8 cách onboarding nhân viên từ xa hiệu quả bạn nên biết
Làm việc từ xa mang lại nhiều tự do, nhưng cũng đi kèm không ít thách thức. Khi được tự sắp xếp ngày làm việc thay vì theo khung giờ công sở 9-5, bạn có thể làm việc năng suất hơn, hoặc cũng có thể rơi vào tình trạng lãng phí thời gian. Vì không phải quá căng thẳng khi cân bằng công việc và đời sống cá nhân, lại có quyền chủ động với lịch trình của mình, hầu hết mọi người sẽ cảm thấy làm việc hiệu quả hơn.
Dù vậy, làm việc từ xa cũng có mặt trái. Hai trong số những vấn đề lớn nhất là thiếu kết nối thật sự với đồng nghiệp và cảm giác cô đơn. Với nhân viên mới, điều này còn khó hơn vì họ không có cơ hội gặp trực tiếp mọi người.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ bạn cách thu hẹp khoảng cách số đó và đưa nhân viên làm việc từ xa mới vào đội ngũ bằng một quy trình onboarding từ xa mượt mà, để họ không cảm thấy bị đứng ngoài văn hóa công ty. Dưới đây là 8 cách onboarding từ xa đáng thử.
8 cách onboarding từ xa hiệu quả
1. Tạo sổ tay số cho nhân viên
Đây là bước duy nhất bạn nên hoàn thành trước khi bắt đầu áp dụng các cách onboarding tốt nhất, tức là trước khi tuyển người. Sổ tay công ty vẫn rất quan trọng ngay cả trong môi trường văn phòng, vì nó giúp mọi người hiểu cách công ty vận hành, cơ cấu cấp bậc, lương thưởng, nghỉ phép, ngày nghỉ ốm và nhiều thông tin khác.
Nhân viên từ xa không thể cảm nhận văn hóa công ty rõ như người được làm việc trực tiếp cùng đồng nghiệp. Vì vậy, lựa chọn tốt tiếp theo là một cuốn sổ tay số đầy đủ và dễ tra cứu.
Hãy viết rõ mọi quy tắc, quy định và điều khoản quan trọng. Khi đã có phần nền tảng, hãy tạo các phiên bản khác nhau cho từng vị trí. Mỗi vai trò có trách nhiệm riêng và cần được làm rõ ngay từ đầu. Vì nhân viên sẽ làm việc từ xa, hãy giải thích cách thực hiện và hoàn thành dự án, bao gồm cả hướng dẫn sử dụng công cụ quản lý dự án, cũng như cơ cấu tổ chức của công ty.
Sau khi đã bao quát những nội dung lớn, hãy thêm các chi tiết hằng ngày và những hoạt động vui mà bạn thường dùng để xây dựng mối quan hệ giữa nhân viên. Sổ tay này sẽ hỗ trợ tất cả quy trình onboarding sau này, vì vậy hãy làm thật chỉn chu để nhân viên có trải nghiệm khởi đầu tốt. Đây cũng là một trong những cách hiệu quả nhất để đào tạo nhân viên làm việc từ xa.
Đây nên là tài liệu đầu tiên bạn gửi cho nhân viên từ xa mới, cùng với thông tin đăng nhập email công ty, các ứng dụng giao tiếp nội bộ bạn đang dùng, nền tảng quản lý công việc và những phần mềm khác mà nhân viên mới cần truy cập. Chẳng hạn, với vai trò chăm sóc khách hàng, đó có thể là phần mềm tổng đài hoặc hệ thống ticket.
2. Giới thiệu họ với đội ngũ
Khi mọi thứ đã sẵn sàng, hãy mời nhân viên mới vào tất cả các kênh Slack cần thiết và giới thiệu họ với đội ngũ. Tổ chức một cuộc gọi video để giải thích vai trò của họ và để các thành viên khác tự giới thiệu.
Là người phụ trách tuyển dụng, bạn nên để từng người tự nói về vai trò của mình. Khi đào tạo nhân viên, hãy để họ chủ động dẫn dắt cuộc trò chuyện ở mức phù hợp, thay vì kiểm soát quá chặt. Hãy nhớ rằng đây là cả một quá trình, và bạn sẽ cần tổ chức các cuộc họp hằng tuần để thành viên trong nhóm cảm thấy mình thật sự thuộc về tập thể.
Việc thêm hoạt động khởi động ở đầu mỗi cuộc họp nghe có vẻ quen đến mức sáo mòn. Nhưng tin chúng tôi đi, dù đôi khi hơi ngượng, chúng vẫn mang lại hiệu quả lâu dài.
Các hoạt động khởi động giúp nhân viên bớt phòng thủ và thoải mái chia sẻ hơn về đời sống cá nhân. Những câu chuyện vui nhỏ giúp họ kết nối với nhau, dù có thể chưa bao giờ gặp trực tiếp. Một trong những mục tiêu dài hạn là giúp họ kết nối đủ tốt để có thể cùng làm dự án và nhờ hỗ trợ giống như trong môi trường văn phòng.
Nếu một nhân viên không kịp hạn chót và cần thêm thời gian hoặc nguồn lực, bạn sẽ muốn họ chủ động liên hệ đồng đội và tìm mọi cách hoàn thành dự án đúng hạn. Điều đó khó xảy ra nếu họ không cảm thấy có sự gắn kết với những người khác.
3. Lên kế hoạch cho vài nhiệm vụ đầu tiên
Khi nhân viên mới đã học xong nội dung liên quan đến vị trí, ổn định lịch bắt đầu làm việc và có quyền truy cập vào các tài nguyên quan trọng, bạn cần chọn nhiệm vụ phù hợp để họ thể hiện kỹ năng và hiểu các quy trình công ty đã thiết lập.
Chúng tôi khuyên bạn nên chọn một nhiệm vụ có tính cộng tác làm nhiệm vụ đầu tiên, để khuyến khích nhân viên mới chủ động liên hệ với đồng nghiệp. Yếu tố thứ hai cần chú ý khi chọn nhiệm vụ là nhu cầu khám phá kiến thức.
Nếu bạn làm việc với khách hàng, nhân viên mới cần làm quen với nhiều thương hiệu khác nhau. Nếu công ty bạn là B2C, họ nên hiểu rõ sản phẩm và dịch vụ của bạn.
Hãy nói rõ rằng bạn luôn sẵn sàng trả lời câu hỏi và xử lý mối bận tâm của họ, rồi để họ làm việc mà không can thiệp quá nhiều. Khi họ hoàn thành nhiệm vụ đầu tiên, bạn có thể cùng xem lại và góp ý những điểm cần chỉnh sửa hoặc phát triển thêm.
ScreenRec rất hữu ích ở giai đoạn này. Bạn có thể dùng ScreenRec như một công cụ onboarding từ xa hoặc công cụ giao việc nhanh. Thay vì lên lịch gọi video mỗi khi nhân viên từ xa chưa rõ điều gì, hãy mở ScreenRec và ghi lại màn hình, webcam, micro để giải thích nhiệm vụ hoặc đưa phản hồi. Đây là lựa chọn gần nhất với một buổi họp trực tiếp. Xem video bên dưới để biết cách gửi email video bằng ScreenRec.
4. Minh bạch về mục tiêu và tương lai của họ trong công ty
Bạn có biết có bao nhiêu người rời đi hoặc dự định rời công ty trong 6 tháng đầu làm việc không? Nghiên cứu cho thấy con số này có thể lên tới 86% nhân viên. Một cách hiệu quả để giảm tỷ lệ nghỉ việc là đặt mục tiêu rõ ràng cho tương lai của họ trong công ty.
Hãy cho họ biết họ có thể kỳ vọng điều gì trong tháng đầu tiên, khi nào sẽ nhận thêm trách nhiệm và khi nào có thể kỳ vọng lần tăng lương đầu tiên. Hãy nói rõ cách bạn đánh giá nhân viên, những mục tiêu bạn muốn họ đạt được và các loại thưởng hoặc phúc lợi họ có thể nhận trong tương lai.
Mọi nhân viên đều cần hiểu công ty đo lường thành công như thế nào. Đó là khả năng tự vận hành một bộ phận, mang về nhiều khách hàng hơn hay một tiêu chí khác? Hãy trao đổi trực tiếp với nhân viên và minh bạch về mục tiêu bạn đặt ra cho họ cũng như tình hình thực hiện của họ.
5. Giúp họ làm quen với làm việc tại nhà
Không phải ai cũng từng làm việc tại nhà, nhưng làm việc từ xa sẽ còn tiếp tục, nên tất cả chúng ta đều cần thích nghi. Một số người mới bắt đầu hành trình sự nghiệp trong môi trường doanh nghiệp và cần được hướng dẫn thêm. Dưới đây là ba lời khuyên quan trọng nhất bạn có thể dành cho thành viên trong nhóm.
- Giúp họ tạo góc làm việc tại nhà. Không phải ai cũng có phòng riêng, nhưng bạn có thể giúp họ bố trí một góc nhỏ để làm việc và cất các vật dụng liên quan đến công việc. Góc đó nên gần nguồn sáng và tránh xa các yếu tố gây xao nhãng.
- Chia sẻ mẹo duy trì động lực và cách đặt mục tiêu khi làm việc tại nhà. Rất dễ bị phân tâm khi nhìn thấy bụi, đống quần áo cần giặt và những việc lặt vặt khác. Hãy giải thích rằng họ không nhất thiết phải làm liên tục 8 tiếng, nhưng nếu bị cuốn ra khỏi công việc quá nhiều, họ có thể phải làm rải rác suốt cả ngày.
- Giải thích cách giao tiếp không đồng bộ hoạt động và rằng họ có thể sắp xếp ngày làm việc theo nhu cầu của mình, nên không cần luôn sẵn sàng 24 giờ mỗi ngày. Trong môi trường làm việc từ xa, mọi người thường năng suất hơn khi không phải trả lời từng tin nhắn ngay lập tức.
6. Giúp các thành viên kết nối với nhau
Xây dựng tình bạn trong môi trường số không hề dễ. Không phải tính cách của ai cũng thể hiện rõ qua Slack và Zoom. Vì vậy, bạn cần khuyến khích gắn kết đội ngũ từ xa thông qua các cuộc thi không liên quan đến công việc, các cập nhật đời sống và những hoạt động xây dựng quan hệ nói chung.
Bạn không nhất thiết phải tạo bản tin nội bộ, nhưng hãy chia sẻ trên Slack những cập nhật như sinh nhật, đám cưới, thú cưng mới, con cái và các cột mốc cá nhân khác. Điều này giúp nuôi dưỡng văn hóa chia sẻ và chúc mừng lẫn nhau.
Những hoạt động như vậy giúp mọi người gắn bó hơn và cảm thấy mình thuộc về một cộng đồng thật sự.
7. Thường xuyên hỏi thăm
Trong suốt quá trình này, bạn nên thường xuyên hỏi thăm nhân viên mới. Đây là lúc sự khác biệt giữa tuyển dụng và onboarding nhân viên trở nên rõ ràng.
Tuyển đúng người là việc khó, và bạn nên tận dụng mọi nguồn hỗ trợ có thể. Giai đoạn tuyển dụng chủ yếu dựa trên kỹ năng và kinh nghiệm mà ứng viên mang lại, còn chương trình onboarding giúp họ phát triển trong môi trường mới và trở thành một phần của văn hóa công ty.
Hãy hỏi họ đang xử lý trách nhiệm mới, làm việc tại nhà và khối lượng công việc ra sao. Việc ghi nhận thành tích dựa trên nhiệm vụ là cần thiết, nhưng bạn cũng nên quan tâm đến nhu cầu và mong muốn của họ.
Chủ động giải quyết các vấn đề tiềm ẩn sẽ mang lại lợi ích lâu dài, vì đầu tư vào nhân viên hiện tại dễ hơn tuyển người mới. Bạn cũng có thể cân nhắc thuê ngoài quy trình tuyển dụng, chẳng hạn bằng cách làm việc với các nhà tuyển dụng chuyên nghiệp theo mô hình employer of record.
8. Xin phản hồi
Nếu công ty bạn mới chuyển sang làm việc từ xa chưa lâu, bạn có thể vẫn đang trong giai đoạn học cách vận hành và chắc chắn sẽ có vài sai sót. Vì vậy, hãy xin phản hồi từ nhân viên mới.
Để cả hai bên đều thoải mái, hãy cung cấp bảng hỏi ẩn danh qua biểu mẫu web và để họ chia sẻ ý kiến cũng như mối lo ngại. Khi có kết quả, hãy phân tích kỹ và điều chỉnh phù hợp.
Kết luận
Lời khuyên quan trọng nhất khi onboarding nhân viên từ xa là hãy chuẩn bị kỹ. Tạo một sổ tay số đầy đủ để nhân viên mới có thể tìm hiểu công ty và hiểu rõ hơn về trách nhiệm của mình. Điều này cũng giúp bạn bám sát lịch đào tạo và nâng cao hiệu quả của các chương trình đào tạo từ xa.
Hãy mời thành viên mới vào hệ thống quản lý học tập và giới thiệu họ với đồng nghiệp. Giao tiếp và quan hệ giữa các thành viên càng tốt, kết quả chung càng khả quan, vì mọi người cảm thấy mình là một phần của bức tranh lớn hơn.
Khi đã giao nhiệm vụ đầu tiên, hãy thường xuyên hỏi thăm và hỗ trợ họ với những vấn đề có thể gặp phải. Giao tiếp tốt và minh bạch về kỳ vọng là điều rất quan trọng.
Hãy áp dụng những cách onboarding trực tuyến này để bạn và đội ngũ có một khởi đầu vững vàng hơn.
Tài liệu tham khảo và đọc thêm
- Thống kê về làm việc từ xa cần biết trong năm 2026
- Vì sao 86% nhân viên nghỉ việc trong 6 tháng
- 9 phần mềm quản lý công việc miễn phí tốt nhất cho các nhóm bận rộn
- 7 ứng dụng giao tiếp nội bộ tốt nhất bạn nên biết
- Mẹo và checklist onboarding nhân viên từ xa
- 11 việc cần làm trước khi nhấn “Gửi” trong chiến dịch email
English 
Español 
Deutsch 
Polski 
Български 
Русский 
Français 
Italiano 
日本語 
Português 
العربية
Đừng bỏ lỡ
Nhận thông tin cập nhật về bài viết mới, webinar và các cơ hội khác: