10 công cụ cộng tác hàng đầu cho doanh nghiệp

Có một số liệu đáng để bạn cân nhắc. Một nghiên cứu của Stanford University cho thấy, khi so sánh nhân viên làm việc theo nhóm với nhân viên làm việc một mình, nhóm cộng tác duy trì sự tập trung lâu hơn 64%.

Hãy nghĩ về điều đó một chút. Những người làm việc một mình mơ màng hoặc mất tập trung nhiều hơn 50% so với những người cộng tác. Khá ấn tượng, đúng không?

Nhưng điều này cũng đặt ra câu hỏi:

“Công cụ cộng tác có thật sự cần thiết không? Chúng có thực sự hiệu quả không?”

Trong một khảo sát với 1.400 công ty, 86% cho rằng thiếu cộng tác cuối cùng sẽ dẫn đến thất bại tại nơi làm việc. Một nghiên cứu khác của McKinsey cũng cho thấy công cụ cộng tác có thể tăng năng suất làm việc thêm 20 đến 30%.

Cộng tác nhóm hiệu quả trông như thế nào?

Cộng tác nhóm có thể hiểu là một nhóm đồng nghiệp cùng bỏ công sức để đạt một mục tiêu chung. Nhưng điều đó diễn ra như thế nào?

Trước hết, có những yếu tố thuần túy con người mà một nghiên cứu của Google đã chỉ ra:

Tiếp theo là cách mỗi người hiểu về một môi trường cộng tác nhóm tốt. Một nghiên cứu gần đây của Slack cho thấy định nghĩa về “cộng tác tốt” thường khác nhau theo từng thế hệ:

Với nhóm 18-24 tuổi, cộng tác nhóm là tin tưởng đồng nghiệp sẽ làm tốt công việc.
Với nhóm 25-44 tuổi, trách nhiệm rõ ràng là chìa khóa để nhân viên cộng tác hiệu quả.
Với nhóm 45-65 tuổi, cộng tác tốt đồng nghĩa với giao tiếp tốt.

Các yếu tố con người như sự thấu cảm, chân thành và tinh tế rất khó kiểm soát hay đo lường. Tuy nhiên, công cụ cộng tác nhóm có thể hỗ trợ những khía cạnh còn lại của làm việc nhóm: giao tiếp hiệu quả hơn, bám sát mục tiêu và theo dõi trách nhiệm rõ ràng.

Từ công cụ làm việc từ xa đến công cụ review code, có rất nhiều ứng dụng giúp bạn và nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả hơn. Chúng tôi sẽ đi qua từng lựa chọn để giúp bạn xác định đâu là ứng dụng cộng tác phù hợp nhất cho doanh nghiệp. Video bên dưới giới thiệu ba lựa chọn hàng đầu của chúng tôi, còn phần còn lại được sắp xếp theo danh mục.

Công cụ giao tiếp

Nếu bạn chủ yếu muốn dùng công cụ cộng tác để cải thiện giao tiếp trong nhóm, đây là những lựa chọn phù hợp nhất.

Công cụ giao tiếp tốt nhất cho nhóm agile

ScreenRec

Ai từng làm việc nhóm đều hiểu rằng viết email dài là cách giao tiếp tốn thời gian và kém hiệu quả. Với ScreenRec, bạn có thể quên những email dài dòng và thay vào đó gửi ảnh chụp màn hình hoặc video quay màn hình để giải thích rõ ý của mình. Về cơ bản, ScreenRec cho phép bạn gửi video qua email cùng nhiều tính năng khác.

ScreenRec là một trong những công cụ cộng tác tốt nhất cho nhóm agile, đặc biệt với các nhóm làm việc từ xa như đội ngũ bán hàng từ xa, hoặc những nhóm muốn dùng giao tiếp không đồng bộ để tăng năng suất. Công cụ này hoàn toàn miễn phí, kể cả khi dùng theo nhóm.

Điểm nổi bật

Mã hóa video AES HLS 128-bit
2 GB dung lượng lưu trữ đám mây riêng tư cấp doanh nghiệp
Liên kết chia sẻ bảo mật giúp nhóm truy cập ngay vào bản ghi màn hình và ảnh chụp màn hình của bạn
Miễn phí cho cả cá nhân và nhóm

Công cụ họp video tốt nhất

BlueJeans

BlueJeans là nền tảng đám mây dùng họp video để kết nối các thành viên trong nhóm một cách liền mạch. Với cuộc họp một chạm, bạn có thể tham gia cuộc gọi âm thanh và video từ bất kỳ thiết bị nào, đồng thời chia sẻ màn hình, tạo khảo sát và tổ chức hỏi đáp.

Video HD và âm thanh Dolby chắc chắn rất ấn tượng vì mang lại chất lượng hình ảnh, âm thanh sống động. Tuy vậy, AI và nhận diện giọng nói mới là những tính năng nổi bật khi dùng BlueJeans. Công cụ cộng tác nhóm này cũng có thể tích hợp với Microsoft Teams, Microsoft Office và các ứng dụng G-Suite.

Điểm nổi bật

Cho phép kết nối bảo mật qua tường lửa, NAT traversal và mạng VPN
Xác minh SOC2 và SOC3.
Chất lượng video và âm thanh HD
Cuộc họp một chạm
Giá bắt đầu từ $12.49/host/tháng.

Công cụ cộng tác xã hội bảo mật tốt nhất

Yammer

Yammer là nền tảng cộng tác dạng mạng xã hội riêng tư, phù hợp với doanh nghiệp cần mức bảo mật cao. Chương trình này thuộc Microsoft Suite, nên bạn có thể tích hợp nhanh với các ứng dụng Microsoft như Outlook, OneDrive, Office, PowerPoint và nhiều công cụ khác.

Tính năng chính của Yammer là nền tảng mạng xã hội nội bộ đầy đủ. Giống một nhóm Facebook dành cho mọi người trong công ty, công cụ này cho phép thành viên đăng thông báo, bình luận bài viết, trò chuyện với đồng nghiệp và hơn thế nữa. Yammer có các tính năng bảo mật cơ bản của Microsoft, bao gồm tuân thủ GDPR cùng xác minh SOC1 và SOC2.

Điểm nổi bật

Nền tảng xã hội nội bộ cho công việc
Tích hợp với tất cả sản phẩm MS Office
Tuân thủ GDPR; xác minh SOC1 và SOC2
$8/người dùng/tháng với gói Office365.

Công cụ cộng tác xã hội dễ dùng nhất

Facebook Workplace

Do Facebook Inc. tạo ra, Workplace là nền tảng được thiết kế để kết nối nhân viên qua nhắn tin tức thì, bảng tin và các nhóm. Tương tự những gì bạn kỳ vọng ở Facebook, Workplace có trò chuyện video, thoại và văn bản đáng tin cậy. Vì gần như ai cũng có hồ sơ Facebook, việc tìm một thành viên trong nhóm làm việc trở nên rất dễ.

Facebook Live cũng là tính năng quen thuộc được áp dụng vào Workplace. Đây là cách rất tiện để phát trực tiếp các cuộc họp và hội nghị quan trọng. Công cụ còn dùng trình dịch tự động mà chúng ta đã quen thuộc, cùng bảng tin nổi tiếng của Facebook, chỉ khác là lần này mọi nội dung đều liên quan đến công việc.

Sau vụ bê bối Cambridge Analytica, nhiều người có thể lo ngại về chính sách bảo mật của Facebook. Tuy nhiên, có vẻ họ đã rút kinh nghiệm và xử lý vấn đề này. Bạn có thể đọc thêm về các tính năng bảo mật của Facebook Workplace tại đây.

Giống Slack, Facebook Workplace cũng nằm trong nhóm công cụ cộng tác miễn phí. Mỗi người sẽ có lựa chọn riêng, nhưng đến nay có vẻ Slack đang thắng trong cuộc so sánh Slack vs Facebook Workplace. Còn Slack vs email thì vẫn đáng để theo dõi.

Điểm nổi bật

Không mất thời gian làm quen nhờ độ phổ biến của Facebook
Trò chuyện video, thoại và văn bản đáng tin cậy
Có thể phát trực tiếp các cuộc họp và hội nghị nội bộ
Miễn phí hoặc $3/người dùng/tháng cho gói nâng cấp có tích hợp, công cụ quản trị, giám sát và hỗ trợ admin.

Công cụ quản lý dự án

Nếu bạn cần một công cụ quản lý dự án hiệu quả để cộng tác nhóm, đây là những lựa chọn hàng đầu nên cân nhắc.

Công cụ theo dõi thời gian tốt nhất cho nhóm

Time Doctor

TimeDoctor dành cho các công ty muốn theo dõi năng suất của nhân viên một cách hiệu quả. Đây là một công cụ cộng tác có quản lý dự án, quản lý thời gian, giám sát ứng dụng, tính lương và nhiều chức năng khác.

Một trong những lợi thế lớn nhất của TimeDoctor là khả năng tích hợp với các dịch vụ khác. Sau khi cài tiện ích Chrome, bạn có thể theo dõi thời gian mà không cần rời khỏi công cụ quen thuộc. Nút “Start Timer” sẽ xuất hiện trong Google Docs, Asana, Trello và nhiều ứng dụng web khác.

Điểm nổi bật

Báo cáo chi tiết về thời gian và mức sử dụng ứng dụng
Tích hợp với hầu hết công cụ quản lý dự án và giao tiếp phổ biến
Có thể xử lý tính lương
Theo dõi chấm công
Dùng thử miễn phí, sau đó $9.99/người dùng/tháng

factoHR

factoHR thực chất là nhà cung cấp giải pháp nhân sự và tính lương hợp nhất với nhiều chức năng. Công cụ này cũng hoạt động tốt như một công cụ quản lý thời gian, vì giúp dễ dàng theo dõi thời gian nhân viên dành cho các nhiệm vụ hoặc dự án được giao.

Phần mềm cho phép nhân viên nhập chi tiết công việc để người quản lý phân tích thời gian và phân loại đâu là nhiệm vụ hiệu quả, đâu là nhiệm vụ kém hiệu quả. Với giải pháp này, bạn cũng có thể sắp xếp cả những lịch làm việc phức tạp nhất và giao trực tiếp cho nhân viên.

Điểm nổi bật

Tạo báo cáo chi tiết và có thể tải xuống
Tích hợp tính lương, nghỉ phép và chấm công để sắp xếp lịch theo sự hiện diện của nhân viên
Theo dõi sự hiện diện của nhân viên
Tính lương
Quản lý lịch làm việc

Công cụ biểu đồ Gantt tốt nhất

GanttPRO

GanttPRO là phần mềm biểu đồ Gantt chất lượng cao cho quản lý dự án. Công cụ này được hàng nghìn nhóm đánh giá cao nhờ bộ tính năng mạnh về quản lý dự án, quản lý nguồn lực và cộng tác nhóm.

Một trong những lợi thế lớn của GanttPRO là giao diện hấp dẫn và rất dễ làm quen. Thành viên mới trong nhóm có thể bắt đầu xử lý nhiệm vụ và dự án chỉ sau khoảng 10-15 phút.

Điểm nổi bật

Nhiều chế độ xem dự án: dòng thời gian biểu đồ Gantt, chế độ Board và danh sách My tasks
Cộng tác nhóm theo thời gian thực qua bình luận, tệp đính kèm, nhắc tên và thông báo
Quản lý nguồn lực và khối lượng công việc mạnh mẽ
Xuất sang PDF, PNG, Excel và chia sẻ qua Public URL
Mẫu chuyên nghiệp có sẵn cho nhiều ngành

Công cụ thiết kế và tạo prototype tốt nhất

Cisco WebEx

Nếu bạn biết Cisco, hẳn bạn cũng biết đây là một trong những tập đoàn công nghệ hàng đầu thế giới trong nhiều năm. Việc WebEx được Cisco mua lại cũng phần nào nói lên chất lượng của sản phẩm này.

Cisco WebEx cung cấp cho doanh nghiệp nhiều công cụ cộng tác để tổ chức nhóm làm việc. Công cụ cho phép chuyển đổi liền mạch giữa thiết bị và nền tảng. Các tính năng cộng tác quen thuộc như nhắn tin trực tiếp, chia sẻ tệp, chia sẻ màn hình và bảng trắng đều có đầy đủ.

Với khả năng tích hợp đơn giản, mã hóa đầu cuối đáng tin cậy và trải nghiệm dễ dùng, Cisco WebEx trở thành một trong những công cụ quản lý dự án tốt trên thị trường.

Điểm nổi bật

Bảng trắng phù hợp với nhà thiết kế và chuyên gia UX
Mã hóa đầu cuối để tăng cường bảo mật
Chia sẻ tệp và màn hình
Miễn phí cho tối đa 50 người dùng, giới hạn hội nghị 40 phút và 1 GB dung lượng. Gói premium có giá $13.50/người dùng/tháng.

Phần mềm quản lý dự án agile tốt nhất

Asana

Asana là công cụ cộng tác nhóm và phần mềm quản lý công việc do đồng sáng lập Facebook và một kỹ sư Google thiết kế. Với nền tảng như vậy, không lạ khi Asana biến cộng tác nhóm thành một quy trình rất mượt.

Nền tảng này dùng tốt cả trên di động lẫn web. Dự án nhóm có thể được tổ chức bằng bảng, nơi nhiệm vụ dễ dàng được giao và thảo luận. Ngoài ra còn có chế độ xem timeline giúp lập kế hoạch hoàn thành dự án thực tế hơn.

Asana tích hợp được với hơn 100 ứng dụng, nên bạn không phải lo tài liệu bị rải rác ở nhiều nền tảng. Một trong những tính năng độc đáo nhất của công cụ cộng tác trực tuyến này là Workload, chế độ xem đồ họa tổng quan về nỗ lực của từng người. Nhờ đó, mọi thành viên đều thấy phần việc đồng nghiệp đã đóng góp cho dự án. Asana cũng có mẫu dự án để bạn bắt đầu quản lý công việc nhanh hơn.

Điểm nổi bật

Quản lý dự án bằng bảng và timeline
Giao nhiệm vụ chỉ với một cú nhấp
Giao diện responsive, hoạt động trên mọi thiết bị
Biểu đồ Workload giúp theo dõi nỗ lực của từng nhân viên
Gói basic miễn phí. Gói premium có giá $9.99/người dùng/tháng.

Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho doanh nghiệp lớn

Microsoft Teams

Microsoft Teams thực chất là một bộ công cụ giao tiếp và quản lý dự án giúp nhóm cộng tác dễ dàng, hiệu quả. Dù vẫn phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, đây là nền tảng đặc biệt thích hợp cho doanh nghiệp lớn. Tính năng cộng tác nổi bật nhất là tổ chức cuộc họp ảo qua hội nghị video. Nghe có vẻ không quá mới, nhưng trong cuộc họp, người dùng có thể chia sẻ màn hình, dùng bảng trắng, trò chuyện và chia sẻ tệp.

Microsoft Teams cũng có “Wiki Tabs”. Đây là trình soạn thảo văn bản thông minh cho phép người dùng viết các tin nhắn dài có định dạng, tương tự email, ngay trong ứng dụng. Nhờ vậy, bạn có thể ghi lại ý tưởng cho đồng nghiệp ngay khi ý tưởng xuất hiện. Hơn nữa, vì đây là sản phẩm của Microsoft, bạn có thể tích hợp tất cả ứng dụng Microsoft vào cùng một nền tảng.

Điểm nổi bật

Chia sẻ màn hình, dùng bảng trắng, trò chuyện và chia sẻ tệp trong cuộc gọi hội nghị
Chia sẻ ý tưởng và kiến thức nhanh với “Wiki Tabs”
Tích hợp với tất cả sản phẩm Microsoft khác
Microsoft Teams miễn phí cho tối đa 300 người dùng, hoặc bạn có thể mua gói trả phí từ $6/người dùng/tháng.

Công cụ quản lý dự án tất cả trong một tốt nhất

ProofHub

Được hơn 85.000 nhóm và doanh nghiệp sử dụng, ProofHub là phần mềm quản lý dự án và cộng tác nhóm tất cả trong một, giúp nhóm kiểm soát tốt công việc, dự án và giao tiếp.

Điểm hay nhất của ProofHub là có thể thay thế nhiều ứng dụng mà nhóm thường dùng để lập kế hoạch dự án, cộng tác, giữ mọi thứ gọn gàng, theo dõi thời gian và nắm tình hình bằng một ứng dụng mạnh mẽ duy nhất.

Điểm nổi bật

Nhiều chế độ xem (danh sách, Gantt/timeline, Kanban và lịch) để linh hoạt hơn
Quy trình tùy chỉnh và bảng Kanban cho quản lý công việc
Biểu đồ Gantt giúp lập kế hoạch dự án đơn giản hơn
Cộng tác theo thời gian thực (trò chuyện nhóm và thảo luận trực tuyến)
Báo cáo tùy chỉnh cho quản lý nguồn lực, dự án và thời gian
Tích hợp bên thứ ba

Phần mềm quản lý khách hàng tốt nhất

Nifty Project Management

Nifty là không gian phù hợp để nhóm của bạn và khách hàng cùng chia sẻ ý tưởng, chốt yêu cầu kỹ thuật và biến thảo luận thành hành động. Với nhiệm vụ, tài liệu và thảo luận cộng tác trong Nifty, thành viên nhóm có thêm động lực tiến về phía trước vì mỗi nhiệm vụ hoàn thành đều đưa dự án đến gần kết quả cuối cùng và giúp khách hàng hài lòng hơn. Bạn có thể giảm thời gian dành cho quản lý dự án freelance hoặc các cuộc họp cập nhật trạng thái. Chỉ cần giao nhiệm vụ cho khách hàng để họ biết cần làm gì và khi nào cần hoàn tất, từ đó giảm các cuộc họp không cần thiết.

Các nhóm lớn nhỏ đều có thể dùng dự án, thảo luận, nhiệm vụ, tài liệu, roadmap và chat nhóm của Nifty để quản lý dự án, cả nội bộ lẫn trong môi trường làm việc với khách hàng. Nifty không chỉ gom công cụ về một nơi mà còn gom cả chi phí. Ứng dụng này có mức giá tương đương đối thủ, trong khi nhiều đối thủ không cung cấp nhiều chức năng như vậy.

Điểm nổi bật

Cột mốc dự án
Tổng quan dự án và khối lượng công việc
Tài liệu cộng tác
Google Docs và Files tích hợp sẵn
Tự động giao nhiệm vụ
Trình theo dõi thời gian tích hợp
Gói miễn phí có 2 dự án đang hoạt động và 1 GB dung lượng/người dùng. Gói Standard có giá $8/người dùng/tháng.

Các lựa chọn khác

Dưới đây là một số ứng dụng cộng tác khác cũng đáng nhắc đến.

Ứng dụng	Mạnh nhất ở...	Miễn phí cho...	Gói trả phí từ...
Samepage Công cụ cộng tác tất cả trong một cho phép nhóm quản lý, chỉnh sửa và hoàn thành dự án trên nhiều thiết bị cùng lúc.	Cho phép thành viên nhóm cùng làm việc trên một tài liệu.	Không giới hạn người dùng và 2 GB dung lượng	$8/tháng/người dùng
Ứng dụng quản lý nhóm dễ dùng, tận dụng bảng trắng và hình ảnh trực quan để giúp nhóm hoàn thành dự án.	Cung cấp bảng trắng chung để mọi thành viên cùng sử dụng.	Không giới hạn người dùng và 3 bảng có thể chỉnh sửa	$8/tháng/người dùng
Windstream Enterprise Office Suite UC Nhà cung cấp truyền thông với gọi điện bảo mật, fax, gọi video và nhiều giải pháp giao tiếp cho doanh nghiệp.	Gọi thoại và video HD theo thời gian thực, mọi lúc mọi nơi.	N/A	Liên hệ để nhận báo giá
TeamViewer Phần mềm desktop từ xa cho phép chia sẻ tệp, chia sẻ màn hình, họp trực tuyến và nhiều thao tác khác.	Chia sẻ tệp bảo mật qua kết nối giữa các desktop.	1 người dùng	$49.99/tháng/người dùng
Trello Ứng dụng cộng tác nhóm trực tuyến dùng danh sách và thẻ để giúp nhóm làm việc có tổ chức hơn.	Quản lý công việc theo phương pháp Kanban.	1 người dùng	$9.99/tháng/người dùng
GoToMeeting Phần mềm họp video trực tuyến có thêm nhiều tính năng quản lý như chuyển tệp và chia sẻ màn hình.	Cuộc họp ảo và họp video trực tuyến chất lượng cao.	Dùng thử 14 ngày	$12/tháng
Fuze Meeting Công cụ họp âm thanh và video trên nền web, có thể chia sẻ tệp và dùng bảng trắng theo thời gian thực.	Gọi video và âm thanh HD.	Xem trang web để biết chi tiết	← Tương tự
Flock Đối thủ của Slack, cung cấp nhiều tính năng nhất có thể trong một chương trình cộng tác.	Quản lý và tổ chức dự án nhóm cùng các cuộc trò chuyện.	Tối đa 10 GB	$4.50/tháng/người dùng
Flowdock Ltd. Quản lý tích hợp kèm công cụ cộng tác cho nhóm.	Đưa thông tin từ nhiều ứng dụng và tích hợp về một nơi để quản lý.	Dùng thử 30 ngày	$3/tháng/người dùng
Podio Công cụ quản lý và tổ chức nhóm trực tuyến cho doanh nghiệp.	Tạo môi trường rộng rãi để quản lý dự án nhóm.	5 người dùng	$9/tháng
Canva Công cụ thiết kế đồ họa dễ dùng cho nhóm, có thư viện mẫu và ảnh stock lớn.	Cho phép cộng tác trên các dự án thiết kế.	Dùng thử 30 ngày	$9.95/tháng

Công cụ cộng tác nhóm nào tốt nhất?

Việc chọn công cụ cộng tác tốt nhất cho doanh nghiệp phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn. Có thể tham khảo vài gợi ý sau: nếu muốn giảm bớt email, hãy thử ScreenRec. Nếu cần một công cụ quản lý dự án dễ dùng và miễn phí, hãy thử Trello.

Suy cho cùng, không có công cụ nào là “tốt nhất” cho mọi trường hợp vì mỗi công cụ có bộ tính năng khác nhau. Hãy nhớ rằng mục đích chính của phần mềm cộng tác nhóm là giúp mọi người làm việc cùng nhau và giao tiếp dễ hơn.

Vậy điểm nghẽn của nhóm bạn nằm ở đâu? Nhóm cần gì để làm việc nhanh hơn?

Trả lời những câu hỏi này, bạn sẽ nhanh chóng tìm được công cụ cộng tác nhóm phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

Tài liệu tham khảo và đọc thêm

Bạn cần những công cụ giúp tiết kiệm thời gian, chẳng hạn giảm bớt các cuộc họp kéo dài và tốn công, đồng thời giúp mọi người đi thẳng vào vấn đề mà không phải giải thích quá nhiều. Dù vậy, lựa chọn phù hợp vẫn phụ thuộc vào nhu cầu của bạn. Nếu muốn một trình xử lý tài liệu trên đám mây, hãy thử Google Docs. Nếu muốn quản lý tài sản marketing và bán hàng, hãy thử Paperflite. Nếu muốn xử lý cộng tác tài liệu và giao tiếp ở cùng một nơi, hãy thử Samepage.

Giao tiếp, phối hợp và quản lý tốt là những yếu tố rất quan trọng khi làm việc từ xa. Quản lý thời gian dành cho từng nhiệm vụ, theo dõi yêu cầu, phản hồi và tiến độ dự án nói chung chỉ là vài thách thức mà nhóm từ xa gặp hằng ngày. Vì vậy, công cụ cộng tác hiệu quả rất cần thiết để làm việc thành công. Chia sẻ màn hình với đồng nghiệp là cách tốt để vượt qua hạn chế khi mọi người không ở cùng một nơi. Đôi khi điều này còn đặc biệt quan trọng với các nhóm làm việc ở nhiều múi giờ. Nếu muốn cộng tác với nhóm từ xa theo thời gian thực, chúng tôi khuyên dùng Zoom và Skype. Một lựa chọn thay thế là ScreenRec. Công cụ này giúp bạn tiết kiệm thời gian giải thích và tránh các cuộc họp không cần thiết. Bạn chỉ cần chụp hoặc quay màn hình rồi gửi đi.