11 công cụ giao tiếp tốt nhất cho nhóm làm việc từ xa
Tính đến năm 2026, xu hướng làm việc từ xa được dự đoán sẽ tiếp tục tăng tốc và trở thành một phần bền vững hơn trong môi trường làm việc. Đây là thay đổi rất đáng chú ý trong cách các nhóm vận hành hằng ngày.
Tác động của xu hướng này lớn hơn nhiều người nghĩ, và cùng với nó là sự xuất hiện của nhiều công cụ giao tiếp mới cho người làm việc từ xa. Về lâu dài, làm việc từ xa có thể hỗ trợ cân bằng giữa công việc và cuộc sống vì nhân viên có nhiều quyền chủ động hơn.
Nhiều người chọn làm việc từ xa như một cách làm việc lâu dài. Với doanh nghiệp, lợi ích nằm ở năng suất cao hơn, từ đó giúp tăng sức cạnh tranh.
Dù làm việc theo mô hình nào, mục tiêu của mọi nhóm vẫn là giao tiếp hiệu quả. Điều này rất quan trọng để nhóm làm việc từ xa phối hợp có tổ chức hơn và tạo ra kết quả tốt hơn. Tuy nhiên, so với giao tiếp tại văn phòng, giao tiếp từ xa có nhiều khác biệt.
Những gì hiệu quả khi gặp trực tiếp chưa chắc hiệu quả trên môi trường trực tuyến. Vì vậy, các nhóm từ xa và hybrid cần hiểu rõ và rèn luyện cách giao tiếp phù hợp. Giao tiếp từ xa hiệu quả có thể được hỗ trợ bằng:
- nhắn tin tức thì
- họp video
- gửi video qua email
- cuộc gọi điện thoại
- xem lại chính sách doanh nghiệp
- thiết lập cuộc họp hằng tuần
Bài viết này điểm qua những công cụ giao tiếp từ xa tốt nhất hiện có cho người đi làm và các nhóm doanh nghiệp.
Cách chọn công cụ giao tiếp từ xa
Nếu muốn xây dựng bộ công cụ tốt nhất cho từng nhu cầu, bạn nên chọn các công cụ giao tiếp doanh nghiệp có thể tích hợp với những ứng dụng khác trong hệ thống công nghệ của mình.
Nếu không, việc quản lý quá nhiều hệ thống cho nhiều nhiệm vụ khác nhau có thể khiến trải nghiệm của nhân viên trở nên phức tạp và rời rạc.
Tất nhiên, không có một giải pháp giao tiếp nào phù hợp với mọi doanh nghiệp. Một số công ty tìm đến phần mềm giao tiếp hợp nhất. Các giải pháp này có thể tập trung dữ liệu vào một nơi, nhưng đôi khi lại quá phức tạp. Vì vậy, nhiều nhóm chọn xây dựng bộ công cụ dựa trên sự dễ dùng, trải nghiệm liền mạch và tính đơn giản.
11 ứng dụng giao tiếp từ xa hàng đầu
Dưới đây là 11 lựa chọn giao tiếp từ xa bạn có thể cân nhắc cho doanh nghiệp của mình:
1. ScreenRec
Để mở đầu danh sách công cụ giao tiếp cho người làm việc từ xa, hãy nói về một trong những giải pháp quay màn hình tốt nhất. ScreenRec là một trong số ít công cụ giao tiếp miễn phí dành cho nhóm làm việc từ xa.
Người làm việc từ xa dùng ScreenRec cho giao tiếp không đồng bộ. Thay vì phải sắp lịch họp qua nhiều múi giờ, họ có thể chụp ảnh màn hình, ghi tin nhắn video và chia sẻ rất dễ dàng. Kiểu giao tiếp trực quan này là lựa chọn thay thế hiệu quả khi mọi người không ở cùng một phòng, đồng thời cải thiện khả năng cộng tác của nhóm từ xa. Thông qua một cổng duy nhất, ScreenRec cho phép người dùng:
- chụp và chú thích ảnh chụp màn hình,
- ghi camera và màn hình máy tính
- ghi âm từ micro và âm thanh máy tính
Tính năng:
- Chia sẻ liên kết tức thì
- Ảnh chụp màn hình có chú thích
- Ghi video 4K
- Ghi webcam kèm âm thanh máy tính và micro
- 2 GB dung lượng lưu trữ đám mây miễn phí
- Mã hóa video
Giá:
Miễn phí
Ưu điểm:
- Chụp ảnh màn hình và quay màn hình đều rất nhanh, dễ dùng, phù hợp làm công cụ làm việc tại nhà
- Chia sẻ liên kết công khai đến ảnh chụp màn hình hoặc video đã lưu một cách nhanh chóng, đơn giản
- Tính năng lịch sử/thư viện trong ứng dụng desktop giúp truy cập nhanh ảnh chụp màn hình cũ của người dùng
Nhược điểm:
- Không có công cụ chỉnh sửa video
2. Zoom
Zoom là công cụ họp video và hội nghị trực tuyến. Nó được thiết kế chủ yếu cho các hoạt động cộng tác nhiều người dùng. Công cụ trò chuyện video này, cho phép người dùng tổ chức cuộc họp, đã trở thành một trong những công cụ giao tiếp tốt nhất cho nhóm làm việc từ xa, đặc biệt kể từ đại dịch Covid-19.
Tính năng:
- Họp video
- Ghi âm/ghi hình cuộc gọi
- Chia sẻ màn hình
Giá:
- Cuộc họp cá nhân - Miễn phí
- Nhóm nhỏ/Pro - 14,99 USD/tháng/host
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa - 19,99 USD/tháng/host (tối thiểu 10 host)
- Doanh nghiệp lớn - 19,99 USD/tháng/host (tối thiểu 100 host)
Ưu điểm:
Các cuộc họp diễn ra liền mạch hơn nhờ khả năng tích hợp rất tốt của phần mềm.
Nhược điểm:
Tính năng bảo mật và quyền riêng tư chưa thực sự nổi bật. Dù vậy, tuy gói thuê bao khá cao, bạn vẫn nhận được một phần mềm họp video chất lượng hàng đầu.
3. Google Drive
Công cụ cộng tác dựa trên đám mây này cho phép bạn lưu email, ảnh và các tệp khác trên máy chủ của họ. Bạn cũng có thể chia sẻ tài liệu và chỉnh sửa theo thời gian thực. Google Drive đi kèm bộ công cụ văn phòng, giúp nó trở thành đối thủ đáng gờm của Microsoft Office.
Tính năng:
- Cộng tác nhóm
- Tùy chọn tìm kiếm nâng cao và khung nghiên cứu
- Truy cập qua ứng dụng di động
- Đánh dấu sao cho thư mục và tệp
Giá:
- 15 GB - Phiên bản miễn phí
- 100 GB - 1,99 USD
- 1 TB - 9,99 USD
- 10 TB+ - 99,99 USD
Ưu điểm:
Điểm mạnh nhất của Google Drive là khả năng tương thích với nhiều thiết bị. Một lợi thế khác là khả năng chuyển đổi trực tiếp tài liệu Microsoft Office thành tệp Google Drive, bao gồm Excel và PowerPoint.
Nhược điểm:
Đôi khi giới hạn dung lượng tệp tải lên gây bất tiện khi cần chia sẻ nhiều dữ liệu hơn.
4. Proofhub
Proofhub là phần mềm quản lý dự án dựa trên đám mây và nằm trong nhóm các công cụ cộng tác tốt cho nhóm làm việc từ xa. Công cụ này có các tính năng như:
- trò chuyện nhóm tích hợp
- quy trình làm việc
- bảng và thảo luận dự án nhanh
- báo cáo dự án
- và nhiều tính năng khác
Nền tảng này cho phép bạn tải lên và chia sẻ tài liệu như Excel hoặc PowerPoint. Ngoài ra còn có công cụ duyệt và góp ý trực tuyến tích hợp để hỗ trợ đánh giá hình ảnh, tài liệu. Đây là một công cụ giao tiếp rất hữu ích khi làm việc tại nhà.
Tính năng:
- Quản lý quy trình làm việc
- Mẫu có thể tùy chỉnh
- Chia sẻ tệp
- Theo dõi tiến độ
Giá:
- Essential - 50 USD/tháng + dùng thử miễn phí
- Ultimate Control - 99 USD/tháng + dùng thử miễn phí
Ưu điểm:
Proofhub là công cụ tốt cho quản lý, lập kế hoạch và cộng tác. Nó cho phép số lượng người dùng không giới hạn truy cập mọi thứ họ cần ở một nơi.
Nhược điểm:
Không hỗ trợ chế độ xem dạng bảng.
5. Trello
Trello là một công cụ quản lý dự án phổ biến, nhưng vẫn có mặt trong danh sách công cụ giao tiếp từ xa vì cộng tác là một phần quan trọng của giao tiếp. Bằng cách cho phép bạn tạo bảng riêng cho từng dự án, Trello giúp quy trình làm việc luôn có tổ chức.
Người dùng có thể trao đổi qua bình luận và nhận thông báo về nhiệm vụ mới hoặc hạn chót. Sự đơn giản của Trello là lý do nó được nhiều công ty nhỏ làm việc từ xa lựa chọn.
Tính năng:
- Quy trình dạng bảng Kanban
- Danh sách kiểm nâng cao
- Dễ tùy chỉnh
- Dễ thêm người tham gia
Giá:
- Business class - 12,50 USD/tháng
- Truy cập theo năm - 89 USD
- Truy cập trọn đời - 249 USD
Ưu điểm:
Bạn có thể gắn thẻ thành viên khác trong phần bình luận, đồng thời giữ dự án được sắp xếp rõ ràng.
Nhược điểm:
Việc đăng nhập đôi khi không thuận tiện, và khi tạo bảng mới, thông tin có thể bị đưa lên bảng hai lần.
6. Slack
Là một công cụ giao tiếp nhóm, Slack cho phép bạn tự động hóa, mở rộng và tùy biến không gian làm việc. Bạn có thể tạo ứng dụng hoặc quy trình để thúc đẩy trao đổi, khuyến khích hành động và tích hợp dịch vụ.
Tính năng:
- Tạo kênh để sắp xếp cuộc trò chuyện
- Có thể gọi trực tiếp từ ứng dụng
Giá:
- Gói miễn phí
- Pro - 7,25 USD/tháng
Ưu điểm:
- Thiết lập kênh riêng tư
- Chia sẻ và cộng tác theo thời gian thực
Nhược điểm:
- Sau 14 ngày, tất cả cuộc trò chuyện của bạn bị xóa
- Dung lượng lưu trữ tệp bị giới hạn
7. Microsoft Teams
Microsoft Teams là chương trình cộng tác được thiết kế như một công cụ tiện lợi cho các nhóm làm việc từ xa. Nó giúp mọi người giữ liên lạc, nắm thông tin và sắp xếp công việc tại cùng một nơi.
Tính năng:
- Teams - tạo kênh và nhóm
- Lịch nội bộ
- Danh sách tích hợp ứng dụng phong phú
- Tính năng trò chuyện tích hợp sẵn
Giá:
- Miễn phí
- Microsoft Teams Essentials - 4,00 USD/người dùng/tháng.
- Microsoft 365 Business Basic - 6,00 USD/người dùng/tháng.
- Microsoft 365 Business Standard - 12,50 USD/người dùng/tháng.
Ưu điểm:
Với Teams, Microsoft ưu tiên sự tiện lợi. Các công cụ họp video được đặt trong cùng một công cụ trò chuyện. Bạn có thể tổ chức cuộc họp hoặc giao việc cho người khác từ một kênh, gọi video hoặc âm thanh, chỉnh sửa tệp ngay trong cuộc trò chuyện và cùng làm việc trên tệp.
Nhược điểm:
Vì có quá nhiều lựa chọn, người dùng đôi khi không biết nên dùng công cụ nào trong tình huống nào. Điều này xảy ra dù Teams vẫn là một trong những công cụ cộng tác từ xa được thiết kế tốt.
8. Asana
Một số tập đoàn lớn hiện nay đang sử dụng Asana. Đây là công cụ quản lý dự án mạnh mẽ, được ưa chuộng hơn nhiều sản phẩm cạnh tranh. Lý do chính là khả năng truy cập và tích hợp. Thông qua nhiều kết nối API, Asana tạo cho bạn nhiều cơ hội để:
- giao tiếp với nhóm,
- chia sẻ thông tin với họ, và
- theo dõi tiến độ.
Tính năng:
- Tích hợp liền mạch với các ứng dụng như email và tệp.
- Trường tùy chỉnh để theo dõi thông tin quan trọng nhất của nhóm trong từng dự án.
- Mẫu có thể tùy chỉnh cho cả nhóm.
Giá:
- Truy cập theo năm - 89 USD
- Truy cập trọn đời - 249 USD
Ưu điểm:
Công cụ quản lý dự án cho nhóm từ xa này gần như hoàn chỉnh vì nhấn mạnh vào làm việc nhóm và giao tiếp nội bộ. Ứng dụng cũng cho phép người dùng bình luận trên dự án và hiển thị nhiệm vụ cá nhân cho các thành viên khác. Quản lý công việc và cộng tác được kết hợp khá tốt trong Asana.
Nhược điểm:
Tính năng giao việc của Asana chưa thật sự thuyết phục. Asana chỉ cho phép một người dùng trên một dự án, đây là điểm hạn chế đáng kể với một công cụ được thiết kế để hỗ trợ cộng tác nhóm hiện đại. Khi dùng Asana, bạn có thể phải tạo nhiều nhiệm vụ dù nhiều người cùng cần làm một việc. Điều này cũng có thể khiến khối lượng công việc còn lại của dự án trở nên khó rõ ràng.
9. Basecamp
Basecamp là một dịch vụ quản lý dự án rất hữu ích. Nó cung cấp không gian để bạn cấu trúc và sắp xếp thương hiệu, dự án cá nhân hoặc nhu cầu của công ty.
Tính năng:
- Danh sách việc cần làm
- Nền tảng trò chuyện theo thời gian thực - Campfire và Ping
- Báo cáo để theo dõi dự án
Ưu điểm:
Basecamp dễ dùng và có giao diện hiện đại. Cách sử dụng đơn giản, rõ ràng.
- Hỗ trợ quản lý dự án theo hướng cộng tác.
- Cho phép tích hợp với một số chương trình bên thứ ba để đồng bộ và sao lưu.
Nhược điểm:
Basecamp thiếu một số khả năng như tạo biểu đồ Gantt và thiết lập phụ thuộc giữa các nhiệm vụ. Tính năng liên quan đến kế toán cũng khá ít. Khi lưu dữ liệu trên đám mây, đôi khi vẫn có lo ngại về bảo mật.
10. Dialpad
Dialpad là công nghệ Voice over Internet Protocol (VoIP) và giao tiếp hợp nhất hiện đại dựa trên đám mây. Công cụ này hỗ trợ cuộc gọi, tin nhắn và thư thoại. Với Dialpad, bạn có thể gọi điện, nhắn tin, họp và vận hành trung tâm liên hệ trong một không gian làm việc gọn đẹp. Đây là nền tảng giao tiếp doanh nghiệp hợp nhất đúng nghĩa.
Tính năng:
- Cuộc gọi thoại
- Nhắn tin văn bản
- Cuộc gọi video
Giá:
15 USD/tháng
Ưu điểm:
Gọi điện, nhắn tin tức thì, SMS và họp video là các tính năng tiêu chuẩn trong nhiều giải pháp "giao tiếp hợp nhất tất cả trong một", bao gồm cả Dialpad.
Nhược điểm:
Ứng dụng không thông báo cho người dùng về cuộc gọi đến.
11. Brosix
Brosix là nền tảng nhắn tin tức thì tất cả trong một, hướng đến việc cung cấp một không gian ảo an toàn và đáng tin cậy cho giao tiếp hằng ngày giữa các thành viên trong nhóm. Trọng tâm của Brosix là mã hóa mạnh, bao gồm nhắn tin mã hóa đầu cuối và chia sẻ tệp ngang hàng không giới hạn dung lượng, tất cả nằm trong mạng nhóm riêng tư với quyền quản trị chi tiết.
Brosix cũng tuân thủ đầy đủ HIPAA và GDPR, nhờ đó trở thành lựa chọn đáng tin cậy trong nhiều ngành, từ y tế, tài chính đến bán lẻ và sản xuất.
Tính năng:
- Mạng nhóm riêng tư
- Nhắn tin tức thì được mã hóa
- Truyền tệp P2P và lịch sử trò chuyện
- Bảng trắng ảo
- Cuộc gọi âm thanh và video
Giá:
- Gói Startup: Miễn phí
- Gói Business: 4 USD/người dùng/tháng
- Gói Premium: 6 USD/người dùng/tháng
Ưu điểm:
Bảo mật cao với mạng riêng tư, khép kín được thiết kế cho giao tiếp nội bộ. Giao diện thân thiện và thiết lập dễ dàng giúp nhóm bắt đầu nhanh.
Nhược điểm:
Tính năng họp video chưa thật mạnh, nên Brosix phù hợp hơn với các nhóm cần trò chuyện và chia sẻ tệp hơn là họp video.
So sánh: công cụ giao tiếp cho người làm việc từ xa
Ứng dụng | Phù hợp nhất cho |
Zoom | Họp video |
Google Drive | Lưu trữ và đồng bộ tệp |
Proofhub | Quản lý dự án |
ScreenRec | Quay màn hình |
Trello | Quản lý nhóm |
Slack | Chia sẻ tệp |
Microsoft Teams | Giao tiếp theo thời gian thực, chia sẻ tệp, cuộc họp |
Asana | Quản lý dự án |
Basecamp | Giao tiếp theo thời gian thực |
Dialpad | Họp video, tin nhắn văn bản, thư thoại |
Brosix | Nhắn tin tức thì bảo mật và mạng nhóm riêng tư |
Kết luận
Rất nhiều người làm việc từ xa cho biết họ cảm thấy gắn kết hơn khi cấp trên hỗ trợ họ xác định ưu tiên và mục tiêu hiệu suất, bất kể mức độ kinh nghiệm của họ. Điều này tác động đáng kể đến tinh thần của nhân viên. Ngoài ra, nó cũng giúp bạn điều chỉnh cách vận hành nhóm sát hơn với nhu cầu của doanh nghiệp. Khi nhân viên thấy quản lý dành thời gian giúp họ tập trung và cải thiện, họ thường cảm thấy kết nối hơn. Họ cũng thấy đóng góp của mình thực sự có ý nghĩa với dự án.
FAQ
- Thiết lập kỳ vọng rõ ràng và hướng dẫn giao tiếp, chẳng hạn thời gian cố định cho cuộc họp trực tuyến và thời hạn phản hồi email hoặc tin nhắn.
- Sử dụng nhiều công cụ giao tiếp khác nhau, như họp video, nhắn tin tức thì và phần mềm quản lý dự án, để đáp ứng nhiều nhu cầu và phong cách giao tiếp.
- Khuyến khích giao tiếp cởi mở, thẳng thắn và tạo môi trường để người làm việc từ xa thấy thoải mái khi đặt câu hỏi hoặc nêu mối quan tâm.
- Thường xuyên trao đổi với người làm việc từ xa để đảm bảo họ có đủ tài nguyên và hỗ trợ cần thiết để hoàn thành công việc.
- Tạo cơ hội để người làm việc từ xa kết nối và cộng tác với đồng nghiệp tại văn phòng, chẳng hạn qua hoạt động gắn kết nhóm trực tuyến.
- Lắng nghe chủ động: khả năng tập trung hoàn toàn và hiểu người nói.
- Giải quyết xung đột: khả năng xử lý và tháo gỡ mâu thuẫn theo cách chuyên nghiệp, mang tính xây dựng.
- Đồng cảm: khả năng hiểu và chia sẻ cảm xúc với người khác.
- Kỹ năng giao tiếp giữa cá nhân: khả năng xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác.
- Khả năng thích nghi: khả năng điều chỉnh theo tình huống và môi trường thay đổi.
Công cụ giao tiếp tốt nhất cho nhóm và người làm việc từ xa sẽ phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của từng nhóm, từng tổ chức. Tuy nhiên, một giải pháp rất hiệu quả là dùng công cụ quay màn hình như ScreenRec. ScreenRec là trình ghi màn hình miễn phí, cho phép thành viên nhóm chia sẻ tin nhắn video tức thì. Điều này rất hữu ích để nhóm từ xa giao tiếp, cộng tác và chia sẻ thông tin hiệu quả. Các thành viên có thể xem công việc của nhau, minh họa quy trình và xử lý vấn đề, đặc biệt trong những nhóm không thể giao tiếp trực tiếp. Ngoài ra, ScreenRec còn giúp chia sẻ và lưu trữ video đã ghi dễ dàng, phù hợp để nhóm theo dõi thông tin và quyết định quan trọng.
Tài liệu tham khảo và bài đọc thêm
- Cách quản lý nhóm lập trình từ xa mà không căng thẳng
- Những cách quan trọng để cộng tác từ xa
- Cách gắn kết nhân viên từ xa bằng sự kiện trực tuyến hấp dẫn
- Whereby và Zoom: ai là lựa chọn thắng cuộc?
- Hybrid và làm việc từ xa: mô hình nào tốt hơn? Tương lai sẽ ra sao?
![[Hướng dẫn] Giao tiếp hiệu quả nơi công sở](https://screenrec.com/assets_dist/screenrec/media/communication-workplace/communication-in-the-workplace.jpg)
English 
Español 
Deutsch 
Polski 
Български 
Русский 
Français 
Italiano 
日本語 
Português 
العربية
Đừng bỏ lỡ
Nhận thông tin cập nhật về bài viết mới, webinar và các cơ hội khác: