Tương lai của làm việc từ xa: tất cả nằm ở công nghệ giao tiếp

Các công ty đã thích nghi với làm việc từ xa. Nhiều người cũng nhìn thấy mặt tích cực của nó. Thế giới đã thay đổi vĩnh viễn, và giao tiếp bằng hình ảnh cũng vậy.

Hơn bao giờ hết, doanh nghiệp cần linh hoạt để tiếp tục đứng vững. Giao tiếp trực tuyến và nền tảng thương mại điện tử đang trở thành ưu tiên lớn trong chiến lược marketing của nhiều thương hiệu. Vì thế, việc theo dõi các xu hướng thị trường mới nhất và những cách giao tiếp mới với nhân viên cũng như khách hàng mục tiêu là điều rất cần thiết.

Hãy cùng xem công nghệ giao tiếp có thể định hình tương lai làm việc từ xa như thế nào, và giao tiếp trực quan, cùng nhiều hình thức giao tiếp khác, sẽ phát triển ra sao trong thời gian tới.

Thế giới vừa rộng vừa gần

Ban đầu, thế giới thật rộng lớn. Muốn đi vòng quanh địa cầu, con người có thể mất nhiều năm, thậm chí cả đời. Rồi thế giới trở nên nhỏ hơn, hay đúng hơn là dễ tiếp cận hơn: đi vòng quanh thế giới trong 48 giờ không còn là điều quá xa vời. Còn hôm nay, thế giới vừa rộng vừa gần cùng lúc. Bạn có thể gọi cho ai đó ở Siberia hoặc Australia ngay khi đang ghé thăm một thành phố lân cận.

Năm vừa rồi, nhiều người trong chúng ta dành vài ngày mỗi tuần ở nhà. Không gian sống của con người hiện đại vừa thu hẹp lại, vừa mở rộng ra theo một cách rất khác. Điều này chắc chắn ảnh hưởng đến cách hạ tầng mới và công nghệ giao tiếp phát triển.

“Theo thời gian thực” mang ý nghĩa mới

Các phương tiện giao tiếp điện tử đã vượt xa vai trò tiện ích ban đầu. Chúng vừa là công cụ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động, vừa là cách để giữ kết nối gia đình và bạn bè.

Trong tương lai, các công cụ làm việc nhóm và giao tiếp sẽ nhanh chóng tiến gần hơn đến mô hình "mạng xã hội theo thời gian thực". Một nhiệm vụ quan trọng của chúng là tạo ra "cảm giác hiện diện". Chẳng hạn, Microsoft Teams đã giới thiệu Together Mode - giờ đây, người tham gia họp video có thể gần như "ngồi cùng nhau".

Các giải pháp thực tế ảo và thực tế tăng cường cũng có tiềm năng rất lớn.

Trong vài năm qua, những thiết bị này đã dễ tiếp cận hơn nhiều, nhưng vẫn thiếu các tình huống ứng dụng phổ biến. Hiện nay, kịch bản sử dụng đã đa dạng hơn hẳn: từ mua bất động sản, hướng dẫn tự sửa đồ gia dụng, đến tham quan phòng thí nghiệm giáo dục và tham dự hòa nhạc trực tuyến theo những định dạng mới lạ.

Kỷ nguyên của chuyên gia số

Năm 2020 là năm công việc được số hóa trên diện rộng. Đại diện của hầu hết mọi ngành, kể cả những lĩnh vực từng tưởng như rất xa công nghệ thông tin, đã bắt đầu chủ động làm chủ công nghệ mới.

Mỗi người có mục tiêu khác nhau, nhưng việc thành thạo phương pháp phân tích dữ liệu đang là xu hướng toàn cầu. 2020 không phải là năm công việc biến mất. Ngay cả tự động hóa các quy trình kinh doanh lặp lại cũng chưa tác động quá mạnh đến thị trường lao động.

Nhiều việc làm hơn, không phải ít hơn

Giáo dục, nghề nghiệp và chính con người ngày nay linh hoạt hơn rất nhiều so với một trăm năm trước. Ngày càng có nhiều hình thức học nhóm và nâng cao kỹ năng qua các chương trình chứng chỉ. Nghề nghiệp sẽ thay đổi nhanh, nhưng trừ vài ngoại lệ hiếm hoi, chúng sẽ không biến mất. Đúng là một số người sẽ tiếc nuối phần “lãng mạn nghề nghiệp” đã mất, nhưng đổi lại họ có thêm cơ hội mới.

Bác sĩ giờ đây có thể gần như nhìn "xuyên" qua bệnh nhân cùng toàn bộ bệnh sử. Nhà địa chất có thể mô phỏng hàng triệu năm tiến hóa của từng mỏ khoáng sản, thậm chí cả các mảng kiến tạo. Tài xế xe tải có thể trở thành người vận hành đội drone.

Một "tác dụng phụ" quan trọng khác của số hóa là văn hóa tiếp nhận thông tin đang trưởng thành hơn. Ngày càng nhiều người học cách kiểm tra nguồn tin, theo dõi hoạt động của nhân viên, thời gian và hiệu suất, cũng như phân tích dữ liệu và tự đưa ra tính toán. Điều này đặc biệt đúng trong digital marketing, báo chí, phát triển phần mềm và các lĩnh vực tương tự.

Văn phòng trở thành yếu tố phụ

Việc quay lại văn phòng đang dần diễn ra, nhưng nó sẽ trông như thế nào? Nhiều khả năng, trong tương lai, chúng ta sẽ không còn thấy mô hình văn phòng doanh nghiệp truyền thống như trước, khi các công ty chuyển sang mô hình hybrid. Làm việc hybrid diễn ra trong môi trường kết hợp hoạt động tại văn phòng với làm việc từ xa.

Giờ đây chúng ta biết rằng, với rất nhiều ứng dụng giao tiếp nhóm và công cụ làm việc từ xa, việc quản lý nhóm làm việc từ xa và giữ mọi người kết nối ngay cả khi họ làm việc tại nhà đã dễ hơn nhiều. Có lẽ một trong những thách thức lớn nhất của làm việc từ xa là onboarding trực tuyến. Bạn cần đầu tư công sức và làm theo các phương pháp onboarding trực tuyến hiệu quả để nhân viên mới cảm thấy được chào đón. Đây là lúc cách tiếp cận hybrid có thể phát huy tác dụng. Bạn có thể mời nhân viên mới đến văn phòng cho vài buổi gặp trực tiếp trước khi giao việc cho họ qua môi trường trực tuyến.

Dù bạn chọn làm việc trực tuyến hay hybrid, trong tương lai, văn phòng vật lý nhiều khả năng sẽ là không gian cộng tác, nơi mọi người gặp nhau để cùng tạo ra điều mới, brainstorm, trao đổi và phác thảo kế hoạch tiếp theo. Nó không nhất thiết còn là nơi nhân viên ngồi 9 tiếng mỗi ngày.

Quy trình làm việc dễ thở hơn

Sự thoải mái tại nơi làm việc và sức khỏe số là những ưu tiên lớn trong năm vừa qua, cũng là năm làm việc từ xa lên ngôi. Tuy vậy, công nghệ có thể vừa làm mọi thứ phức tạp hơn, vừa giúp chúng đơn giản hơn.

Một nhân viên trung bình dùng hơn chục ứng dụng cộng tác mỗi ngày. Thường thì để hoàn thành chỉ một công việc trong công cụ lập kế hoạch, họ cần ít nhất bốn ứng dụng.

Trong tương lai, đời sống công việc sẽ tiếp tục thay đổi khi doanh nghiệp cải thiện quy trình và cách làm việc từ xa, giúp nhân viên phát huy tối đa tiềm năng đồng thời tương tác với công nghệ dễ dàng hơn.

Nhân viên làm việc từ xa sẽ hưởng lợi trước hết từ những công nghệ giúp tránh kiệt sức và tăng năng suất. Các công nghệ này sẽ hỗ trợ họ hoàn thành công việc hằng ngày, giảm nhiễu kỹ thuật số, cân bằng thời gian cá nhân và công việc, đồng thời đạt được mục tiêu. Ví dụ, micro-application có thể được dùng nhiều hơn để gom quyền truy cập vào mọi công cụ, quy trình và nhiệm vụ cần cho làm việc linh hoạt trong một giao diện làm việc thống nhất.

Công nghệ thông minh làm nền tảng cho không gian làm việc

Không gian làm việc số thôi là chưa đủ. Môi trường làm việc ngày nay đòi hỏi cả không gian vật lý cũng phải trở thành không gian thông minh. Hơn 75% trong số 500 quản lý cấp cao và 1.000 nhân viên tại 5 quốc gia được khảo sát cho Work 2035 tin rằng trong 15 năm tới, trí tuệ nhân tạo và machine learning sẽ tăng tốc đáng kể quá trình ra quyết định và cải thiện năng suất nhân viên.

Các giải pháp trí tuệ nhân tạo và machine learning có thể hiểu cách từng nhân viên làm việc, rồi điều chỉnh nơi làm việc và môi trường cho phù hợp. Tự động hóa những nhiệm vụ lặp lại để giúp nhân viên đi qua quy trình mượt hơn không còn là chuyện mới. Bên cạnh đó, công nghệ machine learning có khả năng nhận diện hành vi bình thường của từng nhân viên và các mối đe dọa tiềm ẩn sẽ giúp cải thiện an ninh mạng.

Tất nhiên, điều này không có nghĩa là chúng ta nên bỏ qua các công cụ và biện pháp bảo mật hiện có, chẳng hạn như báo cáo DMARC và khả năng gửi email thành công cho email, hoặc VPN cho mạng nội bộ phân tán của doanh nghiệp.

Video trở thành nguồn thông tin chính

Theo Cisco, đến năm 2026, 82% lưu lượng Internet toàn cầu sẽ là video. Vào mùa xuân năm 2020, lượt xem YouTube đã tăng gấp đôi so với cùng kỳ năm 2019.

Rõ ràng, các video TikTok ngắn và cuốn hút sẽ tiếp tục là xu hướng. Vì vậy, trong thời điểm hiện nay, biết cách phát trực tiếp trên TikTok cũng rất hữu ích. Thành công của định dạng này không chỉ nằm ở nền tảng Trung Quốc nổi tiếng đó. Instagram Reels của Facebook và YouTube Shorts của Google cũng đang ngày càng phổ biến.

Tương tự, nhiều nhóm đã bắt đầu dựa vào video ngắn (hoặc email video ) để giao tiếp nhanh và hiệu quả hơn. Với sự hỗ trợ của một trình ghi màn hình chuyên dụng như ScreenRec, bạn có thể ghi lại màn hình, webcam, micro và âm thanh máy tính, rồi chia sẻ bản ghi ngay lập tức với bất kỳ ai trên thế giới. Điều này không chỉ giúp bạn trao đổi với đồng đội ở nhiều múi giờ khác nhau, mà còn giúp trình bày ý rõ hơn và giảm số email qua lại hằng ngày.

Tỷ trọng livestream trong cấu trúc nội dung toàn cầu cũng chắc chắn sẽ tăng. Ngay cả những chuyên viên SMM mới vào nghề cũng biết livestream có sức hút riêng: nó giúp tăng phạm vi tiếp cận, tăng tương tác với khán giả và có thể trở thành một phần quan trọng của quản lý mạng xã hội hoặc tự động hóa Instagram.

Xu hướng này cũng đang tăng tốc trong môi trường làm việc hiện đại. Nhiều công ty dùng nền tảng livestream để đưa ban lãnh đạo đến gần nhân viên hơn và cải thiện hoạt động gắn kết nhóm trực tuyến. Nếu chưa dùng livestream trong truyền thông nội bộ, bạn đang bỏ lỡ một cơ hội đáng kể.

Trải nghiệm nghe nhìn nhập vai

Nhiều nhà sáng tạo đang thử dùng hiệu ứng âm thanh và âm nhạc trong các dự án theo chủ đề để tạo phản ứng cảm xúc mạnh hơn từ khán giả. Âm thanh đang trở thành yếu tố quan trọng với các công ty muốn duy trì lợi thế cạnh tranh và tạo ra trải nghiệm trực tuyến lẫn ngoại tuyến khác biệt cho cả nhân viên và khách hàng.

Công ty có lực lượng lao động trực tuyến

Và mọi người thích điều đó. Họ thích cảm giác gần gũi mà giao tiếp nghe nhìn mang lại. Clubhouse là một ví dụ: một mạng xã hội mới nơi người dùng chỉ giao tiếp bằng giọng nói. Hiện tại, nền tảng này vẫn chưa mở rộng cho công chúng; bạn chỉ có thể tham gia qua lời mời. Clubhouse được tạo ra bởi hai cựu sinh viên Đại học Stanford, Paul Davison và Rohan Seth. Không lâu sau khi ra mắt, ứng dụng hiện mới hoạt động trên iOS này đã được định giá một tỷ đô la. Những người sáng lập nhấn mạnh rằng một trong các nguyên tắc chính của nền tảng là "giao tiếp và thể hiện một cách chân thành".

Nói vậy để thấy, giao tiếp bằng giọng nói là yếu tố không thể thiếu nếu làm việc từ xa trở thành lâu dài. Với nhân viên, bạn có thể dùng VoIP vì dễ thiết lập và tiết kiệm chi phí. Với khách hàng, bạn có thể cung cấp đường dây điện thoại vận hành bằng phần mềm cho tổng đài, như nhiều công ty đã làm trong đại dịch COVID-19.

Nhóm bán hàng và marketing làm việc từ xa

Hoạt động quảng bá trong thị trường B2B sẽ ngày càng chuyển sang các kênh tương tác khách hàng số. Hiện nay, hơn một phần ba khách hàng B2B ưu tiên các kênh tương tác số, ít nhất là website, và 4 trong 10 người nói rằng tương tác trực tiếp hoặc tương tác analog với nhân viên bán hàng đã bớt quan trọng hơn.

Trong tương lai, xu hướng chính sẽ là xây dựng hình ảnh thương hiệu mạnh trên thị trường. Các công ty sẽ cần chăm chút hình ảnh của mình và tối ưu hình ảnh ở gần như mọi kênh tương tác với khán giả. Khách hàng trong lĩnh vực B2B sẽ ngày càng nghiêng về các kênh tương tác số, còn những nhà marketing B2B tiên phong sẽ tìm cách áp dụng và tối ưu các chiến thuật mới.

Trong bối cảnh đó, không ngạc nhiên khi nhóm bán hàng từ xa ngày càng nhiều và phổ biến hơn.

Với marketer, danh sách công cụ MarTech mới ngày càng dài sẽ được hỗ trợ bởi các nền tảng AI. Hiện tại, nhiều nỗ lực tự động hóa giao tiếp vẫn còn vụng về, chẳng hạn menu thoại gây khó chịu. Nhưng điều này sẽ thay đổi khi kinh nghiệm thực tế và dữ liệu được tích lũy nhiều hơn, cùng với AI và hàm kích hoạt giúp tăng tốc machine learning.

Nhờ những cải thiện này, trong tương lai làm việc từ xa, hơn một phần ba người mua công nghệ B2B sẽ xếp chatbot vào nhóm 10 kênh tương tác hàng đầu, và hơn 60% marketer B2B sẽ dùng nền tảng MarTech.

Chatbot và ứng dụng nhắn tin

Một trong những bài toán chính của digital marketing là tạo ra cách giao tiếp đơn giản, dễ dàng giữa khách hàng và thương hiệu. Công cụ chính cho việc này vẫn sẽ là các ứng dụng nhắn tin, nơi thương hiệu có thể phân nhóm khách hàng, giữ liên lạc, cung cấp thông tin khuyến mãi và sản phẩm mới, cũng như nhận phản hồi.

Vì sao chatbot ngày càng phổ biến?

Rất đơn giản. Digital marketing xem chatbot là cơ hội để tự động hóa thêm các giai đoạn làm việc với khách hàng, tăng lòng trung thành của khách hàng, giao một số nhiệm vụ cơ bản cho "nhân viên bán hàng ảo" và nhờ đó tạo ra chuyển đổi trực tiếp.

Tương lai công việc sẽ thuộc về những công ty linh hoạt và biết nhìn xa, vì vậy việc theo dõi thị trường công nghệ giao tiếp mới và các kênh mới là rất quan trọng.

Khi ngày càng nhiều nhóm marketing và bán hàng làm việc từ xa, doanh nghiệp cần biến Telegram, Whatsapp và Facebook thành các kênh giao tiếp đúng nghĩa giữa công ty và khách hàng để thật sự thích nghi với mô hình làm việc mới.

Bảo mật là yếu tố then chốt

Khi nhân viên "phân tán" ở nhiều địa điểm, bề mặt tấn công sẽ mở rộng, nghĩa là cả sự đa dạng của mạng lưới/thiết bị đang dùng lẫn số lượng lỗ hổng đều tăng. Số vụ tấn công mạng trong năm 2020 đã tăng hơn 400%, và ngày nay, việc bảo vệ nhân viên cùng tài nguyên quan trọng hơn bao giờ hết.

Bảo mật và sự thoải mái tại nơi làm việc không loại trừ nhau. Chúng là hai mặt của cùng một vấn đề, đều là thành phần không thể tách rời trong cách tiếp cận thông minh với nơi làm việc bán từ xa của tương lai.

Điều quan trọng là tạo ra một vành đai bảo mật quanh người dùng mà không làm gián đoạn quy trình làm việc. Việc liên tục đánh giá tính toàn vẹn của vành đai này cho phép xây dựng kiến trúc zero-trust. Điều đó được thực hiện bằng cách phân tích và xác minh danh tính, bối cảnh và hành vi của người dùng.

Đại dịch đã buộc doanh nghiệp đặt an toàn của người lao động lên hàng đầu. Robot và công nghệ IoT sẽ giúp bảo vệ con người. Robot sẽ đảm nhận các công việc nguy hiểm, còn công nghệ điều khiển hoàn toàn từ xa sẽ cải thiện chất lượng tương tác giữa con người và máy móc.

Internet of Things (IoT) và robot sẽ cải thiện độ an toàn của môi trường làm việc.

IoT sẽ là nền tảng cho không gian văn phòng không tiếp xúc, giãn cách xã hội thông minh, thậm chí cả giải pháp thành phố thông minh IoT : nhân viên có thể dùng thiết bị của mình để biết mức độ sử dụng của từng phòng trong tòa nhà, kiểm tra lịch khử khuẩn, đặt phòng họp, đặt chỗ làm việc, v.v.

Kết luận

Không thể dự đoán chính xác tương lai của làm việc từ xa sẽ ra sao, nhưng có một điều chắc chắn: thế giới sẽ thay đổi, và thay đổi rất nhanh. Những công ty biết tận dụng công nghệ sẽ có thể tạo ra nơi làm việc tốt hơn, giữ chân nhân viên tốt hơn và nhờ đó cũng giữ chân khách hàng tốt hơn.

Khi giao tiếp trực tuyến ngày càng phổ biến, các công ty nên nghĩ đến việc dùng các kênh mới để tương tác với nhân viên và khách hàng. Email video sẽ còn phổ biến hơn nữa, giúp phá bỏ rào cản giao tiếp cho các nhóm phân tán.

Đại dịch đã tạo ra hàng loạt công cụ mới cho các nhóm làm việc từ xa trong nhiều ngành. Thời điểm tận dụng chúng là ngay bây giờ, trước khi đối thủ của bạn làm điều đó.