Hướng dẫn toàn diện về họp trực tuyến

Chúng ta từng thấy cảnh này trong phim: nhân vật chính đang thư giãn, mọi thứ vẫn vui vẻ, rồi đột nhiên thế giới đảo chiều và mọi thứ thay đổi chỉ trong chớp mắt. Giờ thì cảnh đó không còn chỉ diễn ra trên màn ảnh rộng nữa.

Vì chủng coronavirus mới, hay COVID-19, chúng ta đang sống trong một kịch bản tưởng như khó tin. Điểm khác biệt là chúng ta đang xử lý nó như những người chuyên nghiệp, và giải pháp tốt nhất đến lúc này là làm việc tại nhà.

Làm việc tại nhà và tổ chức họp trực tuyến có thể từng là một xu hướng, nhưng giờ đã trở thành nhu cầu thiết yếu. Mỗi chúng ta đều cần học cách tận dụng nó thật hiệu quả. May là việc này không quá khó.

Trong nhiều năm, hàng chục công ty đã đầu tư thời gian, tiền bạc và công sức để vận hành 100% từ xa mà vẫn tăng trưởng. Theo Flexjobs, Aha!, Automattic và Clevertech chỉ là vài công ty hoàn toàn từ xa đang dẫn đầu xu hướng, trong đó Automattic nổi bật nhất. Họ là đội ngũ đứng sau WordPress.com và với gần 1.000 nhân viên làm việc từ xa, chắc chắn họ đang làm đúng điều gì đó.

Sau khi nhìn kỹ những câu chuyện thành công này, chúng tôi tự hỏi vì sao các công ty đó có thể làm việc từ xa hiệu quả. Câu trả lời hóa ra khá đơn giản: giao tiếp.

Giao tiếp nhóm hiệu quả bắt đầu từ những cuộc họp thành công. Đây đã là một thách thức với các công ty truyền thống, nơi những cuộc họp trực tiếp kém hiệu quả đã gây thất thoát 399 tỷ USD trong năm qua. Với các nhóm làm việc từ xa, vấn đề còn lớn hơn vì nhân viên thường phân tán khắp thế giới và làm việc theo giờ linh hoạt.

Hãy để chúng tôi giúp bạn tinh gọn hoạt động giao tiếp trong nhóm từ xa bằng cách xử lý vấn đề cấp thiết nhất: họp trực tuyến. Dưới đây là hướng dẫn đầy đủ để thiết lập, điều hành và duy trì các cuộc họp trực tuyến hiệu quả.

Bước 1: Lập kế hoạch

Nghe có vẻ hơi ngược đời, nhưng những việc bạn làm trước cuộc họp thật ra quan trọng hơn những việc diễn ra trong cuộc họp. Giai đoạn chuẩn bị là lúc bạn xác định mục tiêu chính của cuộc họp, ai cần tham gia và công cụ nào sẽ giúp mọi thứ vận hành trơn tru.

Không vòng vo nữa, hãy đi thẳng vào cách tổ chức một cuộc họp trực tuyến tạo ra kết quả thật.

Bước 2: Chọn đúng phần mềm họp trực tuyến

Làm việc từ xa phụ thuộc rất nhiều vào nhiều loại phần mềm giúp mọi thứ vận hành suôn sẻ. Họp trực tuyến cũng vậy. Để cả nhóm cùng nắm rõ thông tin và mở luồng trao đổi, bạn cần ứng dụng họp trực tuyến cho 3 nhóm việc chính:

Giao tiếp

Bạn cần một công cụ trực tuyến giúp nhóm tập hợp lại để chia sẻ và thảo luận ý tưởng, thông tin.

Công cụ tốt nhất

ScreenRec	Một trình ghi màn hình dễ dùng để thay thế hoặc bổ trợ cho email. Công cụ này cho phép thành viên trong nhóm chụp ảnh màn hình hoặc quay video màn hình máy tính rồi chia sẻ liên kết ngay lập tức. Rất phù hợp cho giao tiếp không đồng bộ.
Microsoft Teams	Một ứng dụng giao tiếp nhóm toàn diện, cung cấp họp video, trò chuyện video và chia sẻ màn hình.
Skype	Một trong những ứng dụng gọi video và gọi thoại lớn nhất trên thị trường, đồng thời có thể dùng như phần mềm chia sẻ màn hình miễn phí. Tuy nhiên, tất cả thành viên đều cần có tài khoản và tải phần mềm xuống để sử dụng.
Zoom	Ứng dụng họp video có thể xử lý các cuộc họp lớn với 100 người tham gia, thậm chí 1.000 người, và cho phép chia sẻ màn hình trực tuyến.

Lên lịch

Biết sắp có việc gì, dù là hạn hoàn thành hay các cuộc họp trực tuyến trong tương lai, là điều rất quan trọng và mọi thành viên đều cần được thông báo. Phần mềm lên lịch giúp không ai quên ngày quan trọng và không ai bị bỏ sót. Những công cụ này đặc biệt hữu ích khi nhóm của bạn phân tán ở nhiều múi giờ khác nhau. Chúng giúp bạn chọn ngày và giờ phù hợp nhất với tất cả mọi người.

Công cụ tốt nhất

Every Time Zone	Một ứng dụng đơn giản cho phép bạn xem ngay giờ hiện tại ở mọi múi giờ trên thế giới. Không có tính năng rườm rà.
World Clock Meeting Planner	Giúp bạn chọn thời điểm tốt nhất cho một cuộc họp trực tuyến. Bạn nhập múi giờ của đồng nghiệp, ứng dụng sẽ tạo bảng các khung giờ phù hợp nhất cho cuộc họp.
Worldtimebuddy	Ứng dụng cho phép bạn tạo sự kiện với ngày, giờ và thời lượng cụ thể, rồi dễ dàng chia sẻ với nhóm.

Cộng tác

Một số nhóm có thể cần ứng dụng cộng tác trong cuộc gọi trực tuyến để làm việc cùng nhau. Đó có thể là bảng trắng cho mọi người cùng dùng, ứng dụng chia sẻ tệp để gửi và chỉnh sửa tài liệu dễ dàng, hoặc một ứng dụng quản lý công việc tổng thể giúp mọi người tập trung.

Công cụ tốt nhất

Google Drive/G Suite	Tất cả ứng dụng của Google, gồm Google Docs, Spreadsheet, Presentation và nhiều công cụ khác, đều nằm trong một nơi.
Asana	Một trình quản lý công việc toàn diện, cho phép bạn giao nhiệm vụ và hạn hoàn thành để mọi người cùng thấy và cuối cùng đánh dấu hoàn tất.
Miro	Điểm mạnh lớn nhất của Miro là tính năng bảng trắng, giúp nhóm động não và phát triển ý tưởng.

Bước 3: Soạn và chia sẻ mục tiêu chính

Điều tệ nhất bạn có thể làm trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào là ứng biến mà không chuẩn bị. Thay vào đó, hãy cho bản thân và nhóm cơ hội chia sẻ ghi chú, ý tưởng và suy nghĩ trước cuộc họp trực tuyến.

Hãy dành thời gian tạo một chương trình họp đầy đủ trong một tài liệu duy nhất và chia sẻ với nhóm. Nếu thời gian gấp, hãy thử ghi lại chương trình họp từ màn hình máy tính bằng một ứng dụng như ScreenRec, rồi chia sẻ hàng loạt liên kết qua ứng dụng quản lý nhóm như Asana hoặc Slack.

Hãy cân nhắc đưa các thông tin sau vào chương trình họp:

Mục tiêu chính	Mục đích của cuộc họp là gì và bạn muốn đạt được điều gì?
Người tham dự	Ai cần có mặt? Hãy tập trung vào những người sẽ tham gia thảo luận. Cuộc gọi hội nghị càng ít người thì càng dễ quản lý.
Chủ đề	Cho mọi người biết các điểm cần thảo luận để họ có cơ hội chuẩn bị ghi chú và ý tưởng. Mẹo nhỏ: Hãy cho phép thành viên đề xuất hoặc bình luận về các chủ đề. Họ có thể bổ sung những điểm trao đổi quan trọng.
Cấu trúc	Quyết định thứ tự thảo luận từng điểm và thời lượng cho mỗi điểm. Điều này giúp mọi người không đi lệch chủ đề.
Nhiệm vụ	Xác định trách nhiệm của nhóm và từng cá nhân, đồng thời quyết định mỗi thành viên cần chuẩn bị gì cho cuộc họp trực tuyến.
Thông tin bổ sung	Bạn nên cung cấp thông tin, liên kết hoặc tệp liên quan để giúp thành viên thực hiện phần việc của họ trong chương trình họp trước khi cuộc họp diễn ra.
Đánh giá ngắn	Cho mọi người biết những gì đã hoàn thành kể từ cuộc họp trước. Khuyến khích thảo luận và đặt kỳ vọng cho các nhiệm vụ mới.

Bước 4: Thảo luận kỹ

Khi chương trình họp đã rõ ràng, bước quan trọng tiếp theo là để mọi người thảo luận nội dung. Hãy nhớ, chìa khóa của một nhóm làm việc từ xa thành công là giao tiếp. Như tác giả kiêm doanh nhân Mark Sanborn từng nói,

“Trong làm việc nhóm, im lặng không phải là vàng, mà là điều nguy hiểm.”

Có một nền tảng để nhân sự làm việc từ xa trao đổi ý tưởng và mối bận tâm là cách rất tốt để duy trì sự tôn trọng lẫn nhau, nâng cao tinh thần và tăng năng suất.

Hãy mở thảo luận thật sự về chương trình họp và cùng nhóm ghi chú trực tiếp vào tài liệu bằng bình luận cũng như các thay đổi cần thiết mà mọi người có thể thống nhất. Đừng quên tận dụng các công cụ cộng tác để mọi người làm việc cùng nhau dễ hơn.

Bước 5: Mời đúng người

Chúng tôi đã nhắc ngắn gọn ở trên, nhưng đây là yếu tố rất quan trọng để làm việc hiệu quả. Nhiều khi người điều phối cuộc họp tổ chức một cuộc họp toàn công ty với trọng tâm rất cụ thể, trong khi nội dung đó không liên quan đến mọi nhân viên.

Nếu cuộc họp kéo dài một giờ và có 25 nhân viên mà công việc của họ không liên quan đến chủ đề họp, cuộc họp đó đã lãng phí 25 giờ làm việc hiệu quả. Thay vì lãng phí thời gian quý giá, hãy xác định chính xác ai cần có mặt và ai có thể không tham dự.

Cố gắng giữ số người tham gia họp ở mức tối thiểu. Một số ứng dụng họp trực tuyến có thể gặp khó khăn khi xử lý nhóm người dùng lớn cùng lúc. Chưa kể, việc lắng nghe ý kiến và ý tưởng của tất cả mọi người cũng sẽ khó hơn. Điều hành một cuộc họp đông người cần thời gian và kinh nghiệm, vì vậy nếu bạn mới bắt đầu, hãy thử trao đổi trong nhóm nhỏ trước.

Bước 6: Biến cuộc họp thành nỗ lực chung của nhóm

Bạn không cần là người duy nhất điều hành cuộc họp. Có nhiều vai trò có thể giao để giảm bớt áp lực cho bạn, kéo thành viên vào cuộc và giúp mọi người cùng có trách nhiệm với một cuộc họp thành công.

Các vai trò này có thể gồm:

Thư ký—ghi biên bản cuộc họp
Điều phối viên—đảm bảo mọi người tham gia đều được nói và mọi ý kiến, mối bận tâm đều được ghi nhận.
Người quản lý thời gian—đảm bảo mọi người bám sát cấu trúc và khung thời gian đã định.

Hãy giao các vai trò khác nhau cho những người tham gia khác nhau ở mỗi cuộc họp. Việc này giúp mọi người có cơ hội tham gia đầy đủ trong suốt cuộc họp.

Khi mọi thứ đã sẵn sàng, hãy xem thêm vài mẹo cần nhớ trong lúc họp.

Bước 7: Bắt đầu bằng hoạt động làm quen trực tuyến

Không cần lao ngay vào phần chính của cuộc họp. Khi mọi người đã vào phòng họp trực tuyến, hãy bắt đầu bằng vài câu trò chuyện nhẹ, hay còn gọi là hoạt động phá băng cho cuộc họp nhóm từ xa, để mọi người thấy thoải mái hơn. Trạng thái thư giãn có thể giúp ý tưởng và giải pháp xuất hiện tự nhiên hơn.

Tuy nhiên, đừng để phần này kéo dài quá mức. Thời gian cho hoạt động làm quen trực tuyến chỉ nên vài phút. Nhưng bạn hoàn toàn có thể vui vẻ và thoải mái một chút. Mục tiêu là giúp các thành viên trong nhóm gắn kết hơn.

Bước 8: Cho mọi người cơ hội lên tiếng

Đây có thể là một trong những mẹo họp từ xa quan trọng nhất. Trong quá trình chuẩn bị, bạn có thể đã tạo được khá nhiều hứng thú, và vì cánh cửa thảo luận đã mở rộng, một số người sẽ rất muốn chia sẻ suy nghĩ và quan điểm. Tuy nhiên, không phải ai cũng đủ tự tin để tự lên tiếng. Vì vậy, hãy đảm bảo mọi người đều có cơ hội nói ra điều họ nghĩ.

Còn nhớ những nhiệm vụ bạn đã giao trước cuộc họp không? Hãy để từng thành viên thảo luận về trách nhiệm và kết quả của mình. Việc này giúp mọi người cùng nắm rõ thông tin, đồng thời khuyến khích họ lên tiếng và cảm thấy mình là một phần của nhóm.

Bước 9: Xây dựng quy tắc ứng xử khi họp trực tuyến

Mỗi tổ chức đều có một bộ quy tắc và nghi thức họp cơ bản. Điều này cũng áp dụng cho tổ chức làm việc từ xa và các cuộc họp trực tuyến. Không có gì bí mật khi mọi người thường thoải mái hơn khi làm việc tại nhà.

Nhưng sự thoải mái đó có thể trở thành trở ngại trong cuộc họp, thể hiện qua cách dùng ngôn ngữ và thái độ làm việc. Hãy tránh điều này bằng cách thiết lập quy tắc nền tảng và nghi thức trước cuộc họp. Ví dụ:

Chạy thử thiết bị của bạn (Hãy thử ứng dụng trò chuyện video, camera, micro và các công cụ cần thiết khác để đảm bảo chúng hoạt động mượt mà.)
Thảo luận chương trình họp với nhóm và đảm bảo bạn đã chuẩn bị.
Cho phép mọi người giới thiệu bản thân ở đầu cuộc họp.
Dành sự chú ý trọn vẹn cho mọi người trình bày. (Điều này bao gồm việc không làm nhiều việc cùng lúc hoặc nhìn điện thoại.)
Tắt tất cả thông báo trên thiết bị của bạn.
Đảm bảo mọi người tham gia ở nơi yên tĩnh để tránh tiếng ồn nền và yếu tố gây xao nhãng.

Bước 8: Gửi ghi chú cuộc họp trực tuyến

Dù cuộc họp đã kết thúc, vẫn còn vài việc bạn nên làm để đảm bảo nó xứng đáng với thời gian bỏ ra.

Khả năng mọi người nhớ hết mọi nội dung đã thảo luận là rất thấp. Gửi ghi chú hoặc biên bản họp sẽ nhắc thành viên trong nhóm về những quyết định đã đưa ra và nhiệm vụ đã được giao. Hãy đảm bảo thư ký, hoặc người chịu trách nhiệm theo dõi cuộc họp, ghi lại các thông tin sau:

Danh sách người tham dự
Các chủ đề đã thảo luận
Các quyết định đã đưa ra
Nhiệm vụ được giao
Ngày quan trọng
Ghi chú liên quan khác

Bước 9: Chia sẻ bản ghi

Ghi lại cuộc họp là một ý tưởng tốt, đặc biệt khi có người vắng mặt hoặc kết nối internet kém khiến ai đó bị ngắt khỏi cuộc gọi video trực tiếp. Bản ghi cho phép thành viên xem lại phần họ đã bỏ lỡ, vì vậy đây có thể xem là một thực hành tốt khi họp trực tuyến. Tuy nhiên, trước khi vội làm điều đó, hãy đảm bảo bạn đã xử lý các vấn đề pháp lý có thể phát sinh khi ghi lại cuộc họp trực tuyến.

Một số ứng dụng họp video cho phép ghi lại cuộc họp, nhưng không phải ứng dụng nào cũng giống nhau và một số công cụ đơn giản là không có chức năng đó. Trong trường hợp này, hãy tải một trình ghi màn hình để ghi màn hình + âm thanh máy tính + micro. ScreenRec có thể là cứu cánh khi bạn cần ghi màn hình vì không giới hạn thời gian, và bạn có thể chia sẻ video với người tham gia bằng một liên kết chia sẻ riêng tư dùng cho nhiều mục đích.

Kết luận

Để tổ chức một cuộc họp trực tuyến thành công, có rất nhiều phần cần phối hợp, nên lập kế hoạch là cực kỳ quan trọng. Nhưng càng tổ chức nhiều cuộc họp hiệu quả, việc lập kế hoạch và triển khai sẽ càng dễ hơn. Hãy chuẩn bị kỹ, và thực tế làm việc tại nhà mới này sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn nhiều.