Slack vs. email: và bên thắng là...

Khi chúng ta tiếp tục thích nghi với cách làm việc mới và những thách thức khi quản lý nhóm từ xa, nhiều người bắt đầu nhìn lại các công cụ mình từng phụ thuộc.

Ở đây, chúng ta đang nói về email. Suốt nhiều thập kỷ, email là công cụ quen thuộc cho giao tiếp nội bộ, nhưng ngày càng có nhiều tranh luận rằng liệu nó còn là giải pháp phù hợp nhất hay không.

Một đối thủ xứng tầm đã xuất hiện và dần đẩy email sang một bên. Cái tên đó là Slack.

Slack là nền tảng cộng tác trong công việc rất phổ biến. Với ba lập luận chính thường được nhắc đến, cuộc tranh luận Slack vs. email đã diễn ra khá sôi nổi. Vì vậy, hãy cùng xem rõ một lần: Slack hay email tốt hơn?

Lập luận #1: email kém hiệu quả

Lập luận ở đây là email đơn giản là một hình thức giao tiếp kém hiệu quả. Dù bị xem là lỗi thời, thiếu an toàn hay tốn thời gian, quan điểm chung là email tạo ra nhiều vấn đề hơn những gì nó giải quyết.

Bằng chứng ủng hộ

Nhân viên dành 209 phút, khoảng 3,5 giờ, mỗi ngày để kiểm tra email
Theo một báo cáo của CNBC, một nhân viên trung bình dành 209 phút mỗi ngày để kiểm tra email công việc. Điều đó có nghĩa là mỗi ngày, họ dùng 43% thời gian làm việc để xử lý email liên quan đến công việc.
Câu hỏi đặt ra là: làm sao một người có thể thật sự năng suất khi gần nửa ngày làm việc được dành cho việc đọc và trả lời thay vì tập trung làm việc?
Email thiếu các tính năng hữu ích
Email khá cơ bản nếu xét về những gì bạn có thể làm. Bạn có thể gửi email qua lại và đính kèm các tệp nhỏ.
Nhưng với doanh nghiệp, như vậy là chưa đủ. Email không mang lại giao tiếp tức thời tại nơi làm việc, không có lựa chọn gọi thoại hoặc gọi video thuận tiện, và cũng không giúp gửi tệp lớn một cách dễ dàng. Ngay cả một số tính năng bảo mật như mã hóa cơ bản cũng còn hạn chế ở nhiều nhà cung cấp email phổ biến.
Cuối cùng, bạn thường phải sao chép/dán, tải xuống/tải lên giữa ứng dụng email, công cụ quản lý dự án và ứng dụng làm việc từ xa.

Bằng chứng phản biện:

Gần như ai cũng quen dùng email, nên chuyển sang nền tảng mới có thể mất nhiều thời gian
Có lẽ bạn chỉ biết một hoặc hai người không có tài khoản Gmail, Yahoo hoặc Outlook. Email là thứ chúng ta đã quá quen, nên bỏ email trong công việc hằng ngày đôi khi gây khó chịu hơn là mang lại lợi ích.
Không chỉ cần thuyết phục cả nhóm chuyển đổi, mọi người còn phải học cách dùng nền tảng giao tiếp cho nhân viên mới. Với một số người, điều này không hề dễ.
Lưu cuộc trò chuyện tốt, giúp tìm lại thư cũ dễ dàng
Khi so sánh chat vs email, email thường thắng ở điểm này. Một trong những ưu điểm lớn nhất của email là bạn có thể sắp xếp cuộc trao đổi hoặc thư từ một cách tiện lợi và tìm lại bằng thao tác tìm kiếm đơn giản.
Các ứng dụng nhắn tin tức thời vẫn còn nhiều điểm chưa đáp ứng tốt. Thường không có cách tổ chức một cuộc trò chuyện đơn lẻ thật rõ ràng, và việc tìm thông tin quan trọng thường chỉ giới hạn ở tìm theo từ khóa.

Lập luận #2: nền tảng cộng tác trong công việc tốt hơn

Nền tảng cộng tác trong công việc đã trở nên rất phổ biến trong lĩnh vực làm việc từ xa. Những nền tảng này được cho là giúp nhóm từ xa cùng nắm rõ thông tin theo cách dễ dàng và tiện lợi, điều mà email khó làm được.

Bằng chứng ủng hộ:

Quy trình làm việc có tổ chức
Các nền tảng cộng tác trong công việc nổi bật nhờ quy trình rõ ràng. Thành viên trong nhóm có thể dễ dàng xem việc gì cần làm, ai phụ trách và khi nào đến hạn.
Mọi thành viên dễ dàng xem cập nhật dự án
Không chỉ hiển thị công việc, các ứng dụng này còn giúp bạn theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ.
Gọi thoại/video
Gần như mọi nền tảng đều cho phép bắt đầu và nhận cuộc gọi thoại hoặc video ngay trong ứng dụng.
Các dịch vụ email thường có giới hạn tải tệp lên rất thấp. Ví dụ, giới hạn của Gmail chỉ là 25 MB. Trong khi đó, các nền tảng cộng tác trong công việc thường cho phép tải lên đến khoảng 1 GB.
Hỗ trợ cuộc họp
Nhiều nền tảng cũng cho phép bạn tổ chức cuộc họp trực tuyến. Điều này khác với một cuộc gọi video đơn giản, vì phòng họp thường có thêm bảng trắng, ghi lại cuộc họp, chat và chia sẻ màn hình.

Bằng chứng phản biện:

Thường có thời gian làm quen và không phải thành viên nào cũng sẵn sàng vượt qua
Như đã nói ở trên, thích nghi với một nền tảng cộng tác trong công việc không phải lúc nào cũng dễ. Có nhiều tính năng người dùng phải làm quen, và trong lịch làm việc bận rộn, việc học một nền tảng lạ có thể tốn thời gian, đồng thời ảnh hưởng xấu đến trải nghiệm của nhân viên.
Phiên bản miễn phí thường rất hạn chế, nhất là khi dùng cho giao tiếp doanh nghiệp thay vì tài khoản email miễn phí
Hầu hết nền tảng đều có bản miễn phí nhưng giữ các tính năng cao cấp cho gói trả phí. Nếu ngân sách không cho phép trả phí hằng năm, bạn sẽ phải dựa vào bản miễn phí.
Đáng tiếc là các tính năng thường bị giới hạn khá nhiều. Ví dụ, giới hạn kích thước tệp tải lên có thể bị giảm. Dung lượng lưu trữ có thể rất thấp. Các tính năng như ghi lại cuộc họp hoặc dùng bảng trắng cũng có thể không khả dụng.

Lập luận #3: Slack là một lựa chọn thay thế email tốt

Trong hàng chục nền tảng cộng tác hiện nay, Slack là một trong những cái tên đầu tiên trở nên cực kỳ phổ biến. Vì vậy, Slack đã trở thành đối thủ lớn nhất của email. Nhiều người bắt đầu hỏi: “Slack có tốt hơn email không?”. Với không ít người, câu trả lời là có.

Bằng chứng ủng hộ:

Giúp chia sẻ thông tin gọn gàng hơn
Slack có giao diện hiện đại, giúp cả nhóm cùng nắm thông tin và nhanh chóng gửi, nhận thông tin dự án hoặc nội bộ. Điều này tốt hơn nhiều so với hộp thư chung, nơi mọi thứ có thể rối lên rất nhanh.
Dùng chat, bình luận và nhắn tin theo thời gian thực để giao tiếp nhanh
Dùng Slack cho giao tiếp nội bộ có lẽ là một trong những cách dễ nhất để thành viên trong nhóm theo sát công việc.
Nhờ tính năng chat và bình luận, cả nhóm có thể chia sẻ ý tưởng và phản hồi theo thời gian thực. Nhắn tin tức thời cũng giúp mọi người luôn cập nhật tin tức của nhóm.
Tổ chức dự án và nhóm theo “kênh”
Với Slack, tổ chức thông tin là điểm cốt lõi. Dự án và nhóm được sắp xếp trong các “kênh” của Slack. Nhờ tính năng này, mọi thông tin như tệp, bình luận và đoạn chat được tách riêng theo từng kênh, giúp tăng năng suất khi nhắn tin tức thời trong nhóm.
Có thể chọn cuộc trò chuyện nào cần chú ý và cuộc trò chuyện nào không
Nhờ các kênh này, thành viên được giao vào một dự án có thể được thêm vào kênh liên quan và nhận thông báo về từng tin nhắn Slack.
Những thành viên không tham gia dự án sẽ không bị làm phiền bởi các cảnh báo không cần thiết.

Bằng chứng phản biện:

Ứng dụng đòi hỏi chú ý liên tục vì mọi người luôn kết nối và có thể thay đổi/cập nhật bất cứ lúc nào
Dù kênh là cách hay để tách thông tin, thông báo và cảnh báo cơ bản vẫn liên tục xuất hiện mỗi khi có thay đổi trong quy trình. Nhiều cập nhật trong số đó có thể không khẩn cấp, thậm chí không liên quan, và bạn có thể kết thúc bằng việc kiểm tra bảng điều khiển Slack thường xuyên như kiểm tra email, nếu không muốn nói là nhiều hơn.
Không thật sự riêng tư vì quản trị viên có thể xem mọi cuộc trò chuyện
Dù bạn không nên trao đổi nội dung không phù hợp trên không gian làm việc Slack, vẫn cần lưu ý rằng tin nhắn trực tiếp riêng tư không thật sự hoàn toàn riêng tư.
Trên thực tế, nhà tuyển dụng và quản trị viên có thể xem mọi trao đổi trong chat.
Không linh hoạt trong tùy chỉnh
Nếu bạn muốn thay đổi một số thứ như sắp xếp lại thứ tự kênh, bỏ các kênh không liên quan hoặc ẩn những cuộc thảo luận bạn không tham gia, bạn sẽ không thể làm điều đó mà không tạo cùng thay đổi trên thiết bị của những người khác.

Nhận định

Quyết định khi nào dùng email và khi nào dùng Slack

Dù các lập luận trên cố gắng trả lời vì sao dùng Slack thay email là tốt hơn hoặc tệ hơn, chúng ta cũng cần nhìn vào những bằng chứng phản biện. Hãy dùng các điểm này để xác định khi nào email thực sự có thể phù hợp với nhóm của bạn hơn Slack.

Quyết định kết hợp Slack và email

Với ưu điểm riêng của cả email và Slack, không khó hiểu khi nhiều công ty chọn dùng cả hai. Slack giúp mọi người cùng nắm thông tin và giao tiếp nhanh hơn.

Email lại hữu ích khi gửi và sắp xếp các trao đổi trang trọng hơn. Nó cũng có thể đóng vai trò như một dạng cơ sở dữ liệu, nơi bạn lưu những nội dung muốn giữ thật sự riêng tư.

Nếu bạn đang tìm giải pháp thay thế email hoặc công cụ khác phù hợp với chiến lược giao tiếp cho nhóm từ xa, chúng tôi rất khuyến nghị cân nhắc email video. Với nhóm của chúng tôi, cách này đã tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Slack Vs. Email: bảng so sánh

	Slack	Email
Nhắn tin khẩn cấp	Rất phù hợp. Đây chính là điểm mạnh của Slack	Không thật sự phù hợp
Nhắn tin riêng tư	Slack không hẳn là riêng tư	Thông thường, quyền truy cập chỉ giới hạn ở một người
Có thể tìm kiếm	Có, nhưng có thể bị giới hạn	Có. Thường rất dễ tìm đúng thông tin bạn cần
Hỗ trợ làm việc tập trung	Không, trừ khi bạn tắt toàn bộ thông báo	Có, bạn có thể dễ dàng bỏ qua hộp thư đến và tập trung làm việc
Dễ tổ chức thông tin	Các kênh của Slack là tính năng rất hữu ích để sắp xếp luồng thông tin	Bạn có thể sắp xếp email bằng nhãn, nhưng cách này hơi cồng kềnh hơn Slack
Tùy chỉnh	Thay đổi với kênh sẽ hiển thị cho mọi người, nên khả năng tùy chỉnh không cao	Hộp thư là của bạn, nên bạn có thể tùy chỉnh theo cách mình muốn
Tiện ích mở rộng	Có, Slack có rất nhiều tiện ích mở rộng và tích hợp	Có, các ứng dụng email phổ biến như Gmail cũng có khá nhiều tiện ích mở rộng

Kết quả

Vậy ai thắng? Và công cụ nào đã lỗi thời?

Chúng tôi cho rằng câu trả lời nên tùy thuộc vào bạn. Nhưng theo quan điểm của chúng tôi, Slack và email nên được dùng song song. Mỗi công cụ có tính năng và lợi thế riêng, vậy tại sao không tận dụng cả hai để giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn?

Trong lúc đó, hãy thử xem ScreenRec. Bạn có thể dùng ScreenRec để tiết kiệm thêm thời gian bằng cách gửi tin nhắn video trong cả Slack lẫn ứng dụng email. Hãy quay màn hình máy tính, giọng nói, camera và cả âm thanh máy tính để nhóm và khách hàng có cảm giác như họ gần như đang ở cùng phòng với bạn.