Giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ tại nơi làm việc

Một việc tưởng chừng đơn giản như giao tiếp lại chưa bao giờ thật sự... đơn giản, nhất là trong môi trường làm việc. Cả nhà tuyển dụng lẫn nhân viên đều luôn tìm cách trao đổi nhanh hơn, rõ hơn và ít rắc rối hơn.

Họp hành, dùng công cụ cộng tác, rồi thử hết chiến lược giao tiếp này đến chiến lược khác với mức độ hiệu quả rất khác nhau.

Giờ hãy tưởng tượng bạn phải làm tất cả những việc đó khi từng thành viên trong nhóm làm việc từ xa ở cách nhau hàng nghìn cây số và khác múi giờ!

Có từ nào để diễn tả sự phức tạp đến đau đầu không? Nếu có, hãy đặt nó vào đây.

Sự thật là, dù bạn và nhóm đang dùng chiến lược giao tiếp từ xa nào, mọi thứ cuối cùng vẫn xoay quanh hai hình thức chính: giao tiếp đồng bộ và giao tiếp không đồng bộ.

Hai khái niệm này nghe có vẻ như những từ khó trong một cuộc thi đánh vần quốc tế, nhưng ý nghĩa lại khá dễ hiểu.

Hãy cùng bóc tách từng khái niệm và xem vì sao giao tiếp không đồng bộ, đúng vậy, không đồng bộ, lại là hình thức giao tiếp phù hợp cho các nhóm lớn nhỏ, gần xa.

Giao tiếp không đồng bộ là gì?

Giao tiếp không đồng bộ là khi thông tin được trao đổi nhưng phản hồi không diễn ra ngay lập tức.

Trong môi trường làm việc hiện nay, dù làm từ xa hay tại văn phòng, giao tiếp không đồng bộ luôn có một khoảng trễ. Nó không đòi hỏi phản hồi tức thì, và người nhận có thể trả lời vào thời điểm phù hợp.

Email là một ví dụ quen thuộc. Khi bạn gửi email cho ai đó và họ trả lời khi thuận tiện, bạn biết sẽ có độ trễ. Bạn mong đợi điều đó. Bạn hiểu rằng câu trả lời nhiều khả năng sẽ không đến ngay lập tức.

Có thể bạn không để ý, nhưng khi bạn và nhóm cùng làm việc trên một tài liệu rồi cộng tác qua ứng dụng, diễn đàn trực tuyến hoặc email, tất cả đều đang giao tiếp không đồng bộ.

Nhưng nếu cuộc trao đổi diễn ra qua lại thật nhanh, gần như không có độ trễ, thì bạn vừa bước sang địa hạt giao tiếp đồng bộ.

Giao tiếp đồng bộ là gì?

Ngược lại, giao tiếp đồng bộ là khi bạn trao đổi thông tin với kỳ vọng nhận phản hồi ngay, chẳng hạn như gặp trực tiếp hoặc nói chuyện qua điện thoại.

Nói đơn giản, giao tiếp đồng bộ xảy ra khi mọi người cùng “có mặt” và trao đổi trực tiếp theo thời gian thực.

Hãy nghĩ đến các cuộc họp hằng tuần hoặc hằng tháng của bạn, dù trong phòng họp hay trên một cuộc gọi Zoom. Hoặc khi bạn có câu hỏi, đi tới bàn đồng nghiệp và trao đổi ngay với họ.

Thông tin được tiếp nhận tức thì, vì vậy hình thức này được xem là giao tiếp đồng bộ.

Bây giờ, hãy xem lợi ích của giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ.

Lợi ích của giao tiếp không đồng bộ

1. Linh hoạt

Nếu bạn đang bận việc khác và chưa sẵn sàng trả lời ngay lúc đó, bạn không cần phải phản hồi tức thì. Bạn có thể dành thời gian suy nghĩ mà không bị mất tập trung.

Khi trả lời, nội dung thường được cân nhắc kỹ hơn và có chất lượng hơn, vì bạn đã có thời gian tiếp nhận thông tin. Phản hồi của bạn nhiều khả năng sẽ rõ ràng và hạn chế những cuộc trao đổi qua lại không cần thiết.

2. Năng suất cao hơn

Khi không bị chen ngang giữa lúc làm việc bởi các cuộc trò chuyện, chất lượng công việc của bạn sẽ tốt hơn. Bạn giữ được sự tập trung và có thêm thời gian hoàn thành nhiệm vụ, nhờ đó năng suất tăng lên rõ rệt.

3. Phản hồi hiệu quả hơn

Giao tiếp không đồng bộ giúp các thành viên trong nhóm dễ thẳng thắn và súc tích hơn. Vì không phải đối diện trực tiếp với người kia, việc đặt câu hỏi hoặc đưa ra phản hồi cũng thoải mái hơn. Nói cách khác, bạn không bị đặt vào thế phải trả lời ngay tại chỗ.

4. Rất phù hợp với nhóm làm việc từ xa

Người làm việc từ xa vốn đã có nhiều thách thức phải vượt qua. Với giao tiếp không đồng bộ, những người ở các múi giờ khác nhau có thể làm việc vào những khung giờ phù hợp mà không thấy áp lực phải dậy sớm hoặc thức khuya chỉ để trả lời một tin nhắn.

Nghe rất hấp dẫn: bạn có thể làm việc tại nhà vào bất kỳ thời điểm nào và không phải vội vàng. Tuy vậy, vẫn có những lúc bạn cần dùng giao tiếp đồng bộ.

Lợi ích của giao tiếp đồng bộ

1. Không có độ trễ

Đôi khi bạn cần trao đổi công việc thật nhanh và linh hoạt. Không phải việc nào cũng cần một câu trả lời được suy nghĩ kỹ hoặc một quy trình dài. Có lúc, bạn chỉ cần một câu trả lời ngắn gọn ngay lập tức.

2. Nhìn rõ ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu

Điều này rất hữu ích khi làm việc với người khác. Với giao tiếp không đồng bộ, phần lớn thời gian bạn phải tự suy đoán giọng điệu và ý định. Trong một cuộc họp đồng bộ, khi người khác đang ở trước mặt bạn, điểm bất lợi đó gần như biến mất. Bạn có thể đọc cảm xúc của họ rõ hơn qua ngôn ngữ cơ thể.

3. Cộng tác theo thời gian thực

Cộng tác và giao tiếp đồng bộ hữu ích khi mọi người cùng trao đổi ý tưởng hoặc bắt đầu dự án mới. Khi cả nhóm họp lại, mỗi người có thể đưa ra góc nhìn và ý tưởng khác nhau. Mọi thứ diễn ra nhanh và linh hoạt.

Giao tiếp không đồng bộ và đồng bộ: nên chọn hình thức nào?

Giữa giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ, hình thức nào tốt hơn?

Rõ ràng, cả hai đều có ưu và nhược điểm.

Giao tiếp không đồng bộ mang lại sự tự do. Nó cũng phù hợp hơn với những người đang xoay xở nhiều công việc, làm việc từ xa hoặc làm tự do. Dù vậy, đôi khi trao đổi nhanh để chốt việc vẫn là lựa chọn tốt hơn.

Cuộc so sánh giữa giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ dường như đang dần ngã ngũ.

Tương lai của làm việc từ xa có xu hướng nghiêng nhiều hơn về giao tiếp không đồng bộ. Nếu đại dịch cho chúng ta thấy điều gì, thì đó là làm việc từ xa không chỉ khả thi mà còn có thể nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Mọi người có thêm năng lượng và thời gian chủ động hơn. Những người ở các múi giờ khác nhau có thể phối hợp hiệu quả hơn. Chất lượng công việc tốt hơn, thời gian xử lý cũng nhanh hơn.

Lúc này bạn có thể tự hỏi: làm sao để giao tiếp không đồng bộ thật trơn tru với nhiều thành viên trong nhóm?

Có rất nhiều công cụ và ứng dụng giao tiếp không đồng bộ hỗ trợ việc đó. Như đã nói, phần mềm quay màn hình, ứng dụng email, ứng dụng nhắn tin và công cụ cộng tác trên đám mây đều có thể giúp ích.

Để giao tiếp không đồng bộ hiệu quả và liền mạch hơn, dưới đây là một số công cụ cộng tác không đồng bộ hữu ích và đáng cân nhắc.

Công cụ cộng tác không đồng bộ tốt nhất

ScreenRec

Đây là trình ghi màn hình và công cụ chụp màn hình miễn phí, cho phép bạn quay video HD, ghi âm không giới hạn và chụp ảnh màn hình. Đây là một trong những công cụ đơn giản nhất nhưng cũng mạnh mẽ nhất cho làm việc nhóm từ xa và giao tiếp.

ScreenRec giúp giao tiếp và nhắn tin không đồng bộ trở nên trực quan và mang tính cộng tác hơn nhiều. Thay vì gõ một email dài, bạn có thể gửi tin nhắn video bằng liên kết chia sẻ riêng tư được tạo ngay lập tức. Cách này gần giống như một cuộc họp không đồng bộ. Bạn không cần tải video lên dưới dạng tệp đính kèm hay lo giới hạn dung lượng.

Nhờ vậy, ScreenRec trở thành một trong những ứng dụng giao tiếp không đồng bộ miễn phí đáng dùng nhất.

Slack

Ứng dụng này giúp bạn gom công việc vào cùng một nơi. Slack có các tính năng như chia sẻ tệp, theo dõi, lên lịch và nhiều tiện ích khác.

Phiên bản miễn phí không có quá nhiều tính năng, nhưng các gói nâng cấp cho phép bạn truy cập từ xa vào máy tính của thành viên trong nhóm hoặc cho phép họ truy cập máy của bạn.

Geekbot

Công cụ này rất tiện nếu bạn dùng Slack, vì nó tích hợp liền mạch. Geekbot giúp tạo báo cáo, khảo sát và chia sẻ cập nhật, nhờ đó cả nhóm dễ nắm bắt tình hình và theo kịp nhau hơn.

Figma

Cần một thứ trực quan hơn? Hãy thử Figma. Figma là ứng dụng trên nền web cho phép các nhóm làm việc từ xa cộng tác trên nhiều dự án thiết kế.

Bạn có thể làm việc theo thời gian của mình bằng cách để lại bình luận và đề xuất để thành viên trong nhóm xem lại rồi phản hồi. Vì vậy, mọi người không cần phải trực tuyến cùng lúc. Chỉ cần mở lên, thêm chỉnh sửa của bạn rồi chuyển sang việc tiếp theo.

Notion

Notion hữu ích khi bạn phải làm việc trên nhiều ứng dụng. Công cụ này giúp đưa mọi công việc về một nguồn thông tin chung. Bạn có thể ghi chú, quản lý dự án, thêm nhiệm vụ và nhiều việc khác trong cùng một nơi. Bố cục cũng có thể được thiết lập và tùy chỉnh theo cách bạn muốn.

Dropbox

Đây là công cụ rất hữu ích để lưu trữ tài liệu cùng một chỗ, chia sẻ và chỉnh sửa dễ dàng. Sau khi tệp được tải lên Dropbox, mọi chỉnh sửa sẽ được nền tảng lưu ngay. Bạn có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào, và vì Dropbox hoạt động trên đám mây, bất kỳ thành viên nào trong nhóm cũng có thể mở tệp bất cứ lúc nào.

Calendly

Rất nhiều lúc, chúng ta bị vướng vào quá nhiều cuộc họp đã lên lịch và cố gắng tham dự tất cả. Với một ứng dụng như Calendly, bạn và nhóm có thể dễ dàng đặt lịch họp để sự kiện xuất hiện trên lịch của mọi người. Điểm hay hơn nữa là bạn có thể dùng miễn phí!

Kết luận

Nhiều người tin rằng giao tiếp không đồng bộ là tương lai, và có thể họ đúng.

Điều quan trọng là xây dựng sự gắn kết và nền tảng làm việc cho nhóm, đặc biệt với các mối quan hệ dài hạn giữa nhiều thành viên ở khắp nơi trên thế giới. Các thành viên cần cùng nắm rõ thông tin, có công cụ phù hợp, đặt thời hạn rõ ràng, làm việc có tổ chức và thỉnh thoảng gửi cập nhật cho nhau.

Các công cụ như Screenrec, Zoom và những công cụ nhắn tin không đồng bộ kể trên rất hữu ích khi bạn cần giao tiếp hiệu quả.

Hãy đưa chúng vào thói quen giao tiếp của nhóm và bạn sẽ thấy đội ngũ phối hợp tốt hơn, vững vàng hơn.