10 mẹo onboarding trực tuyến thiết yếu cho HR hiện đại
Sau những biến động toàn cầu, làm việc từ xa đã nhanh chóng trở thành điều bình thường. Với đội ngũ HR, điều đó đồng nghĩa với việc phải thay đổi trọng tâm và điều chỉnh chiến lược. Onboarding trực tuyến đặt ra nhiều thách thức, nhưng cách tiếp cận từng bước sẽ giúp bạn xử lý những thay đổi này tốt hơn.
Việc không có mặt trực tiếp tại văn phòng hay thiếu tương tác mặt đối mặt không nhất thiết phải là rào cản khi chào đón nhân viên mới. Dù nhiều nhân viên làm việc từ xa lần đầu làm quen với mô hình làm việc tại nhà, sự chuẩn bị và tổ chức tốt sẽ giúp họ bắt nhịp nhanh hơn. Bạn chuẩn bị càng sớm, quá trình onboarding càng suôn sẻ.
Dưới đây là danh sách ngắn các phương pháp onboarding trực tuyến mà nhà quản lý tuyển dụng có thể áp dụng.
1. Chuyển nội dung onboarding sang định dạng trực tuyến
Một đội ngũ HR chuẩn bị tốt thường đã có sẵn quy trình onboarding rõ ràng. Tuy nhiên, quy trình đó có thể được xây dựng dựa trên giả định rằng nhân viên sẽ có mặt trực tiếp tại nơi làm việc.
Nội dung onboarding cho nhân viên từ xa cần được điều chỉnh cho phù hợp với nhân viên làm việc trực tuyến. Dù bạn chọn tạo video onboarding cho nhân viên hay dùng bản trình chiếu, hãy xác định rõ gói onboarding trực tuyến của bạn sẽ bao gồm những gì.
Gói chào mừng
Khi một thành viên mới gia nhập nhóm, họ thường nhận được gói chào mừng gồm các tài liệu cần thiết. Bạn vẫn có thể đưa phần này vào quy trình onboarding trực tuyến, nhưng cần chuyển toàn bộ sang định dạng số.
Việc cần làm
- Chuyển toàn bộ giấy tờ thành một tệp PDF gọn gàng, dễ xem và có thể in ra khi cần
- Thử nghiệm gói chào mừng số với một vài thành viên hiện tại trong nhóm
- Thu thập phản hồi để đảm bảo không bỏ sót những nội dung quan trọng
Bài thuyết trình
Khi tuyển thành viên mới, rất có thể bạn sẽ cho họ xem một bài thuyết trình onboarding. Chúng ta sẽ nói kỹ hơn ở phần sau, nhưng đây là bước quan trọng để biến các ý tưởng onboarding nhân viên từ xa thành nội dung cụ thể.
Việc cần làm
- Trong môi trường làm việc trực tuyến, bạn có thể ghi hình khuôn mặt và màn hình bằng trình ghi màn hình để cá nhân hóa thông điệp chào mừng.
Hướng dẫn eLearning
Khi mới bắt đầu, thành viên mới có thể chưa biết cách dùng các công cụ và hệ thống của công ty. Có hai cách để xử lý việc này. Cách đầu tiên là tạo một video hướng dẫn ngắn. Video đó sẽ dẫn họ qua các công cụ, tài nguyên và hệ thống nghiệp vụ cần biết.
Một lựa chọn khác là phân công một nhân viên hiện tại hướng dẫn lại các công cụ và quy trình đó. Bạn có thể thực hiện qua họp video.
Việc cần làm
- Dành thời gian xem lại quy trình onboarding trực tiếp hiện tại đang vận hành như thế nào. Sau đó, bạn chỉ cần điều chỉnh nội dung và quy trình sẵn có sang hình thức trực tuyến, kỹ thuật số.
2. Tạo bài thuyết trình trực tuyến
Ở trên, chúng ta đã nhắc đến tầm quan trọng của việc chuyển bài thuyết trình onboarding sang định dạng trực tuyến. Điều này không có nghĩa là bạn sẽ không còn trao đổi với nhân viên mới về vai trò của họ. Nhưng bạn vẫn cần một bài thuyết trình trực tuyến để giải thích những gì họ cần làm trong vị trí mới.
Buổi tiếp xúc đầu tiên với công ty là một phần rất quan trọng trong ngày làm việc đầu tiên của nhân viên. Vì vậy, bài thuyết trình trực tuyến cần được chuẩn bị nghiêm túc không kém buổi thuyết trình trực tiếp. Ví dụ, nếu bạn đang onboarding nhiều thành viên trực tuyến, đặc biệt là nhiều nhân viên kinh doanh từ xa trong cùng một ngày, hãy cân nhắc tổ chức thuyết trình theo nhóm để tạo cảm giác gắn kết.
Việc cần làm
- Dùng tài liệu trực quan để giới thiệu lịch sử công ty. Hãy làm cho phần này sinh động và dễ tiếp nhận.
- Giải thích rõ văn hóa công ty và tuyên bố sứ mệnh.
- Đưa vào hình ảnh của các thành viên chủ chốt trong nhóm (có thể dùng ảnh đời thường để tạo cảm giác gần gũi hơn).
- Đừng nhồi quá nhiều thông tin cho nhân viên mới, đặc biệt là các nội dung liên quan đến HR.
- Dành thời gian tạo các video định hướng chỉn chu, chuyên nghiệp trong gói onboarding trực tuyến. Chúng có thể trở thành công cụ cực kỳ hữu ích.
3. Lên lịch cuộc gọi trước ngày bắt đầu
Các thủ tục HR có thể khiến nhân viên mới khá bối rối. Vì vậy, đội ngũ HR nên chủ động liên hệ với họ trước ngày bắt đầu. Đây là một trong những cách làm tốt ở giai đoạn trước onboarding, giúp HR có cơ hội chào đón nhân viên mới. Việc này cũng góp phần xây dựng văn hóa làm việc tích cực. Thành viên mới sẽ nhanh chóng cảm thấy mình là một phần của công ty.
Điều này giúp nhân viên gắn kết hơn. Nhân viên mới càng gắn kết, họ càng dễ làm việc hiệu quả. Nếu tạo được sự kết nối trước ngày đầu tiên, quy trình onboarding trực tuyến của bạn sẽ phát huy hiệu quả tốt hơn nhiều.
Tin tốt là có rất nhiều nền tảng cộng tác trực tuyến để bạn liên hệ với họ. Các nền tảng họp video hiện nay cũng được thiết kế rất phù hợp với nhu cầu này. Đừng quên cung cấp tài nguyên hướng dẫn nhân viên mới cách dùng các nền tảng đó, vì nhiều người có thể sử dụng chúng lần đầu.
Việc cần làm
- Liên hệ với nhân viên mới và lên lịch một buổi họp trực tuyến ít nhất ba ngày trước ngày họ bắt đầu làm việc
4. Phác thảo hoạt động cho vài tuần đầu tiên
Bắt đầu một công việc mới có thể khiến nhiều người lo lắng, và vài tuần đầu tiên là giai đoạn rất quan trọng. Nhân viên làm việc từ xa không có đồng đội ngồi cạnh để hỏi khi cần. Mục tiêu là đảm bảo nhân viên mới có những công cụ họ cần, nhờ đó họ có thể bắt tay vào việc nhanh chóng.
Trong vài tuần đầu, bạn nên có một lịch hoạt động rõ ràng. Nhân viên mới có thể tham gia vào các hoạt động đó. Ví dụ:
- Bữa trưa trực tuyến cùng nhóm
- Giới thiệu với các thành viên trong đội ngũ kỹ thuật mà họ có thể cần liên hệ
- Một buổi họp toàn nhóm để trao đổi về kỳ vọng trong tuần
Việc cần làm
- Giao hai hoặc ba nhiệm vụ để thành viên mới tập trung trong tuần làm việc đầu tiên
- Thử tạo một checklist onboarding để giúp nhóm làm việc từ xa có trải nghiệm tốt nhất có thể trong những tuần đầu nhận việc
5. Truyền đạt rõ kỳ vọng
Một phần quan trọng của quy trình onboarding trực tuyến là làm rõ kỳ vọng với nhân viên. Bạn nên xác định trước những kỳ vọng dành cho thành viên mới. Sau đó, chia nhỏ chúng thành các phần dễ nắm bắt, bao quát những điều cơ bản trong vai trò của họ.
Điều đó có nghĩa là cần đảm bảo họ:
- Nắm rõ toàn bộ phạm vi trách nhiệm của mình
- Biết dùng các công cụ cần thiết để hoàn thành những trách nhiệm đó
- Có thể tuân theo các quy trình và hệ thống nghiệp vụ mà công ty yêu cầu
Bạn truyền đạt kỳ vọng càng rõ, thành viên mới càng dễ hòa nhập nhanh vào cấu trúc làm việc của doanh nghiệp.
Hãy đảm bảo có lịch trình rõ ràng cho mục tiêu cá nhân và mục tiêu công ty. Nếu cần, bạn có thể dùng ứng dụng lập lịch. Điều này giúp nhân viên nhận biết rõ thời gian dành cho đào tạo và đánh giá hiệu suất.
Việc cần làm
- Có lịch công việc dễ truy cập, dễ cập nhật, đồng thời đặt mục tiêu SMART dài hạn và ngắn hạn thật rõ ràng
- Đưa các buổi gặp nhóm hằng tuần và họp một-một vào lịch để trao đổi về quy trình làm việc
6. Giải thích văn hóa công ty
Văn hóa công ty thường bị xem nhẹ trong quy trình onboarding trực tuyến. Điều này cũng dễ hiểu. Khi mọi sự chú ý dồn vào kỳ vọng và đào tạo, văn hóa nơi làm việc rất dễ bị đẩy xuống sau. Nhưng đó là một sai lầm.
Khi một thành viên cảm thấy gắn kết hơn với văn hóa công ty, họ cũng cảm thấy đồng điệu hơn với công ty đó. Nhờ vậy, họ có thêm động lực làm việc và năng suất cao hơn. Văn hóa công ty cũng có thể là yếu tố quyết định việc nhân viên mới ở lại hay lặng lẽ rời đi.
Onboarding trực tuyến cần khuyến khích nhân viên hiểu văn hóa cốt lõi, giá trị và sứ mệnh của công ty. Nhân viên càng hiểu rõ mình sắp làm việc cho kiểu công ty nào, họ càng dễ đồng hành với thương hiệu. Bạn cũng giúp họ có cảm giác mục đích rõ ràng hơn.
Việc cần làm
- Tạo bất ngờ cho nhân viên mới bằng một món quà chào mừng nào đó
- Sau khi thư mời làm việc đã được ký, hãy gửi qua đường bưu điện một gói chào mừng gồm các vật phẩm thương hiệu sẵn có như áo thun, cốc cà phê, bút hoặc bất cứ thứ gì giúp họ hiểu thêm về thương hiệu của bạn
7. Hỗ trợ thiết lập công nghệ trong ngày đầu tiên
Các yêu cầu về IT có thể là một trong những phần khó nhất khi bắt đầu công việc mới. Bạn cần đảm bảo nhân viên mới có thể sử dụng những công nghệ mà vai trò mới yêu cầu. Ngay cả việc thiết lập tài khoản email riêng cho công việc cũng có thể là thách thức với một số người. Nếu ai đó lần đầu làm việc từ xa, họ có thể cần tài liệu hướng dẫn hoặc tài nguyên trực tuyến về cách tạo tài khoản Gmail mới.
Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo onboarding trực tuyến giúp thành viên mới bớt căng thẳng và ít gặp rào cản trong quy trình làm việc. Bạn càng giúp họ thoải mái với công nghệ sẽ sử dụng, kết quả càng tốt. Họ cũng sẽ làm việc hiệu quả hơn ngay từ ngày đầu.
Việc cần làm
- Với công ty nhỏ, nên đảm bảo chuyên gia IT được phân công liên hệ với nhân viên mới trước ngày bắt đầu
- Với công ty lớn hơn, hãy để toàn bộ đội ngũ IT cùng tham gia
8. Thỉnh thoảng kiểm tra và hỏi thăm
Hãy đưa việc tương tác và giao tiếp thường xuyên thành một phần quan trọng trong chiến lược onboarding trực tuyến. Cách này có thể cải thiện đáng kể sự kết nối giữa nhân viên và doanh nghiệp.
Điều đó đặc biệt quan trọng để đảm bảo thành viên trong nhóm luôn gắn kết và cảm thấy được hỗ trợ. Nếu bạn từng vận hành quy trình onboarding trực tiếp, bạn đã biết các cuộc trao đổi một-một thân mật có giá trị như thế nào. Chiến lược tương tự cũng rất cần được đưa vào onboarding trực tuyến.
Đừng xem nhẹ cảm giác choáng ngợp khi bắt đầu một công việc từ xa mới. Bạn càng tương tác thường xuyên với nhân viên mới, họ càng cảm thấy được hỗ trợ, nhất là trong vài tuần đầu. Làm việc từ xa đôi khi có thể khiến họ cảm thấy khá cô lập.
Việc cần làm
- Luôn có mặt khi họ cần và thường xuyên kết hợp các cuộc trò chuyện chính thức lẫn thân mật
9. Lên lịch gặp nhóm và quản lý
Đừng quên sắp xếp thời gian sau đó để nhân viên mới gặp các thành viên khác trong nhóm và quản lý của họ. Buổi gặp có thể rất thoải mái, thậm chí được đưa vào giờ nghỉ trưa. Không cần biến cuộc gặp này thành một buổi bàn công việc. Mục tiêu là giới thiệu mọi người và giúp họ làm quen với nhau.
Khi giữ mọi thứ thân mật, bạn sẽ hiểu nhân viên mới hơn và giúp họ bắt đầu làm quen với đồng nghiệp. Điều đó xây dựng niềm tin và có thể giúp giữ chân nhân viên lâu hơn. Năm 2017, LinkedIn thực hiện một nghiên cứu cho thấy 72% nhân viên nhận thấy các cuộc họp một-một với quản lý trực tiếp trong giai đoạn onboarding rất hữu ích.
Dù nghiên cứu này dựa trên onboarding trực tiếp, không có lý do gì để cho rằng onboarding trực tuyến sẽ khác đi.
Việc cần làm
- Lên lịch các buổi gặp thân mật với nhóm và quản lý trực tiếp
10. Tinh chỉnh quy trình
Các đội ngũ HR đang chuyển rất nhanh sang onboarding trực tuyến, nhưng đừng vì thế mà quên những điều cơ bản. Giống như onboarding trực tiếp, bạn cần ghi lại toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối.
Quản lý cần được cập nhật về việc nhân viên đang ở giai đoạn nào, nghĩa là tài liệu phải dễ truy cập cho mọi bên liên quan. Khả năng truy cập thông tin và trách nhiệm giải trình cũng quan trọng không kém trong onboarding trực tuyến.
Cũng như mọi quy trình kinh doanh khác, bạn càng phân tích và tinh chỉnh cách làm, quy trình đó càng trở nên hiệu quả.
Việc cần làm
- Đừng quên đánh giá tác động mà quy trình onboarding trực tuyến của bạn tạo ra
- Trao đổi với nhân viên mới và nhờ họ đánh giá chiến lược onboarding nhân viên của bạn
- Tìm hiểu điều gì mang lại giá trị cho họ và điều gì thì không
Kết luận
Định hướng nhân viên mới trực tuyến cần cho họ một lộ trình rõ ràng để đi theo. Làm việc từ xa không đồng nghĩa với trải nghiệm onboarding kém! Dù onboarding trực tuyến chắc chắn có thách thức, nó cũng có thể mang lại lợi ích rất lớn. Khi được triển khai đúng cách, những phương pháp onboarding trực tuyến này có thể xóa bỏ sự mơ hồ về vai trò và công ty.
Nhờ các công nghệ đang dùng trong công việc, bạn có thể dễ dàng tạo ấn tượng ban đầu tích cực cho nhân viên mới và khiến quá trình onboarding trở nên hấp dẫn hơn.
Đừng bỏ qua tầm quan trọng của quy trình onboarding kỹ thuật số. Nó có thể là chìa khóa để giữ chân nhân viên, nâng cao năng suất và thúc đẩy tăng trưởng công ty.
English 
Español 
Deutsch 
Polski 
Български 
Русский 
Français 
Italiano 
日本語 
Português 
العربية
Đừng bỏ lỡ
Nhận thông tin cập nhật về bài viết mới, webinar và các cơ hội khác: