9 công cụ cộng tác thiết kế nên có trong bộ công cụ của bạn

Câu hỏi nhanh: làm thế nào để tạo ra một thiết kế thật chất lượng khi các thành viên trong nhóm đang ở khắp nơi trên thế giới? Câu trả lời là dùng công cụ cộng tác thiết kế.

Dù bạn là designer dày dạn kinh nghiệm hay mới bước vào nghề, danh sách này sẽ giúp bạn chọn đúng công cụ. Chúng tôi đã lọc qua rất nhiều công cụ cộng tác thiết kế để chọn ra những cái tên đáng dùng nhất.

Từ phát triển ý tưởng, tạo logo sáng tạo cho đến hoàn thiện chi tiết cuối cùng, các công cụ hỗ trợ công việc thiết kế này sẽ giúp nhóm của bạn phối hợp tốt hơn và phát huy hết thế mạnh.

Bắt đầu thôi.

Cách chọn công cụ cộng tác phù hợp

Chọn công cụ cộng tác phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu thực tế của bạn và nhóm. Mỗi công cụ thường mạnh ở một số chức năng nhất định, vì vậy hãy nhìn vào các chức năng đó để biết mình nên ưu tiên điều gì.

Đừng quên những yếu tố khác có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc. Dưới đây là vài câu hỏi giúp bạn chọn công cụ kết nối tốt hơn giữa thiết kế và cộng tác:

Công cụ đó có giúp công việc dễ hơn không?
Nhóm có mất nhiều thời gian làm quen không?
Nó có giải quyết được vấn đề của nhóm bạn không, chẳng hạn như khác múi giờ, nhiều thành viên, hạn chót gấp?
Chi phí là bao nhiêu và có bản dùng thử miễn phí không?
Mọi thành viên trong nhóm có dễ truy cập và sử dụng không?

Nếu một công cụ trả lời tốt các câu hỏi này, bạn có thể tự tin đưa nó vào quy trình.

Bạn cũng không nhất thiết phải phụ thuộc vào một công cụ duy nhất. Batman có chỉ mang một món đồ nghề trên thắt lưng không? Không. Anh ấy mang nhiều nhất có thể.

Vậy hãy trở thành Batman của cộng tác thiết kế: dùng những công cụ thật sự hữu ích và xây dựng cách làm việc linh hoạt nhất cho nhóm.

Câu hỏi còn lại là: trong số đó, công cụ nào đáng dùng nhất? Hãy cùng xem những công cụ cộng tác thiết kế đồ họa nổi bật trong năm nay.

Các công cụ cộng tác thiết kế tốt nhất

1. ScreenRec

Vì sao đáng dùng

Hãy tưởng tượng bạn muốn hướng dẫn khách hàng xem qua một bản thiết kế website hoặc cần cho đồng nghiệp xem ứng dụng web của mình, nhưng họ đang ở bên kia thế giới, bạn không thể gọi điện, bạn không có thời gian, hoặc họ cũng không có thời gian.

Dù tình huống là gì, ScreenRec cho phép bạn quay màn hình, ghi âm giọng nói và webcam nếu cần, rồi chia sẻ bản ghi ngay lập tức bằng liên kết riêng tư. Bạn cũng có thể chụp và chú thích ảnh chụp màn hình khi muốn gửi phản hồi thiết kế trực tuyến thật nhanh.

Công cụ đơn giản này xứng đáng có mặt trong bộ công cụ cộng tác thiết kế của bạn vì nó giúp công việc nhẹ nhàng hơn rất nhiều.

Quay màn hình giúp các nhóm cộng tác và trao đổi về dự án thiết kế nhanh hơn, rõ ràng hơn và hiệu quả hơn.

Với ScreenRec, bạn không cần gõ những đoạn giải thích dài dòng hay phải trao đổi qua lại trong nhiều cuộc trò chuyện và chuỗi tin nhắn. Chỉ cần quay màn hình để giải thích bằng hình ảnh và ghi âm giọng nói để nói rõ ý của bạn.

Tính năng nổi bật

Quay màn hình với chất lượng lên đến 4K
Chia sẻ ngay bằng liên kết riêng tư
Mã hóa mạnh
Ghi webcam để thông điệp gần gũi hơn
Ghi cả âm thanh máy tính và âm thanh từ micro
Chụp và chú thích ảnh chụp màn hình

Giá

Miễn phí. Các gói trả phí sắp ra mắt sẽ có thêm nhiều tính năng hơn.

2. Asana

Vì sao đáng dùng

Asana là một trong những công cụ cộng tác dự án tốt nhất vì nó bao quát gần như mọi thứ, từ giao việc đến biểu đồ Gantt, trong một giao diện dễ sử dụng. Nếu nhóm của bạn đang làm việc từ xa, Asana giúp bạn theo dõi trao đổi và tiến độ dễ dàng hơn.

Dù bạn làm UX design, product design hay một vai trò tương tự, Asana là lựa chọn đáng cân nhắc nếu bạn muốn mọi người cùng nắm rõ thông tin. Nó giống như một bảng ý tưởng trực tuyến cho cả nhóm.

Tính năng nổi bật

Tạo mục tiêu để mọi người cùng nhìn thấy
Tạo dự án và chỉ thêm những thành viên cần thiết
Lịch cá nhân hóa cho chế độ xem cá nhân hoặc nhóm
Chia sẻ tệp ngay trên nền tảng

Giá

Miễn phí với số lượng công việc không giới hạn và tối đa 15 thành viên. Gói trả phí bắt đầu từ $10.99/tháng.

3. Monday.com

Vì sao đáng dùng

Monday.com không chỉ là công cụ quản lý dự án. Đây là một công cụ cộng tác trực tuyến có thể điều chỉnh theo nhu cầu và phong cách làm việc của nhóm bạn. Nền tảng này rất linh hoạt, cho phép bạn tùy chỉnh quy trình để phản ánh đúng cách nhóm đang vận hành.

Điểm nổi bật của Monday.com là khả năng hiển thị trạng thái và tiến độ công việc bằng hình ảnh rõ ràng. Bạn có thể gom công việc của cả nhóm vào một nền tảng, giảm nhu cầu dùng quá nhiều công cụ và giúp việc trao đổi mạch lạc hơn.

Tính năng nổi bật

Mẫu quy trình làm việc có thể tùy chỉnh
Chế độ xem timeline và biểu đồ Gantt
Tích hợp với các công cụ phổ biến khác
Tự động hóa để xử lý các công việc lặp lại
Theo dõi tiến độ và báo cáo

Giá

Monday.com có bản miễn phí cho tối đa 2 người dùng. Gói trả phí bắt đầu khoảng $8 cho mỗi người dùng/tháng khi thanh toán theo năm.

4. Filestage

Vì sao đáng dùng

Filestage là phần mềm cộng tác cho doanh nghiệp, được thiết kế riêng cho việc tạo và gửi phản hồi. Filestage cho phép bạn tải lên toàn bộ tệp dự án và hiển thị chúng trực quan cho các thành viên.

Thành viên có thể để lại phản hồi bằng bình luận, chú thích, bản ghi âm và nhiều cách khác. Với designer, Filestage là một trong những công cụ cộng tác và đánh dấu bản thiết kế rất đáng có.

Tính năng nổi bật

Không giới hạn số người đánh giá
Phê duyệt chỉ với một cú nhấp
Tính năng quy trình làm việc
Quản lý phiên bản

Giá

Có gói miễn phí với một số giới hạn. Gói trả phí bắt đầu từ $53/tháng.

5. Notion

Vì sao đáng dùng

Giao diện gọn gàng, trực quan của Notion dễ dùng và dễ nhìn. Nhưng điểm hay nhất của Notion nằm ở sự linh hoạt. Bạn có thể tùy chỉnh nó thành danh sách việc cá nhân, wiki cho nhóm, bảng dự án, ứng dụng ghi chú hoặc tất cả những thứ đó cùng lúc.

Notion cho phép nhóm cộng tác theo thời gian thực, rất phù hợp cho các buổi lên ý tưởng và duy trì một nguồn thông tin chung đáng tin cậy. Khả năng tùy chỉnh cao giúp bạn điều chỉnh Notion đúng với quy trình làm việc của mình, nên đây là công cụ hữu ích cho nhiều nhóm và dự án.

Tính năng nổi bật

Mẫu có thể tùy chỉnh cho nhiều mục đích sử dụng
Khối nội dung có thể nhúng, từ văn bản và hình ảnh đến mã và tệp
Cộng tác và bình luận trên mọi loại nội dung
Tích hợp với các công cụ khác
Hệ thống sắp xếp theo phân cấp

Giá

Notion có gói miễn phí giới hạn. Gói trả phí bắt đầu khoảng $8 cho mỗi người dùng/tháng.

6. Adobe XD

Vì sao đáng dùng

Adobe XD nổi bật như một giải pháp UX/UI tất cả trong một, đồng thời là công cụ thiết kế website, thiết kế ứng dụng di động và nhiều hơn nữa. Nó mang lại trải nghiệm liền mạch từ wireframe, prototype đến chia sẻ, tất cả trong cùng một nơi, giúp bạn nhanh chóng biến ý tưởng thành thiết kế và bản mẫu.

Khả năng tích hợp với các sản phẩm Adobe Suite và ứng dụng bên thứ ba giúp Adobe XD mạnh hơn, đặc biệt với designer muốn tinh gọn quy trình thiết kế và cộng tác hiệu quả hơn.

Tính năng nổi bật

Thiết kế vector và tạo wireframe
Prototype tương tác
Cộng tác thiết kế theo thời gian thực
Tích hợp với Adobe Creative Cloud và ứng dụng bên thứ ba
Chia sẻ và thu thập phản hồi trực tiếp trên thiết kế
Responsive resize và Auto-Animate

Giá

Adobe XD có phiên bản miễn phí và bản dùng thử miễn phí. Phiên bản trả phí của Adobe XD bắt đầu từ US$9.99/tháng.

7. Visme

Vì sao đáng dùng

Được giới thiệu như một “xưởng sáng tạo trọn gói”, Visme là nền tảng giúp bạn tạo nội dung trực quan ấn tượng cho nhiều mục đích. Từ bài thuyết trình trong cuộc họp, bài đăng mạng xã hội cho đến infographic, Visme cho phép bạn xử lý tất cả trong một ứng dụng.

Việc cộng tác cũng rất dễ vì Visme cho phép thành viên trong nhóm bình luận theo thời gian thực. Nhờ đó, Visme là lựa chọn tốt nếu bạn cần phần mềm phê duyệt thiết kế.

Tính năng nổi bật

Chia sẻ riêng tư
Khả năng giao công việc
Xuất bản thiết kế trực tiếp lên mạng
Chú thích đơn giản
Phân tích tích hợp sẵn

Giá

Miễn phí với giới hạn hoặc gói trả phí bắt đầu từ $12.25/tháng khi thanh toán theo năm.

8. Piktochart

Vì sao đáng dùng

Tương tự Visme, Piktochart tập trung vào trực quan hóa dữ liệu. Bạn có thể tạo infographic, biểu đồ, báo cáo và bài thuyết trình bằng một giao diện rất dễ dùng.

Piktochart cũng giúp quy trình phê duyệt thiết kế đồ họa diễn ra nhanh hơn. Với nền tảng này, bạn có thể giữ mọi thứ ngăn nắp và từng thành viên dễ dàng để lại bình luận trên thiết kế.

Tính năng nổi bật

Hơn 800 mẫu trực quan
Công cụ tạo biểu đồ tích hợp sẵn
Nhiều tùy chọn tích hợp

Giá

Miễn phí với giới hạn hoặc gói trả phí bắt đầu từ $17/tháng.

9. Marvel

Vì sao đáng dùng

Marvel là nền tảng phù hợp để đưa một thiết kế đi từ ý tưởng ban đầu đến sản phẩm hoàn chỉnh. Với nhiều tùy chọn tích hợp, bạn có thể dễ dàng đưa thiết kế của mình lên nền tảng này.

Bạn có thể tạo giao diện ứng dụng và wireframe ngay trong Marvel. Bạn thậm chí có thể kiểm thử thiết kế trong ứng dụng và tất nhiên là nhận phản hồi từ các thành viên trong nhóm. Đây là công cụ thiết kế web giúp một quy trình thường dài dòng trở nên ngắn gọn và nhẹ nhàng hơn.

Tính năng nổi bật

Tạo mockup tương tác
Tính năng tự động để giảm bớt công việc thủ công
Kiểm thử với người dùng

Giá

Miễn phí với giới hạn hoặc gói trả phí bắt đầu từ $10/tháng khi thanh toán theo năm.

Các lựa chọn đáng nhắc đến

Tên	Vì sao đáng dùng
GoVisually	Chỉnh sửa tài liệu trực tuyến theo thời gian thực
Shutterstock Collections	Kho ảnh miễn phí và trả phí để dùng trong thiết kế
ProofHub	Bình luận và chú thích nhanh khi cộng tác
Feedbag.io	Chia sẻ và đánh giá thiết kế bằng thao tác kéo thả đơn giản
Google Workspace	Gom các ứng dụng Google bạn thường dùng vào một nơi
Airtable	Công cụ quản lý dự án với giao diện đơn giản, giống bảng tính
Envato Elements	Kho tài nguyên sáng tạo trọn gói với mức giá riêng cho nhóm.

Công cụ nào tốt nhất?

Sau khi xem danh sách các công cụ cộng tác hàng đầu này, câu hỏi tự nhiên sẽ là: công cụ nào tốt nhất?

Thành thật mà nói, rất khó để chọn ra một công cụ cộng tác thiết kế duy nhất là tốt nhất.

Lý do là mỗi công cụ có một nhóm tính năng riêng và mang lại một giá trị khác nhau. Thay vì chọn một, bạn thường nên kết hợp nhiều công cụ để tạo nên “thắt lưng Batman” hoàn chỉnh cho quy trình thiết kế.

Theo chúng tôi, ScreenRec, Asana và Adobe XD là ba món gần như không thể thiếu. Asana giúp nhóm của bạn luôn ngăn nắp, Adobe XD hỗ trợ thiết kế, còn ScreenRec giúp bạn trao đổi hiệu quả hơn, kể cả khi làm việc khác múi giờ.

Vậy công cụ phản hồi thiết kế nào sẽ có mặt trong bộ công cụ của bạn?

Câu hỏi thường gặp

Nói ngắn gọn, cộng tác thiết kế là quá trình cả nhóm cùng tạo, chỉnh sửa và kiểm thử một thiết kế cụ thể.

Nói đầy đủ hơn, cộng tác thiết kế giúp các nhóm lớn nhỏ đưa một thiết kế đi qua nhiều giai đoạn, từ lúc hình thành ý tưởng đến khi xuất bản.

Trong quá trình đó, mỗi thành viên có những nhiệm vụ cần hoàn thành để tạo và hoàn thiện thiết kế. Trên đường đi, mọi người cần chia sẻ ý tưởng, góp ý, phát hiện và sửa lỗi.

Cả nhóm phải có khả năng trao đổi nhanh, hiệu quả và bám sát công việc nhất có thể. Khi làm được những điều này, nhóm sẽ có cơ hội tạo ra một thiết kế chỉn chu, sẵn sàng giới thiệu đến người dùng.

Công cụ cộng tác thiết kế rất cần thiết khi bạn muốn cùng nhóm tạo ra thiết kế chất lượng. Chúng giúp cải thiện trao đổi trong nhóm, tự động hóa một số việc, giao nhiệm vụ rõ ràng, lên lịch các mốc quan trọng và hạn chót, cùng nhiều công việc khác.

Một số công cụ cộng tác dự án thiết kế tập trung vào một khía cạnh rất cụ thể. Ví dụ, quay màn hình đã trở thành một trong những cách nhanh nhất để trao đổi ý tưởng hoặc chỉ ra lỗi giữa các thành viên. Vì vậy, có sẵn một trình ghi màn hình đáng tin cậy là lựa chọn rất hợp lý.

Giữ mọi thứ ngăn nắp cũng quan trọng không kém. Các ứng dụng cộng tác theo quy trình giúp quá trình thiết kế nhẹ hơn bằng cách cho phép người dùng theo dõi nhiệm vụ được giao, ngày đến hạn và nhiều thông tin khác. Nhờ đó, công việc được phân chia rõ ràng, giúp làm việc nhóm dễ hơn và năng suất hơn.

Có. Tất cả công cụ được nhắc đến trong bài đều phù hợp với nhóm làm việc từ xa. Chúng cung cấp các tính năng hỗ trợ trao đổi và cộng tác, bất kể thành viên đang ở đâu.

Hoàn toàn được. Dù các công cụ này rất hữu ích cho nhóm, chúng cũng có giá trị với cá nhân. Chúng giúp bạn quản lý dự án, tinh gọn quy trình làm việc và cộng tác với khách hàng dễ dàng hơn.

Nhìn chung, các công cụ này có những biện pháp bảo mật mạnh để bảo vệ dữ liệu của bạn. Tuy vậy, bạn vẫn nên xem kỹ chính sách và cách triển khai bảo mật của từng công cụ để chắc chắn chúng đáp ứng tiêu chuẩn của mình.