Cách cộng tác với đồng nghiệp làm việc từ xa

Làm việc từ xa không chỉ là một góc làm việc tại nhà cách tủ lạnh vài mét. Đó còn là một cách giao tiếp mới với đồng nghiệp. Trong năm qua, email, tin nhắn và dịch vụ gọi điện đã chuyển từ "một cách" để trao đổi thành gần như cách duy nhất. Thêm vào đó là việc khó nhìn thấy cảm xúc của người khác, giao tiếp trong nhóm bị yếu đi sau thời gian dài xa cách và sự mệt mỏi chung. Chuyện trước đây chỉ cần hai phút trao đổi bên máy pha cà phê giờ có thể kéo theo cả đống email.

Để đạt kết quả, những người tham gia cộng tác từ xa cần trở thành thành viên thực thụ của đội nhóm và gắn bó với dự án nhiều nhất có thể. Nhưng các nhóm ảo thường gặp nhiều vấn đề: họ dễ thấy cô đơn hơn và không luôn hiểu rõ vai trò của mình trong dự án cũng như trong nhóm. Hãy cùng xem cách cộng tác hiệu quả với đồng nghiệp từ xa.

Giờ làm việc của đồng nghiệp ở quốc gia khác

Bạn cần chú ý đến chênh lệch múi giờ với đồng nghiệp ở các quốc gia khác, nhất là khi muốn giao tiếp trong nhóm từ xa hiệu quả. Hãy chia sẻ lịch của bạn để cùng chọn thời điểm phù hợp nhất cho cuộc gọi và trao đổi về dự án. Bạn có thể dùng World Clock Meeting để tránh nhầm lẫn múi giờ.

Đừng quên các ngày lễ quốc gia. Có thể vào ngày bạn làm việc, đồng nghiệp ở nước khác lại đang nghỉ lễ chính thức. Hãy tạo lịch chung cho nhóm và ghi chú ngày lễ ở từng khu vực. Việc này giúp bạn lên kế hoạch công việc hợp lý hơn.

Phản hồi đúng lúc

Hãy phản hồi thường xuyên cho đồng nghiệp từ xa để họ hiểu chất lượng công việc của mình. Điều này giúp họ duy trì động lực.

Theo báo cáo của Wrike, 39% người được hỏi cho rằng cộng tác trực tiếp và từ xa kém hiệu quả là nguyên nhân hàng đầu gây căng thẳng tại nơi làm việc. Điều này đặc biệt đúng với đồng nghiệp làm việc từ xa. Cộng tác trong nhóm từ xa thường khiến đóng góp của từng người khó được ghi nhận đầy đủ. Để cả nhân viên văn phòng lẫn nhân viên từ xa đều thấy thoải mái, bạn cần cải thiện cách phản hồi.

Mẹo

Người giám sát và quản lý nên tổ chức các buổi trao đổi một-một. Hãy lên lịch cuộc gọi video và gửi video email bằng ScreenRec để giúp đồng nghiệp từ xa luôn nắm rõ tình hình.

Hình thức này giúp đánh giá kết quả tạm thời và xem kỳ vọng của đồng nghiệp có trùng với kỳ vọng của cả nhóm hay không. Không chỉ âm thanh, video cũng rất quan trọng vì giúp truyền tải ngôn ngữ cơ thể và làm cho giao tiếp hiệu quả hơn. Trong các buổi một-một, bạn có thể trao đổi về:

Dự án của đồng nghiệp đang tiến triển ra sao và nhìn chung họ có hài lòng hay không.
Có khó khăn nào không, họ có cần quản lý hoặc cả nhóm hỗ trợ không.
Điều gì có thể làm tốt hơn và nên cải thiện bằng cách nào.
Mục tiêu làm việc từ xa hoặc OKR (Objective Key Results). Nếu công ty đang áp dụng phương pháp này, OKR giúp đồng bộ mục tiêu cá nhân với mục tiêu nhóm và theo dõi tiến độ dự án. Trong cuộc họp, bạn có thể trao đổi về tiến độ hiện tại của các kết quả then chốt.
Những chủ đề trung lập, không liên quan đến công việc, nếu nhân viên sẵn sàng chia sẻ.

Bạn có thể dùng video email để:

Gửi phản hồi về code, thiết kế, nội dung và các phần việc khác để nhân viên xem vào thời điểm phù hợp với họ, giúp tránh gián đoạn không cần thiết.
Brief cho đồng nghiệp về các nhiệm vụ sắp tới.
Chia sẻ ý tưởng hoặc điều bạn vừa học được với đồng nghiệp.
Quay màn hình để ghi lại lỗi và báo cáo lỗi rõ ràng hơn.
Quay màn hình để nhanh chóng tạo hướng dẫn cho nhân viên mới và khách hàng.
Cung cấp một giải pháp thay thế email thông thường, giảm số lần phải trao đổi qua lại.

Minh bạch trong quy trình làm việc

Khi quy trình làm việc thiếu minh bạch, hiệu quả của đồng nghiệp sẽ giảm. Thông tin bị phân mảnh là vấn đề rất thường gặp. Nhân viên có thể dùng hệ thống quản lý nội dung, email, ứng dụng nhắn tin và nhiều kênh giao tiếp khác, rồi lại cố tìm trạng thái dự án qua cuộc họp hoặc tin nhắn riêng. Việc này tốn nhiều thời gian nhưng vẫn không tạo được bức tranh đầy đủ về quy trình làm việc.

Mẹo

Hãy lập danh sách kỳ vọng cụ thể dành cho đồng nghiệp từ xa và trao đổi ngay từ đầu. Phương pháp và cách tương tác cần minh bạch, rõ ràng với tất cả những người tham gia. Bạn sẽ cần các công cụ linh hoạt có thể điều chỉnh theo nhu cầu của nhóm. Trong Wrike, thành viên nhóm có thể theo dõi tiến độ dự án trên biểu đồ Gantt bất cứ lúc nào.

Bạn có thể dùng ScreenRec để giao tiếp trực quan, chẳng hạn với designer và developer. Bạn có thể để lại phản hồi, nhận xét trực tiếp trên hình ảnh và tệp, rồi chỉnh sửa kịp thời.

Giao tiếp với quản lý

Đồng nghiệp làm việc từ xa thường có nhiều câu hỏi hơn nhân viên văn phòng. Nhưng họ lại không thể bước vào phòng quản lý để hỏi trực tiếp.

Mẹo

Hãy tổ chức một phiên hỏi đáp mở trực tuyến để mọi đồng nghiệp có thể nhận câu trả lời từ quản lý theo thời gian thực. Khuyến khích cả nhóm cùng tham gia thảo luận.

Tạo động lực và gắn kết nhân viên từ xa

Giao tiếp tốt sẽ giữ đồng nghiệp từ xa gắn kết và có động lực. Ngược lại, thiếu giao tiếp là một trong những thách thức lớn nhất khi quản lý đội ngũ từ xa.

Mẹo

Hãy tạo một phòng chat làm việc chung cho cả nhóm, ví dụ trên Slack, và giữ mọi thảo luận dự án ở đó. Nếu công ty lớn, hãy tạo nhiều phòng chat riêng: cho marketing, quản lý nội dung, bộ phận sales và nhân sự hỗ trợ. Điều quan trọng nhất khi học cách làm việc với thành viên từ xa là hiểu cách giao tiếp với nhóm từ xa và duy trì sự tham gia trong quy trình làm việc.

Hãy triển khai hệ thống ghi nhận và tạo động lực nội bộ để việc cộng tác với đội ngũ từ xa diễn ra trơn tru, đồng thời mọi người có thêm lý do để làm việc năng suất hơn. Dịch vụ Bonusly có thể hỗ trợ việc này. Mỗi người dùng có một số điểm thưởng cố định, ví dụ 100 điểm mỗi tháng. Nhân viên chuyển điểm cho đồng nghiệp khi họ hỗ trợ giải quyết nhiệm vụ, xử lý việc lặt vặt hoặc đưa ra lời khuyên hữu ích. Điểm tích lũy có thể đổi thành quà tặng công ty hoặc thời gian nghỉ thêm, còn quỹ thưởng do quản lý công ty quyết định.

Rào cản văn hóa

Rào cản ngôn ngữ và khác biệt văn hóa có thể khiến đội nhóm khó xây dựng niềm tin.

Mẹo

Hãy xây dựng quy tắc chung cho trao đổi trong nhóm trên phòng chat công ty. Ví dụ, ngôn ngữ giao tiếp nên chỉ dùng tiếng Anh. Điều này giúp tránh tình huống nhân viên bàn về vấn đề chung của cả nhóm bằng ngôn ngữ địa phương khiến đồng nghiệp khác không hiểu.

Tạo một phòng chat chung "không chủ đề" để nhóm chia sẻ thông tin thú vị, ảnh và bài viết. Cách này giúp mọi người hiểu nhau hơn và củng cố mối quan hệ. Bạn cũng có thể chơi game trực tuyến, sắp xếp thời gian trao đổi một-một và gửi quà cho nhau vào dịp lễ. Càng sáng tạo, hiệu quả càng tốt.

Những buổi gặp gỡ không chính thức

Việc thu hút đồng nghiệp từ xa tham gia các hoạt động thân mật chung thường khó hơn, ngay cả khi bạn tổ chức đều đặn.

Mẹo

Hãy nhớ dành ngân sách cho các sự kiện chung với đồng nghiệp từ xa. Nếu có thể, hãy tính cả chi phí đi lại và vài ngày lưu trú khách sạn cho nhân viên ở xa. Mỗi năm, bạn nên cố gắng tổ chức một hoặc hai buổi gặp mặt ngoài văn phòng. Đó có thể là hoạt động team-building hoặc một hội nghị. Đây là cơ hội tốt để thảo luận nhiệm vụ chung, chia sẻ ý tưởng và kế hoạch tương lai. Sau buổi gặp, hãy thu thập phản hồi của đồng nghiệp về sự kiện vừa qua để hiểu điều gì hiệu quả và điều gì cần cải thiện.

Nếu không thể tổ chức một buổi gặp thân mật, hãy mời đồng nghiệp từ xa đến làm việc tại văn phòng trong vài ngày. Đây cũng là cách rất tốt để tăng kết nối trong nhóm.

Cách giao tiếp đúng với đồng nghiệp qua ứng dụng nhắn tin

Trong giao tiếp công việc, ứng dụng nhắn tin nằm giữa email và cuộc gọi điện thoại: nhanh hơn email nhưng không gây gián đoạn mạnh như cuộc gọi. Hãy tuân thủ các quy tắc dưới đây để giao tiếp với đồng nghiệp qua tin nhắn đúng cách và giảm một trong những thách thức lớn nhất của cộng tác từ xa: giao tiếp kém.

Chú ý thời gian ngoài giờ làm

Mọi người thường quen kiểm tra email vào một số khung giờ nhất định và bỏ qua phần còn lại, nhất là buổi tối và cuối tuần. Với ứng dụng nhắn tin, không nhiều người có thói quen như vậy, nghĩa là tin nhắn của bạn có thể làm phiền người nhận ngay lập tức. Hãy nhớ: nhắn về công việc sau 9 giờ tối thường không còn phù hợp.

Đừng dùng lẫn nhiều ứng dụng nhắn tin

Nguyên tắc chính khi giao tiếp qua ứng dụng nhắn tin là: một người - một kênh nhắn tin. Bạn không nên bắt đầu trao đổi trên Telegram, rồi chuyển sang WhatsApp và gửi thêm thông tin qua Skype. Cả bạn và đồng nghiệp sẽ khó theo dõi lịch sử vấn đề và tìm lại thông tin quan trọng. Ngoài ra, nếu họ chưa trả lời trên WhatsApp, bạn cũng không cần nhắn tiếp trên Telegram.

Đừng tách mỗi câu thành một tin nhắn riêng

Cách viết này xuất hiện cùng các phòng chat, như thể chúng ta đang mô phỏng lời nói trực tiếp và tuôn chữ theo dòng suy nghĩ. Vấn đề là đồng nghiệp không muốn lội qua toàn bộ dòng suy nghĩ đó. Họ cần câu trả lời nhanh, rõ. Khi buộc mình trình bày ý chính trong một tin nhắn, chúng ta vô tình sắp xếp nội dung mạch lạc hơn.

Dùng sticker và biểu tượng cảm xúc đúng lúc

Sticker và biểu tượng cảm xúc là cách hay để thêm sự thân thiện hoặc kết thúc cuộc trò chuyện theo hướng tích cực. Nhưng chúng cũng rất dễ gây tình huống khó xử.

Đừng dùng sticker và biểu tượng cảm xúc khi đang bàn vấn đề công việc, nhất là khi lỗi thuộc về bạn. Việc đó thường chỉ khiến người khác khó chịu hơn.
Đừng gửi cho đồng nghiệp sticker hoặc biểu tượng cười mang nghĩa nước đôi hay đùa kỳ quặc. Bạn có thể vô tình làm người khác phật ý hoặc khiến mình trở nên phiền phức.

Đừng lạm dụng tin nhắn thoại

Tin nhắn thoại vẫn khiến rất nhiều người khó chịu. Nhưng dần dần, đã có những quy tắc giúp sử dụng chúng sao cho tiện cho cả người gửi lẫn người nhận.

Thêm phần giải thích ngắn cho tin nhắn thoại để đồng nghiệp nhanh chóng hiểu nội dung và dễ tìm lại bằng từ khóa.
Đừng thông báo việc khẩn bằng tin nhắn thoại. Nếu người nhận đang họp hoặc ở nơi đông người mà không có tai nghe, họ sẽ không thể nghe bản ghi.
Đừng giao nhiệm vụ bằng tin nhắn thoại. Người thực hiện sẽ khó nắm đủ chi tiết và hoàn thành công việc.
Hãy đảm bảo bản ghi rõ ràng, không có tiếng ồn hoặc âm thanh lạ trong nền. Tiếng ồn gây khó nghe, và tin nhắn thoại cũng có thể được chuyển tiếp cho người khác.

Tin nhắn thoại trong công việc không nhất thiết gây phiền; nếu dùng đúng, chúng có thể rất hữu ích. Ví dụ, dạng tin nhắn âm thanh khá tiện để phỏng vấn, đặc biệt khi người đối thoại ở múi giờ rất xa.

Kết luận

Để cộng tác hiệu quả với đội ngũ từ xa, hãy áp dụng các mẹo sau:

Tính đến chênh lệch múi giờ, đừng quên ngày lễ ở từng quốc gia và tôn trọng cân bằng công việc - cuộc sống của người khác.
Tổ chức cuộc gọi định kỳ để nhận phản hồi và thống nhất kỳ vọng.
Làm cho quy trình làm việc rõ ràng, minh bạch để cả nhân viên văn phòng lẫn nhân viên từ xa đều theo dõi được tiến độ dự án.
Nghĩ đến cách giữ đồng nghiệp từ xa có động lực và gắn kết.
Thiết lập công cụ cộng tác từ xa và quy tắc giao tiếp nội bộ.
Tổ chức các buổi gặp mặt thân mật hoặc mời đồng nghiệp từ xa đến văn phòng vài ngày để tạo tương tác xã hội tích cực.