Quản lý đội ngũ từ xa hiện nay: 3 thách thức, công cụ và mẹo hàng đầu

Phải thừa nhận rằng thế giới đã thay đổi. Cùng với đó, chúng ta phải đối mặt với những thách thức của làm việc tại nhà. Khả năng làm việc ở bất cứ đâu có thể hấp dẫn với một số nhân viên vốn quen làm việc tại văn phòng, nhưng với nhiều lãnh đạo doanh nghiệp, quản lý đội ngũ từ xa đã bắt đầu trở thành bài toán khó.

Dù bạn là một startup công nghệ chưa từng có ý định mở văn phòng, hay một doanh nghiệp có hàng trăm nghìn nhân sự, bài viết này sẽ giúp bạn khởi đầu đúng hướng và xử lý những thách thức làm việc từ xa xuất hiện cùng lúc với các vấn đề về sức khỏe và đời sống cá nhân.

Virus khởi phát từ Vũ Hán, từng gây xáo trộn thị trường chứng khoán trên toàn thế giới, cũng đã thay đổi cách chúng ta vận hành doanh nghiệp. Những công ty khổng lồ như Amazon,Twitter và Spotify đã cho phép nhân viên làm việc từ xa. Thử nghĩ xem: một số tổ chức lớn nhất thế giới về cơ bản đang mở ra hàng nghìn cơ hội việc làm từ xa. Với quy mô như vậy, các nhà lãnh đạo cần bắt đầu thảo luận nghiêm túc về cách quản lý đội ngũ từ xa đúng cách, cũng như cách đối mặt và giảm thiểu những thách thức khó tránh khỏi.

Bắt đầu từ đâu khi quản lý đội ngũ từ xa

Dựa trên nghiên cứu của chúng tôi và cả kinh nghiệm thực tế, chúng tôi đã chọn ra ba thách thức quản lý dự án phổ biến nhất mà các đội ngũ từ xa thường gặp, cùng các mẹo và công cụ giúp bạn vượt qua khi quản lý nhân viên từ xa. Hãy bắt đầu bằng cách xử lý những vấn đề này, rồi từng bước xây dựng các quy trình làm việc phức tạp hơn.

Thách thức #1: Giao tiếp

Vì sao?

Một trong những thách thức lớn nhất của làm việc từ xa là, nói đơn giản, làm việc. Việc mỗi người ở một nơi và thiếu giao tiếp trực tiếp có thể gây khó chịu. Hãy tưởng tượng bạn và một thành viên nhóm được giao cùng tạo một bài thuyết trình đa phương tiện, nhưng hai người cách nhau 20 dặm. Rất có thể bạn sẽ liên tục lên lịch họp để mô phỏng môi trường văn phòng. Và ai cũng biết họp hành có thể ngốn rất nhiều thời gian quý giá.

Đôi khi, điều này đúng đến mức khó cãi…

Đáng tiếc là viết email cũng không phải lúc nào cũng là giải pháp. Bạn đã bao giờ thử hướng dẫn ai đó qua toàn bộ quy trình thiết kế bằng email chưa? Nếu bạn mất một giờ chỉ để viết và định dạng tin nhắn, nó cũng kém hiệu quả chẳng khác gì một cuộc họp trực tuyến nơi một nửa người tham dự nhìn ra cửa sổ và lén chơi Candy Crush trên điện thoại (vì trên cuộc gọi video thì bạn hoàn toàn có thể làm vậy). Chưa kể việc này thật sự khiến não bộ mệt mỏi. Internet gọi đó là Zoom fatigue, và nó có thật. Xem video bên dưới để hiểu thêm.

Giải pháp

Đúng là có khá nhiều công cụ giao tiếp cho nhân viên, nhưng đây là một cách tốt hơn cho giao tiếp trong đội ngũ từ xa … Thay vì soạn email hoặc chờ các cuộc họp đã lên lịch, hãy thử gửi video email (tức là quay màn hình). Trước hết, cách này giúp thành viên nhóm nhìn thấy công việc của bạn rõ hơn. Bạn không cần mất thời gian viết những email trang trọng chỉ để cập nhật tiến độ. Thứ hai, video email có thể giúp loại bỏ nhiều cuộc họp. Nếu mọi người gửi video cập nhật trong quá trình làm nhiệm vụ, sẽ không còn nhiều lý do để tổ chức các cuộc gọi video tốn thời gian. Quan trọng hơn, cách này giúp mọi người tập trung hơn vào việc của mình. Điều này đặc biệt cần thiết với developer, những người cần khoảng thời gian không bị gián đoạn để làm việc thật sự hiệu quả.

Video email cho giao tiếp trong đội ngũ từ xa

Công cụ

Ứng dụng quay màn hình có rất nhiều, nên tìm một công cụ đơn giản, nhanh và tốt nhất là miễn phí có thể khiến bạn thấy hơi rối. Tuy vậy, chỉ có một số ít đáng để xem xét, và còn ít hơn nữa thật sự phù hợp cho giao tiếp video từ xa. ScreenRec là phần mềm quay màn hình và phần mềm chia sẻ màn hình miễn phí được thiết kế cho giao tiếp nhóm. Công cụ này không yêu cầu tài khoản nhóm, cũng không bắt buộc cả nhóm phải đăng ký cùng nhau. Chỉ cần tải ứng dụng, nhấn Alt-S và bắt đầu quay. Khi hoàn tất, bạn sẽ tự động nhận được một liên kết có thể chia sẻ để sao chép và dán ở bất cứ đâu. Vì vậy, bạn không cần tải lên, người nhận cũng không cần tải xuống. Tốt hơn nữa, các video này được bảo mật đầy đủ, và với 2 GB dung lượng đám mây miễn phí, năng suất của cả nhóm có nhiều cơ hội được cải thiện rõ rệt.