Làm việc hybrid và làm việc từ xa: mô hình nào tốt hơn? Tương lai sẽ ra sao?

Đại dịch đã thay đổi cách suy nghĩ của rất nhiều người. Nó buộc chúng ta thay đổi thói quen, học cách thích nghi và tuân thủ các quy tắc giãn cách xã hội. Nhiều doanh nghiệp bắt đầu cân nhắc không chỉ làm việc từ xa mà cả mô hình hybrid. Làm việc từ xa đã tồn tại trước đại dịch, nhưng nhiều công ty vẫn ngần ngại chuyển sang cách làm này.

Việc chuyển sang mô hình làm việc từ xa không giống nhau với mọi người. Một số người thấy căng thẳng vì thói quen thay đổi và khó kiểm soát áp lực. Những người khác lại tận hưởng sự tự do hơn trong việc sắp xếp lịch làm việc. Tuy nhiên, các biện pháp cách ly giờ đã dần nới lỏng. Mọi người được tiêm vắc xin và cuộc sống đang quay lại như trước. Hoặc gần như vậy.

Đã đến lúc quay lại văn phòng. Nhưng không phải ai cũng sẵn sàng hoặc vui vẻ làm điều đó. Vì vậy, một số công ty vẫn giữ cách làm việc tại nhà hoặc khuyến khích làm việc từ xa và làm việc hybrid.

Những khái niệm này khác nhau thế nào, và mô hình nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn? Bài viết này sẽ giúp bạn so sánh làm việc hybrid và làm việc từ xa để tìm ra giải pháp phù hợp cho nhân viên.

Làm việc hybrid và làm việc từ xa: nhân viên có muốn quay lại văn phòng không?

Rồi cũng đến ngày nhiều người phải ở nhà. Họ chỉ có laptop hoặc PC để làm việc, mua sắm và giao tiếp. Lưu lượng truy cập trực tuyến tăng mạnh khiến các công ty hiện đại hóa trang web của mình, nhằm mang lại trải nghiệm người dùng mượt mà và áp dụng những mô hình hoàn toàn mới, chẳng hạn như headless commerce approach.

Làm việc từ xa là gì?

Đó là hình thức thực hiện công việc bên ngoài môi trường văn phòng. Về mặt kỹ thuật, làm việc từ xa và làm việc ảo có khác nhau đôi chút: làm việc từ xa có thể bao gồm cả những công việc không gắn với thiết bị điện tử, chẳng hạn như bán hàng ngoài thị trường. Tuy vậy, hai thuật ngữ này thường được dùng thay thế cho nhau. Một trong những vấn đề lớn nhất của cách làm này là khó quản lý.

Khi các hạn chế được gỡ bỏ, nhân viên có thể chọn nơi làm việc họ thích. Họ có thể làm việc ở quán cà phê, thư viện, không gian coworking, v.v.

Vì sao những nơi như vậy lại hấp dẫn hơn làm việc tại văn phòng? Làm việc tại nhà và làm việc ở văn phòng khác nhau nhiều đến mức nào?

Nhiều nhân viên đã thiết kế lại quy trình làm việc của mình. Nhờ đó, họ học cách xử lý những phiền nhiễu trong gia đình. Với một số người, chuyển sang trạng thái bình thường mới là trải nghiệm căng thẳng và họ không muốn lặp lại. Những người khác lại đánh giá cao lợi ích của làm việc từ xa. Đây là những gì nghiên cứu của Upwork trên 1.000 doanh nghiệp nhỏ ghi nhận:

Ảnh chụp màn hình từ trang web chính thức của CNBC

Khi giảm bớt các cuộc họp không cần thiết, thời gian đi lại và những thứ gây lãng phí thời gian, người lao động có thêm thời gian tập trung vào nhiệm vụ chính. Điều này tăng năng suất của nhóm làm việc từ xa và giúp hoàn thành nhiều công việc hơn. Mọi người cũng có thể tự lên lịch và chọn địa điểm có không khí phù hợp nhất để làm việc hiệu quả. Tâm lý thoải mái khi ở nhà cũng dễ nuôi dưỡng ý tưởng sáng tạo.

Theo một nghiên cứu của Bloomberg, 39% trong số 1.000 nhân viên được khảo sát cho biết họ thà nghỉ việc nếu quản lý bắt buộc quay lại văn phòng. Tuy nhiên, làm việc từ xa cũng có nhiều nhược điểm, chúng ta sẽ bàn tiếp bên dưới. Với một số doanh nghiệp, tương tác trực tiếp hoặc văn phòng thuê vẫn có thể rất quan trọng.

Làm sao để giữ chân nhân viên và tìm được điểm cân bằng? Đây là lúc mô hình hybrid có thể phát huy tác dụng.

Làm việc hybrid từ xa là gì?

Môi trường làm việc hybrid là khi công ty cho phép nhân viên chọn thời điểm đến văn phòng và thời điểm ở nhà. Một biến thể khác là ấn định một số ngày cụ thể cho từng nhóm hoặc từng thành viên. Ví dụ, bộ phận marketing và kinh doanh làm việc tại văn phòng vào thứ Hai, thứ Tư và thứ Sáu. Bộ phận IT đến văn phòng vào thứ Ba, thứ Tư và thứ Năm.

Lịch làm việc hybrid có tốt hơn mô hình hoàn toàn từ xa không? Hãy so sánh hai lựa chọn này.

3 lý do làm việc từ xa có thể chưa phải giải pháp hoàn hảo

Khi công nghệ phát triển, doanh nghiệp có văn phòng vật lý không nhất thiết phải giữ nhân viên tại chỗ. Các công cụ quản lý công việc và quản lý thời gian cho phép bạn theo dõi hoạt động của nhân viên và giao việc mà không cần gặp trực tiếp. Dù vậy, làm việc từ xa không phù hợp với tất cả mọi người. Dưới đây là lý do.

1. Khó tách trách nhiệm công việc khỏi thời gian nghỉ ngơi

Nhiều thống kê cho thấy nhân viên làm việc hoàn toàn từ xa có năng suất cao hơn. Nhưng điều đó không có nghĩa là họ hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Trong nhiều trường hợp, nhân viên bắt đầu ngày làm việc sớm hơn và chỉ gập laptop không lâu trước khi đi ngủ. Họ có cảm giác mình luôn đang làm việc, thiếu hẳn khoảng chuyển đổi cần thiết sang trạng thái nghỉ ngơi sau giờ làm.

Cách sắp xếp này làm mờ ranh giới giữa giờ làm và thời gian cá nhân. Vì vậy, nhân viên từ xa có thể khó ngắt kết nối khỏi công việc và dành thời gian cho gia đình. Về lâu dài, điều này làm tăng nguy cơ kiệt sức và nghỉ việc. Đại dịch nhắc chúng ta rằng sức khỏe và thời gian chất lượng là điều then chốt. Vì vậy, bạn cần dành thời gian nhận diện các dấu hiệu đáng lo, ngay cả khi nhân viên không ở trước mắt.

Làm việc tại nhà và làm việc ở văn phòng

2. Khó trò chuyện tự nhiên với đồng nghiệp

Khi ở văn phòng, bạn dễ dàng bước tới chỗ đồng nghiệp và trao đổi. Bữa trưa, giờ nghỉ cà phê và các hoạt động khác nuôi dưỡng cảm giác gắn kết với nhóm. Bạn cũng có thể hỏi ai đó về vấn đề công việc và nhận câu trả lời ngay.

Làm việc từ xa hạn chế khả năng trao đổi với đồng nghiệp. Dù bạn có thể trò chuyện qua ứng dụng nhắn tin, những cuộc trao đổi đó thường trang trọng hơn và thiếu giao tiếp bằng mắt, biểu cảm khuôn mặt cùng nhiều tín hiệu tự nhiên khác. Nhân viên vì thế có thể cảm thấy tách biệt và cô đơn.

3. Cần tính tự giác cao hơn

Trì hoãn trở thành vấn đề dễ xảy ra hơn vì ở nhà không có sự giám sát trực tiếp. Bạn có thể bị phân tâm bởi đủ thứ:

việc nhà
trẻ con la hét
chó sủa
nhu cầu chăm sóc người thân
thông báo mạng xã hội

Nhân viên từ xa cũng phải xử lý các sự cố như mất điện, PC/laptop không hoạt động hoặc virus lây lan trên thiết bị. Những yếu tố này ảnh hưởng đáng kể đến năng suất cá nhân. Thêm vào đó, quản lý cũng khó điều phối nhân viên từ xa và đảm bảo mọi người sử dụng giờ làm việc đúng cách.

Làm việc hybrid: kết hợp lợi ích của làm việc từ xa và tại văn phòng

Theo PwC, 83% nhà tuyển dụng xem việc chuyển sang làm việc từ xa là thành công. Dù vậy, văn phòng vẫn sẽ tồn tại. Một số người cần bầu không khí văn phòng và giao tiếp trực tiếp. Một nơi yên tĩnh với ghế, bàn và điều hòa thoải mái cũng có tác động tích cực đến năng suất.

Vì thế, lịch làm việc hybrid từ xa có thể rất phù hợp với những ai muốn sự linh hoạt nhưng vẫn cần năng suất khi ở văn phòng. Đây là dữ liệu trong cùng báo cáo về số ngày lãnh đạo kỳ vọng nhân viên đến văn phòng:

29% người được hỏi muốn thấy nhân viên làm việc tại văn phòng ba ngày mỗi tuần.
21% lãnh đạo cho rằng năm ngày mỗi tuần tại văn phòng là lý tưởng để giữ văn hóa mạnh.
18% đồng ý với bốn ngày mỗi tuần tại văn phòng.

Ảnh chụp màn hình từ trang web chính thức của PwC

1. Chọn nơi và thời điểm làm việc hiệu quả nhất

Mô hình ưu tiên văn phòng thường có quy định chặt chẽ về thời điểm nhân viên phải có mặt, thường là từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều mỗi ngày làm việc. Mô hình hybrid tập trung vào kết quả công việc thay vì số giờ ngồi tại văn phòng. Nhân viên có thể làm việc vào thời điểm họ đạt hiệu suất cao nhất. Ví dụ, họ có thể họp trực tiếp vào buổi sáng rồi hoàn thành các nhiệm vụ cần tập trung vào buổi tối tại nhà.

Quyền tự chủ này, một phần quan trọng của văn hóa làm việc từ xa, đòi hỏi mức độ tin tưởng cao giữa trưởng nhóm và nhân viên. Điều đó có lợi cho các mối quan hệ trong nhóm. Năng suất tốt hơn và cảm giác được trao quyền cũng làm tăng sự hài lòng của nhân viên.

2. Nhiều cơ hội cộng tác hơn

Mô hình hybrid giữ lại lợi ích của giao tiếp và cộng tác trực tiếp. Điều này mang lại gì? Năng suất, mức độ gắn kết và các mối quan hệ bền chặt hơn.

Có thể bạn đã nghe đến thuật ngữ “Zoom fatigue”. Còn gọi là mệt mỏi vì họp trực tuyến, cảm giác kiệt sức này xuất hiện sau các cuộc họp hoặc cuộc gọi online. Nhân viên càng tham gia nhiều, họ càng dễ tiến gần đến kiệt sức.

Vì vậy, một không gian để gặp gỡ trực tiếp có thể mang lại lợi ích lâu dài. Các hoạt động offline như họp hằng ngày và team building rất quan trọng để xây dựng sự gắn bó với công ty, con người và mục tiêu chung.

3. Sức khỏe tinh thần tốt hơn cho mọi người

Việc chuyển sang làm việc từ xa đã mang lại lợi ích tinh thần cho nhiều nhân viên. Trạng thái bình thường mới cho phép họ tự quản lý ngày làm việc, tiết kiệm thời gian đi lại. Họ cũng không phải ở lại văn phòng để hoàn thành công việc và kịp hạn chót, điều có thể ảnh hưởng tiêu cực đến quan hệ gia đình. Làm việc tại nhà còn giải phóng thời gian để tự học, chơi thể thao hoặc chăm sóc sức khỏe.

Dù vậy, những người khác lại cảm thấy cô lập so với thời còn ở văn phòng. Họ bị áp lực vì cùng một không gian vừa là nơi làm việc vừa là nơi nghỉ ngơi. Mô hình hybrid là giải pháp phù hợp để đáp ứng cả nhóm làm việc từ xa lẫn nhóm cần văn phòng. Nó cho phép họ có sự cân bằng công việc và cuộc sống lành mạnh hơn, tùy vào nơi họ làm việc tốt nhất. Kết quả tinh thần tích cực cũng dẫn đến sự hài lòng, lòng trung thành và năng suất.

Làm việc hybrid và làm việc từ xa: bên nào thắng?

Bạn nên chọn gì trong cuộc so sánh giữa làm việc hybrid và làm việc từ xa? Câu trả lời phụ thuộc vào mục tiêu của bạn và việc bạn có thể thuê văn phòng hay không.

Theo tôi, mô hình hybrid sẽ là xu hướng định hình nơi làm việc trong tương lai. Vì sao? Vì nó kết hợp lợi ích của giao tiếp trực tiếp và làm việc từ xa. Nếu có thể thuê văn phòng, bạn nên tập hợp nhân viên dưới cùng một mái nhà, đồng thời cho họ tự do làm việc tại nhà vào một số ngày nhất định.

Dù thế nào, cả hai lựa chọn vẫn sẽ tiếp tục tồn tại trong năm 2026 và sau đó. Hãy xem số liệu bên dưới. Đây là báo cáo của McKinsey & Company cho thấy tỷ lệ người ưu tiên từng mô hình làm việc. Các con số đã tăng trước và sau đại dịch COVID-19:

từ 30% lên 52% đối với mô hình hybrid
từ 8% lên 11% đối với mô hình hoàn toàn từ xa

Tỷ lệ ưu tiên làm việc toàn thời gian tại văn phòng giảm từ 62% xuống 37%.

Thống kê về làm việc hybrid và làm việc từ xa

Ảnh chụp màn hình từ trang web chính thức của McKinsey & Company

Kết luận

Công ty của bạn có cần một cách làm việc linh hoạt hơn không? Hãy cân nhắc làm việc từ xa và hybrid, hoặc ít nhất cho phép mọi người chọn thời điểm ở nhà. Cả hai mô hình đều đóng góp đáng kể vào việc:

thúc đẩy đổi mới
thu hút nhân sự giỏi
tạo lợi ích cho tất cả mọi người

Những cách làm việc còn khá mới này có tác động tích cực đến doanh nghiệp, người lao động và môi trường. Ví dụ, chúng giảm chi phí và thời gian di chuyển đến văn phòng, duy trì các mối quan hệ lành mạnh hơn tại nơi làm việc và cho phép mọi người chủ động sắp xếp công việc thay vì dồn mọi việc cá nhân vào khoảng thời gian sau khi rời văn phòng.

Doanh nghiệp cũng bớt phụ thuộc vào địa điểm. Nhờ đó, bạn có thể tuyển chuyên gia có năng lực phù hợp với mức chi phí hấp dẫn, bất kể họ sống ở đâu. Doanh nghiệp nên làm gì để đón nhận các xu hướng này? Hãy xây dựng chính sách rõ ràng, giao tiếp cởi mở và một cấu trúc minh bạch đặt sự công bằng lên hàng đầu.