Công cụ quản lý dự án hàng đầu giúp tiết kiệm thời gian [So sánh]
Quản lý dự án đòi hỏi cả năng lực lẫn kinh nghiệm. Nhưng cũng như nhiều công việc hiện nay, bạn cần các công cụ và phần mềm phù hợp để làm việc hiệu quả nhất. Vì vậy, công cụ quản lý dự án nên là trợ thủ không thể thiếu của bạn.
Với dự án đơn giản, một danh sách kiểm tra có thể đã đủ. Nhưng các dự án phức tạp hơn cần lập kế hoạch cẩn thận, lên lịch, phân công nhiệm vụ, quản lý thời hạn, theo dõi lỗi, đảm bảo tuân thủ, giám sát thời gian và nhiều việc khác.
May mắn là hiện nay có nhiều công cụ quản lý dự án nâng cao giúp đơn giản hóa các công việc đó. Điểm khó là chọn đúng công cụ lại không hề dễ.
Bạn có thể mất nhiều thời gian để hiểu hàng chục tính năng và phân biệt đâu là tính năng bắt buộc, đâu là tính năng hữu ích, đâu là thứ không thật sự cần. Trong bài viết này, chúng tôi tổng hợp những công cụ quản lý dự án hàng đầu để giúp bạn bắt đầu nhanh hơn.
Lợi ích của việc dùng công cụ quản lý dự án là gì?
Các ứng dụng quản lý dự án đơn giản giúp bạn theo dõi và quản lý gần như mọi loại dự án, từ phát triển sản phẩm mới, xây dựng trang web cho đến khởi động một chiến dịch marketing.
Các nhóm thường dùng chúng để theo dõi nhiều dự án cùng lúc. Công cụ quản lý dự án trực tuyến cũng rất cần thiết để quản lý thành viên làm việc từ xa và theo dõi kết quả.
Các công cụ PMO này xác định khi nào công việc nên được lên lịch, dựa trên thời điểm nhiệm vụ cần hoàn thành và nguồn lực nhân sự hiện có. Những công cụ quản lý dự án hiệu quả nhất còn dự đoán vấn đề trước khi chúng xảy ra. Công cụ lập lịch dự án có thể theo dõi tiến độ công việc và cảnh báo khi một thời hạn sắp bị bỏ lỡ.
Khi công việc lệch khỏi mốc thời gian dự án, phần mềm quản lý dự án tốt sẽ tự động điều chỉnh lại lịch trình. Các ứng dụng này tạo báo cáo để ban quản lý biết thành viên nào đang quá tải hoặc chưa được phân bổ đủ việc. Nhiều công cụ cũng cho phép theo dõi ngân sách dự án và giờ có thể tính phí, giúp bạn lập hóa đơn cho khách hàng theo thời gian đã dành cho dự án.
Các ứng dụng quản lý dự án tốt cho doanh nghiệp nhỏ
Nếu nhóm của bạn chỉ cần quản lý và theo dõi một vài dự án, một công cụ chi phí thấp như Zoho Projects, khoảng 4-7 USD mỗi người mỗi tháng, hoặc Teamwork, 13 USD mỗi người mỗi tháng, là lựa chọn hợp lý. Tất nhiên, điều này đúng khi bạn không cần lập lịch nhân viên, thu thập bảng chấm công để tính phí khách hàng, hay so sánh tiến độ của hàng chục dự án đang triển khai.
Với các nhóm nhỏ có ngân sách hạn chế, chúng tôi cũng đề xuất GanttPRO và TeamGantt.
Nếu bạn không dùng đến các tính năng đi kèm trong phần mềm đắt tiền hơn, không có lý do gì phải trả quá khoảng 16 USD mỗi nhân viên mỗi tháng. Hãy chọn một phương án gọn và tiết kiệm.
Ứng dụng quản lý dự án cho doanh nghiệp lớn
Doanh nghiệp nhỏ và tập đoàn lớn có nhu cầu rất khác nhau. Phần mềm quản lý dự án cấp doanh nghiệp có thể phục vụ các tổ chức lớn với hàng trăm nhân sự và hàng trăm dự án, từ lập lịch, phân tích nguồn lực, lập ngân sách, dự báo doanh thu đến theo dõi thời gian để xuất hóa đơn.
Một công cụ PMO tốt phải quản lý được không chỉ từng cá nhân mà cả các nhóm. Chẳng hạn, bạn cần biết mỗi nhà thiết kế junior đang được giao bao nhiêu việc và còn có thể nhận thêm bao nhiêu. Nếu có 15 giờ việc cho một nhà thiết kế junior và người cụ thể không quan trọng, bạn cần biết nên giao cho ai.
Tương tự, mỗi quản lý và trưởng nhóm trong công ty cần xác định được hoạt động nào là ưu tiên cao nhất, dự án nào có nguy cơ chậm tiến độ, để sắp xếp ưu tiên hợp lý. LiquidPlanner và ngay sau đó là Celoxis là hai lựa chọn chúng tôi yêu thích cho doanh nghiệp lớn có dự án phức tạp, nhiều thành viên và muốn xây dựng phương pháp agile hoàn chỉnh hơn.
Các công cụ quản lý dự án miễn phí hàng đầu nên dùng trong năm 2026
Trello
Trello là ứng dụng quản lý công việc dự án phổ biến, có khả năng cộng tác tốt cho nhóm. Công cụ này dễ thiết lập, dễ dùng và nhẹ. Trello dùng danh sách, bảng và thẻ để tạo các danh sách nhiệm vụ khác nhau và theo dõi chúng. Trong từng thẻ, người dùng có thể cộng tác, chia sẻ tệp và viết bình luận.
Trello còn thiếu báo cáo và tính năng theo dõi thời gian. Dù vậy, đây là lựa chọn rất tốt cho cá nhân hoặc nhóm nhỏ chỉ làm một số dự án hạn chế cùng lúc. Gói cơ bản hoàn toàn miễn phí. Các gói trả phí bổ sung những tính năng như tự động hóa, tích hợp và hỗ trợ ưu tiên.
JadeALM
Một giải pháp quản lý dự án mới và đáng chú ý là JadeALM. Khác với nhiều công cụ quản lý dự án hàng đầu khác, JadeALM cung cấp trình soạn thảo tài liệu với hệ thống phân cấp trực quan. Khi bạn viết yêu cầu, công cụ này tự động tạo cấu trúc phân rã công việc từ các yêu cầu đó.
Tính năng này của JadeALM cũng giúp bạn theo dõi nhiệm vụ liên quan, phụ thuộc, vấn đề và lỗi. Có cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ cấp cao và cấp thấp ở mọi thời điểm sẽ giúp ước lượng, lập kế hoạch và tăng trách nhiệm giải trình. Ngay trong trình soạn thảo, bạn có thể bình luận về nhiệm vụ, giao việc, thêm ngày, đồng bộ với dòng thời gian và xem tiến độ của từng nhiệm vụ.
Khi cần, bạn cũng có thể chèn khối cấu hình vào trình soạn thảo và JadeALM sẽ sắp xếp khối đó trong một vùng chứa. Công cụ này miễn phí cho nhóm tối đa 3 thành viên.
Kanban Tool
Kanban Tool là điểm khởi đầu rất tốt cho phát triển phần mềm. Công cụ này cho phép bạn nhìn nhanh toàn bộ quy trình và có tính năng theo dõi thời gian. Các tính năng như cảnh báo, báo cáo và quản lý nhóm giúp việc cộng tác và theo dõi nhiệm vụ trở nên đơn giản.
Các tính năng như chia sẻ tài liệu, báo cáo cho quản lý và ứng dụng di động riêng khiến Kanban Tool phù hợp với cả tổ chức vừa và lớn. Người dùng doanh nghiệp cũng có thể lưu trữ Kanban Tool trên máy chủ của mình.
Monday.com
Công cụ quản lý dự án mạnh mẽ và dễ dùng của Monday.com có giao diện hấp dẫn cùng các tính năng trực quan hóa dự án quan trọng. Cách Monday.com tiếp cận quản lý công việc khá linh hoạt và mở. Ví dụ, bạn có thể dùng các mẫu dự án để tạo bảng riêng trong Monday.com.
Công cụ này cũng có nhiều kiểu hiển thị khác, chẳng hạn như bản đồ và lịch. Với một số người dùng, việc thiếu nhiệm vụ lặp lại hằng ngày là điểm trừ lớn. Ngoài ra, một số người thấy ứng dụng trên điện thoại khó điều hướng. Dù vậy, Monday.com có bảo mật tốt, nhiều tính năng và khả năng tùy chỉnh dễ dàng.
Asana
Asana có lẽ là một trong những công cụ theo dõi dự án tốt nhất. Công cụ này cung cấp bộ tính năng quản lý dự án toàn diện, gồm danh sách việc cần làm, bảng Kanban và chế độ xem lịch để theo dõi dự án.
Bạn cũng có thể tạo chế độ xem cá nhân hóa bằng cách chọn những mục quan trọng nhất với mình. Asana có chế độ xem danh sách để sắp xếp nhiệm vụ và xem ai đang làm gì, cùng lịch trình dự án để quản lý các hoạt động chồng chéo và phân bổ nguồn lực phù hợp.
Tuy nhiên, chính số lượng tính năng này có thể khiến Asana trở nên quá tải và khá đắt với các nhóm nhỏ hoặc những nhóm chỉ cần một vài chức năng cụ thể, chẳng hạn như theo dõi thời gian.
Một số ưu điểm của công cụ này:
- Bạn có thể chọn cách xem dự án bằng các chế độ xem tùy chỉnh
- Giao diện và thiết kế hiện đại
- Có nhiều tích hợp với các ứng dụng phổ biến
Một số nhược điểm:
- Trong nhiều trường hợp sử dụng, quá nhiều tính năng khiến công cụ rối và nặng nề
- Không thân thiện với người mới. Thời gian làm quen khá dài.
- Chi phí cao nếu cần nâng cấp khỏi gói miễn phí
Kissflow Project
Kissflow là ứng dụng tất cả trong một và là một trong những giải pháp quản lý dự án phổ biến hiện nay. Đây là lựa chọn phù hợp cho quản lý dự án theo chức năng và những quản lý mới vào nghề. Kissflow Project đáp ứng đầy đủ các nhu cầu cốt lõi nhờ bộ tính năng quản lý dự án toàn diện.
Giải pháp này phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp nhờ giao diện dễ dùng và bắt mắt. Biểu mẫu tùy chỉnh, giới hạn WIP theo quy tắc và bảng có thể tùy chỉnh giúp công cụ thích ứng với nhu cầu riêng của dự án và tổ chức. Chế độ xem "user swimlane view" cho bạn bức tranh đầy đủ về công việc mà từng nhân viên đang thực hiện.
MeisterTask
MeisterTask là một công cụ quản lý dự án agile miễn phí trên nền web, cung cấp bảng kiểu Kanban đơn giản, rất phù hợp để quản lý dự án agile.
Công cụ này có giao diện thân thiện, giúp bạn quản lý nhiệm vụ của các thành viên trong nhóm và theo dõi lịch làm việc của họ.
Chức năng trực quan và khả năng tích hợp liền mạch với các công cụ khác trong lĩnh vực quản lý dự án cũng là những điểm mạnh của MeisterTask.
MeisterTask có sẵn tính năng theo dõi thời gian, giao việc, danh sách kiểm tra và nhiều công cụ khác.
Cuối cùng, nền tảng này cũng có thể hoạt động như một ứng dụng giao tiếp nội bộ, cho phép bạn và nhóm chia sẻ bình luận, nhắc tên và thông báo.
Wrike
Wrike là nền tảng quản lý dự án trên đám mây nổi tiếng, giúp việc quản lý dự án nhẹ nhàng hơn. Công cụ này cho phép bạn theo dõi công việc của nhóm, đáp ứng thời hạn và trao đổi với tất cả bên liên quan theo thời gian thực.
Wrike có các tính năng như quản lý nhiệm vụ, bảng tin theo thời gian thực, biểu đồ Gantt và nhiều công cụ nâng cao khác. Ứng dụng giúp bạn ưu tiên nhiệm vụ để các công việc quan trọng nhất luôn được hoàn thành đúng hạn.
Wrike cũng cung cấp nhiều tùy chọn tích hợp, nhờ đó trở thành một công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp.
Nhược điểm là những tùy chọn này có thể khiến phần lớn người mới thấy choáng ngợp, trong khi giao diện phức tạp cũng không giúp mọi thứ dễ hơn. Dù vậy, Wrike rất phù hợp với marketer kỹ thuật số, kỹ sư phần mềm và nhân viên chăm sóc khách hàng.
Confluence
Confluence là không gian làm việc để quản lý thành viên trong nhóm, đồng thời là nền tảng tập hợp tài nguyên dự án, việc cần làm và hạn hoàn thành thông qua các trang dùng chung.
Confluence giải quyết vấn đề minh bạch, một khó khăn phổ biến của nhiều nhóm. Khi bạn có quá nhiều việc cùng lúc, rất khó theo dõi điều gì đang diễn ra và nắm chắc nhiều sáng kiến. Mô hình trang của Confluence giúp bạn dễ nhìn thấy tình hình ở các nhóm khác nhau và tăng tính minh bạch.
Tuy nhiên, nền tảng này được thiết kế như một công cụ giao tiếp, nên đôi khi có cảm giác như thêm một lớp nữa vào quy trình quản lý dự án. Điểm tích cực là Confluence đóng vai trò như lớp tổng hợp phía trên các ứng dụng mạnh và linh hoạt hơn, thay vì chỉ lưu tất cả nhiệm vụ vào một nơi.
Một số ưu điểm:
- Giao diện đơn giản, giúp truy cập thông tin và yêu cầu dự án dễ dàng
- Khả năng hiển thị tiến độ và việc cần làm rất tốt
- Giúp thành viên mới nhanh chóng bắt nhịp
Một số nhược điểm:
- Đây không phải là ứng dụng quản lý dự án đầy đủ tính năng
- Việc cập nhật nội dung thường có cảm giác như thêm việc
- Nếu tổ chức của bạn không theo một cấu trúc định sẵn, mọi thứ có thể trở nên phức tạp
Clarizen
Clarizen là công cụ quản lý dự án trực tuyến phổ biến, phù hợp nhất với các tổ chức vừa và lớn.
Hệ thống này chỉ phục vụ quản lý dự án trên nền web, vì vậy việc thiếu ứng dụng di động có thể hạn chế một số người dùng.
Clarizen phù hợp với quản lý dự án cấp doanh nghiệp, công ty IT và các nhóm tư vấn cần một phần mềm quản lý dự án trực tuyến mạnh, chi tiết và dễ sử dụng.
Airtable
Airtable là một trong những công cụ lập kế hoạch dự án tốt nhất, kết hợp điểm mạnh của bảng tính và cơ sở dữ liệu. Công cụ này linh hoạt, dễ dùng và phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp. Tuy nhiên, Airtable chưa có đầy đủ tính năng báo cáo, điều này có thể gây bất tiện cho người dùng cần quản lý nguồn lực.
AirTable là một trong những công cụ quản lý nhiệm vụ và lập kế hoạch dự án đơn giản nhất, hoạt động giống cơ sở dữ liệu. Nhờ có nhiều cách sắp xếp dữ liệu trong bảng tính Airtable, công cụ này được nhiều người dùng ưa chuộng. Ứng dụng có nhiều chế độ xem, gồm kanban, danh sách, lưới và lịch.
Gói Airtable miễn phí đã bao gồm các loại trường phong phú, nhiều chế độ xem và các công cụ cộng tác cho quản lý dự án. Gói trả phí bắt đầu từ 9 USD mỗi người dùng mỗi tháng cho các tổ chức cần lưu trữ nhiều dữ liệu hơn. Gói pro của Airtable có biểu mẫu gắn thương hiệu tùy chỉnh, chế độ xem tùy chỉnh và chia sẻ giới hạn theo tên miền.
Zoho Projects
Zoho Projects là phần mềm quản lý dự án do đội ngũ Zoho cung cấp. Công cụ này có sự linh hoạt và khả năng tùy biến mà hầu hết quản lý dự án truyền thống và nhóm agile cần.
Zoho Projects mang lại trải nghiệm đầy đủ và khác biệt cho nhóm ở mọi quy mô, với quản lý nhiệm vụ kiểu Kanban, trình tạo biểu đồ Gantt đơn giản và các khả năng nâng cao khác như biểu đồ sử dụng nguồn lực, đường găng, baseline và cả công cụ tự động hóa.
Zoho Projects đặc biệt nổi bật trong các tình huống có nhiều bước bàn giao. Công cụ này được các công ty IT, đơn vị tư vấn và tổ chức giáo dục sử dụng khá rộng rãi. Với tính năng Blueprints, người dùng có thể xây dựng và tự động hóa quy trình làm việc, cảnh báo và quy trình leo thang.
Zoho có phiên bản miễn phí lâu dài với giới hạn về tính năng và số người dùng, vẫn đủ để dùng trong môi trường làm việc từ xa. Ví dụ, Social Tradia chia sẻ rằng họ dùng Zoho để quản lý nhân sự ở nước ngoài và cộng tác với nhiều người có ảnh hưởng trên mạng xã hội. Theo họ, ngay cả các tính năng trong bản Zoho miễn phí cũng có thể đáp ứng kịch bản này.
Chọn phương án tốt nhất cho nhóm của bạn
Tìm đúng phần mềm quản lý dự án cần thời gian, nhưng rất đáng để làm kỹ trước khi triển khai cho cả nhóm. Một số công cụ quản lý dự án hàng đầu có chi phí khởi động khá cao. Dù chúng dễ dùng và cho phép nhập dữ liệu nhanh, việc tinh chỉnh ứng dụng để phù hợp với nhu cầu của bạn, rồi thuyết phục mọi người sử dụng, vẫn cần sự kiên nhẫn.
Trước khi quyết định dùng phần mềm nào, hãy nghĩ về loại công việc mà nhóm bạn đang làm, số lượng nhân sự và quy trình làm việc hiện tại. Có rất nhiều lựa chọn tốt cho gần như mọi mức ngân sách.
Khi có một công cụ quản lý dự án đáng tin cậy, mọi người có thể cộng tác dễ dàng hơn trong công việc dự án. Ngoài ra, chủ doanh nghiệp và quản lý nhóm có thể hiểu rõ hơn cách nhóm vận hành, dự án có đang đúng tiến độ hay không, và cần đưa nhóm trở lại trạng thái hiệu quả như thế nào nếu mọi thứ đi chệch hướng.
Công cụ | Ưu điểm | Nhược điểm |
Trello |
|
|
JadeALM |
|
|
Kanban Tool |
|
|
Monday.com |
|
|
Asana |
|
|
Kissflow Project |
|
|
MeisterTask |
|
|
Wrike |
|
|
Confluence |
|
|
Clarizen |
|
|
Airtable |
|
|
Zoho Projects |
|
|
Tài liệu tham khảo và đọc thêm
- 10 công cụ quản lý dự án hàng đầu cho mọi quản lý dự án
- Phần mềm quản lý dự án | Microsoft Project
- Microsoft ra mắt Planner, công cụ quản lý dự án thuộc Office 365
- Cách quản lý dự án freelance mà không kiệt sức
- Cách giữ nhóm làm việc từ xa luôn gắn kết và tạo môi trường làm việc tích cực
- 5 chiến lược giao tiếp thiết yếu cho nhóm làm việc từ xa
English 
Español 
Deutsch 
Polski 
Български 
Русский 
Français 
Italiano 
日本語 
Português 
العربية
Đừng bỏ lỡ
Nhận thông tin cập nhật về bài viết mới, webinar và các cơ hội khác: