tục “chữa cháy”; trường hợp tệ nhất là dự án thất bại.
Hậu quả có thể là sử dụng nguồn lực kém hiệu quả, hoặc tác động tiêu cực nghiêm trọng đến vận hành, uy tín hay sự ổn định tài chính của doanh nghiệp.
Cách xử lý
Hãy thiết lập sổ đăng ký rủi ro. Sổ này xác định những điều có thể xảy ra sai trong dự án và ảnh hưởng đến thành công tổng thể.
Các rủi ro trong sổ có thể được phân loại theo khả năng xảy ra và mức độ tác động nếu chúng thật sự xảy ra.
Giao cho mỗi rủi ro một chủ sở hữu, người chịu trách nhiệm theo dõi rủi ro và cập nhật sổ đăng ký khi có thay đổi. Chủ sở hữu rủi ro cũng nên xây dựng các phương án giảm thiểu có thể áp dụng để hạn chế hậu quả nếu rủi ro trở thành vấn đề thực tế.
9. Các bên liên quan tham gia hạn chế
Nếu các bên liên quan không tham gia tích cực, việc đảm bảo sự hỗ trợ cần thiết cho thành công của dự án sẽ rất vất vả.
Các bên liên quan cấp cao có thể ít quan tâm hơn đến việc cung cấp ngân sách hoặc nhân sự cần thiết để đáp ứng các hạng mục bàn giao, và cả dự án thậm chí có thể không khởi động được.
Các bên liên quan cần được thuyết phục về giá trị của dự án để họ tự tin đầu tư, đặc biệt khi có nhiều sáng kiến khác cạnh tranh nguồn lực.
Cách xử lý
Điều thiết yếu là diễn đạt rõ giá trị của dự án. Hãy dùng ngôn ngữ mà các bên liên quan hiểu được, chẳng hạn giải thích thành công của dự án ảnh hưởng thế nào đến chỉ số hiệu suất của họ và mang lại lợi ích gì cho nhóm của họ.
Xây dựng một kế hoạch truyền thông hiệu quả để giữ các bên liên quan tham gia trong suốt vòng đời dự án. Lên lịch cập nhật đều đặn để đảm bảo dự án luôn hiện diện trong tầm nhìn của họ.
Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn làm việc với một dự án trực quan. Ví dụ, nếu bạn đang thực hiện sản xuất video giải thích, việc cho thấy tiến độ công việc là rất hợp lý. Điều tương tự cũng đúng khi bạn xây dựng trang web hoặc chuẩn bị chiến dịch tái định vị thương hiệu.
Trong những trường hợp này, cập nhật cho các bên liên quan bằng email video là một ý tưởng hay, vì bạn có thể cho họ thấy chính xác mình đã tiến triển đến đâu.
Hãy cân nhắc phân tích các bên liên quan bằng ma trận đánh giá để tập trung nỗ lực truyền thông vào những người quan tâm nhất hoặc có ảnh hưởng nhất.
Những bên liên quan này có thể giúp ủng hộ dự án của bạn và xây dựng sự hỗ trợ trong các nhóm ít tham gia hơn.
10. Quản lý nguồn lực kém
Quản lý nguồn lực hiệu quả về cơ bản xoay quanh hai yếu tố: năng lực triển khai và năng lực chuyên môn. Bạn cần có đúng người, đúng thời điểm để hoàn thành công việc hiệu quả.
Quản lý nguồn lực kém là một trong những hệ quả của lập kế hoạch dự án kém, và thường cho thấy có khoảng trống ở một trong hai yếu tố trên.
Nếu không lập kế hoạch sử dụng nguồn lực tốt, bạn có thể không đảm bảo được kỹ năng cần thiết đúng thời điểm trong dự án. Điều này có thể gây chậm trễ hoặc khiến thành viên nhóm quá tải khi phải vội vàng bù vào phần thiếu hụt.
Hoặc bạn có thể lãng phí tiền khi các nhà thầu đắt đỏ phải ngồi chờ vì được tuyển quá sớm.
Cách xử lý
Quản lý nguồn lực tốt đòi hỏi lập kế hoạch hiệu quả. Xây dựng một lịch trình dự án chắc chắn sẽ giúp bạn xác định nhiệm vụ nào cần được bàn giao vào thời điểm nào.
Khi đã rõ những gì cần bàn giao, bạn có thể xác định năng lực chuyên môn và năng lực triển khai cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ.
Lúc này, hãy so sánh nhu cầu của bạn với nguồn lực hiện có. Nếu có vấn đề về nguồn lực trong quản lý dự án, hãy trao đổi sớm với các bên liên quan có thể giúp bạn đảm bảo những gì cần thiết.
Dù đó là nhà tài trợ dự án để tăng ngân sách hay bộ phận nhân sự để hỗ trợ tuyển dụng, việc trao đổi ngay sau khi bạn vạch rõ nhu cầu nguồn lực sẽ cho bạn cơ hội đáp ứng chúng cao nhất.
Kết luận
Nếu đang quản lý một dự án, sớm muộn gì bạn cũng có thể gặp ít nhất một trong các thách thức trên. Nhưng biết trước thì sẽ chuẩn bị tốt hơn.
Qua bài viết này, chúng tôi hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về mười thách thức phổ biến nhất khi quản lý dự án và cách xử lý chúng. Nhờ vậy, bạn sẽ dễ nhận ra các dấu hiệu cảnh báo trong dự án và hành động sớm để ngăn vấn đề lớn dần.
Một phần rất quan trọng của quản lý dự án hiệu quả là quản lý con người, dù đó là nhóm nội bộ, nhà thầu bên ngoài hay các bên liên quan cấp cao.
Tài liệu tham khảo và đọc thêm?
- Tình hình quản lý dự án
- Cách giữ nhóm làm việc từ xa luôn kết nối và tạo nơi làm việc tích cực
- 5 chiến lược giao tiếp thiết yếu cho nhóm làm việc từ xa
- Hướng dẫn họp trực tuyến: mọi điều bạn cần để làm việc năng suất
- 11 ứng dụng năng suất tốt nhất giúp bạn hiệu quả gấp 2 lần
![Công cụ quản lý dự án hàng đầu giúp tiết kiệm thời gian [So sánh]](https://screenrec.com/assets_dist/screenrec/media/top-project-management-tools/top-project-management-tools.png)
English 
Español 
Deutsch 
Polski 
Български 
Русский 
Français 
Italiano 
日本語 
Português 
العربية
Đừng bỏ lỡ
Nhận thông tin cập nhật về bài viết mới, webinar và các cơ hội khác: