Công cụ báo cáo trong quản lý dự án là gì?

Phần mềm hoặc công cụ báo cáo quản lý dự án giúp bạn theo sát các cột mốc dự án và đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan hoặc khách hàng. Có hai loại báo cáo: báo cáo trạng thái chi tiết (thông tin về từng nhiệm vụ), và tóm tắt điều hành (ước tính chi phí, thay đổi dòng thời gian và các yếu tố khác của dự án). Công cụ theo dõi và báo cáo dự án giúp tổng hợp các điểm dữ liệu quan trọng của dự án. Nhờ đó, bạn có cái nhìn tổng quan về toàn bộ tiến độ và xác định bước hành động tiếp theo.

12 công cụ báo cáo tốt nhất cho quản lý dự án

Trong quản lý dự án, luôn có rất nhiều trao đổi qua lại, chưa kể những chuỗi email dài đến mệt mỏi. Điều đó cho thấy giao tiếp tốt giữa các thành viên trong nhóm đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thành mọi dự án.

Đây là lúc các công cụ báo cáo cho quản lý dự án phát huy tác dụng. Khi có công cụ báo cáo phù hợp, thành viên nhóm và các bên liên quan biết chính xác điều gì đang diễn ra trong dự án. Họ cũng hiểu rõ cần thực hiện những bước nào để dự án tiếp tục tiến triển.

Khi làm việc từ xa ngày càng phổ biến, các phàn nàn của thành viên nhóm về quản lý dự án kém và thiếu công cụ báo cáo cũng tăng lên. Thống kê cho thấy 88% người làm việc từ xa gặp khó khăn với tính nhất quán và giao tiếp hiệu quả.

Hiện nay, 41% tổ chức cho biết hiệu suất dự án chưa tốt do có quá nhiều báo cáo và thiếu sự hỗ trợ đầy đủ từ quản lý dự án cũng như nhà tài trợ dự án.

Theo PWC, phần mềm quản lý dự án giúp tăng hiệu suất. Nhiều nghiên cứu của họ cho thấy 77% quản lý dự án có hiệu suất cao sử dụng phần mềm quản lý dự án. Việc triển khai quản lý dự án có thể giúp doanh nghiệp ở mọi quy mô cải thiện kết quả với chi phí không quá lớn.

Với quá nhiều công cụ trên thị trường, việc chọn đúng công cụ quản lý dự án và công việc có thể khá mất thời gian. Để giúp bạn dễ hơn, chúng tôi đã tổng hợp bên dưới những công cụ tốt nhất bạn có thể dùng cho quản lý dự án.

Công cụ báo cáo tốt nhất cho quản lý dự án

1. ScreenRec

ScreenRec là một trong những công cụ giao tiếp không đồng bộ tốt nhất, nên rất phù hợp để làm công cụ báo cáo trong quản lý dự án. Công cụ này dễ sử dụng và giúp bạn cùng nhóm giao tiếp bằng hình ảnh. Bạn có thể quay màn hình, webcam, âm thanh và micro để đưa phản hồi, để lại ghi chú dễ nhớ và giúp thành viên nhóm hiểu rõ nhiệm vụ của mình. Những tính năng này khiến ScreenRec trở thành một bổ sung rất đáng giá cho bộ công cụ quản lý dự án miễn phí của bạn.

Nền tảng bảo mật 100% này có thể dùng để:

quay màn hình,
tạo nội dung,
chụp màn hình,
truyền nội dung màn hình, và
thuyết minh bài trình bày (với âm thanh máy tính, micro và webcam) ở chất lượng HD.

Tính năng nổi bật: Thay vì gõ những email dài, bạn có thể gửi tin nhắn video bằng liên kết chia sẻ riêng tư được tạo tức thì. Các liên kết chia sẻ tự động này được mã hóa đầy đủ để ngăn tải xuống.

Giá: Đây là công cụ báo cáo quản lý dự án MIỄN PHÍ.

2. ProofHub

Với ProofHub, bạn có thể tích hợp nhiều công cụ báo cáo quản lý dự án và tài nguyên vào một ứng dụng duy nhất. Bạn cũng có thể:

phân quyền người dùng,
giao nhiệm vụ, và
tạo một nền tảng tốt cho thảo luận và trò chuyện trực tuyến. Nhờ vậy, bạn không cần những chuỗi email dài.

Bạn thậm chí có thể theo dõi lịch sử dự án và trình bày dữ liệu dự án một cách có tổ chức. Đây là công cụ quản lý nhiệm vụ và quản lý công việc tốt nhờ giao diện thân thiện và luồng sử dụng mượt.

Tính năng nổi bật: Thiết kế tốt, đơn giản, giúp người dùng quản lý và cộng tác hiệu quả. Hầu như không mất thời gian làm quen.

Giá: Bắt đầu từ $45/tháng

3. Asana

Với bảng điều khiển dự án cho cái nhìn tổng quan nhanh, Asana là một công cụ báo cáo rất tốt cho quản lý dự án, đặc biệt là với các nhóm nhỏ. Bạn có thể thiết lập cột mốc và dòng thời gian, giao nhiệm vụ cho thành viên nhóm và theo dõi tiến độ riêng của từng người.

Tính năng nổi bật: Bạn có thể tạo một bảng riêng cho từng thành viên nhóm, xác định từng bước họ cần thực hiện. Nhờ đó, bạn theo dõi tiến độ của họ theo thời gian thực bằng hình ảnh.

Giá: Miễn phí cho tối đa 15 thành viên, sau đó $13/người dùng/tháng

4. Basecamp

Với giao diện hiện đại giống mạng xã hội, Basecamp là nền tảng cộng tác nhóm khá dễ dùng. Sự đơn giản này giúp nó trở thành một trong những công cụ báo cáo phổ biến và hiệu quả. Một số tính năng gồm:

bảng tin,
thông báo qua email/máy tính,
báo cáo tiến độ dự án,
trò chuyện,
tài liệu,
tệp, và
danh sách việc cần làm.

Tính năng nổi bật: Có một bảng điều khiển riêng để khách hàng tham gia theo dõi tiến trình dự án. Ngoài ra còn có một bảng được thiết kế riêng cho các thành viên nhóm dự án.

Giá: Có gói miễn phí cho giáo viên và sinh viên; gói trả phí bắt đầu từ $99/tháng

5. Notion

Notion mang đến cách nhìn khá riêng về quản lý dự án với giao diện giống một cuốn sổ truyền thống. Bạn có thể:

“viết” danh sách việc cần làm,
thêm thành viên nhóm,
thêm nhiệm vụ,
tạo ý tưởng dự án,
chia sẻ mọi thứ với nhóm và
theo dõi tất cả một cách gọn gàng.

Bạn cũng có thể xây dựng sơ đồ luồng công việc bằng tính năng kéo thả, duy trì danh sách kiểm tra hằng tuần và ghi chú.

Tính năng nổi bật: Nó giống như một bộ LEGO, nơi bạn có thể xây dựng quy trình làm việc phù hợp nhất với nhóm của mình.

Giá: $8/người dùng/tháng.

6. Google Suite

Đây là không gian làm việc có gần như mọi công cụ mà một nhóm quản lý dự án cần. Các nhóm ở mọi quy mô đều có thể cộng tác và kết nối. Google Suite có Gmail, Docs, Calendar, Drive, Meet, Chat, Slides, Notes, Jamboard, tiện ích bổ sung và nhiều công cụ khác.

Tính năng nổi bật: Mỗi hành động quan trọng đều có một ứng dụng riêng. Các ứng dụng kết nối với nhau dễ dàng và có thể dùng khi cần.

Giá: Bắt đầu từ $6/người dùng/tháng với 30 GB dung lượng lưu trữ và cuộc họp video 100 người tham gia. Các gói khác là $12/người dùng/tháng và $18/người dùng/tháng.

7. Deltek Workbook

Deltek Workbook là phần mềm báo cáo quản lý dự án phù hợp cho:

CRM,
cộng tác,
dự báo,
kế toán, và
được xây dựng riêng cho agency và đội ngũ nội bộ.

Công cụ này có các tính năng tích hợp như biểu đồ Gantt, lập hóa đơn, cổng khách hàng, nhiệm vụ dự án và dòng thời gian.

Tính năng nổi bật: Có nhiều mô-đun khác nhau để lựa chọn. Tùy nhu cầu hoặc dự án, bạn chỉ trả tiền cho các mô-đun đã chọn.

Giá: $19/người dùng/tháng, tối thiểu 30 người dùng.

8. LiquidPlanner

LiquidPlanner có đầy đủ các công cụ quản lý dự án cần thiết, kết hợp với phần mềm theo dõi thời gian cho phép người dùng:

tạo bảng cộng tác riêng cho từng nhiệm vụ,
bình luận về lịch dự án,
thêm ghi chú vào dự án, và
hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.

Tính năng nổi bật: LiquidPlanner là phần mềm theo dõi dự án có khả năng dự đoán khi nào công việc sẽ hoàn thành. Nó cũng đặt dòng thời gian thực tế cho các công việc đã lên lịch.

Giá: $45/người dùng/tháng.

9. MindGenius

MindGenius rất linh hoạt, với các tính năng như:

lập kế hoạch trực quan,
chuyển đổi dễ dàng giữa các nhiệm vụ,
biểu đồ Gantt,
cột mốc,
dòng thời gian,
công cụ lập sơ đồ,
không gian làm việc chung,
và giao tiếp nội bộ.

MindGenius có một “hub” hiển thị các dự án cùng những hành động cần thực hiện. Công cụ này được thiết kế cho doanh nghiệp muốn tăng hiệu quả làm việc của nhóm.

Tính năng nổi bật: Tính năng sơ đồ tư duy hiển thị các dữ kiện, giả định và kỳ vọng nền tảng. Đây là những thông tin các bên liên quan có thể cần biết và cùng thống nhất.

Giá: Có ứng dụng và phiên bản web trực tuyến theo dạng thuê bao. Cả hai đều có nhiều mức giá theo gói, phù hợp với các nhóm và doanh nghiệp khác nhau.

10. TogglPlan

Đây là công cụ báo cáo quản lý dự án dựa trên kế hoạch thời gian. Nó cho phép các nhóm lên lịch và sắp xếp lại nhiệm vụ sắp tới trên nhiều lịch dùng chung. Các tính năng gồm:

biểu đồ Gantt,
quản lý nhiệm vụ bằng kéo thả,
lên lịch làm việc theo từng giờ, và
ghi nhận thời gian rảnh của thành viên nhóm.

Đây là một sản phẩm phần mềm lập lịch dự án đáng chú ý.

Tính năng nổi bật: Có thể thêm dưới dạng tiện ích mở rộng Chrome. Nhiệm vụ có thể được thêm vào Toggl trực tiếp từ web.

Giá: Bắt đầu từ $8/người dùng/tháng.

11. Insightly

Đây là phần mềm CRM mạnh mẽ, nơi bạn có thể:

theo dõi tiến độ dự án và mức hiệu suất,
xem bảng điều khiển nhiệm vụ và hoạt động, và
quản lý khách hàng tiềm năng, nhà cung cấp và đối tác.

Công cụ này rất dễ dùng và có thể nhanh chóng xây dựng chiến dịch được cá nhân hóa. Ngoài ra còn có phần mềm theo dõi nhiều dự án.

Tính năng nổi bật: Nhờ dễ sử dụng, ứng dụng quản lý này phù hợp với mọi mức kinh nghiệm, từ người dùng lần đầu, người dùng cơ bản đến chuyên gia.

Giá: Bắt đầu từ $15/người dùng/tháng.

12. Statsubrew

Công cụ báo cáo quản lý dự án cho mạng xã hội

Statusbrew là công cụ quản lý dự án mạng xã hội hàng đầu, giúp quản lý hoạt động đăng bài, bình luận, tin nhắn bình luận quảng cáo, lượt nhắc đến, đánh giá và nhiều nội dung khác. Dữ liệu được đồng bộ theo thời gian thực và nhóm của bạn có thể xử lý hiệu quả nhờ tự động hóa. Các tính năng chính gồm:

Quy trình phê duyệt tự động để xem xét, cải thiện và phê duyệt nội dung sẽ đăng trên các kênh mạng xã hội của bạn
Cho phép tạo nội dung riêng cho từng chiến dịch và tạo báo cáo để trình bày, phân tích hiệu suất chiến dịch
Cung cấp thông tin chuyên sâu về mức độ tương tác, nhân khẩu học và lượt hiển thị do các chiến dịch mạng xã hội tạo ra

Tính năng nổi bật: Statusbrew có tính năng Plans cho phép bạn tạo và chạy các chiến dịch mạng xã hội. Bạn có thể tạo nội dung riêng cho từng chiến dịch trong Plan tương ứng và tạo báo cáo để trình bày, phân tích hiệu suất chiến dịch.

Giá: Các gói giá bắt đầu từ $69/tháng. Có bản dùng thử miễn phí và bạn có thể đặt lịch demo sản phẩm.

Công cụ báo cáo tốt nhất cho quản lý dự án: bảng so sánh

Phần mềm	Tính năng	Giá
ScreenRec	Phần mềm tạo báo cáo dự án tốt nhất. Tạo bảng trực quan gồm video, ảnh chụp màn hình và bài trình bày.	Miễn phí
ProofHub	Công cụ quản lý dự án trực tuyến với đầy đủ tính năng cần thiết. Lập kế hoạch, cộng tác và đạt các cột mốc.	Bắt đầu từ $45/tháng
Asana	Xây dựng kế hoạch dự án, đáp ứng thời hạn và điều phối nhiệm vụ bằng giao diện thân thiện.	Miễn phí cho tối đa 15 thành viên, sau đó $13/người dùng/tháng
Basecamp	Công cụ quản lý dự án phổ biến. Dễ dùng với giao diện giống mạng xã hội và đầy đủ công cụ quản lý nhóm, công cụ cộng tác.	$99/month
Notion	Công cụ được xây dựng cho cả nhóm. Hỗ trợ lập kế hoạch, quản lý dự án và chia sẻ thông tin với nhóm cũng như tổ chức.	$8/user/month
Google Suite	Không gian làm việc gom các công cụ Google vào một văn phòng ảo. Gmail, Docs, ghi chú, Meet, Slides, Drive và nhiều công cụ khác.	Bắt đầu từ $6/người dùng/tháng
Deltek Workbook	Dành cho CRM, cộng tác, chia sẻ tệp và theo dõi trách nhiệm. Được xây dựng riêng cho agency và đội ngũ nội bộ.	Bắt đầu từ $19/người dùng/tháng
LiquidPlanner	Phần mềm có phương pháp tích hợp để đặt thời hạn thực tế cho dự án.	Bắt đầu từ $45/người dùng/tháng
MindGenius	Giúp trực quan hóa thông tin dễ dàng.	Nhiều gói thuê bao cho các mô hình khác nhau
TogglPlan	Công cụ quản lý dự án dựa trên dòng thời gian. Cho phép nhóm chia sẻ lịch cho các nhiệm vụ và cuộc họp sắp tới.	$8/user/month
Insightly	Bộ tính năng quản lý dự án phong phú. CRM mạnh mẽ, phù hợp với mọi mức kinh nghiệm.	Bắt đầu từ $15/người dùng/tháng
Statusbrew	Giúp bạn làm việc năng suất hơn khi đăng và lên lịch bài viết mạng xã hội	Bắt đầu từ $69/tháng

Phần mềm hoặc công cụ báo cáo quản lý dự án giúp bạn theo sát các cột mốc dự án và đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan hoặc khách hàng. Có hai loại báo cáo:

báo cáo trạng thái chi tiết (thông tin về từng nhiệm vụ), và
tóm tắt điều hành (ước tính chi phí, thay đổi dòng thời gian và các yếu tố khác của dự án).

Công cụ theo dõi và báo cáo dự án giúp tổng hợp các điểm dữ liệu quan trọng của dự án. Nhờ đó, bạn có cái nhìn tổng quan về toàn bộ tiến độ và xác định bước hành động tiếp theo.

Các loại báo cáo trạng thái dự án thường là báo cáo hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng hoặc hằng quý.