Onboarding trực tuyến là gì và cách thực hiện
HR là bộ phận chịu trách nhiệm onboarding nhân viên mới vào công ty. Việc này khá đơn giản khi mọi người cùng làm việc trong một văn phòng. Nhưng nếu nhân viên của bạn ở một quốc gia hoặc một bang khác thì sao?
Đồng thời, đại dịch dường như chưa thể biến mất trong một sớm một chiều. Ngay cả khi nhân viên ở gần, lực lượng lao động trực tuyến vẫn có vẻ là cách khả thi nhất để duy trì hoạt động kinh doanh.
Vì vậy, doanh nghiệp cần xem onboarding trực tuyến như trạng thái bình thường mới: hiểu cách onboarding nhân viên mới, ý nghĩa của nó, ưu nhược điểm và cách triển khai trong tổ chức.
Onboarding trực tuyến là gì?
Onboarding trực tuyến là hình thức onboarding diễn ra qua môi trường số, nói cách khác là không cần gặp trực tiếp.
Nhiều công ty dùng onboarding trực tuyến để thực hiện phần thường gọi là "giới thiệu chức năng". Phần giới thiệu này diễn ra trước khi bắt đầu đào tạo thực hành, giúp nhân viên mới hiểu vai trò của mình gồm những gì và công ty kỳ vọng gì ở họ. Nhờ đó, quá trình onboarding nhân viên mới diễn ra suôn sẻ hơn.
Đào tạo nhân viên trực tuyến có ưu và nhược điểm gì?
Onboarding trực tuyến không phải là một hệ thống hoàn hảo.
Vì vậy, bạn cần cân nhắc cả ưu điểm lẫn nhược điểm của onboarding trực tuyến để hiểu rõ mình đang triển khai điều gì trong doanh nghiệp.
Ưu điểm
- Linh hoạt và tiện lợi. Ý tưởng của onboarding và đào tạo trực tuyến là nhân viên có thể bắt đầu theo thời gian và tốc độ phù hợp với họ, trừ khi công ty có quy định khác. Điều đó nghĩa là họ có thể bắt đầu từ bất cứ đâu.
- Tiết kiệm chi phí. Trong onboarding trực tuyến, nhân viên và chuyên viên HR chỉ cần một chiếc laptop hoặc máy tính để bàn đủ mạnh. Họ không cần máy tính hay laptop cấu hình cực cao, và địa điểm làm việc có thể ở bất cứ đâu miễn là có kết nối internet ổn định. Nhân viên có thể tham gia onboarding tại nhà, giúp cả hai bên tiết kiệm chi phí và thời gian di chuyển, giảm sử dụng tài nguyên văn phòng và cắt bớt các khoản phát sinh khác.
Nhược điểm
- Vấn đề công nghệ. Ngoài chuyện đôi khi kết nối internet chậm, quản lý có thể gặp khó khăn khi chia sẻ thông tin nhạy cảm của công ty vì lý do bảo mật. Ngay cả khi đã có phần mềm bảo mật, vẫn rất khó biết khi nào mối đe dọa trực tuyến tấn công và đánh cắp dữ liệu. Để bảo vệ dữ liệu khỏi các mối đe dọa trực tuyến, bạn có thể dùng công cụ bảo mật chống tấn công ransomware hoặc một phần mềm an ninh mạng khác.
- Thiếu cảm giác kết nối con người. Vì mọi thứ diễn ra trực tuyến, việc giữ cho nhóm làm việc từ xa luôn kết nối và xây dựng tinh thần đồng đội giữa nhân viên với HR sẽ khó hơn nhiều. Cũng vì vậy, các cuộc trò chuyện có thể trở nên máy móc và thiếu cá nhân hơn. Kết quả là người tham gia dễ mất tập trung trong bài thuyết trình, đồng thời doanh nghiệp có nguy cơ không xây dựng được mối quan hệ đủ tốt để giữ chân nhân viên giỏi.
4 giai đoạn của onboarding trực tuyến là gì?
Vì chương trình onboarding diễn ra trực tuyến, bạn sẽ phải dựa vào công nghệ để truyền tải chương trình đến nhân viên mới.
Tuy vậy, các nguyên tắc cốt lõi vẫn giống nhau, dù bạn đang onboarding trong SaaS hay trong bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào: giúp nhân viên tin vào tổ chức, phát triển kỹ năng chuyên môn và nhìn thấy cơ hội phát triển sự nghiệp tại đây.
Để tạo cảm giác an toàn về tâm lý và phát huy vai trò tạo động lực trong môi trường làm việc trực tuyến, onboarding trực tuyến được chia thành nhiều giai đoạn. Điều này đúng dù bạn đang xây dựng đội ngũ phát triển chuyên trách hay một đội ngũ bán hàng trực tuyến. Hãy cùng xem bốn giai đoạn của onboarding trực tuyến.
Giai đoạn 1 - Onboarding
Đây là giai đoạn mọi thứ bắt đầu với nhân viên mới. Họ sẽ được HR chào đón, giới thiệu về công ty, văn hóa làm việc, vai trò và nhiệm vụ của mình.
Mục tiêu của việc onboarding thành viên trực tuyến là quản lý kỳ vọng của cả hai bên. Công ty cần minh bạch khi truyền đạt những gì mình cần ở nhân viên mới. Đồng thời, nhân viên mới cũng cần hiểu rõ tổ chức mong đợi gì ở họ để từng bước đáp ứng các mục tiêu đó.
Cuối cùng, nhân viên mới phải cảm thấy được chào đón trong giai đoạn này, vì đây là phần đặt nền cho toàn bộ trải nghiệm làm việc của họ tại công ty.
Làm thế nào?
Để giúp HR chuẩn bị từ vài ngày trước khi giai đoạn này bắt đầu, hãy tạo các tài liệu để nhân viên mới có thể tự xem và đọc lại.
Tài liệu dạng văn bản nên liệt kê những nội dung sẽ được thảo luận trong các giai đoạn onboarding khác nhau. Khi kỳ vọng được đặt rõ ngay từ đầu, nhân viên biết điều gì đang chờ họ và có thể chuẩn bị tốt hơn.
Liên quan đến việc này, hãy yêu cầu họ tải xuống các công cụ làm việc tại nhà cần thiết và phần mềm mà tổ chức dùng để giao tiếp cũng như cộng tác. Bạn có thể cần cấp quyền cho họ vào ứng dụng quản lý nhóm từ xa, công cụ tự động theo dõi thời gian hoặc các ứng dụng khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
Ví dụ, đội ngũ marketing và bán hàng cần một nền tảng để chia sẻ dữ liệu từ các cuộc trao đổi với khách hàng. Trong trường hợp này, bạn có thể dùng một công cụ như Pitchbox để mọi thành viên cùng tham gia và theo dõi trong một bảng điều khiển duy nhất.
Cuối cùng, bạn cần chuẩn bị tài liệu hướng dẫn nhân viên từ xa cách sử dụng và vận hành các công cụ trong bộ công nghệ của công ty. Nhờ đó, không ai trong nhóm phải đào tạo lại nhân viên mới cách dùng phần mềm mỗi lần có người gia nhập.
Đây là lúc rất phù hợp để dùng một trình ghi màn hình đơn giản như ScreenRec. Ghi lại màn hình máy tính, webcam và micro sẽ giúp bạn thêm nét cá nhân vào quy trình onboarding từ xa.
Khi bạn học cách cải thiện onboarding và loại bỏ những rào cản này, nhân viên mới sẽ tự tin hơn vào doanh nghiệp của bạn và thấy rằng công ty sẵn sàng làm thêm để họ cảm thấy được chào đón. Từ đó, vấn đề còn lại là triển khai tốt các giai đoạn tiếp theo của quy trình.
Giai đoạn 2 - Phát triển ban đầu
Đến tháng thứ sáu, những nhân viên từng là người mới nên đã thực sự hòa nhập vào tổ chức. Họ cần phát triển được bộ kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc
ở mức tốt nhất. Đồng thời, nhân viên cũng cần xây dựng được mối quan hệ với đồng đội của mình và phối hợp tốt trong công ty.
Qua giai đoạn này, bạn nên xác định có nên tiếp tục đầu tư vào những nhân viên đó hay không. Chẳng hạn, họ có thể đã thể hiện động lực hoàn thành công việc và những kỹ năng khác có thể phát triển trong tổ chức. Từ đây, bạn có thể dùng thông tin đó để giao trách nhiệm phù hợp với thế mạnh của họ.
Ngược lại, nhân viên cũng có cơ hội tạo ra hướng đi mới bằng cách nhận những nhiệm vụ khác, có thể thuộc hoặc không thuộc mô tả công việc hiện tại. Điều này giúp họ phát triển các kỹ năng liên quan, vừa tác động tích cực đến công ty, vừa chuẩn bị cho họ những cơ hội nghề nghiệp tốt hơn về sau.
Làm thế nào?
Có hai cách:
Thứ nhất, bạn có thể khởi động một sáng kiến nội bộ để quản lý và trưởng nhóm đào tạo nhân viên về các nhiệm vụ đặc thù trong công việc của họ. Hãy yêu cầu trưởng nhóm tạo các buổi và tài liệu đào tạo để nhân viên học theo. Một lần nữa, việc này sẽ rất dễ với ScreenRec vì công cụ này thân thiện với người dùng và ai trong tổ chức cũng có thể sử dụng, dù họ có rành công nghệ hay không. Tốt hơn nữa, bạn có thể biến việc này thành trao đổi hai chiều bằng cách yêu cầu nhân viên mới cũng ghi màn hình bằng ScreenRec.
Điểm hay của chương trình này là sự phát triển diễn ra ngay trong công ty. Các quản lý và trưởng nhóm đóng vai trò người tạo khóa học sẽ theo sát quá trình phát triển của đội ngũ. Khi hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên, họ có thể cung cấp tài liệu đào tạo và nhiệm vụ phù hợp hơn với thế mạnh của từng người.
Thứ hai, bạn có thể đăng ký cho nhân viên trực tuyến tham gia các khóa học và hội thảo trực tuyến để phát triển kỹ năng. Cách này giảm bớt phần việc cho các trưởng nhóm, những người lẽ ra phải tự tạo tài liệu đào tạo. Tuy nhiên, khóa học có thể đắt hơn nhiều và không được thiết kế riêng cho công ty. Bên cạnh đó, ScreenRec dùng dịch vụ lưu trữ video đám mây an toàn từ StreamingVideoProvider, nghĩa là các video do quản lý tạo có thể được tái sử dụng lâu dài, giúp việc học cách tạo video onboarding trở nên rất đơn giản.
Giai đoạn 3 - Phát triển liên tục
Sau 18 tháng làm việc tại cùng một công ty, nhân viên được kỳ vọng đã thành thạo các kỹ năng liên quan đến trách nhiệm công việc của mình.
Bước tiếp theo là định hình họ thành những lãnh đạo tương lai của tổ chức. Họ sẽ đảm nhận vai trò của cấp trên, rồi những người đó sẽ thay thế quản lý của mình, và cứ thế tiếp nối.
Thăng chức cho nhân viên lên cấp bậc cao hơn là một phần quan trọng trong phát triển sự nghiệp. Không ai muốn mãi đứng yên ở một vị trí ít yêu cầu công việc và mức lương còn thấp hơn. Ai cũng muốn nâng thu nhập, và cách tốt nhất là phấn đấu cho vị trí có nhiều trách nhiệm hơn.
Việc những nhân viên này tiếp tục gắn bó với tổ chức cũng cho thấy họ sẵn sàng làm việc cho bạn, miễn là bạn tiếp tục nuôi dưỡng sự phát triển nghề nghiệp của họ.
Làm thế nào?
Để cho những nhân viên có thành tích tốt nhất thấy rằng bạn trân trọng nỗ lực và sự tận tâm của họ, hãy thiết lập một chương trình ghi nhận nhân viên. Bạn có thể trao thưởng cho những người đạt kết quả tốt nhất dựa trên KPI và mục tiêu của công ty.
Từ đây, bạn cũng có thể nhận ra những nhân viên sẵn sàng nỗ lực thêm để đạt kết quả tốt hơn. Ví dụ, hãy tưởng tượng một nhân viên chăm sóc khách hàng đã chủ động nghiên cứu phân tích hành vi khách hàng để tăng ROI và tạo thêm doanh số cho doanh nghiệp. Đây là người đang tiến tới nấc thang nghề nghiệp tiếp theo, vì vậy bạn nên ghi nhận họ.
Cách làm này khuyến khích mọi người nỗ lực hết mình để đủ điều kiện nhận thưởng và thăng tiến.
Nhưng đừng quên thể hiện sự trân trọng với tất cả nhân viên. Một số người chủ động hơn người khác, nhưng điều đó không có nghĩa là những người còn lại không đáng được ghi nhận cho nỗ lực của họ.
Giai đoạn 4 - Thăng tiến hoặc rời đi
Khi hai năm hoặc hơn trôi qua, đã đến lúc nhân viên trong công ty tiến lên vị trí mới hoặc rời khỏi tổ chức.
Như đã nói, nhân viên cần có động lực để từng bước tiến lên trong nấc thang sự nghiệp và tăng mức lương cơ bản. Nhưng để làm được điều đó, họ phải sẵn sàng nhận thêm việc nhằm chứng minh giá trị của mình.
Tuy nhiên, bạn cần nuôi dưỡng một văn hóa nơi sự phát triển và phần thưởng cho kết quả tốt là điều có thể xảy ra. Nhiều công ty không giữ chân được nhân viên vì cơ hội nghề nghiệp về sau quá hạn chế. Có thể đã có những người tạo ra giá trị cho công ty nhưng lại bị bỏ qua để nhường chỗ cho người khác.
Vì vậy, một lộ trình rõ ràng giúp nhân viên phát triển theo thời gian sẽ là yếu tố then chốt trong quy trình định hướng nhân viên mới trực tuyến.
Làm thế nào?
Dù kết quả ở giai đoạn này ra sao, tốt nhất bạn vẫn nên thu thập phản hồi từ nhân viên. Nếu họ rời đi, hãy hỏi liệu có điều gì trong tổ chức khiến họ quyết định như vậy, họ không hài lòng ở đâu và vì sao. Với những người ở lại và được thăng tiến, hãy hỏi điều gì đã truyền cảm hứng để họ tiếp tục phát triển sự nghiệp trong tổ chức.
Dùng câu trả lời của họ để cải thiện doanh nghiệp, tạo cơ hội tốt hơn và thu hút những nhân tài giỏi nhất chuyển sang công ty của bạn.
Kết luận
Dù bạn mới tìm hiểu cách làm onboarding hiệu quả hay đã là một quản lý HR trực tuyến dày kinh nghiệm, onboarding nhân viên vẫn là chìa khóa cho thành công lâu dài của công ty. Việc giữ được những người bắt đầu sự nghiệp tại tổ chức và trao cho họ cơ hội phát triển là dấu hiệu của mức độ gắn kết nhân viên và văn hóa công ty tích cực.
Các bước trên cho thấy cách cải thiện trải nghiệm onboarding để bạn giữ chân những nhân viên mới giỏi nhất, những người có thể trở thành lãnh đạo tương lai của tổ chức.
Và vì họp video sẽ là một phần rất lớn trong trải nghiệm onboarding, hãy cân nhắc dùng một công cụ như ScreenRec để tận dụng tối đa hoạt động giao tiếp từ xa. Không phải nhân viên nào cũng có cùng thời gian phản hồi email, và một số loại công việc tự nhiên cần nhiều thời gian rời khỏi email để tập trung. Vì vậy, bằng cách ghi video thay vì gõ tin nhắn và email, bạn giúp tương tác ngắn gọn, rõ ràng và đi thẳng vào vấn đề, để mọi người có thêm thời gian hoàn thành công việc!
Tài liệu tham khảo và đọc thêm?
- 10 mẹo onboarding trực tuyến thiết yếu cho HR hiện đại
- Cách giữ nhóm làm việc từ xa luôn kết nối và tạo nơi làm việc hạnh phúc
- Hướng dẫn toàn diện về họp trực tuyến
- 8 phương pháp onboarding từ xa bạn cần biết
- Tương lai của làm việc từ xa: tất cả nằm ở công nghệ giao tiếp
- 15 công cụ làm việc từ xa tốt nhất mà nhóm của bạn cần
English 
Español 
Deutsch 
Polski 
Български 
Русский 
Français 
Italiano 
日本語 
Português 
العربية
Đừng bỏ lỡ
Nhận thông tin cập nhật về bài viết mới, webinar và các cơ hội khác: