Những kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả và lạ cho làm việc từ xa

Dù tương lai thay đổi thế nào, có một điều đã rõ: làm việc từ xa sẽ còn tiếp tục. Doanh nghiệp và người làm tự do đều nhận ra rằng làm việc tại nhà mang lại nhiều lợi ích, từ sự linh hoạt cá nhân cao hơn đến việc tiết kiệm chi phí xăng xe và không gian văn phòng.

Nhưng cùng lúc đó, nhiều người làm việc từ xa cũng phát hiện rằng quản lý thời gian cho hiệu quả không hề dễ khi xung quanh là đủ kiểu xao nhãng ở nhà. Hãy cùng xem một số kỹ năng và kỹ thuật quản lý thời gian vừa hiệu quả, vừa hơi khác thường, giúp bạn cải thiện năng suất khi làm việc từ xa.

Mặc như khi đi làm

“Quần áo thì liên quan gì đến quản lý thời gian khi làm việc từ xa?”, có thể bạn sẽ thắc mắc.

Thực ra, khoa học cho thấy trang phục có thể ảnh hưởng rất lớn đến khả năng tập trung và tâm trạng chung của bạn. Khi mặc đồ đi làm, não bộ dễ chuyển sang trạng thái sẵn sàng và nghiêm túc hơn trong suốt ca làm. Còn nếu bạn ngồi vào bàn để bắt đầu một ngày làm việc từ xa... trong chiếc quần nỉ ở nhà thì sao?

Rất có thể bạn sẽ khó tập trung, chứ chưa nói đến quản lý thời gian hiệu quả. Vì vậy, hãy thử chuẩn bị trang phục như thể bạn sắp đến văn phòng. Không nhất thiết phải mặc nguyên bộ vest, nhưng một chiếc quần lịch sự, áo sơ mi và cà vạt cũng đủ tạo tín hiệu cho não bộ. Chẳng mấy chốc, bạn sẽ thấy mình xử lý mục tiêu công việc nghiêm túc như đang ngồi tại trụ sở công ty hoặc bàn làm việc ở văn phòng.

Bám sát lịch làm việc

Ngoài việc nghỉ giải lao đều đặn, đây là một trong những mẹo quản lý thời gian tốt nhất cho người làm việc từ xa. Bạn có thể quản lý thời gian dễ hơn bằng cách lập lịch và thực sự bám theo lịch đó.

Khi mới bắt đầu làm việc từ xa, nhiều người gần như không theo dõi thời gian. Họ “vào ca” lúc nào tùy thích, rồi nhận ra mình đã tốn quá nhiều thời gian cho các cuộc gọi, mạng xã hội và không còn đủ giờ trong ngày để hoàn thành những việc quan trọng.

Bạn có thể tránh tình trạng này bằng cách giữ một lịch làm việc tương tự nhịp làm việc tại văn phòng. Ví dụ, nếu bình thường bạn bắt đầu lúc 9 giờ sáng ở văn phòng, hãy bắt đầu làm việc tại nhà lúc 9 giờ. Nếu thường tan làm lúc 5 giờ chiều, hãy kết thúc như vậy ở nhà.

Cách này không chỉ giúp bạn chuyển sang môi trường làm việc từ xa dễ hơn, mà còn giúp bạn nhận biết mức năng lượng trong ngày và tập trung tốt hơn để tăng thu nhập. Suy cho cùng, 75% freelancer làm việc từ xa kiếm được số tiền tương đương khi làm toàn thời gian. Lịch làm việc là công cụ rất hiệu quả để quản lý thời gian tại nhà, hãy tận dụng nó.

Canh thời gian nghỉ và thời gian làm việc

Kỹ thuật Pomodoro là một mẹo năng suất trong quản lý thời gian, thường gồm 25 phút làm việc, một quãng nghỉ ngắn, rồi lại 25 phút làm việc. Chu kỳ này lặp lại cho đến khi bạn đến một khoảng nghỉ dài hơn. Đây là một ví dụ rõ ràng cho việc bạn nên canh thời gian nghỉ, và có thể canh cả từng phiên làm việc.

Khi đặt giới hạn cho thời gian nghỉ, bạn sẽ không vô tình ngồi trên ghế sofa hoặc xem TV quá lâu. Bạn cũng dễ đưa não bộ vào đúng nhịp khi đã đến lúc tập trung xử lý công việc. Ở nhà, những thứ bạn thích có thể làm bạn mất tập trung nhanh hơn bạn tưởng, nên hãy canh thời gian nghỉ để tránh cảnh cuối ngày phải cuống cuồng chạy cho kịp mọi việc.

Nghe đúng loại nhạc

Một bí quyết để làm việc tại nhà hiệu quả là tạo đúng tâm thế. Có thể bạn sẽ muốn mở danh sách phát Spotify và nghe nhạc khi làm việc từ xa. Tuy nhiên, nếu nhạc có quá nhiều đoạn phức tạp hoặc nhiều lời, bạn có thể tự làm mình phân tâm thay vì quản lý thời gian tốt hơn.

Để đạt kết quả tốt hơn, hãy nghe nhạc trừu tượng, nhẹ nhàng hoặc các bản “lo-fi”. Kiểu nhạc này có thể hỗ trợ năng suất và giúp bạn tập trung, đồng thời ít gây xao nhãng hơn vì một phần não bộ không phải liên tục bám theo lời bài hát.

Dùng màu sắc để tăng tập trung

Đây có lẽ không phải điều bạn thường thấy trong danh sách cách quản lý thời gian ở nhà. Nhưng khá thú vị là một số màu sắc có thể tác động tích cực đến khả năng tập trung và quản lý thời gian của người làm việc từ xa. Tâm lý học màu sắc cho rằng một số tông màu giúp tăng năng lượng tốt hơn, chẳng hạn như xanh dương, xanh lá, thậm chí cả vàng.

Màu sắc giúp bạn làm việc năng suất hơn có thể khác với người khác. Nhưng nguyên tắc cốt lõi vẫn vậy: hãy trang trí góc làm việc hoặc bàn làm việc tại nhà bằng những màu giúp bạn tập trung và sắp xếp suy nghĩ. Tránh các màu quá rối hoặc chọi nhau khiến bạn dễ mất tập trung.

Đón ánh sáng tự nhiên

Cơ thể chúng ta vốn phản ứng tự nhiên với nhịp mặt trời mọc và lặn thông qua đồng hồ sinh học. Hãy mở rèm và đón càng nhiều ánh sáng tự nhiên càng tốt. Điều này giúp bạn quản lý thời gian khôn ngoan hơn vì:

Bạn sẽ thấy tỉnh táo và sẵn sàng làm việc vào buổi sáng
Bạn sẽ có một khoảng chùng tự nhiên, ngắn vào buổi chiều
Bạn sẽ có thêm năng lượng để hoàn tất công việc vào cuối chiều và buổi tối
Bạn sẽ sẵn sàng kết thúc công việc khi trời bắt đầu tối khoảng 5 giờ chiều

Ngoài những lợi ích đó, ánh sáng tự nhiên trong góc làm việc từ xa còn giúp bạn ngủ ngon hơn và tránh buồn ngủ khi lái xe ban đêm. Các nghiên cứu cho thấy lái xe sau hai mươi giờ không ngủ tương đương với việc lái xe khi nồng độ cồn trong máu là .10%, làm nguy cơ tai nạn tăng mạnh. Hãy lắng nghe cơ thể và ưu tiên nghỉ ngơi đầy đủ mỗi đêm.

Kích thích khứu giác

Bạn có biết một số mùi hương có thể giúp bạn tập trung trong ngày và quản lý thời gian tốt hơn không? Điều đó hoàn toàn có thật.

Nến thơm, tinh dầu và các dụng cụ khuếch tán hương là công cụ rất hợp cho mẹo tăng năng suất này. Cụ thể, hãy thử các mùi như bạc hà và quế, vì chúng có thể giúp đầu óc tỉnh táo hơn và giảm mệt mỏi tinh thần. Thêm vào đó, những mùi hương này còn hỗ trợ khả năng tập trung và thậm chí có thể cải thiện trí nhớ.

Điều này hữu ích cho quản lý thời gian vì bạn sẽ ít để tâm trí lang thang hoặc quên mất mình đang làm gì. Chưa kể, thắp một cây nến còn khiến góc làm việc từ xa trở nên dễ chịu hơn, giúp bạn muốn ngồi làm việc ở đó lâu hơn.

Quản lý sự tập trung quan trọng hơn quản lý thời gian

Như bạn thấy từ các mẹo và kỹ thuật trên, quản lý thời gian khi làm việc tại nhà thực chất liên quan nhiều hơn đến việc quản lý sự tập trung và mức năng lượng, thay vì chỉ chăm chăm nhìn đồng hồ. Khi làm việc từ xa tại nhà, bạn không cần quá lo việc phải hoàn thành mọi thứ vào đúng một thời điểm cố định, trừ các hạn chót bắt buộc trong công việc.

Bạn không phải đi lại, cũng không nhất thiết phải “chấm công” đúng từng phút. Dù vậy, quản lý thời gian vẫn rất quan trọng để bạn hoàn thành công việc hằng ngày và không bị trễ tiến độ dự án, đặc biệt là những dự án có sự tham gia của đồng đội và khách hàng.

Hãy quản lý năng lượng và tâm trạng của bạn trong ngày làm việc tại nhà. Trong phần lớn trường hợp, khả năng quản lý thời gian sẽ tự nhiên tốt lên theo đó.

Kết luận

Tóm lại, bạn hoàn toàn có thể quản lý thời gian khi làm việc từ xa. Khi làm chủ được kỹ năng này, bạn không chỉ có thể làm việc tại nhà năng suất như ở văn phòng, mà còn có thể tận hưởng hình thức làm việc này lâu dài, dù bạn là nhân viên hay chủ doanh nghiệp.

Đừng ngại nghĩ khác đi và thử những phương pháp không quen thuộc để tìm ra cách phù hợp nhất với mình. Với một chút sáng tạo và sự sẵn sàng thử điều mới, bạn có thể vượt qua những thách thức của làm việc từ xa và tiến xa hơn trong công việc. Điều quan trọng là liên tục điều chỉnh cách làm và luôn cởi mở với ý tưởng mới. Chúc bạn quản lý thời gian thật hiệu quả!