Ghi lại cuộc họp trực tuyến: những vấn đề pháp lý cần biết
Mức độ phổ biến của họp trực tuyến đã tăng mạnh trong đại dịch coronavirus. Sau đó, thế giới vẫn tiếp tục phụ thuộc nhiều vào hình thức này. Họp trực tuyến đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh, giáo dục, y tế và nhiều bối cảnh khác.
Theo Global Market Insights, quy mô thị trường hội nghị truyền hình đã vượt 15 tỷ USD vào năm 2020. Thị trường này cũng được dự báo tiếp tục tăng trưởng khoảng 23% trong giai đoạn 2021 đến 2027.
Họp trực tuyến là một công cụ hữu ích, giúp giao tiếp thuận tiện hơn và cung cấp thêm nhiều tính năng. Người tham gia có thể:
- Chia sẻ tệp
- Thuyết trình bằng công cụ chia sẻ màn hình
- Xem bản chép lời trực tiếp của cuộc họp
- Ghi lại cuộc họp
Việc ghi lại một cuộc họp video và có thể xem lại bản ghi đó mang lại rất nhiều tiện lợi. Bạn có thể lưu đầy đủ những gì đã được trao đổi để tham khảo về sau, hoặc nhanh chóng chia sẻ bản ghi với người đã bỏ lỡ buổi họp.
Bản ghi thường dễ tạo hơn và chính xác hơn ghi chú. Tuy vậy, bạn cần cân nhắc các vấn đề pháp lý và hệ quả có thể phát sinh khi ghi lại cuộc họp trực tuyến.
Những câu hỏi quan trọng trước khi ghi lại cuộc họp trực tuyến
Không ít người thắc mắc liệu ghi lại cuộc họp Zoom khi chưa được cho phép có hợp pháp hay không. Cần lưu ý rằng vấn đề này có thể chịu sự điều chỉnh của quy định liên bang và tiểu bang.
Các quy định về việc xin và nhận sự đồng ý để ghi lại cuộc họp, cũng như cách xử lý dữ liệu đã ghi, khác nhau tùy quốc gia. Bài viết này không nhằm phân tích đầy đủ toàn bộ hệ thống pháp luật liên quan. Mục tiêu chỉ là gợi mở những câu hỏi như “Nhà tuyển dụng có được ghi lại cuộc họp khi chưa có sự đồng ý không?”
Chúng tôi muốn giúp bạn chú ý đến các vấn đề cần xử lý trước khi ghi lại một cuộc họp trực tuyến, đồng thời minh họa bằng một số ví dụ từ các bối cảnh pháp lý khác nhau.
Bạn sẽ dễ quyết định cách ghi lại cuộc họp trực tuyến hơn nếu tự hỏi một vài câu cơ bản, chẳng hạn:
- Việc ghi lại cuộc họp này có phù hợp không?
- Tôi có cần xin sự đồng ý không?
- Tôi nên xin sự đồng ý như thế nào? Nếu có người không đồng ý bị ghi hình thì sao?
- Dữ liệu sẽ được lưu trữ như thế nào?
- Ai sẽ có quyền truy cập?
- Dữ liệu sẽ được lưu trong bao lâu?
- Phần mềm sử dụng có cần đáp ứng yêu cầu nào không?
- Tôi cần cung cấp thêm thông tin gì khác?
Chúng ta sẽ lần lượt đi qua các câu hỏi này, chỉ ra những điểm quan trọng cần cân nhắc và gợi ý một số cách tiếp cận phù hợp.
Hãy bắt đầu với từng vấn đề.
Việc ghi lại cuộc họp này có phù hợp không?
Trong hầu hết trường hợp, ghi lại cuộc họp trực tuyến không bị cấm hoàn toàn. Tuy nhiên, có những tình huống tốt nhất là không nên ghi lại.
Tạm gác vấn đề đồng ý sang một bên, một số loại cuộc họp có thể không phù hợp để ghi hình. Ví dụ: buổi trao đổi phản hồi một-một với nhân viên hoặc cuộc thảo luận về một đề xuất thương mại. Những nội dung như vậy thường được xem là bảo mật.
Khi có bản ghi hội nghị truyền hình về những nội dung đó, bạn có thể rơi vào vùng rủi ro pháp lý, không chỉ theo luật tiểu bang mà còn theo luật liên bang.
Một số chuyên gia cho rằng không nên ghi lại các cuộc họp nhân sự qua cuộc gọi hội nghị, trừ khi có mục đích kinh doanh cụ thể khiến việc lưu bản ghi video trở nên cần thiết.
Ngoài ra, có những cuộc họp liên quan đến các vấn đề nhạy cảm, chẳng hạn:
- Hồ sơ sức khỏe
- Bằng chứng sẽ được trình bày trước tòa
- Dữ liệu phân tích quan trọng mà cơ quan nhà nước dùng để đánh giá tác động của chính sách, v.v.
Những cuộc trò chuyện kiểu này rõ ràng cần được cân nhắc rất kỹ trước khi ghi lại.
Tôi có cần xin sự đồng ý không?
Sự đồng ý là vấn đề then chốt khi bàn về rủi ro pháp lý của việc ghi lại cuộc họp trực tuyến.
Thông thường, nếu các bên còn lại không đồng ý cho ghi lại hội nghị video, việc ghi âm hoặc ghi hình họ bằng bất kỳ thiết bị hay phần mềm nào cũng có thể là bất hợp pháp.
Luật về sự đồng ý khác nhau ở từng nơi trên thế giới. Đôi khi, ngay trong cùng một quốc gia cũng có nhiều quy tắc khác nhau. Vì vậy, bạn cần xác định liệu mình phải xin sự đồng ý của tất cả người tham gia hay có thể ghi lại dựa trên sự đồng ý của một bên.
Tại Hoa Kỳ, quy định cũng khác biệt đáng kể giữa các bang. Một số bang yêu cầu tất cả các bên đồng ý, trong khi những bang khác coi sự đồng ý của một bên là đủ. Một vài bang áp dụng quy tắc đồng ý hỗn hợp.
Quy định bảo vệ dữ liệu chung (GDPR) điều chỉnh các quy tắc về sự đồng ý khi ghi lại nội dung tại EU. Quy định này yêu cầu tất cả các bên trong cuộc trò chuyện hoặc cuộc họp đồng ý với việc ghi lại.
Tại Vương quốc Anh, có Đạo luật Quy định về Quyền điều tra năm 2000 (RIPA). Đạo luật này cho phép ghi lại cuộc trò chuyện mà không cần sự đồng ý của bên còn lại, miễn là bản ghi chỉ được dùng cho mục đích cá nhân.
Tuy nhiên, sau Brexit, Vương quốc Anh vẫn giữ GDPR như luật nội địa. Vì vậy, việc ghi lại hội nghị video vẫn cần được thực hiện theo cách tuân thủ GDPR.
Tôi nên xin sự đồng ý như thế nào?
Nếu bạn muốn ghi lại cuộc họp một cách hợp pháp, thay vì ghi lén bên kia và có nguy cơ vi phạm pháp luật, sự đồng ý là yếu tố cốt lõi.
Có hai cách để xin sự đồng ý của người tham gia đối với việc ghi lại cuộc họp: chủ động và thụ động. Đồng ý chủ động xảy ra khi một người thể hiện rõ việc đồng ý bị ghi lại bằng lời nói, hoặc nhấp vào nút chấp thuận trên thông báo hiển thị trước khi cuộc họp bắt đầu hay trước khi quá trình ghi bắt đầu.
Đồng ý thụ động xảy ra khi một người được thông báo rằng cuộc họp sẽ được ghi lại và không rời khỏi cuộc họp. Khi đó, họ được xem là đã đồng ý một cách ngầm định. Loại đồng ý nào là bắt buộc sẽ phụ thuộc vào pháp luật tại địa điểm liên quan và hoàn cảnh cụ thể.
Một số nền tảng hội nghị video có sẵn tính năng xin sự đồng ý. Ví dụ, Zoom cho phép người tham gia nhấp vào nút đồng ý trước khi bắt đầu ghi. Đây là cách nhanh và thuận tiện để giúp việc ghi lại cuộc họp đáp ứng yêu cầu pháp lý.
Các tính năng tương tự cũng có trong nhiều công cụ làm việc từ xa khác, rất hữu ích cho những ai cần ghi lại cuộc họp trực tuyến.
Thông thường, trong tình huống này, những người không đồng ý sẽ không thể tham gia cuộc họp. Lý tưởng nhất là nên có phương án thay thế cho người không muốn bị ghi lại. Ví dụ, người chủ trì có thể bố trí một khoảng thời gian không ghi hình trong cuộc họp.
Như đã nêu, ghi lại cuộc họp khi chưa có sự đồng ý là không phù hợp, nhưng việc xác định sự đồng ý có thể phụ thuộc vào từng bối cảnh.
Bản ghi sẽ được lưu trữ như thế nào?
Dữ liệu cuộc họp trực tuyến chịu sự điều chỉnh của chính sách lưu giữ và sao lưu dữ liệu, vốn có thể khác nhau theo từng ngành. Trong một số trường hợp, bạn còn cần cân nhắc thêm các yêu cầu riêng. Ví dụ, bản ghi cuộc hẹn y tế trực tuyến có thể chịu sự điều chỉnh của quy định về xử lý hồ sơ sức khỏe.
Đạo luật về trách nhiệm giải trình và cung cấp thông tin bảo hiểm y tế (HIPAA) là luật tại Hoa Kỳ. Đạo luật này yêu cầu các hồ sơ đó phải được mã hóa khi lưu trữ. Hồ sơ chỉ được chia sẻ với các bên có thẩm quyền và phải được bảo vệ bằng mật khẩu.
Ngoài ra, các tổ chức được yêu cầu lưu giữ các bản ghi này trong bảy năm, hoặc trong một số trường hợp là mười năm. Trong khi đó, với các hãng luật ghi lại cuộc họp giữa luật sư và khách hàng, thời hạn lưu giữ tối thiểu là năm năm.
Theo GDPR, quy định áp dụng tại EU và Vương quốc Anh, bản ghi cuộc họp trực tuyến phải:
- được lưu trữ an toàn
- được giới hạn quyền truy cập
- được xử lý một cách hợp pháp và minh bạch
Bạn cũng cần lưu ý các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Bản ghi không nên được lưu lâu hơn mức cần thiết, và cá nhân liên quan phải có khả năng truy cập, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu.
Ví dụ, một doanh nghiệp thu thập dữ liệu được GDPR bảo vệ sẽ chịu trách nhiệm đáp ứng các yêu cầu của GDPR.
Phần mềm sử dụng có cần đáp ứng yêu cầu nào không?
Điều 32 của GDPR nhấn mạnh tầm quan trọng của “bảo mật trong xử lý” dữ liệu cá nhân. Cần tránh “việc dữ liệu cá nhân bị phá hủy, mất mát, thay đổi, tiết lộ trái phép hoặc bị truy cập một cách vô tình hoặc bất hợp pháp”. Để đạt được các mục tiêu này, cần sử dụng thiết bị phù hợp. Công cụ phải bảo đảm “tính bảo mật, toàn vẹn, sẵn có và khả năng chống chịu”.
Ngoài ra, các hệ thống xử lý dữ liệu cá nhân, bao gồm phần mềm ghi lại cuộc họp, nên có biện pháp bảo vệ quyền riêng tư dữ liệu. Một số biện pháp là tách biệt dữ liệu và kiểm soát truy cập. Vì vậy, doanh nghiệp cần thẩm định kỹ các công cụ dùng để ghi, xử lý và lưu trữ bản ghi video của cuộc họp trực tuyến.
Các nền tảng hội nghị video như Zoom hoặc Whereby đáp ứng phần lớn yêu cầu bảo mật, nhưng bạn vẫn nên kiểm tra lại để chắc chắn.
Có yêu cầu nào khác về thông tin không?
Như đã nói ở trên, người tham gia phải được biết về ý định ghi lại cuộc họp trước khi cuộc họp diễn ra. Điều này giúp họ đưa ra quyết định đồng ý trên cơ sở đã được cung cấp thông tin. Họ cũng có thể nêu mối quan ngại, đặt câu hỏi và hiểu lý do vì sao cuộc họp được ghi lại.
Các quy tắc về việc tổ chức và ghi lại cuộc họp trực tuyến nên được phổ biến rộng rãi. Chúng có thể được ghi trong sổ tay nhân viên và tài liệu chính sách làm việc, kèm phần giải thích mục đích của các bản ghi này. Dù vậy, bạn vẫn nên thông báo cho người tham dự biết việc ghi sẽ được thực hiện như thế nào và dữ liệu sẽ được lưu trữ ra sao.
Dù bạn làm việc tại khu vực tài phán có áp dụng GDPR hay không, tốt nhất vẫn nên lưu giữ hồ sơ theo cách tuân thủ GDPR.
Trong bối cảnh Vương quốc Anh, có thể cần thực hiện Đánh giá tác động bảo vệ dữ liệu (DPIA). Việc thực hiện DPIA sẽ:
- Giúp bạn chứng minh rằng mình đã cân nhắc các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân
- Giúp bạn đáp ứng nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu
Một lựa chọn thay thế cho việc ghi lại cuộc họp trực tuyến
Thay vì phải mất công xin sự đồng ý của người khác, trong nhiều trường hợp bạn có thể dùng một trình ghi màn hình như ScreenRec để giao tiếp. Thay vì tổ chức cuộc họp, bạn có thể quay màn hình, giọng nói, âm thanh và webcam rồi gửi video cho những người cần xem. Nếu muốn, họ có thể phản hồi theo cách tương tự. Bạn không phải chịu trách nhiệm hay rủi ro vì đề nghị ghi hình họ; họ tự thực hiện việc đó theo ý chí của mình.
Tất nhiên, vẫn có những trường hợp bạn cần tổ chức cuộc họp trực tuyến và ghi lại cuộc họp đó. ScreenRec cũng có thể hỗ trợ trong tình huống này. Chỉ cần nhớ xin sự đồng ý trước.
Trước khi bạn nhấn nút “ghi”...
Nếu bạn cần cộng tác với đồng nghiệp làm việc từ xa, việc muốn ghi lại cuộc họp là điều dễ hiểu. Đôi khi bạn cần xem lại nội dung đã trao đổi.
Dù việc ghi lại các buổi làm việc trực tuyến hoặc kết hợp để tham khảo về sau hay chia sẻ với người khác có vẻ rất tiện, vẫn có những vấn đề bạn cần cân nhắc. Hy vọng giờ đây bạn sẽ dễ hình dung hơn về các hệ quả có thể phát sinh. Đừng ghi lại cuộc họp trước khi đã xử lý các vấn đề pháp lý về họp trực tuyến mà chúng ta vừa thảo luận.
![[Hướng dẫn] Giao tiếp hiệu quả nơi công sở](https://screenrec.com/assets_dist/screenrec/media/communication-workplace/communication-in-the-workplace.jpg)
English 
Español 
Deutsch 
Polski 
Български 
Русский 
Français 
Italiano 
日本語 
Português 
العربية
Đừng bỏ lỡ
Nhận thông tin cập nhật về bài viết mới, webinar và các cơ hội khác: