7 kỹ thuật quản lý thời gian duy nhất bạn cần

Chúng ta đều từng nghe câu “thời gian là tiền bạc”. Theo một bài viết trên Entrepreneur.com, hơn 15 giờ mỗi tuần bị lãng phí tại nơi làm việc. William Penn đã nói rất đúng: “Thời gian là thứ ta muốn nhất, nhưng lại dùng tệ nhất.”

Đây là một sự thật đáng buồn, nhưng vẫn là sự thật. Vậy làm sao để tránh lãng phí thời gian bằng cách áp dụng các mẹo quản lý thời gian trong công việc và trở nên năng suất hơn?

Sau khi tìm kiếm trên mạng và đọc qua rất nhiều nghiên cứu, chúng tôi đã chọn ra 7 kỹ thuật quản lý thời gian có thể giúp đưa năng suất trở lại nơi làm việc và cuối cùng là tiết kiệm tiền cho bạn.

Vì sao quản lý thời gian quan trọng?

Trước khi đi vào từng kỹ thuật, hãy hiểu vì sao học cách quản lý thời gian hiệu quả lại quan trọng đến vậy.

Hoàn thành được nhiều việc hơn
Lợi ích rõ ràng của việc quản lý thời gian tốt hơn là bạn có thêm thời gian để hoàn thành công việc. Bạn đã bao lần tự nhủ “Một ngày chẳng bao giờ đủ giờ”? Chúng ta thường dành nhiều giờ cho những việc không thật sự tạo ra năng suất. Nếu không để cả ngày trôi qua vô ích, có thể hôm nay bạn sẽ hoàn thành nhiều việc hơn hôm qua rất nhiều.
Ít căng thẳng hơn
Khi có thêm thời gian, bạn có thể thật sự làm việc thong thả hơn. Áp lực khẩn cấp giảm xuống và bạn cũng ít phải vội vàng hơn. Dù bạn đang đối mặt với căng thẳng ở trường đại học hay áp lực xuất bản cuốn sách đầu tiên, quản lý thời gian tốt hơn sẽ giúp bạn thư giãn và xử lý công việc nhẹ nhàng hơn.
Cảm giác hài lòng
Khi quản lý thời gian kém, bạn có thể phải làm việc từ sáng sớm đến tối muộn mà vẫn chưa hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất. Nếu quản lý thời gian đúng cách, bạn sẽ có thêm thời gian cho điều thật sự quan trọng và cảm thấy hài lòng hơn.
Khơi lại động lực
Nếu biết chính xác mình sẽ dùng thời gian như thế nào, bạn sẽ có xu hướng làm việc chăm chỉ hơn, thậm chí với cảm giác quyết tâm rõ ràng hơn.
Thăng chức?
Tất nhiên, điều này không được bảo đảm, nhưng hãy thử xem nó như một khả năng. Giả sử động lực mới và cảm giác hài lòng giúp bạn duy trì thái độ làm việc tích cực liên tục.
Chẳng mấy chốc, sếp bắt đầu chú ý và bạn có thể được cân nhắc thăng chức. Nghe ổn đấy chứ? Điều đó hoàn toàn có thể xảy ra!
Vậy không dài dòng nữa, dưới đây là 7 chiến lược quản lý thời gian hiệu quả giúp cải thiện cuộc sống hằng ngày của bạn tại nơi làm việc.

Kỹ thuật quản lý thời gian để đặt ưu tiên và mục tiêu

Kỹ thuật 1: ma trận Eisenhower

Được biết đến rộng rãi nhờ vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ (dù trước đó ông chưa là tổng thống), ma trận Eisenhower là kỹ thuật giúp bạn sắp xếp việc cần làm vào bốn nhóm riêng biệt: “Làm trước”, “Lên lịch”, “Giao việc”, “Không làm”. Đây là cách rất phù hợp để ưu tiên và hoàn thành mọi việc cần hoàn thành.

Kỹ thuật 2: nguyên lý Pareto (quy tắc 80/20)

Ban đầu là ý tưởng do Vilfredo Pareto đưa ra và sau đó được Joseph Juran đưa vào thế kỷ 20, quy tắc 80/20 là khái niệm cho rằng trong tổng số các sự kiện, 80% kết quả đến từ chỉ 20% nguyên nhân.

Khi Pareto nhận ra điều này, ông đang nói về người dân Ý và tình hình kinh tế của nước này. Theo ông, nước Ý được chia thành hai nhóm: “số đông không trọng yếu” (tức 80%) và “số ít thiết yếu” (tức 20%). Ông cho rằng trong 100% của cải của quốc gia, 80% thuộc sở hữu của 20% dân số.

Vậy điều này trở thành kỹ thuật quản lý thời gian như thế nào? Khi nhìn vào danh sách việc cần làm, bạn có thể áp dụng quy tắc này và nhận ra 80% danh sách là ít quan trọng, còn 20% là thiết yếu. Nếu có danh sách 10 nhiệm vụ, hãy chọn 2 nhiệm vụ quan trọng nhất và hoàn thành chúng trước. Cách này giúp bạn ưu tiên tốt hơn và giữ mục tiêu trong tầm kiểm soát.

Xác định ưu tiên với nguyên lý Pareto 80/20

Ví dụ: Khi ưu tiên, bạn cần xác định việc gì khẩn cấp và việc gì có thể chờ. Bạn sẽ tự hỏi: “Việc này có cần thiết không?”

Một việc thường có thể loại bỏ là các cuộc họp không khẩn cấp. Họp tốn thời gian và thường khá nhàm chán. Vì vậy, hãy tự hỏi: “Cuộc họp này có thể tránh được không?”

Một cách hay để thay thế những việc lãng phí thời gian này là dùng trình ghi màn hình miễn phí như ScreenRec. ScreenRec cho phép bạn ghi màn hình máy tính và giọng nói cùng lúc. Vì vậy, thay vì buộc mọi người họp vào một thời điểm cố định, bạn có thể ghi lại bài trình bày và gửi cho đồng nghiệp dưới dạng liên kết bảo mật.

Kỹ thuật quản lý thời gian để loại bỏ việc không ưu tiên

Kỹ thuật 3: phương pháp D.E.A.L.

Đến một lúc nào đó, chúng ta phải học cách ngừng tự ôm quá nhiều việc và biết giao nhiệm vụ. Được tác giả Tim Ferriss đề xuất trong cuốn “The 4 Hour Work Week”, hệ thống DEAL cho rằng công việc có thể được chia vào bốn nhóm: Delegate (giao việc), Eliminate (loại bỏ), Automate (tự động hóa) và Liberate (giải phóng). D.E.A.L.

Giao việc: Nếu có một nhiệm vụ phải hoàn thành, hãy tự hỏi bạn có phải là người nhất thiết phải làm việc đó không. Nếu không, hãy giao nó cho người khác.

Loại bỏ: Một số nhiệm vụ có thể không nên nằm trong danh sách việc cần làm của bạn. Hãy nhớ lại quy tắc 80/20. Nếu đó là phần thuộc “số đông không trọng yếu”, có lẽ bạn có thể bỏ nó và tập trung vào “số ít thiết yếu”.

Tự động hóa: Với rất nhiều ứng dụng hiện nay, việc giao một số nhiệm vụ cho hệ thống tự động ngày càng dễ hơn, chẳng hạn hệ thống gửi email hàng loạt hoặc đơn giản như lịch trực tuyến.

Giải phóng: Một số nhiệm vụ khó hơn và cần nhiều thời gian hơn. Đôi khi bạn chỉ cần hoãn chúng lại. Hãy tạm để đó cho đến khi hoàn thành các nhiệm vụ nhanh hơn.

Giảm khối lượng công việc với phương pháp DEAL

Ví dụ: Bạn có thể dùng một ứng dụng quản lý nhóm đa năng để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian và khối lượng công việc. Ứng dụng này cho phép bạn giao nhiệm vụ cho thành viên trong nhóm, loại bỏ nhiệm vụ, dùng tính năng của ứng dụng để tự động hóa và tạo hạn mới khi hoãn việc. Asana là một ví dụ điển hình cho dạng ứng dụng này.

Kỹ thuật quản lý thời gian để sắp xếp nhiệm vụ và đặt thời hạn

Kỹ thuật 4: hệ thống ABC

Được Alan Lakein giới thiệu vào năm 1973, hệ thống ABC là phương pháp sắp xếp nhiệm vụ theo mức độ quan trọng. Công việc thuộc nhóm “A” được xác định là quan trọng nhất. Nhiệm vụ “B” quan trọng tiếp theo, còn nhiệm vụ “C” là ít quan trọng nhất.

Phương pháp ABC cũng có thể được dùng để ước lượng thời gian cần cho một nhiệm vụ. Việc “A” sẽ hoàn thành trong một ngày, “B” trong một tuần và “C” trong một tháng.

Kỹ thuật quản lý thời gian để thực hiện mục tiêu

Kỹ thuật 5: Eat the Frog

Nghe có vẻ kỳ lạ, nhưng kỹ thuật rất hợp lý này được tác giả Brian Tracey giới thiệu trong cuốn sách bán chạy “Eat That Frog”. Ông nói:

“Nếu việc đầu tiên bạn làm mỗi sáng là ăn một con ếch sống, bạn có thể đi qua cả ngày với sự hài lòng rằng đó có lẽ là điều tệ nhất sẽ xảy ra với bạn trong ngày hôm đó.”

Nói cách khác, hãy xử lý việc khó trước. Tạo danh sách mục tiêu và hoàn thành những nhiệm vụ khó nhất trước mọi việc khác.

Kỹ thuật 6: GTD (Get Things Done)

Còn được gọi là quy tắc 2 phút, phương pháp Get Things Done do David Allen tạo ra. Về cơ bản, ý tưởng là hoàn thành ngay các nhiệm vụ nhỏ và chia các nhiệm vụ lớn thành những phần nhỏ có thể xử lý ngay.

Kỹ thuật quản lý thời gian này giúp não bạn không bị quá tải và tránh tình trạng ngập trong thông tin, điều rất dễ xảy ra khi bạn có hàng chục nhiệm vụ cần hoàn thành. Mục tiêu của GTD là khuyến khích mọi người thật sự phác thảo nhiệm vụ và suy nghĩ của mình ra giấy để sắp xếp, hoàn thành chúng, đồng thời học cách cải thiện kỹ năng quản lý thời gian tại nơi làm việc.

Danh sách nhiệm vụ Getting Things Done GTD

Kỹ thuật 7: bộ hẹn giờ Pomodoro

Là ý tưởng ban đầu của Francesco Cirillo, kỹ thuật hẹn giờ Pomodoro xoay quanh ý tưởng rằng khi công việc được tính giờ, bạn có xu hướng tập trung và hoàn thành nó tốt hơn. Tên “pomodoro” trong tiếng Ý nghĩa là “cà chua”, xuất phát từ chiếc đồng hồ hẹn giờ hình quả cà chua mà Cirillo sử dụng. Được cho là bộ hẹn giờ 25 phút, công cụ này giúp Cirillo phát triển ý tưởng rằng một nhiệm vụ nên gồm 25 phút làm việc và 5 phút nghỉ.

Bộ hẹn giờ Pomodoro để quản lý thời gian

Ví dụ: Nếu bạn đang quản lý một nhóm khá lớn, bạn có thể dễ dàng dùng kỹ thuật GTD để xử lý nhiệm vụ cho cả nhóm. Mọi người đều có thể áp dụng phương pháp này cho danh sách việc cần làm của mình; chẳng mấy chốc, họ sẽ học được cách quản lý thời gian khôn ngoan và mọi nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn.

Thêm nhiều kỹ thuật quản lý thời gian khác

Theo chúng tôi, đây là những kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả nhất để tăng năng suất. Nhưng thực tế là bạn còn có hàng chục kỹ thuật và phương pháp khác. Dưới đây là một số lựa chọn bổ sung:

Kanban	Phương pháp dùng các cột để sắp xếp nhiệm vụ và ý tưởng.
Timeboxing	Việc phân bổ một lượng thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ.
Time Blocking	Việc lập bản đồ TOÀN BỘ những gì bạn sẽ làm trong một ngày.
Inbox-Zero	Phương pháp giúp bạn quản lý email chặt chẽ để hộp thư đến luôn ở mức 0.
Who’s Got the Monkey	Ý tưởng rằng bạn đang gánh vấn đề và nhiệm vụ của người khác thay vì tập trung vào việc của mình.
Action Method	Phương pháp giúp bạn biến ý tưởng thành các nhiệm vụ có thể hành động.
Biological Prime Time	Kỹ thuật giúp bạn xác định những khung giờ trong ngày mà bạn có khả năng làm việc năng suất nhất.
The Productivity Journal	Phương pháp ghi lại tất cả nhiệm vụ và ý tưởng, thời điểm cần hoàn thành và cách thực hiện.
The Seinfeld Method	Phương pháp được danh hài Jerry Seinfeld đưa ra như lời khuyên cho một người hâm mộ, gợi ý bạn làm việc hướng đến mục tiêu mỗi ngày, bất kể điều gì xảy ra.
The 10-minute Rule	Quy tắc cho rằng mọi việc nên được chia thành các khoảng 10 phút.
To-Done List	Danh sách tất cả những việc bạn đã hoàn thành.
To-Don’t List	Danh sách mọi việc không đáng để bạn dành thời gian.
Flowtime Technique	Giải pháp thay thế bộ hẹn giờ Pomodoro
Top Goal	Phương pháp trong đó bạn viết ra mục tiêu, chọn mục tiêu quan trọng nhất rồi dành thời gian làm việc với mục tiêu đó mỗi ngày.
POSEC Method	Phương pháp khuyến khích bạn “Ưu tiên bằng cách sắp xếp, tinh gọn, tiết kiệm và đóng góp”

Tóm lại

Rõ ràng, có RẤT NHIỀU công cụ quản lý thời gian và kỹ thuật mà chúng ta có thể áp dụng để quản lý thời gian tốt hơn và thật sự tăng năng suất trong công việc. Dù là dùng ứng dụng như ScreenRec hay làm việc đơn giản như loại bỏ các nhiệm vụ vụn vặt, bạn không cần quá nhiều để bắt đầu. Vì vậy, khi đã hiểu vì sao kỹ năng quản lý thời gian quan trọng, hãy giúp chính mình bằng cách rà soát lại toàn bộ khối lượng công việc.

Khi bắt đầu cải thiện kỹ năng quản lý thời gian, đừng quên thử gửi tin nhắn video thay vì email. Việc này dễ đến mức bạn có thể sẽ thích ngay… Tải ScreenRec và dùng thử ngay.

Trước hết, nếu bạn cảm thấy mình chưa có kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc, bạn không phải là người duy nhất. Hầu hết mọi người hằng ngày đều phải xoay xở giữa sự nghiệp và gia đình, đồng thời vẫn cố tìm thời gian cho bản thân. Các nguyên nhân phổ biến của quản lý thời gian kém gồm hay quên, trì hoãn, giao việc không hiệu quả, phản ứng bị động thay vì chủ động, thiếu kế hoạch rõ ràng và không biết ưu tiên. Nhiều khi những hành vi này cũng có thể liên quan đến trầm cảm, dinh dưỡng không phù hợp và thiếu một giấc ngủ ngon.

Hầu hết ứng dụng khuyến nghị độ dài này, nhưng không có quy tắc cứng nhắc nào về việc một Pomodoro phải kéo dài bao lâu. Điều này thường phụ thuộc vào loại công việc bạn làm. Để tìm Pomodoro tối ưu cho mình, hãy theo dõi thời gian trong khoảng một tuần và xem bạn thường tự nhiên nghỉ giải lao sau bao lâu.

Điều đó phụ thuộc vào việc bạn cần hoàn thành điều gì. Các công cụ quản lý thời gian cơ bản nhất là danh sách việc cần làm và bộ hẹn giờ. Danh sách việc cần làm giúp bạn nhìn thực tế hơn về khối lượng công việc và biết ưu tiên, còn bộ hẹn giờ giúp bạn hiểu mình thật sự dành thời gian vào đâu và duy trì sự tập trung.