Cách giữ đội ngũ từ xa luôn kết nối và tạo môi trường làm việc tích cực
Chắc bạn từng nghe câu quen thuộc: “con người là tài sản quý nhất của doanh nghiệp”. Chỉ hơn một năm trước, bạn vẫn có thể giúp “tài sản” ấy làm việc vui vẻ và năng suất trong văn phòng bằng cách xây dựng một bầu không khí cộng tác thật tốt.
Giờ đây, chúng ta lại có một cụm từ quen thuộc khác: “bình thường mới”, khi nơi làm việc không còn là một địa điểm duy nhất. Chào mừng bạn đến với thế giới làm việc hybrid. Có người ở nhà, có người trong “văn phòng được tái thiết kế”, có người di chuyển liên tục, có người chia thời gian giữa nhà và văn phòng. Vậy làm thế nào để lan tỏa chút niềm vui trong bối cảnh mới này?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem cần làm gì để giữ nhân viên vui vẻ, và công nghệ có thể giúp tái tạo một môi trường làm việc tích cực trong những cách làm việc rất khác nhau hiện nay ra sao.
Hạnh phúc là gì: câu hỏi muôn thuở
Trước hết, liệu chúng ta có nên định nghĩa nhanh về hạnh phúc để dễ lên kế hoạch, rồi bổ nhiệm hẳn một giám đốc hạnh phúc không?
Ý tưởng này không hề mới. Năm 2008, chính phủ Anh từng bổ nhiệm Giáo sư Richard Layard làm “Happiness Tsar”, với nhiệm vụ xua tan cảm giác u ám tại nơi làm việc. Nói đơn giản, ông cho rằng câu trả lời không nhất thiết nằm ở việc tăng thu nhập. Thay vào đó, ông gợi ý: “Đó là giảm bớt khổ sở và tăng niềm vui sống. Nếu tăng thu nhập không làm được điều đó, bạn phải tìm xem điều gì thực sự tạo ra tiến bộ”.
Trước khi bạn hủy kế hoạch tăng lương hoặc vội đi tìm một chuyên gia hạnh phúc cho riêng mình, có một điểm đáng rút ra từ bài viết đó: tăng niềm vui sống. Điều này đã trở thành trọng tâm trong cách doanh nghiệp nghĩ về việc làm, dưới hình thức cân bằng giữa công việc và cuộc sống, một xu hướng tăng tốc trong đại dịch khi hàng triệu người lần đầu làm việc tại nhà.
Hôm nay chúng ta làm việc ở đâu?
Trong thời gian phong tỏa, nhiều người không có lựa chọn nào khác ngoài làm việc tại nhà. Đúng là họ được thoát khỏi việc đi lại mỗi ngày, thậm chí tạm tránh được những rắc rối chốn văn phòng, nhưng điều này lại gây khó khăn cho những ai đã quen làm việc theo nhóm.
Đột nhiên, bạn không thể bước sang bàn đồng nghiệp để cập nhật nhanh về dự án hay trao đổi ý tưởng bên máy nước. Rồi các cuộc họp trực tuyến trở thành thông lệ. Đây là tin tốt cho các công ty cung cấp dịch vụ hội nghị, nhưng chưa chắc đã tốt cho nhân viên hay nhà tuyển dụng. Mệt mỏi vì Zoom đã trở thành một vấn đề có thật.
Để giải quyết vấn đề này, nhiều người bắt đầu tìm những cách giao tiếp khác trong công việc. Ví dụ, email video ngày càng phổ biến. Đó là những tin nhắn video ngắn có thể được ghi lại ngay bằng một trình ghi màn hình miễn phí như ScreenRec và chia sẻ tức thì qua liên kết được tạo tự động.
Khi dần thích nghi với cách làm việc mới, nhiều người nhận ra rằng họ vẫn có thể làm việc hiệu quả tại nhà, đồng thời tận hưởng phần thời gian rảnh có thêm ngoài giờ làm. Điều này thể hiện rõ trong các thống kê mới nhất về làm việc từ xa. Một khảo sát của Statistics Canada cho thấy 90% người làm việc tại nhà cảm thấy họ làm việc năng suất bằng hoặc cao hơn khi ở văn phòng. Kết quả này có thể tác động lớn đến mô hình làm việc truyền thống, vì khoảng 32% nhân viên Canada lúc đó làm việc tại nhà.
Và nếu nhân viên có thể làm việc năng suất tại nhà, đồng thời có cuộc sống cân bằng hơn, có lẽ quyền tự do lựa chọn chính là một cách để tạo ra môi trường làm việc hạnh phúc.
Làm việc từ xa: tự do lựa chọn?
Tuy nhiên, có một rào cản tiềm ẩn đối với sự tự do mới mẻ này: người sếp nói “không”. Và rào cản đó không hề nhỏ, khi CEO của Apple và Morgan Stanley đều cho biết họ kỳ vọng phần lớn nhân viên quay lại văn phòng vào tháng 9, một số làm toàn thời gian tại văn phòng, một số theo mô hình hybrid.
Ngược lại, nhân viên hiểu rõ giá trị của quyền tự do lựa chọn. Như McKinsey đã báo cáo vào tháng 4 năm 2021, hơn một nửa nhân viên chính phủ và doanh nghiệp tại Mỹ cho biết họ muốn làm việc tại nhà ít nhất ba ngày mỗi tuần sau đại dịch, và gần một phần ba muốn làm việc từ xa toàn thời gian.
Sau đó còn một vấn đề khác. Ngay cả khi sếp đồng ý, nhiều nhân viên vẫn lo lắng vì họ chưa nhận được hướng dẫn rõ ràng từ quản lý về làm việc tại nhà. Theo McKinsey, đây là sự đứt gãy trong giao tiếp nội bộ: 40% người được hỏi nói rằng họ chưa nghe tổ chức chia sẻ bất kỳ tầm nhìn nào về làm việc tại nhà, và 28% khác cho biết những gì họ nghe được vẫn còn mơ hồ.
Theo McKinsey, điều này dẫn đến lo âu và có thể làm giảm hiệu suất. Vì vậy, nếu bạn tin rằng nhóm của mình có thể làm việc tại nhà hiệu quả, hãy truyền đạt quan điểm rõ ràng. Đó là thêm một bước trên con đường xây dựng một đội ngũ hạnh phúc.
Tạo môi trường làm việc tại nhà tích cực
Nếu bạn chấp nhận rằng làm việc tại nhà là lựa chọn khả thi cho nhóm của mình, làm sao để quản lý đội ngũ từ xa thật hiệu quả, vừa đảm bảo kết quả công việc, vừa giúp nhân viên cảm thấy vui vẻ?
Trước hết, họ cần công cụ để làm việc và cộng tác hiệu quả. May mắn là đám mây hiện đã trở thành cách an toàn, đáng tin cậy để cung cấp ứng dụng và dịch vụ cộng tác cho nhân viên, bất kể họ đang làm việc ở đâu.
Hãy lấy điện thoại làm ví dụ, vì đây là công cụ cơ bản với bất kỳ ai đi làm. Theo nhà cung cấp viễn thông GoCo, nhân viên từ xa cần thêm một vài lớp hỗ trợ để giao tiếp nội bộ hiệu quả và an toàn: ưu tiên lưu lượng công việc so với lưu lượng gia đình vốn ngốn băng thông như Netflix hoặc YouTube, cùng quản lý mối đe dọa hợp nhất để bảo vệ dữ liệu toàn công ty và quyền riêng tư của nhân viên. Họ cũng cung cấp hệ thống dự phòng tốt để đảm bảo nhân viên từ xa luôn giữ liên lạc. Và nếu nhân viên của bạn thường xuyên xử lý tệp nhạy cảm, bạn có thể cân nhắc lợi ích của VPN (Virtual Private Network) để thêm một lớp bảo vệ cho môi trường số của mình.
Tất nhiên, bạn không thể kiểm soát hoàn toàn điều kiện làm việc tại nhà. Nếu một nhân viên phải làm việc trong phòng ngủ hoặc trên bàn bếp, xung quanh là trẻ nhỏ, đó là vấn đề họ cần tự sắp xếp.
Vượt qua rào cản tinh thần
Một vấn đề có thể khó xử lý hơn là rào cản tinh thần: cảm giác cô lập hoặc lo âu. Theo McKinsey, những lo ngại lớn nhất của nhân viên về làm việc từ xa là mất kết nối, khó khăn khi cộng tác với đồng nghiệp từ xa và việc sức khỏe tinh thần của họ ít được chú trọng hơn.
Trong văn hóa công ty truyền thống, việc tương tác và kết nối với đồng nghiệp thường dễ hơn, còn cộng tác có thể diễn ra theo nhiều cách khác nhau, dù mọi người ở đâu. Vì vậy, thách thức là duy trì cảm giác kết nối vốn rất khó nắm bắt ấy. Đó có thể là một buổi gọi video định kỳ, một cuộc gọi, một tin nhắn hỏi thăm, hoặc một buổi “gặp mặt trực tuyến” hằng tuần hay giờ giao lưu nhẹ nhàng.
Hãy đảm bảo mọi người luôn giữ liên lạc và bạn đang xây dựng được một văn hóa làm việc từ xa, vì đó là chìa khóa cho hạnh phúc của đội ngũ.
Một vấn đề khó hơn nữa là giờ làm việc. Bạn có nên kỳ vọng nhân viên làm tại nhà luôn ngồi trước bàn trong giờ hành chính, sẵn sàng nghe điện thoại, gọi video hoặc tham gia họp trực tuyến bất cứ lúc nào không? Trừ khi bạn bắt buộc mọi người chấm công bằng bảng giờ, niềm tin đóng vai trò rất lớn ở đây.
Nếu lợi ích lớn nhất của làm việc linh hoạt và làm việc tại nhà là cân bằng giữa công việc và cuộc sống, liệu nhân viên có nên được tự chọn thời gian làm việc, miễn là họ vẫn đảm bảo tiến độ cho các nhiệm vụ quan trọng? Cách tiếp cận theo dự án có thể hữu ích: hoàn thành công việc đúng thời hạn, bất kể nhân viên tự quản lý thời gian ra sao.
Trở lại văn phòng một cách tích cực
Bất kỳ ai quay lại văn phòng cũng có thể kỳ vọng mọi thứ trở về bình thường, nhưng thực tế có thể khác. Trước hết là những thay đổi về không gian vật lý. Hãy tạm quên những cuộc gặp trực tiếp như trước đây; trọng tâm hiện nay là giãn cách an toàn và bố trí lại bàn làm việc, phòng họp.
Trong “bình thường mới”, an toàn và sức khỏe là ưu tiên hàng đầu, và điều đó đang trở thành rào cản lớn với nhiều nhân viên. Human Resource Executive trích dẫn một báo cáo của Limeade Foundation cho thấy 100% người được hỏi cảm thấy lo lắng về việc quay lại văn phòng. Phần lớn, 71%, sợ tiếp xúc với COVID là vấn đề chính, vì vậy doanh nghiệp phải đặt trọng tâm vào các biện pháp giảm thiểu rủi ro. Nhân viên trên toàn thế giới đang căng thẳng và lo âu, nhưng công nghệ có thể hỗ trợ.
Tại quầy lễ tân, cảm biến nhiệt độ giúp giảm rủi ro, trong khi lối vào không tiếp xúc tại văn phòng, phòng họp và nhà vệ sinh giúp giảm cơ hội lây truyền.
Ở các công ty lớn, quá tải không gian có thể trở thành vấn đề vì nguy cơ lây truyền COVID. Việc tích hợp cảm biến với bảng hiển thị kỹ thuật số giúp đội ngũ cơ sở vật chất và an ninh điều hướng lại dòng người, hoặc giữ thang máy và thang cuốn an toàn hơn bằng các thông báo tức thời được cập nhật trên màn hình.
Tăng sức mạnh cho cộng tác từ xa
Dù bạn có thành viên làm việc tại văn phòng hay từ xa, cộng tác vẫn cần thật dễ dàng cho tất cả mọi người. Điều này không chỉ giúp dự án đi đúng hướng và tập trung năng lực của cả nhóm vào đổi mới, mà còn duy trì sự liên hệ rất quan trọng với những người làm việc tại nhà.
Các công cụ cộng tác đã chứng minh giá trị trong đại dịch, và hiện có rất nhiều hệ thống tốt để lựa chọn. Chọn đúng hệ thống, bạn sẽ giúp các nhóm dễ dàng tạo hoặc tham gia cuộc họp từ bất kỳ máy tính hay thiết bị di động nào, đồng thời chia sẻ nội dung thuận tiện. Nhưng đừng quên, họp trực tuyến khác với họp trực tiếp. Cần có kế hoạch và hướng dẫn kỹ càng để tổ chức cho hiệu quả. Xem thêm hướng dẫn đầy đủ về họp trực tuyến của chúng tôi để biết thêm chi tiết.
Đã đến lúc có một kết thúc vui?
Giữ một môi trường làm việc tích cực và duy trì sự gắn kết nhân viên không hề dễ khi nơi làm việc không còn cố định. Làm việc tại nhà giờ đã trở thành điều bình thường, còn văn phòng như chúng ta từng biết đã là ký ức xa với nhiều người. Mô hình làm việc hybrid mới mang lại nhiều phúc lợi cho nhân viên, nhưng cũng đi kèm không ít thách thức. Nếu vượt qua được những thách thức đó và đưa mọi người lại gần nhau, dù trực tiếp hay trực tuyến, bạn đang tiến gần hơn đến một môi trường làm việc hạnh phúc và một đội ngũ năng suất.
Tài liệu tham khảo và đọc thêm
- Người đàn ông này có làm bạn hạnh phúc hơn không? | Sức khỏe và đời sống | The Guardian
- Lợi ích của làm việc tại nhà so với làm việc ở văn phòng
- Nghiên cứu: Làm việc tại nhà, năng suất và lựa chọn ưu tiên
- Những người lao động phản đối việc quay lại văn phòng - BBC Worklife
- Người lao động nói gì về tương lai của làm việc từ xa
- Băng thông rộng và làm việc tại nhà | Chọn đường truyền internet cho văn phòng tại nhà
- Vai trò của HR trong nỗi lo quay lại nơi làm việc | HRExecutive.com
- Cách xử lý khi nhân viên nghỉ vì căng thẳng liên quan đến công việc
English 
Español 
Deutsch 
Polski 
Български 
Русский 
Français 
Italiano 
日本語 
Português 
العربية
Đừng bỏ lỡ
Nhận thông tin cập nhật về bài viết mới, webinar và các cơ hội khác: