5 chiến lược giao tiếp thiết yếu cho nhóm làm việc từ xa

Bạn muốn nghe một con số đáng chú ý không? Năm 2016, người ta phát hiện rằng “57% nhân viên cho biết họ không được chỉ dẫn rõ ràng và 69% quản lý không thoải mái khi giao tiếp với nhân viên nói chung.” Thật khó tin, đúng không? Hơn một nửa lực lượng lao động gặp vấn đề với giao tiếp cơ bản tại nơi làm việc.

Con số này có thể gây bất ngờ, nhưng hầu hết trưởng nhóm đều không xa lạ với những thách thức của giao tiếp trong nhóm từ xa. Thành thật mà nói, giao tiếp ở môi trường làm việc truyền thống đã khó; xử lý cùng những vấn đề đó với một nhóm phân tán còn khó hơn nhiều. Bạn có thể phải đối mặt với múi giờ khác nhau, thông tin bị chậm trễ, công cụ làm việc từ xa, cuộc họp trực tuyến và việc hiểu sai giọng điệu do thiếu tương tác trực tiếp. Nếu kéo dài, các vấn đề này chắc chắn sẽ ảnh hưởng lớn đến năng suất và cả tinh thần của đội ngũ. Vì vậy giao tiếp từ xa phức tạp hơn nhiều. Nhưng không nhất thiết phải như vậy.

Chúng tôi đã tổng hợp năm chiến lược giao tiếp thiết yếu mà các trưởng nhóm, điều phối viên và quản lý từ xa thành công thường sử dụng. Bạn có thể áp dụng những chiến lược này vào công việc hằng ngày để cải thiện rõ rệt cách giao tiếp khi làm việc từ xa.

Cải thiện tốc độ giao tiếp

Không gì khó chịu hơn việc muốn truyền đạt một thông điệp nhưng mất quá lâu để diễn đạt hoặc gửi đến người nhận. Giao tiếp nhanh là yếu tố then chốt trong làm việc từ xa. Nó không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn rất quan trọng khi quản lý nhóm từ xa.

Khi nhấn nút này, hệ thống sẽ chụp toàn bộ màn hình rồi lưu ảnh kỹ thuật số đó vào clipboard để bạn có thể dán vào bất kỳ công cụ chỉnh sửa ảnh nào và lưu lại. Nếu bạn nhấn phím Ctrl + PrtSc trên bàn phím, hiệu quả cũng tương tự.

Cách làm đó có thể rất tốn thời gian, vì vậy bạn cần tăng tốc giao tiếp để tiết kiệm thời gian, chi phí và giúp mọi việc dễ dàng hơn cho cả bạn lẫn thành viên trong nhóm.

Công cụ tốt nhất: ScreenRec

Đây là công cụ gần như bắt buộc với các nhóm từ xa đang gặp khó khăn trong giao tiếp nhanh. Screenrec là một trình ghi màn hình kiêm công cụ chụp màn hình, cho phép bạn quay video HD không giới hạn kèm âm thanh, chụp và chỉnh sửa ảnh chụp màn hình.

Về bản chất, ScreenRec là một công cụ giao tiếp nhóm có thể gần như thay thế quy trình gửi email dài dòng. Ứng dụng đơn giản này đưa giao tiếp không đồng bộ đi xa hơn một bước. Thay vì gõ email dài, bạn có thể gửi email video bằng cách ghi lại điều muốn nói qua micro, đồng thời quay màn hình để giải thích trực quan.

Khi hoàn tất, một liên kết riêng tư và bảo mật sẽ tự động được sao chép vào clipboard để bạn dán ở bất kỳ đâu và gửi cho bất kỳ ai. Xem ScreenRec tại đây.

Tận dụng nền tảng cộng tác

Giao tiếp trong nhóm ảo chỉ hiệu quả nhất khi mọi thành viên của đội ngũ phân tán đều cùng nắm rõ thông tin. Đó chính là vai trò của nền tảng cộng tác. Với nền tảng phù hợp, bạn và nhóm có thể theo dõi công việc, thời hạn, đóng góp cá nhân và tiến độ.

Nhờ vậy, mọi người hiểu mình cần làm gì và cả nhóm đang hướng tới điều gì. Tùy nền tảng, bạn cũng có thể bình luận trên công việc, chia sẻ tệp và nhiều thao tác khác.

Công cụ tốt nhất: Asana

Asana cung cấp gần như mọi thứ bạn cần ở một nền tảng cộng tác. Về cốt lõi, đây là một công cụ quản lý dự án, cho phép bạn giao việc cho từng thành viên với thời hạn, nhãn, phần bình luận và khả năng theo dõi tiến độ.

Với cả phiên bản máy tính và di động, giao tiếp từ xa trở nên dễ hơn nhờ thông báo theo thời gian thực chỉ liên quan đến các dự án và công việc của bạn. Tìm hiểu thêm về Asana tại đây.

Nói về cộng tác trực tuyến, bạn cũng có thể xem video này về các công cụ làm việc từ xa.

Tổ chức họp trực tuyến khi cần thiết

Ai cũng biết họp có thể tốn thời gian và đôi khi lãng phí, nhưng họp vẫn là một công cụ giao tiếp rất quan trọng với nhóm làm việc từ xa. Trong môi trường làm việc truyền thống, đồng nghiệp gặp nhau mỗi ngày nên thông tin cơ bản dễ được truyền đạt. Còn với người làm việc từ xa, thành viên trong nhóm đôi khi vô tình bị bỏ sót thông tin. Và nếu bạn là người mới, việc được gặp quản lý ít nhất trong một cuộc họp trực tuyến sẽ tạo ra trải nghiệm onboarding tốt hơn.

Để tránh tình trạng đó, người quản lý nên tổ chức cuộc họp trực tuyến nhằm chia sẻ với mọi người thông tin liên quan đến các dự án đang diễn ra. Đây cũng là cách tốt để thành viên trong nhóm nêu ý kiến hoặc mối quan ngại trong một không gian an toàn, nơi vấn đề có thể được thảo luận và giải quyết.

Công cụ tốt nhất: Zoom

Chiến lược giao tiếp cho nhóm làm việc từ xa

Zoom là một ứng dụng hội nghị video đáng tin cậy, có thể hỗ trợ tối đa 100 người tham dự cùng lúc. Với các tính năng như bảng trắng, chia sẻ màn hình và ghi lại cuộc họp ngay trong ứng dụng, việc giao tiếp trực tuyến hiệu quả trở nên dễ dàng hơn. Phiên bản miễn phí cho phép họp tối đa 40 phút, thường đủ cho các buổi gặp nhóm hằng tuần. Xem cách Zoom hoạt động.

Tạo không gian trò chuyện ảo

Ai cũng cần một chút thời gian tạm rời công việc để xả hơi. Khi làm việc tại nhà, bạn thường phải tự làm điều đó một mình. Ở nơi làm việc truyền thống, nhân viên có “góc máy nước” tượng trưng, nơi mọi người đứng quanh và trò chuyện về những chủ đề ngoài công việc.

Dù bạn đang đối mặt với nhiều thách thức khi quản lý nhóm từ xa, đây không nhất thiết phải là một trong số đó. Có một vài công cụ trực tuyến có thể giúp bạn tạo một không gian ảo để nhóm trò chuyện, vui vẻ và gắn kết. Đây là cách hay để các thành viên hiểu nhau hơn, và điều đó có thể phản ánh qua năng suất nhóm tốt hơn. Nhân tiện, bạn cũng có thể xem danh sách ứng dụng năng suất tốt nhất của chúng tôi. Quay lại với các cuộc trò chuyện thân mật.

Công cụ tốt nhất: Yammer

Yammer giống như một mạng xã hội dành riêng cho nhóm của bạn. Với giao diện tương tự Facebook, thành viên có thể tạo hồ sơ và bình luận trên tường của nhau. Hãy xem Yammer có phù hợp với nhóm của bạn không.

Rèn luyện kỹ năng giao tiếp cá nhân

Dù bạn đang xây dựng đội ngũ bán hàng từ xa hay một nhóm phát triển phần mềm từ xa, giao tiếp sẽ quyết định mức độ phối hợp giữa các thành viên và với khách hàng. Giọng điệu, cách chọn từ và ngôn ngữ cơ thể của mỗi người đều đóng vai trò quan trọng. Khi mọi người hiểu phong cách giao tiếp của nhau và nhận thức được điểm mạnh, điểm yếu của chính mình, công việc sẽ trôi chảy hơn nhiều.

Công cụ tốt nhất: sự chủ động và tìm hiểu của chính bạn

Bạn có thể bắt đầu với hướng dẫn giao tiếp tại nơi làm việc này.

Tóm tắt

Chiến lược	Công cụ tốt nhất	Kết quả mong muốn
#1 Cải thiện tốc độ giao tiếp	ScreenRec	Tiết kiệm thời gian bằng cách quay video màn hình kèm giọng nói để gửi ghi chú, phản hồi và thông tin chung.
#2 Tận dụng công cụ cộng tác	Asana	Giúp mọi người cùng nắm rõ thông tin và làm việc hiệu quả
#3 Tổ chức họp trực tuyến	Zoom	Giúp mọi người không bị bỏ sót thông tin và có thể chia sẻ thông tin, ý kiến, mối quan ngại
#4 Tạo không gian trò chuyện ảo	Yammer	Tạo nơi để cả nhóm thư giãn, trò chuyện và hiểu nhau hơn
#5 Xây dựng kỹ năng giao tiếp cá nhân	Tìm hiểu và kiên trì rèn luyện	Giao tiếp phù hợp với đội ngũ để mọi người cảm thấy thoải mái

Học cách giao tiếp với nhóm làm việc từ xa sẽ dễ hơn nhiều khi bạn áp dụng năm chiến lược và công cụ này. Khi đã làm được, bạn có thể thấy nhóm của mình hình thành nhịp làm việc ổn định, giúp mọi việc vận hành hiệu quả và ít vướng mắc hơn.

Trong lúc cân nhắc, bạn có thể tải ScreenRec miễn phí và xem xét các phiên bản trả phí của Asana, Zoom và Yammer. Hãy bắt đầu bằng một bước nhỏ hôm nay, rồi những thách thức trong giao tiếp nhóm từ xa sẽ sớm trở thành chuyện quá khứ.