9 phần mềm quản lý công việc tốt nhất

Đã là năm 2026, đã đến lúc chúng ta nâng cấp cách làm việc. Công nghệ hiện nay quá phong phú để các nhóm vẫn phải quản lý lộn xộn rồi để năng suất tụt dốc. Thay vào đó, hãy dùng hướng dẫn này để chọn phần mềm quản lý công việc miễn phí phù hợp nhất cho bạn và nhóm của mình. Trước khi bắt đầu, hãy thống nhất vài khái niệm.

Vậy quản lý công việc là gì? Theo Wikipedia, “quản lý công việc là quá trình quản lý một nhiệm vụ trong suốt vòng đời của nó.” Trang này cũng cho biết quá trình đó “bao gồm lập kế hoạch, kiểm thử, theo dõi và báo cáo.” Nói dễ hiểu hơn, quản lý công việc là cách bạn xử lý và giám sát một dự án qua từng bước.

Vì sao cần ứng dụng quản lý công việc?

Ai cũng biết ứng dụng sinh ra để giải quyết vấn đề. Vậy công cụ quản lý công việc giải quyết vấn đề gì? Theo chúng tôi, thách thức lớn nhất trong quản lý công việc là giao tiếp, hoặc đúng hơn là thiếu giao tiếp.

“Giao tiếp tốt cũng kích thích như cà phê đen, và cũng khiến người ta khó ngủ như vậy.” Nữ phi công Anne Morrow Lindbergh đã nói rất đúng. Khi các thành viên trao đổi rõ ràng với nhau, họ có thêm động lực và hứng thú để làm việc.

Giờ hãy tưởng tượng một nhóm gần như không giao tiếp. Công việc không được xác định rõ, cũng không được giao cho ai cụ thể. Thành viên không biết mình được kỳ vọng điều gì. Hạn chót không được theo sát. Mọi thứ bận rộn, rối tung và thiếu tổ chức. Ai muốn làm việc trong hoàn cảnh đó?

Trước khi bắt đầu: một mẹo nhỏ…

Làm việc theo nhóm thường kéo theo cả núi email và bình luận. Vì vậy, đây là một mẹo nhỏ giúp bạn giảm bớt đống trao đổi đó:

Hãy thay email bằng tin nhắn video gửi cho nhau. Đây là một tin nhắn thật mà tôi đã quay bằng ScreenRec và gửi thay vì viết email.

https://screenrec.com/share/IDyCbexWvn

Bạn có thể dùng một ứng dụng như ScreenRec để quay và chia sẻ video ngắn một cách bảo mật thay cho email. Chúng tôi dùng ScreenRec như một công cụ quản lý nhiều dự án, giao việc cho thành viên trong nhóm hoặc gửi phản hồi cho đội IT về thiết kế và lập trình. Bạn có thể tải ScreenRec tại đây.

Phần mềm quản lý công việc miễn phí tốt nhất

Bắt đầu thôi. Dưới đây là 9 phần mềm quản lý công việc cho nhóm mà bạn có thể tải xuống, dùng thử và tận dụng trong công việc hằng ngày.

1) Todoist

Được những tên tuổi lớn như Disney và Facebook sử dụng, Todoist là một trong những ứng dụng danh sách việc cần làm tốt nhất cho công việc lẫn cuộc sống. Ứng dụng này giúp bạn xử lý công việc hằng ngày dễ dàng, để bạn luôn biết mình cần làm gì và khi nào.

Bạn có thể dùng tính năng Quick Add để thêm việc cần làm chỉ trong vài giây. Khi cần, bạn cũng có thể đặt lịch lặp lại cho các công việc có hạn định định kỳ.

Giao diện gọn gàng giúp Todoist rất dễ điều hướng và sắp xếp. Chưa kể, bạn có thể truy cập danh sách việc cần làm trên hầu hết mọi thiết bị, với trải nghiệm nhất quán trên từng thiết bị. Todoist cũng bảo vệ dữ liệu của bạn nhờ mã hóa SSL tiêu chuẩn.

Dù bạn dùng Todoist cho công việc hay cuộc sống cá nhân, đây vẫn là một lựa chọn khá vững để giữ mọi thứ ngăn nắp.

Tính năng nổi bật:

Có trò chuyện, bình luận và email ngay trong ứng dụng
Giao công việc cho thành viên trong nhóm chỉ với một cú nhấp
Sao lưu tự động
Mã hóa SSL tiêu chuẩn

Giá: Miễn phí với giới hạn hoặc $3 mỗi người dùng mỗi tháng

2) ProofHub

ProofHub nằm trong nhóm công cụ quản lý dự án tốt nhất được các nhóm làm việc từ xa và tại văn phòng trên toàn cầu sử dụng. Công cụ này có nhiều tính năng tích hợp giúp người quản lý giám sát nhóm từ xa hiệu quả, dễ dàng giao việc kèm thời hạn, trao đổi với nhóm và cải thiện hiệu suất.

Giao diện tương tác và đơn giản giúp nền tảng dễ dùng, giảm nhầm lẫn, nhất là với các nhóm phân tán ở nhiều địa điểm. ProofHub cung cấp các tính năng như quy trình làm việc tùy chỉnh và bảng Kanban, trò chuyện trực quan, ghi chú và giấy nhớ, biểu đồ Gantt, vai trò tùy chỉnh, chế độ xem và nhiều hơn nữa.

Tính năng nổi bật:

Bộ hẹn giờ tùy chỉnh và thủ công tích hợp sẵn
Quy trình làm việc và chế độ xem tùy chỉnh
Biểu đồ Gantt cùng ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho từng công việc
Ghi chú, giấy nhớ và cảnh báo theo thời gian thực
Bảng Kanban để quản lý công việc trực quan

Giá: Có bản dùng thử miễn phí. Gói trả phí từ $50/tháng.

2) Any.Do

Giống Todoist, Any.Do giữ mọi thứ RẤT đơn giản. Ứng dụng chỉ cung cấp những gì bạn cần để theo dõi hoạt động hằng ngày và thêm công việc, nên gần như không có gì làm loãng sự tập trung.

Điểm khiến Any.Do hữu ích và đặc biệt mạnh là bạn có thể truy cập nó trên GẦN NHƯ MỌI THỨ: đồng hồ thông minh, laptop, máy tính bảng, web, Amazon Alexa và mọi loại điện thoại thông minh. Với ứng dụng này, bạn khó có thể nói rằng mình đã bỏ lỡ tin nhắn hay thông báo.

Tính năng nổi bật:

Ứng dụng lịch đơn giản
Dễ xem công việc và các hạn chót sắp tới
Mã màu công việc để sắp xếp tối ưu hơn
Tùy chỉnh giao diện ứng dụng theo sở thích

Giá: $5.99 mỗi tháng

3) Taskque

Taskque tập trung vào việc giúp cả nhóm cộng tác và cùng nắm rõ thông tin. Tính năng nổi bật nhất là “Que”, hệ thống theo dõi cách phân bổ nguồn lực và tự động giao việc cho người đang rảnh.

Taskque hiển thị toàn bộ nhiệm vụ của bạn trên một bảng điều khiển dễ hiểu, đồng thời cho phép thêm công việc con kèm hạn chót, quyền truy cập và nhiều tùy chọn khác. Công cụ này có rất nhiều tính năng tổ chức công việc và có thể rất mạnh nếu bạn dành thời gian làm quen.

Tính năng nổi bật:

Tạo và giao công việc dễ dàng
Thông báo và cảnh báo theo thời gian thực
Dễ thêm công việc con và hạn chót.
Hệ thống “Que” tự động phân bổ công việc đồng đều và công bằng cho các thành viên đang rảnh.
Công cụ tìm kiếm mạnh để tìm mọi nhiệm vụ, cuộc thảo luận hoặc bình luận

Giá: Miễn phí với giới hạn hoặc $5 mỗi người dùng mỗi tháng

4) Hitask

Hệ thống quản lý công việc tất cả trong một này phù hợp với gần như mọi khía cạnh của quản lý dự án, từ lập kế hoạch, tạo công việc đến thảo luận và theo dõi. Nói cách khác, Hitask biến định nghĩa về quản lý công việc trên Wikipedia thành một quy trình thực tế.

Hitask thực chất là một ứng dụng cộng tác nhóm, giúp bạn dễ giữ mọi thứ ngăn nắp, chia sẻ tệp và thông tin, lên lịch và nhận thông báo tự động.

Tính năng nổi bật:

Các ứng dụng nội bộ dùng chung như trò chuyện và lịch
Theo dõi thời gian dành cho dự án
Mã theo dõi vấn đề để tham chiếu các sự cố nội bộ
Có thể xuất toàn bộ dữ liệu sang Excel

Giá: Miễn phí với giới hạn hoặc $5 mỗi người dùng mỗi tháng

5) Trello

Trello mang lại cảm giác mới mẻ, vui và dễ dùng, đồng thời vẫn giúp bạn làm việc cực kỳ hiệu quả.

Dựa trên phương pháp Kanban, Trello cho phép bạn tạo các bảng với công việc dạng thẻ, được sắp xếp gọn trong các danh sách. Bạn có thể mời bao nhiêu người tùy ý để xem bảng hoặc cùng hoàn thành công việc. Mỗi bảng còn có một địa chỉ email riêng. Về mặt giao tiếp, ứng dụng này làm khá tốt.

Danh sách kiểm tra, hạn chót, lịch và công cụ theo dõi tiến độ: Trello có đủ những gì bạn cần để luôn nắm được tình hình công việc.

Nguồn

Tính năng nổi bật:

Bảng Kanban
Lịch nội bộ
Tính năng bình chọn
Hỗ trợ nhiều nền tảng
Địa chỉ email riêng
Mã hóa SSL/HTTPS

Giá: Miễn phí với giới hạn hoặc $9.99 mỗi người dùng mỗi tháng

6) Wimi

Wimi là một trình quản lý công việc trầm, thẳng vào việc nhưng rất mạnh. Không mất thời gian cho những thứ vui mắt như tùy chỉnh giao diện không cần thiết; công cụ này tập trung hoàn toàn vào công việc.

Hệ thống báo cáo chi tiết giúp mọi thành viên biết dự án đang tiến triển ra sao và mỗi người đang đóng góp đến mức nào.

Wimi còn có ứng dụng Drive riêng, cho phép bạn tải lên và trao đổi tệp dễ dàng. Vì vậy, dù có thể tích hợp với Google và Office 365, bạn không nhất thiết phải dùng thêm các ứng dụng đó.

Tính năng nổi bật:

Wimi Drive
Gọi video kèm chia sẻ màn hình và gọi thoại
Tích hợp với Outlook, Office 365 và Google
Có mặt trên nhiều nền tảng

Giá: Miễn phí với giới hạn hoặc $16.53 mỗi người dùng mỗi tháng (chưa bao gồm thuế)

7) Asana

Asana là phần mềm quản lý dự án nhóm khá đầy đủ, cho bạn quyền kiểm soát rõ ràng với nhóm và công việc. Bạn có thể dễ dàng tạo và giao việc, tạo công việc con và theo dõi tiến độ.

Mọi thứ đều có thể xem từ trang chính, nhưng giao diện vẫn gọn và đẹp. Có thể nhờ màu sắc hoặc thiết kế, nhưng rõ ràng Asana rất dễ nhìn.

Thông báo tức thì cũng rất hữu ích, đặc biệt khi bạn dùng trình quản lý công việc trực tuyến của Asana trên nhiều nền tảng hoặc trong một nhóm làm việc từ xa.

Phần mềm quản lý công việc miễn phí tốt nhất

Tính năng nổi bật:

Thông báo tức thì
Lịch tự động theo dõi hạn chót của nhiệm vụ
Trang chủ cá nhân hóa, chỉ hiển thị những công việc được giao cho bạn
Hộp thư dễ xem, gồm công việc được giao, bình luận và thảo luận

Giá: Miễn phí với giới hạn hoặc $10.99 mỗi người dùng mỗi tháng

8) Airtable

Airtable trông giống bảng tính, nhưng thực ra là một công cụ quản lý công việc mạnh cho doanh nghiệp. Công cụ này rất phù hợp để cộng tác vì mọi người đều có quyền truy cập vào mô hình kết hợp giữa bảng tính và cơ sở dữ liệu. Nếu giao diện bảng tính không hợp với bạn, bạn có thể dễ dàng chuyển sang bố cục Kanban, lịch hoặc thư viện.

Ngoài lựa chọn về giao diện, Airtable có các tính năng tương tự nhiều công cụ quản lý khác. Đây là một công cụ rất hữu ích để sắp xếp và ưu tiên công việc.

Tính năng nổi bật:

Bố cục có thể thay đổi
Lịch có thể chia sẻ
Mọi thành viên đều truy cập được
Kéo và thả để chỉnh sửa

Giá: Miễn phí với giới hạn hoặc $10 mỗi người dùng mỗi tháng

9) Clickup

Hãy tưởng tượng tất cả các ứng dụng ở trên được gộp vào một nơi. Đó chính là ClickUp. Bảng tính, danh sách việc cần làm, trình theo dõi dự án và trình theo dõi thời gian khiến ClickUp trở thành một trong những ứng dụng quản lý công việc tốt nhất. Bạn cần gì, ClickUp gần như đều có.

Không chỉ vậy, ClickUp có bảy tùy chọn bố cục để bạn chọn cách làm việc phù hợp nhất. Tính năng bao gồm danh sách, chế độ xem lịch, kiểu Kanban, dạng hộp, mockup hình ảnh, v.v.

ClickUp rất phù hợp nếu bạn làm nhiều dự án với nhiều danh sách công việc và muốn làm việc thông minh hơn.

Tính năng nổi bật:

Bố cục có thể tùy chỉnh
Mockup hình ảnh
Theo dõi thời gian
Theo dõi tiến độ dự án
Tích hợp gần như mọi ứng dụng để đồng bộ dữ liệu với ClickUp
Lệnh slash để dùng như phím tắt thao tác khi trò chuyện hoặc bình luận.

Giá: Miễn phí với giới hạn hoặc $5 mỗi người dùng mỗi tháng

Tổng quan nhanh về các ứng dụng

Ứng dụng	Tính năng khác biệt nhất	Giá
Todoist	Quy trình làm việc dễ dùng chỉ với một cú nhấp	Miễn phí với giới hạn Hoặc $3 mỗi người dùng mỗi tháng
ProofHub	Quy trình làm việc và chế độ xem tùy chỉnh	Gói trả phí từ $50/tháng
Any.Do	Danh sách nền tảng truy cập được rất rộng	$5.99 mỗi tháng
Taskque	Hệ thống tự động phân bổ khối lượng công việc đồng đều	Miễn phí với giới hạn Hoặc $5 mỗi người dùng mỗi tháng
Hitask	Theo dõi thời gian cho các nhiệm vụ	Miễn phí với giới hạn Hoặc $5 mỗi người dùng mỗi tháng
Trello	Địa chỉ email riêng cho từng dự án	Miễn phí với giới hạn Hoặc $9.99 mỗi người dùng mỗi tháng
Wimi	Có ổ lưu trữ tệp riêng để chia sẻ, lưu và truy cập tệp dễ dàng	Miễn phí với giới hạn Hoặc $16.53 mỗi người dùng mỗi tháng (chưa bao gồm thuế)
Asana	Giao diện thoáng dù chứa toàn bộ công việc và thông tin của bạn	Miễn phí với giới hạn Hoặc $10.99 mỗi người dùng mỗi tháng
Airtable	Cơ sở dữ liệu dạng bảng tính mà mọi người đều có thể truy cập	Miễn phí với giới hạn Hoặc $10 mỗi người dùng mỗi tháng
ClickUp	Nhiều tùy chọn bố cục có thể tùy chỉnh	Miễn phí với giới hạn Hoặc $5 mỗi người dùng mỗi tháng

Kết luận

Nhìn vào danh sách trên, việc chọn phần mềm quản lý công việc tốt nhất thật sự không dễ. Nói vui vậy thôi, mỗi công cụ đều hỗ trợ quản lý công việc theo cách riêng. Một số phù hợp để quản lý cuộc sống cá nhân, số khác lại hợp hơn cho công việc.

Vì vậy, lựa chọn cuối cùng vẫn là của bạn. Chỉ cần nhớ tránh những vấn đề không đáng có như lãng phí thời gian và thiếu giao tiếp trong nhóm. Bạn cũng không nhất thiết chỉ dùng một ứng dụng. Hãy tải xuống và thử nhiều ứng dụng có thể phù hợp với cách làm việc của bạn.

Khi tìm được công cụ phù hợp, hãy thử gửi một video ScreenRec kèm phần giao việc. Chúng tôi tin rằng cách này sẽ giúp cả bạn và đồng nghiệp hoàn thành nhiều việc hơn, nhanh hơn. Tải ScreenRec tại đây.

Sắp xếp nhóm nhanh và hiệu quả đôi khi có thể khiến bạn thấy áp lực, nhất là khi phải xử lý nhiều hạn chót, yêu cầu của khách hàng, v.v. Vì vậy, một phần mềm quản lý công việc có giao diện thân thiện và menu đơn giản sẽ giúp bạn vận hành mọi thứ đúng hướng hơn. Trello là một lựa chọn đáng cân nhắc cho nhóm nhỏ và startup. Công cụ này dùng bảng, danh sách và thẻ để tổ chức công việc, đồng thời giúp từng thành viên theo dõi quy trình làm việc. Điểm cộng lớn của Trello là có nhiều công cụ như ưu tiên công việc, giao việc cho nhân viên cụ thể, mời thêm người cộng tác, bình luận, nhận phản hồi và nhiều hơn nữa.

Để quyết định công cụ nào tốt nhất, trước hết bạn cần hiểu rõ nhu cầu của mình, chẳng hạn các tính năng cần có và loại dự án bạn sẽ quản lý.

Tuy vậy, với nhóm nhỏ, Asana là một lựa chọn rất ổn vì miễn phí cho nhóm tối đa 15 người. Asana Free có nhiều tính năng đơn giản nhưng hữu ích, như tạo và giao dự án, công việc, theo dõi tiến độ và tích hợp với các ứng dụng khác.

Cả Todoist và Any.Do đều cho phép chia sẻ dự án và từng công việc cụ thể. Todoist cho phép thêm bình luận, còn Any.Do không có tính năng này. Tuy nhiên, Todoist không cho đính kèm tệp, trong khi với Any.Do, bạn có thể đính kèm tệp trực tiếp từ máy tính, Dropbox hoặc Google Drive.