Cách quản lý dự án freelance mà không kiệt sức

Làm freelancer nghĩa là bạn tự làm chủ công việc của mình. Bạn được chọn khi nào làm việc và nhận bao nhiêu việc. Nghe có vẻ rất thoải mái, nhưng làm freelance thường đòi hỏi kỹ năng quản lý thời gian tốt và hiểu rõ các kỹ thuật quản lý thời gian.

Nếu chưa biết cách quản lý dự án freelance, bạn có thể dành phần lớn giờ làm cho những hoạt động kém hiệu quả, hay còn gọi là những việc gây lãng phí thời gian. Điều này khiến việc đáp ứng thời hạn khó hơn nhiều và có thể ảnh hưởng xấu đến uy tín của bạn.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem vì sao quản lý thời gian cho freelancer lại quan trọng và chia sẻ một số mẹo giúp bạn sử dụng thời gian tốt hơn.

Vì sao quản lý thời gian lại quan trọng?

Với freelancer, quản lý thời gian đúng cách có thể mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

Tối đa hóa thu nhập. Có những công việc được trả theo số giờ bạn theo dõi cho các nhiệm vụ tính phí. Nếu dành quá nhiều thời gian cho việc không tính phí như gửi email, họp hay lập hóa đơn, bạn gần như đang dùng giờ làm việc mà không được trả công.
Cải thiện chất lượng công việc. Quản lý thời gian tốt giúp bạn có nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ quan trọng, không phải làm vội và nhờ đó hạn chế sai sót.
Xây dựng uy tín tốt hơn. Hoàn thành dự án đúng hạn có thể tác động tích cực đến danh tiếng của bạn. Quản lý thời gian hợp lý cũng giúp bạn có thời gian thiết kế portfolio, cập nhật blog cá nhân và làm những việc giúp bản thân phát triển hơn.

Sau khi hiểu những lợi ích này, hãy đi vào các mẹo cụ thể để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian. Suy cho cùng, lý thuyết sẽ không giúp ích nhiều nếu không được áp dụng vào thực tế.

9 mẹo quản lý thời gian cho freelancer

Khi đã hiểu tầm quan trọng của quản lý thời gian, bạn cần những kỹ thuật cụ thể để kiểm soát thời gian và quy trình làm việc. Dưới đây là chín mẹo giúp bạn tránh lãng phí những giờ quý giá khi làm việc freelance.

1. Tạo lịch làm việc nhất quán

Giờ làm việc linh hoạt có thể trở thành bất lợi nếu bạn thiếu cấu trúc và sự nhất quán. Bạn sẽ khó phân định rõ lúc nào là thời gian làm việc và lúc nào là thời gian nghỉ ngơi. Đây là lúc lịch làm việc phát huy tác dụng.

Khi tạo và duy trì một lịch làm việc ổn định, bạn có thể dồn năng lượng cho dự án trong giờ làm và tận hưởng thời gian rảnh mà không phải lo lắng. Điều này rất có lợi cho cả sức khỏe thể chất lẫn tinh thần.

Lịch làm việc cũng giúp bạn lên kế hoạch trước và làm việc năng suất hơn. Thực tế, một số doanh nhân nổi tiếng đã thành công nhờ thói quen hằng ngày có cấu trúc. Khi bám sát lịch ổn định, bạn sẽ xử lý các công việc thường ngày hiệu quả hơn.

2. Cân nhắc phương pháp Ivy Lee

Phương pháp Ivy Lee là một chiến lược năng suất do doanh nhân nổi tiếng Ivy Lee đề xuất vào năm 1918. Phương pháp này chủ yếu được dùng để quản lý nhiều ưu tiên và tránh đánh giá công việc quá mức.

Cách theo dõi nhiều dự án trong công việc

Phương pháp Ivy Lee gồm năm bước đơn giản để quản lý nhiệm vụ tốt hơn:

Vào cuối mỗi ngày làm việc, hãy liệt kê sáu việc quan trọng nhất bạn cần hoàn thành trong ngày làm việc tiếp theo. Đừng viết quá sáu nhiệm vụ.
Sắp xếp sáu mục đó theo mức độ quan trọng.
Trong ngày làm việc tiếp theo, chỉ tập trung vào nhiệm vụ đầu tiên. Cố gắng hoàn thành nhiệm vụ đó trước khi chuyển sang nhiệm vụ thứ hai.
Làm tương tự với các nhiệm vụ còn lại trong danh sách. Cuối ngày, chuyển những mục chưa hoàn thành sang danh sách sáu nhiệm vụ mới cho ngày hôm sau.
Lặp lại quy trình này vào mỗi ngày làm việc.

Phương pháp đơn giản này giúp bạn dồn sức cho nhiệm vụ quan trọng nhất và loại bỏ xao nhãng. Ý chính là nếu bạn không cam kết với điều gì, mọi thứ đều có thể làm bạn phân tâm.

3. Dành những giờ nhiều năng lượng nhất cho công việc cần tập trung sâu

Ngay cả khi dành khoảng tám giờ mỗi ngày để làm việc, phần lớn mọi người thường chỉ thực sự tập trung và năng suất trong hai giờ 53 phút. Vì vậy, điều quan trọng là tận dụng tối đa khoảng thời gian gần ba giờ này.

Mỗi người có khung giờ hiệu suất cao khác nhau. Có người tập trung tốt nhất vào đầu ngày, trong khi người khác cần làm vài việc nhỏ trước khi đạt trạng thái năng suất cao nhất.

Điều quan trọng là xác định khung giờ bạn làm việc hiệu quả nhất và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng trong khoảng thời gian đó. Hãy sắp xếp lịch hằng ngày sao cho các việc khác, như cuộc gọi và cuộc họp, nằm ngoài giờ cao điểm năng suất của bạn.

4. Dành ngày nghỉ

Vì tự quản lý thời gian, đôi khi bạn có thể quên mất tầm quan trọng của những ngày nghỉ đúng nghĩa. Nghỉ ngơi không chỉ là đi du lịch hay vui chơi; nó còn giúp ích cho năng suất vì thời gian nghỉ cho phép bạn nạp lại năng lượng.

Nếu cứ làm việc liên tục mà không có ngày nghỉ, bạn có thể rơi vào kiệt sức tinh thần, căng thẳng tăng lên và giảm khả năng sáng tạo. Sau khi hoàn thành các việc gấp và lên kế hoạch cẩn thận cho trách nhiệm sắp tới, hãy đều đặn dành một hoặc hai ngày không làm việc để quay lại với tâm thế tốt hơn.

5. Theo dõi thời gian của bạn

Theo dõi thời gian bạn dành cho một dự án là phần quan trọng của quản lý thời gian. Ghi lại mọi việc bạn làm và thời lượng của từng việc sẽ giúp bạn xây dựng kế hoạch tốt hơn cho tương lai.

Nếu nhận thấy mình dành quá nhiều thời gian cho những việc kém hiệu quả, hãy sắp xếp lại hoạt động cho phù hợp và loại bỏ các yếu tố có thể cản trở quy trình làm việc của bạn.

6. Đặt ranh giới

Một kỹ năng mà bất kỳ người đi làm nào cũng cần là biết nói không. Tự tin và sẵn sàng nhận mọi thử thách có thể trông rất đáng khen, nhưng sẽ gây hại nếu bạn không xét đến kỹ năng và khả năng thực tế của mình.

Là một người làm nghề chuyên nghiệp, bạn cần học cách từ chối những việc không phù hợp với lịch của mình. Chọn lọc kỹ những dự án tốt nhất giúp bạn tập trung vào từng nhiệm vụ và mang lại kết quả tốt nhất cho khách hàng.

Bảo vệ thời gian của bạn cũng rất quan trọng. Ví dụ, nếu bạn là designer và khách hàng muốn họp vào giờ không phù hợp, bạn có thể tải một trình ghi màn hình cho Mac rồi gửi video để họ xem thay thế.

7. Giảm tối đa xao nhãng

Có nhiều yếu tố có thể cản trở quy trình làm việc hằng ngày của freelancer, nhưng đôi khi nguồn gây xao nhãng lớn nhất lại đến từ chính thiết bị chúng ta dùng để làm việc.

Những việc tưởng nhỏ, như kiểm tra email và lướt mạng xã hội, có thể kéo sự tập trung của bạn đi và làm mất nhiều thời gian quý giá.

Để tận dụng thời gian tốt hơn, hãy thử tắt thông báo và cất điện thoại trong giờ làm. Bạn cũng nên giới hạn việc kiểm tra email chỉ một hoặc hai lần mỗi ngày. Nếu cần, hãy đeo tai nghe chống ồn hoặc làm việc trong phòng yên tĩnh hơn.

8. Làm việc theo từng phiên ngắn

Như đã nói, đa số mọi người chỉ có khoảng ba giờ năng suất trong một ngày làm việc. Tuy nhiên, giữ tập trung liên tục suốt ba giờ không hề dễ. Đây là lúc một phương pháp như kỹ thuật Pomodoro có thể hữu ích.

Ý tưởng là làm việc 25 phút mỗi lần, sau đó nghỉ năm phút. Sau khi hoàn thành bốn phiên làm việc 25 phút, hãy nghỉ dài hơn từ 15 đến 30 phút.

Kỹ thuật này giúp bạn tránh kiệt sức quá nhanh. Nhờ nghỉ ngắn đều đặn, bạn có thể duy trì sự tập trung lâu hơn. Nó cũng giúp bạn nhận rõ hơn thời gian mỗi ngày đang được dùng vào đâu.

9. Làm việc trong môi trường khác

Làm việc lâu dài ở cùng một nơi có thể khá nhàm chán và ảnh hưởng đến động lực. Điều này rất phổ biến, nhất là khi bạn làm việc tại nhà. Vì vậy, thỉnh thoảng bạn nên cân nhắc thay đổi môi trường làm việc.

Ví dụ, hãy lên lịch một ngày mỗi tuần làm việc tại quán cà phê gần nhà hoặc thư viện địa phương. Nếu không muốn làm việc ở nơi công cộng, chỉ cần sắp xếp lại góc làm việc cũng có thể giúp ích.

6 công cụ quản lý thời gian tốt nhất cho freelancer

Nếu bạn muốn xem phần tóm tắt nhanh của bài đánh giá này, hãy xem video bên dưới.

Quản lý thời gian khi làm freelancer sẽ dễ hơn nếu bạn có công cụ phù hợp hỗ trợ. Phần này sẽ giới thiệu sáu công cụ quản lý thời gian mà bạn có thể dùng.

1.ScreenRec

ScreenRec là công cụ giao tiếp cho doanh nghiệp và phần mềm quản lý dự án, giúp bạn phối hợp công việc nhanh hơn bằng nhiều dạng thông điệp trực quan. Ứng dụng này cho phép người dùng tận dụng các tính năng như quay màn hình, ảnh chụp màn hình và tin nhắn video để giảm nhu cầu họp trực tuyến.

ScreenRec cũng cung cấp các tính năng khác như quản lý phản hồi, lưu trữ đám mây và phân tích, giúp cải thiện năng suất cũng như giao tiếp với khách hàng. Những công việc cần phối hợp nhiều, như dạy học trực tuyến, thiết kế đồ họa và phát triển phần mềm, có thể hưởng lợi từ ứng dụng này.

ScreenRec có phiên bản miễn phí cho nhiều hệ điều hành, bao gồm Windows và Linux

2.Toggl

Toggl là công cụ theo dõi thời gian giúp bạn quản lý giờ làm việc hiệu quả hơn. Công cụ này có thể theo dõi mọi ứng dụng bạn dùng hơn mười giây rồi chuyển chúng thành các mục thời gian. Toggl có nhiều tính năng như bộ hẹn giờ Pomodoro, phát hiện thời gian nhàn rỗi và nhắc nhở theo dõi.

Toggl cũng có thể tạo báo cáo theo dõi thời gian tùy chỉnh và chia sẻ với khách hàng để họ xem trực tuyến. Công cụ này tương đối dễ dùng vì có cả tiện ích trình duyệt cho Chrome và Firefox.

Phiên bản cao cấp của Toggl có giá từ $9/month cho mỗi người dùng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể dùng miễn phí với một số tính năng giới hạn.

3.Clockify

Clockify là một trong những công cụ theo dõi thời gian phổ biến nhất hiện nay. Công cụ này có nhiều tính năng mạnh, bao gồm bảng chấm công, báo cáo chi tiết và theo dõi thời gian cho nhóm của bạn. Với giao diện trực quan, dễ hiểu, đây là lựa chọn phù hợp nếu bạn mới bắt đầu dùng ứng dụng theo dõi thời gian.

Clockify có thể tích hợp dễ dàng với nhiều ứng dụng web khác như Trello, Github, Google Calendar và Google Docs. Nhờ đó, bạn có thể theo dõi thời gian làm việc hiệu quả hơn.

Các tính năng theo dõi thời gian cơ bản của Clockify được cung cấp miễn phí. Phiên bản pro có giá từ $3.99/month cho mỗi người dùng.

4.Google Calendar

Nếu bạn đang tìm một công cụ hoàn toàn miễn phí để quản lý lịch trình, Google Calendar có thể là câu trả lời phù hợp. Công cụ này đi kèm các ứng dụng khác của Google như Gmail và Google Docs.

Google Calendar hữu ích khi lên lịch hoạt động nhóm, chẳng hạn như cuộc họp, vì nó được tích hợp với Gmail. Công cụ này có các tác vụ tự động như gửi lời mời và tạo nhắc nhở, giúp việc sắp lịch hiệu quả hơn.

5.Asana

Asana là công cụ quản lý dự án giúp bạn theo dõi tiến độ. Công cụ này có giao diện dễ dùng và nhiều tính năng hữu ích. Ví dụ, Timeline cho phép bạn phác thảo kế hoạch dự án theo thời gian, còn bảng Kanban giúp giao nhiệm vụ, quản lý dự án và mô tả phạm vi công việc dễ dàng hơn.

Asana cũng có thể tích hợp với các ứng dụng khác, bao gồm Google Calendar, Clockify và Toggl, giúp việc quản lý thời gian liền mạch hơn.

Với freelancer, phiên bản dùng thử miễn phí của Asana có thể đáp ứng hầu hết nhu cầu. Tuy nhiên, nếu muốn có các tính năng nâng cao hơn, gói cao cấp cũng có giá từ $10.99/month cho mỗi người dùng.

6.ClickUp

ClickUp là một hệ thống quản lý dự án và thời gian khác mà bạn có thể cân nhắc. Dù mất nhiều thời gian làm quen hơn Asana, ClickUp cung cấp nhiều tính năng hơn để hỗ trợ bạn quản lý công việc.

ClickUp cho phép bạn quản lý nhiều dự án và nhiệm vụ ngay trong ứng dụng, từ tạo danh sách việc cần làm đến gửi email và trò chuyện. Công cụ này cũng có thể tích hợp với các ứng dụng năng suất khác như Google Calendar, Trello và Github.

Phiên bản miễn phí của ClickUp có hầu hết tính năng cơ bản, dù bạn chỉ có 100MB dung lượng lưu trữ. Nếu muốn có tính năng nâng cao và dung lượng không giới hạn, gói unlimited có giá từ $5/month cho mỗi người dùng.

Kết luận

Quản lý thời gian là một phần quan trọng khi vận hành một công việc kinh doanh freelance. Kỹ năng quản lý thời gian tốt giúp bạn tránh dành quá nhiều thời gian cho những nhiệm vụ kém hiệu quả, làm việc hiệu quả hơn và đạt kết quả tốt hơn.

Tóm lại, đây là một số mẹo về cách quản lý dự án freelance:

Tạo lịch làm việc nhất quán
Cân nhắc phương pháp Ivy Lee
Dùng những giờ nhiều năng lượng nhất cho công việc cần tập trung sâu
Dành ngày nghỉ
Theo dõi thời gian của bạn
Đặt ranh giới
Giảm tối đa xao nhãng
Làm việc theo từng phiên ngắn
Làm việc trong môi trường khác

Chúng ta cũng đã điểm qua một số công cụ có thể giúp bạn quản lý thời gian và nhiều dự án tốt hơn. Hy vọng rằng việc trang bị các công cụ này và làm theo những bước trên sẽ tạo ra khác biệt rõ rệt cho sự nghiệp của bạn.