5 cách đã được chứng minh để tăng năng suất đội ngũ từ xa

Xây dựng một đội ngũ làm việc hiệu quả luôn là yếu tố quan trọng để vận hành doanh nghiệp thành công. Trong phần lớn lịch sử, các nhóm thường làm việc trực tiếp với nhau. Nhưng văn phòng hiện đại đang thay đổi khi ngày càng nhiều nhân viên chọn làm việc từ xa. Trên thực tế, một bài viết của Gallup cho biết 45% người lao động toàn thời gian tại Mỹ vẫn đang làm việc từ xa ở một mức độ nào đó. Gần một nửa lực lượng lao động toàn thời gian của Mỹ! Và xu hướng này có vẻ sẽ còn tiếp tục.

Điều đó tạo ra những thách thức mới cho quản lý và lãnh đạo, đặc biệt khi cần theo dõi KPI của làm việc từ xa, đo năng suất và đánh giá hiệu quả của nhân viên. Việc nắm bắt tình hình làm việc của cả nhóm đòi hỏi thêm một chút nỗ lực. Tìm cách cải thiện năng suất đội ngũ không phải chuyện mới, nhưng làm điều đó khi bạn không thường xuyên gặp trực tiếp nhóm của mình thì lại khác. Có thể sẽ hơi khó, nhưng những gợi ý dưới đây sẽ giúp bạn cải thiện năng suất của đội ngũ từ xa.

Ưu tiên và sắp xếp công việc

Sắp xếp, lập kế hoạch và ưu tiên công việc luôn hữu ích, dù nhóm của bạn làm từ xa hay làm tại văn phòng. Tuy nhiên, làm việc từ xa, nhất là làm việc tại nhà, có những thách thức riêng. Khi ranh giới giữa công việc và cuộc sống gia đình bị mờ đi, việc tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ trước mắt trở nên khó hơn. Xung quanh luôn có việc cần làm, và năng suất vì thế dễ bị ảnh hưởng. Với người quản lý, việc theo dõi năng suất của nhân viên từ xa cũng ngày càng khó hơn.

Dù vậy, chỉ cần một chút lập kế hoạch chiến lược và chuẩn bị trước, bạn có thể làm cho ngày làm việc trôi chảy hơn. Khi biết rõ mình muốn hoàn thành điều gì, bạn sẽ dễ lọc bớt nhiễu và tập trung vào phần quan trọng.

Khi ưu tiên công việc, hãy cân nhắc dùng các công cụ như ma trận Eisenhower. Đây là cách giúp bạn xác định việc nào cần làm ngay, việc nào nên hoãn, việc nào có thể giao cho người khác và tuyệt nhất là việc nào có thể loại khỏi danh sách cần làm.

Biết cách ưu tiên và tổ chức công việc là kỹ năng thiết yếu để tăng năng suất. Khi đã biết mình cần hoàn thành điều gì, bước tiếp theo là quyết định cách hoàn thành nó.

Đặt mục tiêu

Một cách rất quen thuộc để xử lý công việc là đặt mục tiêu. Mục tiêu xuất hiện ở khắp nơi. Bạn có thể có mục tiêu nghề nghiệp, mục tiêu nhóm, mục tiêu phát triển cá nhân, mục tiêu tài chính, mục tiêu hằng ngày, v.v.

Vấn đề là mục tiêu rất dễ trở nên mơ hồ nếu không được định nghĩa đúng cách. Một mục tiêu rõ ràng luôn hiệu quả hơn mục tiêu chung chung. Cách bạn đặt mục tiêu chính là chìa khóa để cải thiện năng suất.

Hãy dùng mục tiêu SMART để xác định chính xác mục tiêu trong ngày hoặc trong tuần của bạn là gì và bạn sẽ đạt được chúng bằng cách nào.

Khi đặt mục tiêu, hãy nhớ tập trung vào những việc nằm trong nhóm “quan trọng” của ma trận. Mục tiêu cần khả thi, vì vậy đừng cố làm 10 mục tiêu cùng lúc. 3 hoặc 4 mục tiêu là đủ và thực tế hơn nhiều.

Việc xác định, viết ra và hoàn thành các mục tiêu hằng ngày giúp bạn tạo đà cho những mục tiêu lớn hơn. Nó cũng giúp bạn ưu tiên ngày làm việc tốt hơn. Mục tiêu cho thấy bạn đã làm việc hiệu quả đến đâu trong một ngày, kể cả những ngày bạn không cảm nhận được điều đó. Mục tiêu cũng tạo trách nhiệm rõ ràng, điều đặc biệt quan trọng với các thành viên làm việc từ xa. Khi có mục tiêu, bạn sẽ dễ cải thiện năng suất hơn.

Bạn có thường gặp khó khăn khi hoàn thành mục tiêu không? Thực tế, trách nhiệm giải trình là một yếu tố quan trọng để đạt mục tiêu. Ba yếu tố then chốt giúp hoàn thành mục tiêu là cam kết, trách nhiệm và viết mục tiêu ra giấy.

Chia công việc thành các phần nhỏ hơn

Nếu bạn đang làm một dự án lớn, một chiến lược hiệu quả là chia dự án thành các nhiệm vụ nhỏ, dễ quản lý hơn bằng phần mềm quản lý công việc. Bạn cũng có thể tạo tài liệu hỗ trợ công việc cho thành viên trong nhóm để họ hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn.

Tương tự như khi đặt mục tiêu, hãy đảm bảo có mốc thời gian hợp lý. Sau đó, xử lý từng bước một cách có hệ thống. Bạn không chỉ hoàn thành được nhiều việc hơn mà còn có cảm giác rất rõ ràng khi đánh dấu xong từng mục trong danh sách.

Nhóm nhỏ thường làm việc hiệu quả hơn

Những nhóm lớn thường kém hiệu quả hơn vì các lý do khá dễ thấy. Nhiều người hơn nghĩa là cần giao tiếp nhiều hơn, và điều đó tốn thời gian hơn. Quy trình cũng dễ cồng kềnh hơn. Mọi người có xu hướng trò chuyện xã giao nhiều hơn, và tổng thể dễ tạo cảm giác lộn xộn.

Trong bài viết trên Forbes, “Why Smaller Teams are Better,” tác giả Jacob Morgan chia sẻ nghiên cứu của mình về lý do năng suất giảm khi quy mô nhóm tăng. Ông nhắc đến Hiệu ứng Ringelmann, hiện tượng thành viên trong nhóm bỏ ra ít nỗ lực hơn khi nhóm càng đông. Hiệu ứng Ringelmann được đặt theo tên một kỹ sư người Pháp, người đã thiết kế thí nghiệm yêu cầu các tình nguyện viên kéo dây. Khi làm một mình, mỗi người bỏ ra 100% nỗ lực, nhưng khi quy mô nhóm tăng lên, nỗ lực cá nhân lại giảm xuống.

Thí nghiệm đó về sau dẫn đến nhiều nghiên cứu khác. Thuật ngữ “social loafing” được dùng để mô tả trường hợp cá nhân giảm nỗ lực vì cảm thấy mình ít chịu trách nhiệm hơn.

Nếu có thể, sử dụng các nhóm ảo nhỏ hơn sẽ có lợi cho năng suất.

Đội ngũ hạnh phúc là đội ngũ năng suất

Ai cũng biết rằng những người mệt mỏi, căng thẳng hoặc đang bị kiệt sức thường gặp khó khăn trong việc duy trì năng suất.

Google nổi tiếng với các phúc lợi dành cho nhân viên và đã đầu tư rất nhiều vào hạnh phúc của họ. Công ty vẫn nằm trong danh sách những nơi làm việc tốt nhất trên Glassdoor. Dù không phải doanh nghiệp nào cũng có thể cung cấp các đặc quyền hào phóng như vậy, nhân viên vẫn có thể hạnh phúc. Nhà tuyển dụng và quản lý dự án cần chủ động đảm bảo điều đó.

Tổ chức các hoạt động gắn kết nhóm trực tuyến.

Một đội ngũ hiệu quả cần có sự kết nối tích cực. Đồng đội phải có thể giao tiếp cởi mở với nhau để đạt hiệu suất tốt nhất. Những trải nghiệm chung, như hoạt động gắn kết nhóm, có thể giúp xây dựng mối quan hệ, nhưng có một điểm cần lưu ý: việc tham gia nên là tự nguyện.

Khuyến khích nghỉ giải lao

Nghiên cứu cho thấy nghỉ giải lao trong lúc làm việc mang lại nhiều lợi ích. Nghỉ giải lao giúp chúng ta

giảm căng thẳng,
cải thiện khả năng sáng tạo,
tránh mệt mỏi khi phải ra quyết định,
khôi phục động lực, và
tăng năng suất.

Hãy khuyến khích các thành viên đứng dậy và rời khỏi màn hình 5 phút mỗi giờ. Mời họ ra ngoài hít thở không khí trong lành và đón ánh nắng. Việc tạo điều kiện và khuyến khích những khoảng nghỉ như vậy sẽ giúp nhân viên vui vẻ hơn và làm việc hiệu quả hơn.

Ghi nhận nhân viên của bạn

Những thành viên cảm thấy mình được trân trọng có nhiều khả năng đầu tư công sức hơn vào bất kỳ nhiệm vụ nào. Khi một người đóng góp quan trọng cho tập thể, họ cần được ghi nhận. Hãy khen thưởng nhân viên khi họ hoàn thành tốt công việc, và bạn cũng đang cải thiện năng suất của cả nhóm.

Theo Gallup, “Sự ghi nhận giúp tăng mức độ gắn kết của từng nhân viên. Nó cũng được chứng minh là giúp tăng năng suất và lòng trung thành với công ty, từ đó cải thiện khả năng giữ chân nhân sự.”

Nếu có thể, phần thưởng tài chính như tăng lương hoặc thưởng luôn được đánh giá cao, nhưng khen thưởng không nhất thiết chỉ xoay quanh tiền bạc. Sự ghi nhận công khai, chẳng hạn giải thưởng hoặc chứng nhận, thường được đón nhận tích cực. Ngay cả sự ghi nhận riêng từ sếp hoặc quản lý, như một lời cảm ơn viết tay, cũng có thể tạo động lực rất lớn. Điều quan trọng là sự ghi nhận phải chân thành và gắn với đóng góp cụ thể của từng thành viên.

Tạo cơ hội đào tạo cho nhóm của bạn

Theo nghiên cứu năm 2017 về hiệu quả của đào tạo làm việc nhóm, tác động của hoạt động này có thể rất rõ rệt và tích cực. Các hình thức đào tạo có thể bao gồm

chiến lược lãnh đạo để cải thiện hiệu suất nhóm,
đào tạo làm việc nhóm, hoặc
các kỹ năng làm việc nhóm như quản lý thời gian hoặc trí tuệ cảm xúc.

Triển khai công cụ và ứng dụng tăng năng suất cho đội ngũ

Có rất nhiều công cụ và ứng dụng tăng năng suất cho đội ngũ. Dù bạn có làm trong ngành công nghệ hay không, việc chọn đúng công cụ có thể giúp các nhóm từ xa làm việc hiệu quả hơn. Các công cụ đo năng suất của nhân viên từ xa cũng rất sẵn có. Dưới đây là những công cụ hữu ích để nâng cao năng suất đội ngũ.

Dành cho nhóm công nghệ

ScreenRec

Bạn muốn báo lỗi, đánh giá code, hướng dẫn một kỹ năng mới hay giải thích điều gì khác? ScreenRec giúp giao tiếp không đồng bộ nhanh hơn mà vẫn hiệu quả như trao đổi trực tiếp. Nhấn Alt+S trong bất kỳ cửa sổ nào để quay màn hình, micro, camera và cả âm thanh hệ thống. Nhấn Alt+S lần nữa để dừng và chia sẻ bản ghi ngay lập tức qua chat, email hoặc theo cách bạn muốn.

Đồng nghiệp có thể xem lại vào thời điểm phù hợp với họ, nghĩa là bạn giảm được nhu cầu gọi video nhưng vẫn cho họ thấy chính xác điều đang diễn ra trên màn hình. Quan trọng hơn, cả nhóm có thêm nhiều thời gian tập trung để làm việc sâu.

Lightrun

Lightrun là công cụ gỡ lỗi dành cho lập trình viên. Nền tảng này cho phép nhà phát triển xử lý nhanh các sự cố production bằng cách thêm log, chỉ số, trace và nhiều dữ liệu khác.

The Silver Searcher

The Silver Searcher là công cụ tìm kiếm code miễn phí, mã nguồn mở dành cho lập trình viên. Công cụ này được thiết kế để tăng tốc độ, giúp việc tìm kiếm nhanh hơn.

Komodor

Nếu nhóm của bạn dùng Kubernetes, hãy cân nhắc Komodor. Công cụ xử lý sự cố này giúp bạn dễ dàng theo dõi thay đổi trên toàn bộ stack K8s và xác định phần nào bị ảnh hưởng.

Tuple

Ứng dụng này dành cho pair programming, giúp các nhóm làm việc từ xa hiệu quả hơn. Tuple hỗ trợ điều khiển kép, bàn phím đầy đủ, âm thanh, sử dụng CPU hiệu quả và nhiều tính năng khác. Hiện Tuple chỉ có trên Mac, nhưng đang được phát triển cho Linux.

Jell

Công cụ tăng năng suất cho đội ngũ từ xa

Jell là nền tảng quản lý giúp các nhóm từ xa cộng tác hiệu quả hơn khi làm việc không đồng bộ bằng công cụ. Ví dụ: daily standup, nhắc việc, mẫu check-in và nhiều tính năng khác. Công cụ này giúp việc theo dõi hoạt động của nhân viên từ xa và đo lường năng suất nhân viên trở nên dễ hơn.

SpectralOps

Công cụ đo năng suất của nhân viên từ xa

SpectralOps là công cụ ngăn thất thoát dữ liệu, giúp bạn phát hiện và theo dõi mối đe dọa theo thời gian thực. Bằng cách quét toàn bộ codebase, bạn có thể nhanh chóng xác định và xử lý vấn đề ngay lập tức.

MantisBT

Công cụ theo dõi lỗi miễn phí và mã nguồn mở này thường được dùng để theo dõi defect, nhưng cũng là một công cụ quản lý dự án rất tốt.

Dành cho nhóm không chuyên công nghệ

Microsoft Teams

Microsoft Teams là công cụ cộng tác và giao tiếp. Công cụ này cho phép các nhóm làm việc từ xa mà vẫn có tổ chức và nắm rõ thông tin. Microsoft Teams cũng có công cụ theo dõi năng suất. Microsoft Productivity Score dựa trên các chỉ số năng suất của nhóm, chẳng hạn như chia sẻ dữ liệu, sử dụng công cụ giao tiếp, v.v. Nhiều ứng dụng tăng năng suất cho Microsoft Teams cũng có thể tích hợp tùy theo nhu cầu cụ thể của nhóm bạn.

Slack

Một công cụ giao tiếp giúp các cuộc trò chuyện được sắp xếp rõ ràng. Mỗi dự án có không gian riêng.

Apploye

Nếu bạn hoặc nhóm của bạn đang gặp khó khăn với quản lý thời gian, hãy cân nhắc dùng Apploye. Là công cụ theo dõi thời gian và giám sát nhân viên từ xa, Apploye giúp bạn đặt mục tiêu công việc và bám sát mục tiêu khi làm việc trên máy tính. Công cụ này giúp các thành viên từ xa duy trì năng suất trong quá trình làm việc. Khi theo dõi hoạt động của nhân viên, bạn có thể đánh giá năng suất của họ và dễ xác định chiến thuật nào đang giúp năng suất tăng lên.

Zoom

Zoom là nền tảng giao tiếp video đặc biệt hữu ích cho các nhóm từ xa. Ngoài họp, bạn còn có thể tổ chức sự kiện trực tuyến và webinar trên Zoom.

Zapier

Zapier là công cụ tự động hóa giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách chuyển thông tin giữa các ứng dụng để tinh gọn quy trình làm việc.

Coupler

Coupler là công cụ đồng bộ dữ liệu. Công cụ này tự động

sao lưu dữ liệu,
xuất bản ghi từ các ứng dụng, và
theo dõi tiến độ nhóm bằng báo cáo và dashboard.

Các báo cáo tiến độ có thể được dùng như một trong những chỉ số hiệu suất để đo năng suất.

Gorilla ROI

Trình kết nối chuyên cho thương mại điện tử

Với người bán hàng thương mại điện tử, Gorilla ROI là một trình kết nối chuyên cho eCommerce, tương tự Zapier. Bạn có thể truy cập và đưa dữ liệu từ nền tảng eCommerce của mình thẳng vào Google Sheets.

Narrato

Narrato là nền tảng tạo nội dung, cộng tác và quản lý quy trình làm việc. Nền tảng này dành cho các nhóm nội dung bận rộn, giúp thay thế nhiều công cụ rời rạc mà họ đang dùng trong vận hành nội dung, bao gồm

tài liệu,
bảng tính,
công cụ kiểm tra ngữ pháp và đạo văn,
công cụ quản lý dự án,
email và nhiều công cụ khác.

Kết luận

Trong kỷ nguyên làm việc từ xa mới, có thể thấy rõ rằng các nhóm không còn cần sự cứng nhắc của văn phòng vật lý để thành công. Nhờ công nghệ, đội ngũ vẫn có thể kết nối và cộng tác từ bất kỳ đâu trên thế giới. Khi áp dụng các chiến lược trên, bạn sẽ thấy năng suất của nhóm ảo tăng lên rõ rệt.

Năng suất tại nơi làm việc rất quan trọng vì đó là một thước đo thành công. Những tổ chức thành công nhất thường là những tổ chức làm việc hiệu quả nhất. Năng suất đội ngũ cũng vậy. Những nhóm thành công thường là những nhóm có năng suất cao. Ngoài ra, các nhóm làm việc hiệu quả thường gồm những nhân viên hạnh phúc và khỏe mạnh.

Đội ngũ bán hàng về cơ bản cũng giống mọi đội ngũ khác: họ gồm những con người cụ thể. Vì vậy, các gợi ý để cải thiện hiệu quả và năng suất nhóm cũng tương tự những nội dung đã nêu ở trên. Cá nhân và cả nhóm nên ưu tiên và lập kế hoạch cho công việc. Nếu có thể, hãy chia nhóm thành các nhóm nhỏ hơn. Hãy quan tâm đến thành viên trong nhóm và khuyến khích họ chăm sóc bản thân. Cung cấp đào tạo và tất nhiên, trao cho họ quyền sử dụng những công cụ phù hợp để nâng cao hiệu suất làm việc.

Nếu muốn tăng năng suất của một cá nhân, bạn cần tập trung vào chính người đó. Hãy đảm bảo họ cảm thấy được trân trọng và là một thành viên quan trọng của nhóm. Đưa ra phản hồi trung thực, chân thành và có giá trị. Nếu họ cần trau dồi kỹ năng cụ thể, hãy tạo điều kiện để họ được đào tạo. Hầu hết mọi người đều muốn thành công, và cảm giác có một đội ngũ đang tin tưởng mình có thể là động lực rất lớn.