Mục tiêu khi làm việc tại nhà: cách đạt mục tiêu trong nhóm làm việc từ xa
Ai cũng thấy đại dịch đã thúc đẩy làm việc từ xa nhanh hơn. Nhưng xu hướng xây dựng lực lượng lao động từ xa và phân tán đã xuất hiện từ trước đó. Điều này đặc biệt đúng với các công ty công nghệ, nơi lợi ích và hiệu quả chi phí khi tiếp cận nguồn nhân tài toàn cầu rất đáng cân nhắc.
Tất nhiên, cách làm việc này cũng đi kèm nhiều thách thức. Trong bài viết này, tôi sẽ tập trung vào mục tiêu làm việc tại nhà và sự thống nhất trong cách triển khai. Khung đặt mục tiêu thường được các công ty công nghệ lựa chọn là OKR (Objectives and Key Results - Mục tiêu và Kết quả then chốt). Với chu kỳ lập kế hoạch ngắn hơn, nhấn mạnh vào ưu tiên, các buổi kiểm tra tiến độ thường xuyên và nhìn lại sau mỗi giai đoạn, OKR rất phù hợp với cách làm việc linh hoạt.
OKR là gì?
Nhìn qua, OKR khá đơn giản vì chỉ gồm hai phần: Mục tiêu và Kết quả then chốt. Vậy vì sao OKR lại quan trọng? Mục tiêu mô tả bạn muốn đạt điều gì và vì sao điều đó quan trọng, còn Kết quả then chốt cho biết bạn sẽ đo lường thành công bằng cách nào.
Dưới đây là một vài ví dụ OKR trong lĩnh vực công nghệ thông tin:
- Xây dựng công cụ quay màn hình thế hệ mới để giúp các nhóm giao tiếp dễ dàng hơn
- Tăng số người dùng hoạt động hằng tuần lên 1,5 triệu
- Tăng tỷ lệ chuyển đổi từ dùng thử sang khách hàng trả phí lên 75%
Khi đặt mục tiêu nhóm như vậy, các nhóm có thể căn chỉnh hoặc triển khai OKR riêng của mình dựa trên mục tiêu chung, rồi điều chỉnh kế hoạch thực thi. Với nhóm phần mềm, họ có thể liên kết các Epic trong Jira với một OKR kiểu này. Với Marketing, mục tiêu có thể xoay quanh việc tăng số lượt đăng ký. Với nhóm UX, họ có thể thực hiện một sprint để cải thiện quy trình onboarding, kỳ vọng điều đó sẽ tác động đến "tỷ lệ chuyển đổi từ dùng thử sang trả phí".
Khi bạn gắn công việc đang làm với kết quả có thể đo lường, bạn cũng tạo ra cách tính được tác động của nỗ lực bỏ ra. Điều này không chỉ tốt cho mức độ hài lòng trong công việc mà còn giúp cả nhóm học hỏi. Chỉ khi đánh giá kết quả, bạn mới biết việc mình làm có hiệu quả hay không. Nhờ đó, nhóm làm việc từ xa của bạn có cơ hội nhìn lại tác động, rút kinh nghiệm và quyết định có cần cải thiện thêm hay không.
Cách đặt mục tiêu trong các nhóm phân tán
Bước 1: Có những cuộc trò chuyện đúng trọng tâm
Giống như mọi nỗ lực đạt thành tựu khác, mục tiêu là thứ xác định hướng đi. Vì vậy, hiểu rõ OKR của công ty và nhóm là bước đầu tiên rất quan trọng. Để có được sự rõ ràng đó, bạn cần trao đổi về những thay đổi quan trọng nhất cần xảy ra, tức những công việc mà nhóm tin rằng mình nên cam kết thực hiện.
Cách các nhóm đưa ra những quyết định quan trọng này rất đáng chú ý. Chúng ta thường muốn tin rằng mình dùng lập luận hiệu quả để đi đến quyết định hợp lý: chia sẻ mọi thông tin quan trọng, giải thích ý tưởng và lý do của mình, rồi cùng thống nhất phương án tốt nhất.
Điều này xảy ra khá thường xuyên trong các nhóm. Nhưng cũng có những nhóm không thật sự cởi mở với thảo luận, chỉ đẩy agenda riêng và né tránh các cuộc trò chuyện minh bạch, có ích.
Đáng nói hơn, những người làm vậy không phải lúc nào cũng nhận ra mình đang làm vậy. Nhận biết thời điểm điều đó xảy ra rất khó. Nó cần luyện tập và một quá trình gọi là phản tư cuộc trò chuyện. Nếu muốn tìm hiểu sâu hơn, bạn có thể đọc các nghiên cứu của Argyris.
Vậy các nhóm làm việc từ xa nên thảo luận mục tiêu như thế nào?
Làm sao để tránh thiên kiến cá nhân?
Những nhóm áp dụng OKR và làm việc linh hoạt hiệu quả thường dùng cách mà Argyris gọi là “Model 2 - Productive Reasoning”.
Model 2 - Productive Reasoning là gì?
Những cuộc trò chuyện mang tính xây dựng này có thể diễn ra trong nhóm làm việc từ xa hoặc hybrid. Nội dung đầu vào của các buổi cập nhật và trao đổi như vậy thường gồm:
- Tiến độ tuần trước
- Ưu tiên cho tuần tới
- Các vấn đề đã phát hiện
- Tiến độ mục tiêu và mức độ tự tin
Để thảo luận được dạng agenda này, bạn không thể giữ lại thông tin. Các công việc sắp được thực hiện cần được thiết kế và thống nhất cùng nhau. Điều đó đảm bảo lựa chọn tự do và có đủ thông tin là yếu tố trung tâm trong hiệu quả của nhóm.
Bạn cũng sẽ thấy rằng khi mục tiêu và công việc trở nên rõ ràng hơn, mọi người dễ tập trung vào đúng việc hơn, từ đó tăng sự thống nhất và trách nhiệm của cả nhóm. Nó cũng giúp tránh những buổi cập nhật không cần thiết khi toàn bộ nhóm đang làm việc tại nhà. Mọi thứ có thể được nhìn thấy trên một màn hình duy nhất.
Bước 2: Đừng nhầm lẫn đầu ra với kết quả
Rất dễ định nghĩa đóng góp của một nhân viên bằng những việc họ đang làm. Đó có thể là các nhiệm vụ trong một dự án hoặc các bước của một quy trình đã được thiết lập. Dù trường hợp nào, phần công việc đó thường được gọi là đầu ra.
Những đầu ra chúng ta tạo ra sẽ dẫn đến hệ quả, tức kết quả. Kết quả thường là các chỉ số cho biết tác động mà chúng ta tạo ra. Đó có thể là thay đổi trong một KPI dành cho nhân viên làm việc từ xa, hoặc mức hiệu quả tăng lên của một quy trình.
Vấn đề là kết quả thường không được định nghĩa đủ rõ. Hiểu sự khác biệt giữa kết quả và đầu ra sẽ giúp bạn lập kế hoạch mục tiêu tốt hơn và căn chỉnh công việc để thực sự đạt được mục tiêu đó.
Bước 3: Trang bị công cụ để làm việc từ xa hiệu quả
Công cụ làm việc từ xa đóng vai trò lớn trong thành công của các nhóm phân tán. Đó có thể là phần mềm OKR như ZOKRI, ứng dụng email và các lựa chọn thay thế, công cụ giao tiếp như Slack, công cụ quản lý dự án như Jira, công cụ quản lý chi tiêu như Fyle, và phần mềm nhắn tin video như ScreenRec. Tất cả đều là một phần của bộ công cụ lý tưởng cho nhóm làm việc từ xa.
Trong suốt một quý, các nhóm cần có mục tiêu làm điểm neo cho công việc và có hạn chót để quản lý thời gian khi làm việc từ xa.
Cũng cần lưu ý rằng bảng tính và các ứng dụng rời rạc theo từng mảng không phải là giải pháp hiệu quả cho những thách thức và cơ hội khi đặt mục tiêu, cũng như khi tạo sự thống nhất về vai trò và cách thực thi. Dù chúng có vẻ hấp dẫn đến đâu, và dù bạn có muốn tránh mua thêm phần mềm đến mức nào.
Điểm chính cần nhớ
Làm việc từ xa và hybrid sẽ chưa biến mất trong tương lai gần, và cụm từ “bình thường mới” rất phù hợp với bối cảnh này. Điều chúng ta cần làm là tiếp tục điều chỉnh cách làm việc theo nơi mình chọn làm việc. Trên hành trình đó, chúng ta cần cân bằng nhu cầu của công ty với nhu cầu rất con người của mỗi cá nhân: được làm việc hiệu quả, được học hỏi, được kết nối xã hội với đồng nghiệp và được phát triển sự nghiệp.
Đặt mục tiêu tốt hơn, giao tiếp tốt hơn và hệ thống phần mềm phù hợp với mục đích sử dụng là những yếu tố then chốt để làm được điều này.
Tóm lại, những điểm quan trọng là:
- Một nhóm không có cách đặt mục tiêu thống nhất sẽ khó đạt hiệu quả như mong muốn, và OKR là một cách tiếp cận rất phù hợp.
- Mục tiêu nằm trong bảng tính thường rơi vào kiểu “đặt rồi quên”, trong khi điều bạn thật sự cần là sự tham gia liên tục.
- Làm việc hiệu quả là cách để đạt nhiều mục tiêu hơn và kịp hạn chót; điều đó đòi hỏi bạn phải làm việc theo cách linh hoạt.
- Công nghệ rất quan trọng nếu bạn muốn các nhóm làm việc từ xa và phân tán phát triển tốt, vì vậy hãy chọn những nền tảng và công cụ giúp nhóm có nền tảng thành công ngay từ đầu.
Hãy dành thời gian tìm hiểu thêm về những lĩnh vực này và cải thiện ở những nơi có thể, cũng như những nơi thật sự cần thiết. Sự đầu tư của bạn chắc chắn sẽ được đền đáp.
Tài liệu tham khảo và đọc thêm?
- OKR có thể thúc đẩy trải nghiệm khách hàng như thế nào
- Top 10 mẹo lập kế hoạch kinh doanh
- Khai mở sức mạnh của một mục tiêu tốt
English 
Español 
Deutsch 
Polski 
Български 
Русский 
Français 
Italiano 
日本語 
Português 
العربية
Đừng bỏ lỡ
Nhận thông tin cập nhật về bài viết mới, webinar và các cơ hội khác: