9 mẹo quản lý thời gian tốt nhất cho người làm sáng tạo thấy việc này là thử thách

Là một người làm sáng tạo chuyên nghiệp, bạn hiểu công việc của mình quan trọng đến mức nào. Bạn dồn tâm sức vào từng dự án và muốn sản phẩm cuối cùng đạt được tiềm năng tốt nhất.

Nhưng trong nhịp sống gấp gáp hiện nay, tìm được thời gian để tập trung cho công việc sáng tạo không hề dễ. Bạn có thể phải cân bằng công việc chính với dự án freelance, hoặc còn có trách nhiệm gia đình khiến quỹ thời gian càng ít hơn. Ngay cả khi có chút thời gian rảnh, việc giữ động lực cũng khó nếu bạn chưa thấy kết quả ngay.

Quản lý thời gian cho người làm sáng tạo

Dù vậy, nếu muốn thành công, bạn cần chủ động dành thời gian cho công việc sáng tạo. Chỉ cần dành riêng vài giờ mỗi tuần để tập trung vào dự án, bạn đã có thể tiến bộ rõ rệt.

Khi nhìn thấy thành quả từ nỗ lực của mình, bạn sẽ có thêm động lực để tiếp tục. Vì vậy, đừng để những đòi hỏi hằng ngày lấn át sự sáng tạo của bạn. Hãy dành thời gian cho tác phẩm của mình, rồi nỗ lực đó sẽ đem lại kết quả.

Vì sao người làm sáng tạo thường gặp khó khi quản lý thời gian?

Thử thách quản lý thời gian trong công việc sáng tạo

Với nhiều người làm sáng tạo, quản lý thời gian thật sự là một thử thách. Sáng tạo không phải lúc nào cũng đi theo một đường thẳng. Nó có thể khó đoán, và đôi khi rất khó ép mình theo một lịch trình cứng nhắc.

Kiểm soát thời gian khi làm công việc sáng tạo không dễ, nhưng vẫn rất cần thiết. Thời gian là nguồn lực quý giá, và dùng nó khôn ngoan sẽ tạo ra khác biệt lớn.

Có vài lý do chính khiến việc quản lý thời gian của người làm sáng tạo trở nên khó khăn.

Không thể ép sự sáng tạo xuất hiện theo lệnh. Đôi khi cảm hứng đến vào những thời điểm bất ngờ, nên bạn cần đủ linh hoạt để đi theo dòng chảy đó.
Dự án sáng tạo thường cần động não và thử rồi sửa trước khi thành hình. Vì vậy, ước tính một dự án sẽ mất bao lâu có thể tốn không ít công sức.
Công việc sáng tạo thường rất cuốn. Khi đã vào guồng, bạn rất dễ quên mất thời gian!

Tất cả yếu tố này khiến việc quản lý thời gian và quản lý dự án của người làm sáng tạo trở nên phức tạp. Tuy nhiên, vẫn có những chiến lược năng suất giúp quá trình này nhẹ nhàng hơn.

Dành riêng thời gian cho công việc sáng tạo, chia nhỏ dự án và dùng công cụ quản lý thời gian đều rất quan trọng. Chúng giúp bạn kiểm soát thời gian tốt hơn và tận dụng tối đa nỗ lực sáng tạo của mình.

4 chữ D trong quản lý thời gian

Một trong những kỹ năng quan trọng nhất khi quản lý thời gian cho người làm sáng tạo là khả năng ưu tiên. Điều đó nghĩa là biết công việc nào quan trọng, khẩn cấp nhất và tập trung xử lý chúng trước. Tuy nhiên, xác định việc gì cần làm trước không phải lúc nào cũng dễ. Đây là lúc 4 chữ D trở thành một kỹ thuật quản lý thời gian hữu ích. 4 chữ D gồm:

Làm ngay

Nếu một nhiệm vụ mất chưa đến 2 phút, tốt nhất hãy làm ngay. Cách này giúp tiết kiệm thời gian về lâu dài vì bạn không phải mất thêm công để quyết định khi nào sẽ làm sau. Muốn áp dụng tốt, bạn cần biết mỗi nhiệm vụ thường mất bao nhiêu thời gian.

Giao việc

Nếu một nhiệm vụ có thể giao cho người khác, hãy làm vậy. Bạn sẽ có thêm thời gian để tập trung vào những việc quan trọng hơn.

Hoãn lại

Nếu một nhiệm vụ có thể dời lại mà không ảnh hưởng đến phần còn lại của lịch trình, hãy hoãn nó. Điều này giúp bạn tránh cảm giác bị quá nhiều việc dồn cùng lúc.

Loại bỏ

Nếu một nhiệm vụ không cần thiết hoặc không tạo thêm giá trị, hãy xóa nó khỏi danh sách việc cần làm. Nhờ vậy, bạn có thể tập trung vào những nhiệm vụ thật sự quan trọng.

Khi áp dụng 4 chữ D trong quản lý thời gian, bạn sẽ luôn hướng sự chú ý vào các nhiệm vụ quan trọng nhất và tránh những việc gây lãng phí thời gian.

1. Sắp xếp có hệ thống

Một trong những kỹ năng quan trọng nhất với bất kỳ người làm sáng tạo chuyên nghiệp nào là quản lý thời gian. Những ai gặp khó trong việc này thường dễ trễ hạn, phải xoay xở nhiều dự án cùng lúc và nhìn chung luôn có cảm giác quá tải.

Sắp xếp có hệ thống giúp người làm sáng tạo tránh được các bẫy quản lý thời gian đó. Khi theo dõi thời hạn, lịch hẹn và các cam kết khác, bạn luôn biết việc gì cần làm và khi nào cần làm.

Ngoài ra, sự ngăn nắp còn giúp người làm sáng tạo tập trung thời gian và năng lượng tốt hơn vào nhiệm vụ trước mắt. Kết quả là chất lượng công việc cũng cao hơn.

Nói ngắn gọn, sắp xếp có hệ thống là điều thiết yếu với người làm sáng tạo đang chật vật với quản lý thời gian.

2. Lập kế hoạch nội dung

Một cách để xử lý các vấn đề xoay quanh việc duy trì năng suất là lập kế hoạch nội dung. Khi kết hợp với một nền tảng content marketing, kế hoạch nội dung có thể đóng vai trò như bản đồ lộ trình, giúp bạn đi đúng hướng và làm việc có tổ chức.

Nó cũng giúp bạn sử dụng thời gian hiệu quả hơn vì bạn biết rõ việc gì cần làm và khi nào cần làm. Thêm vào đó, kế hoạch dự án nội dung có thể tạo động lực vì giúp bạn nhìn thấy tiến độ theo thời gian.

Cuối cùng, khi dành thời gian lập kế hoạch nội dung, bạn đang chuẩn bị nền tảng để thành công và tận dụng tốt nhất năng lực sáng tạo của mình. Lập kế hoạch nội dung cũng chính là một phần quan trọng của lập kế hoạch năng suất.

3. Tạo lối tắt cho các nhiệm vụ thường gặp

Với người làm sáng tạo, quản lý thời gian là yếu tố cần thiết để hoàn thành mọi nhiệm vụ đúng hạn và hiệu quả. Một cách làm đơn giản là tạo lối tắt cho các việc lặp lại thường xuyên.

Ví dụ, nếu bạn thường xuyên phải định dạng tài liệu văn bản, hãy tạo một lối tắt trên máy tính để tự động xử lý việc đó. Về lâu dài, cách này giúp bạn tiết kiệm thời gian và có thêm không gian tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.

Lối tắt cũng giúp bạn tránh các yếu tố gây xao nhãng như mạng xã hội và giữ đúng hướng. Chẳng hạn, nếu bạn làm HR và có một nhiệm vụ mà bạn biết sẽ tốn nhiều thời gian, hãy đặt hẹn giờ rồi làm đến khi chuông báo. Cách này giúp bạn tập trung và tránh bị kéo sang việc khác.

Bằng cách tạo lối tắt cho các nhiệm vụ quen thuộc, bạn có thể bảo đảm thời gian của mình được dùng theo cách hiệu quả nhất.

4. Theo dõi thời gian của bạn

Người làm sáng tạo chuyên nghiệp thường gặp khó với quản lý thời gian. Lý do là họ hay làm việc theo từng đợt cảm hứng và khó duy trì một lịch trình đều đặn.

Kết quả là họ dễ rơi vào cảnh làm việc nhiều giờ liền và cảm thấy quá tải trước khối lượng công việc. Tuy nhiên, một vài chiến lược quản lý thời gian đơn giản có thể giúp người làm sáng tạo đi đúng hướng.

Một trong những cách hiệu quả nhất là theo dõi thời gian. Bạn có thể dùng ứng dụng năng suất để hỗ trợ việc này.

Khi ghi lại cách mình sử dụng thời gian, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra phần nào đang bị lãng phí hoặc phần nào có thể làm hiệu quả hơn. Ngoài ra, theo dõi thời gian còn giúp bạn ước tính tốt hơn mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu, nhờ đó dễ lập kế hoạch trước.

Cuối cùng, theo dõi thời gian là một cách đơn giản nhưng rất hữu ích để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian.

5. Khiến thời gian phục vụ bạn

Bất kỳ ai từng cố quản lý thời gian đều biết việc này có thể rất khó. Ngay cả người ngăn nắp nhất đôi khi cũng phải chật vật để theo kịp các cam kết của mình.

Với người làm sáng tạo, quản lý thời gian còn có thể khó hơn. Sáng tạo đôi khi cần một lịch trình linh hoạt. Tuy vậy, những mẹo quản lý thời gian phù hợp vẫn có thể giúp cả người sáng tạo nhất giữ được nhịp làm việc.

Một trong những điều quan trọng nhất là khiến thời gian phục vụ bạn. Điều đó có nghĩa là dùng khối thời gian để sắp xếp ngày làm việc thường lệ và chú ý hơn đến cách bạn sử dụng thời gian.

Nó cũng có nghĩa là sẵn sàng nói không với những cam kết lấy mất thời gian sáng tạo của bạn. Khi biết khiến thời gian phục vụ mình, bạn sẽ có đủ thời gian cần thiết để vừa sáng tạo vừa làm việc hiệu quả.

6. Thực tế với mục tiêu

Người làm sáng tạo gặp khó trong quản lý thời gian cần thực tế hơn với mục tiêu. Rất nhiều người sáng tạo khó kiểm soát thời gian vì họ cố làm quá nhiều việc cùng lúc hoặc đặt kỳ vọng không thực tế về những gì mình có thể hoàn thành.

Khi đặt mục tiêu, điều quan trọng là phải thực tế về những gì có thể làm trong quỹ thời gian hiện có. Bạn cũng nên chia nhỏ mục tiêu thành các phần dễ xử lý hơn.

Ví dụ, thay vì cố viết cả một cuốn tiểu thuyết trong một tháng, hãy đặt mục tiêu viết một chương mỗi tuần. Khi mục tiêu thực tế hơn và được chia nhỏ, bạn có thể làm được nhiều việc hơn. Người làm sáng tạo hoàn toàn có thể dùng cách này để quản lý thời gian làm việc tốt hơn và đạt mục tiêu của mình.

7. Tránh kiệt sức bằng cách nghỉ ngơi

Khi cảm thấy quá tải hoặc căng thẳng, bạn rất dễ bị cuốn sâu vào công việc và mất dấu mục tiêu. Nghỉ một chút có thể giúp đầu óc thoáng hơn, lấy lại sự tập trung và quay lại công việc với năng lượng mới. Bạn cũng sẽ sẵn sàng xử lý những thử thách tiếp theo.

Tất nhiên, nghỉ quá nhiều thì bạn sẽ chẳng hoàn thành được gì! Nhưng vài khoảng nghỉ đúng lúc có thể tạo ra khác biệt lớn trong việc tránh kiệt sức và giữ đúng tiến độ.

8. Thực thi đến sau giai đoạn lên ý tưởng

Dường như lúc nào cũng có nhiều ý tưởng hơn thời gian để thực hiện chúng. Vì vậy, nhiều người làm sáng tạo gặp khó khi cân bằng giữa động não và thật sự hoàn thành công việc.

Chìa khóa để quản lý hiệu quả quy trình làm việc sáng tạo là học cách lên ý tưởng hiệu quả. Sau đó, khi giai đoạn động não kết thúc, điều quan trọng là tập trung vào phần thực thi.

Cố làm cả hai cùng lúc chỉ khiến bạn dễ bực bội và lãng phí thời gian. Thay vào đó, khi biết tách bạch giai đoạn lên ý tưởng và thực thi, người làm sáng tạo có thể tận dụng thời gian tốt hơn và tạo ra tác phẩm tốt nhất của mình.

9. Học cách nói không đúng lúc

Người làm sáng tạo gặp khó trong quản lý thời gian cần học khi nào nên nói không. Họ thường có rất nhiều ý tưởng và dự án muốn làm, nhưng mỗi ngày chỉ có một lượng thời gian nhất định.

Nếu lúc nào cũng nói có, họ sẽ không thể tập trung vào một dự án cụ thể và hoàn thành nó. Họ cũng dễ tự làm mình kiệt sức vì cố ôm quá nhiều việc.

Vì vậy, nếu bạn là người làm sáng tạo đang gặp khó với quản lý thời gian, hãy học cách nói không. Điều này giúp bạn tập trung vào điều quan trọng và hoàn thành được nhiều việc hơn.

ScreenRec có thể giúp người làm sáng tạo như thế nào

ScreenRec là một công cụ mạnh mẽ có thể giúp người làm sáng tạo tăng năng suất và tiết kiệm thời gian khi quản lý công việc. Phần mềm này mang đến cho bạn một giải pháp thay thế email và cuộc gọi video. Thay vì lên lịch họp, bạn chỉ cần quay video cho khách hàng hoặc thành viên trong nhóm rồi gửi liên kết chia sẻ được tạo tự động. Không cần tải lên!

Với ScreenRec, người sáng tạo có thể tạo video chất lượng để dùng cho mục đích giáo dục hoặc quảng bá. Phần mềm cũng cho phép bạn quản lý các bản ghi bằng cách sắp xếp chúng vào dự án và gắn thẻ để dễ tìm lại.

ScreenRec là công cụ thiết yếu cho người sáng tạo nội dung muốn cải thiện năng suất. Đây cũng là một giải pháp tuyệt vời khi bạn làm việc từ xa, làm việc ở nhiều múi giờ khác nhau, v.v.

Tóm lại

Quản lý thời gian có thể là thử thách với người làm sáng tạo, đặc biệt là người làm freelance. Nhưng điều đó không có nghĩa là bất khả thi. Khi áp dụng các mẹo freelance và mẹo tăng năng suất khi làm việc tại nhà này, bạn có thể tận dụng tốt hơn giờ làm việc và thành công trong văn phòng tại nhà của mình.

Hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp bạn bắt đầu quản lý thời gian hiệu quả ngay hôm nay.