Cách quản lý thời hạn dự án như chuyên gia

Thời hạn là mốc nhịp quan trọng trong quản lý ở gần như mọi lĩnh vực. Chúng giúp thúc đẩy mọi người áp dụng cách làm việc tốt để hoàn thành dự án đúng hướng. Thời hạn cũng tạo điểm chung để các thành viên trong nhóm trao đổi và cùng hoàn tất công việc trước ngày kết thúc.

Vì vậy, khả năng đáp ứng thời hạn là một tiêu chí quan trọng để có được và duy trì công việc. Nó thậm chí còn thường xuất hiện trong các câu hỏi phỏng vấn.

Vấn đề với thời hạn là gì?

Nghiên cứu cho thấy 37% dự án thất bại vì thiếu mục tiêu rõ ràng và 41% tổ chức cho biết họ quản lý dự án kém. Đó là lý do người quản lý dự án cần:

xác định mục tiêu,
phân công công việc, và
lên lịch chiến lược cho từng nhiệm vụ và dự án cụ thể.

Tuy nhiên, vấn đề khó nhất mà người quản lý dự án thường gặp vẫn là quản lý thời gian. Thiếu quản lý thời gian dẫn đến:

mục tiêu không rõ ràng,
nhiệm vụ đề xuất mơ hồ,
giao tiếp kém, và thậm chí
trì hoãn.

Dù xuất hiện riêng lẻ hay cùng lúc, mỗi vấn đề trên đều có thể khiến dự án bị quản lý sai cách.

Về mặt khoa học, con người có xu hướng né tránh những việc tạo ra cảm xúc tiêu cực và lo âu. Nhưng ở chiều ngược lại, sự thờ ơ này nhiều khi đến từ việc chúng ta thiếu trách nhiệm với tiến độ. Hoặc ít nhất là chưa tìm được cách biến các dự án khác nhau thành ưu tiên hàng đầu.

Nói thẳng ra, mục tiêu của mọi người quản lý dự án giỏi là hoàn thành công việc. Vậy trong một thế giới bận rộn với nhiều dự án và thời hạn luôn đến gần, người quản lý dự án có thể làm điều đó một cách chiến lược như thế nào?

Cách quản lý nhiều dự án và thời hạn

1. Bắt đầu ngày làm việc đúng giờ

Bạn nên bắt đầu ngày làm việc sớm, với tinh thần tỉnh táo và nhiều năng lượng. Đúng là bạn có thể chừa một chút thời gian cho kẹt xe hoặc xếp hàng dài ở quán cà phê, nhưng đừng đến văn phòng muộn.

Nhiều nhân viên dành phần đầu ngày cho mạng xã hội, pha cà phê và xem phim liên tục. Để làm việc năng suất hơn, hãy cố gắng đến văn phòng trước giờ bắt đầu. Như vậy, bạn có đủ thời gian kiểm tra email, chuẩn bị tinh thần cho công việc trong ngày và sẵn sàng bắt tay vào làm.

Ứng dụng hữu ích

Một công cụ phù hợp cho việc này là Alarmy. Đây là một trong những ứng dụng báo thức được đánh giá cao nhất vì nhiều lý do. Quan trọng nhất là nó không chỉ đặt báo thức mà còn đặt nhiệm vụ. Muốn tắt chuông, bạn phải hoàn thành nhiệm vụ đó: chụp ảnh, lắc điện thoại 1000 lần để đánh thức cơ thể, đi bộ 20 bước hoặc giải một bài toán để khởi động não bộ.

Âm báo rất lớn, nên cả người ngủ sâu lẫn "cú đêm" cũng khó phớt lờ những tiếng chuông dai dẳng này.

2. Tạo lịch trình thực tế

Danh sách việc cần làm luôn là một ý tưởng tốt. Chúng giúp bạn đưa suy nghĩ ra giấy và nhìn công việc rõ hơn.

Hãy viết ra tất cả nhiệm vụ bạn muốn làm, dù là dài hạn, trung hạn hay ngắn hạn, rồi xác định thời hạn của chúng. Sau đó, chọn ra những nhiệm vụ thực sự quan trọng và ưu tiên phù hợp. Hãy giữ mọi thứ thực tế. Đừng nhồi quá nhiều việc vào một ngày.

Hãy dành đủ thời gian để năng lượng tinh thần của bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, nhờ đó tâm trí vẫn được kích thích vừa đủ. Xử lý việc dễ trước cũng là một cách hay, vì hoàn thành một nhiệm vụ sẽ tạo thêm sự tự tin.

Cuối ngày, bạn nên cập nhật danh sách và gạch bỏ những mục đã hoàn thành.

Ứng dụng hữu ích

Một công cụ tuyệt vời cho danh sách việc cần làm là Trello. Công cụ này giúp bạn quản lý dự án và danh sách việc cần làm bằng hình ảnh một cách dễ dàng. Và nó hoàn toàn miễn phí. Bạn có thể tạo các bảng khác nhau cho từng dự án, kèm nhiệm vụ và khung thời gian riêng. Nhờ vậy, bạn có thể quản lý thời hạn dự án một cách trực quan.

3. Chặn các yếu tố gây xao nhãng

Chúng ta thường trễ hạn vì bị xao nhãng và trì hoãn quá nhiều. Chủ động kiểm soát công việc là yếu tố then chốt để đáp ứng thời hạn.

Khi đang làm một dự án, bạn nên tìm nguyên nhân khiến mình mất tập trung và loại bỏ chúng ngay hoặc càng sớm càng tốt. Phải nói thêm rằng với nhiều người, phần lớn xao nhãng đến từ điện thoại. Thiết bị này có thể kéo tâm trí chúng ta khỏi công việc bất cứ lúc nào.

Ứng dụng hữu ích

Forest App là ứng dụng năng suất phổ biến giúp mọi người giảm lệ thuộc vào điện thoại. Khi muốn tập trung, bạn "trồng" một cái cây. Trong lúc bạn tập trung làm việc từ đầu đến cuối, cây sẽ lớn lên.

Nếu bạn mở điện thoại và thoát ứng dụng để làm việc khác, cây sẽ bắt đầu chết. Khi cây lớn, bạn nhận được xu. Với số xu đó, bạn có thể trồng cây thật, vì Forest hợp tác với các tổ chức trồng cây ngoài đời thực!

4. Giao tiếp nhanh chóng

Là người quản lý dự án, bạn cần đảm bảo các cuộc họp diễn ra hiệu quả và đúng lúc. Các thành viên trong nhóm nên trao đổi hằng ngày về cập nhật và nhiệm vụ để nắm rõ tiến độ của dự án đã đề ra.

Những cập nhật và kỹ năng giao tiếp nhanh giúp phát hiện sớm thiếu sót hoặc vấn đề. Nếu không, bạn có thể mất vài phút, thậm chí vài giờ, để viết những email không mang lại kết quả tích cực. Giao tiếp là một trong những yếu tố phụ thuộc quan trọng nhất của nhiệm vụ.

Ứng dụng hữu ích

Công cụ tốt nhất để giao tiếp hiệu quả là ScreenRec. Công cụ này dễ dùng, dễ thao tác và bảo mật 100%. Bạn có thể quay màn hình, chia sẻ màn hình, gọi video và chụp màn hình thay vì gõ email hoặc ghi chú dài. ScreenRec tạo ra cuộc trao đổi trực quan giữa bạn và đồng đội. Tốt nhất là video và ảnh chụp màn hình bạn tạo sẽ được lưu trong thư viện trực tuyến riêng tư để dễ tra cứu.

5. Đừng đa nhiệm!

Hãy giữ khối lượng công việc ở mức có thể kiểm soát. Người quản lý dự án cần chịu trách nhiệm cho điều đó. Đừng cố làm nhiều nhiệm vụ cùng lúc; chúng sẽ khiến bạn quá tải và ảnh hưởng đến năng lực làm việc. Nếu bạn có một nhịp làm việc riêng, hãy cố duy trì nó mỗi ngày.

Khi đa nhiệm, bạn chỉ thêm nhiều việc vào danh sách cần làm mà không bao giờ thật sự hài lòng với kết quả. Lý do là bạn không thể dành toàn bộ sự chú ý cho từng nhiệm vụ. Đây đúng là một việc gây lãng phí thời gian! Nếu có nhiều việc phải làm, hãy bắt đầu từ các nhiệm vụ ưu tiên.

Ứng dụng hữu ích

Một bộ hẹn giờ Pomodoro trực tuyến là công cụ dễ dùng, tùy chỉnh được và giúp bạn tránh đa nhiệm. Nó sử dụng kỹ thuật quản lý thời gian bằng cách chia công việc thành các khoảng tập trung cố định, xen kẽ những quãng nghỉ 5 phút.

Theo mặc định, mỗi phiên hẹn giờ là 25 phút. Đây là khoảng thời gian vừa đủ
trước khi bạn bắt đầu mất tập trung hoặc muốn trì hoãn. Cách chia nhỏ công việc này rất hiệu quả.

Cách xử lý khi trễ thời hạn

Dưới đây là một số việc bạn có thể làm khi bỏ lỡ thời hạn:

Trước hết, hãy xin lỗi. Không sao cả. Chuyện này vẫn xảy ra. Ai cũng từng trễ hạn một hoặc hai lần. Cuộc sống đôi khi chen ngang. Hãy làm rõ tình hình và xin lỗi.
Nếu có thể, hãy báo trước rằng bạn sẽ không thể đáp ứng thời hạn. Đừng cố làm quá sức rồi nhồi nhét mọi thứ chỉ để hoàn thành cho xong.
Xin gia hạn. Một người quản lý dự án tốt luôn chừa khoảng trống cho sai sót. Họ biết thời hạn có thể bị lỡ và lên kế hoạch phù hợp.
Nhờ hỗ trợ. Hãy luôn giữ giao tiếp cởi mở. Cập nhật cho nhóm. Nhờ một người có khối lượng công việc nhẹ hơn trong tuần hỗ trợ nếu phù hợp.
Rút kinh nghiệm và chuẩn bị cho lần sau. Khi đã biết mình sai ở đâu, bạn có thể dễ dàng tìm cách khắc phục. Nhờ đó, bạn học được cách xử lý thời hạn tốt hơn trong tương lai.
Học cách ưu tiên nhiệm vụ. Làm rõ nhiệm vụ nào quan trọng và nhiệm vụ nào cần xử lý gấp. Sau đó, ưu tiên dựa trên hiểu biết đó.

Tóm tắt

Mẹo quản lý thời hạn dự án	Công cụ tốt nhất	Công dụng
Bắt đầu ngày làm việc đúng giờ	Alarmy	Tạo báo thức có tính tương tác. Đặt nhiệm vụ cho buổi sáng. Có thể là đi bộ 20 bước, chụp ảnh hoặc giải một bài toán.
Tạo lịch trình thực tế	Trello	Quản lý nhiệm vụ dự án bằng hình ảnh. Mỗi dự án có một bảng và danh sách việc cần làm trong ngày.
Chặn các yếu tố gây xao nhãng	Forest App	Để tránh xao nhãng, bạn trồng một cái cây. Nếu tiếp tục tập trung, cây sẽ lớn. Nếu dùng điện thoại và rời ứng dụng, cây sẽ chết. Khi cây lớn, bạn nhận được xu ảo để trồng cây thật!
Giao tiếp nhanh chóng	ScreenRec	Giao tiếp trực quan bằng bản ghi màn hình, webcam và ảnh chụp màn hình có chú thích.
Đừng đa nhiệm!	Pomodoro Timer	Thiết lập các phiên làm việc 25 phút với quãng nghỉ 5 phút. Kỹ thuật quản lý thời gian này thoải mái và hiệu quả. 25 phút là khoảng thời gian vừa đủ trước khi bạn bắt đầu mất tập trung.

Câu hỏi thường gặp

Hãy ưu tiên nhiệm vụ thật sự khẩn cấp, quan trọng và nhạy cảm về thời gian. Lập danh sách các nhiệm vụ theo thứ tự đó rồi bắt đầu làm. Nếu có thể, hãy nhờ hỗ trợ hoặc xin gia hạn cho những nhiệm vụ không thuộc các nhóm trên. Tạo dòng thời gian dự án để hỗ trợ bạn. Bạn cũng có thể dùng phần mềm lập dòng thời gian dự án.

Đừng giao quá nhiều việc cho nhóm. Điều đó sẽ ảnh hưởng đến năng lực làm việc và khiến họ kiệt sức. Hãy giao nhiệm vụ và thời hạn thực tế. Đồng thời, hãy chừa khoảng trống cho những nhiệm vụ có thể chưa kịp hoàn thành đúng hạn.

Tổ chức họp và gửi cập nhật hằng ngày bằng các công cụ như ScreenRec để giao tiếp trực quan nhanh hơn. Bạn cũng có thể dùng công cụ quản lý dự án để theo dõi tiến độ dự án và tiến độ của nhóm. Nhờ vậy, bạn sẽ nắm rõ tình hình của cả nhóm.

Hãy ưu tiên những thời hạn trùng nhau hoặc cạnh tranh trực tiếp. Dùng phần mềm quản lý dự án để lập kế hoạch, sắp lịch nhiệm vụ của nhóm và theo dõi chúng. Nếu đang làm nhiều dự án, hãy tạo dòng thời gian quản lý dự án. Cách này giúp bạn xem tiến độ và thời hạn của từng dự án. Nhìn thời hạn dưới dạng trực quan cũng giúp bạn quản lý lịch trình dễ hơn.

Kết luận

Dù bạn là người quản lý dự án hay một cá nhân đóng góp trong nhóm, quản lý thời hạn hiệu quả là kỹ năng giúp bạn nổi bật, làm việc năng suất hơn và thành công hơn. Biết ưu tiên, tránh đa nhiệm và giao tiếp hiệu quả là những thói quen rất quan trọng. Hãy áp dụng các mẹo này, rồi bạn sẽ tiến gần hơn đến việc xử lý thời hạn dự án như một chuyên gia. Đây là bước quan trọng để nâng tầm sự nghiệp và giúp dự án của bạn thành công!