Ba mô hình chính của giao tiếp không đồng bộ là gì?

Yêu cầu/phản hồi - một dịch vụ gửi tin nhắn yêu cầu đến người nhận và kỳ vọng nhận phản hồi nhanh. Thông báo - người gửi gửi tin nhắn cho người nhận nhưng không kỳ vọng có phản hồi, và cũng không có phản hồi nào được gửi lại. Yêu cầu/phản hồi không đồng bộ - một dịch vụ gửi tin nhắn yêu cầu đến người nhận và kỳ vọng nhận phản hồi sau đó.

10 công cụ nhắn tin không đồng bộ đáng thử

Dù bạn làm việc từ xa, kết hợp hay trực tiếp tại văn phòng, cách thông tin được truyền đi luôn là yếu tố quan trọng để thành công. Đó là lúc các công cụ giao tiếp phát huy tác dụng. Nhìn chung, có hai loại công cụ nhắn tin: đồng bộ và không đồng bộ.

Công cụ nhắn tin đồng bộ cho phép bạn trao đổi theo thời gian thực, ngay cả khi không ở cùng một địa điểm. Ngược lại, công cụ nhắn tin không đồng bộ giúp bạn cộng tác và giao tiếp mà không bị ràng buộc bởi phản hồi tức thì hay thời gian thực.

Giao tiếp không đồng bộ là gì?

Với người làm việc từ xa và trực tuyến, giao tiếp không đồng bộ thường là hình thức được ưu tiên nhất. Lý do nằm ở những lợi ích sau:

Giao tiếp không đồng bộ giúp người làm việc từ xa bớt áp lực phải trả lời tin nhắn ngay lập tức.
Hình thức này giảm bớt xao nhãng và gián đoạn, giúp nhóm tập trung sâu hơn khi làm việc.
Các nội dung đã trao đổi trong một phiên giao tiếp không đồng bộ có thể được xem lại bất cứ lúc nào.
Công cụ nhắn tin không đồng bộ giúp các nhóm làm việc từ xa cộng tác hiệu quả qua nhiều múi giờ, từ đó tăng năng suất.

Sự linh hoạt về lịch trình và giờ làm là yếu tố then chốt, vì vậy bạn nên cân nhắc các công cụ cộng tác không đồng bộ. Chúng cho phép bạn làm việc và trao đổi với nhóm mà không phải bám vào thời gian thực hoặc khung giờ cố định.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu một số công cụ cộng tác không đồng bộ đáng thêm vào bộ công cụ làm việc của bạn. Hãy sẵn sàng tăng năng suất và cải thiện cách nhóm phối hợp.

Công cụ nhắn tin không đồng bộ là gì?

Công cụ nhắn tin không đồng bộ là các công cụ giao tiếp cho phép người dùng gửi và nhận tin nhắn mà không cần cả hai bên cùng trực tuyến một lúc. Chúng hỗ trợ trao đổi và cộng tác hiệu quả, đồng thời cho phép mọi người phản hồi vào thời điểm thuận tiện.

10 công cụ nhắn tin không đồng bộ hàng đầu

Dưới đây là 10 công cụ giao tiếp không đồng bộ đáng cân nhắc cho doanh nghiệp của bạn:

1. ScreenRec

Đứng đầu danh sách là ScreenRec, công cụ được hơn một phần tư triệu người trên toàn thế giới sử dụng. ScreenRec cho phép bạn dễ dàng ghi lại màn hình, webcam và âm thanh, đồng thời chia sẻ video theo thời gian thực.

Bạn có thể dùng ScreenRec khi việc sắp xếp cuộc họp giữa nhiều múi giờ trở nên quá khó hoặc đơn giản là không cần thiết. Các trường hợp sử dụng khác gồm chia sẻ kiến thức, cập nhật tình hình nhóm hoặc dùng như một công cụ nhắn tin không đồng bộ cho dịch vụ khách hàng.

Được xây dựng trên nền tảng video dành cho doanh nghiệp, ScreenRec mang lại mức bảo mật cao cho các tin nhắn video của bạn.

Tính năng

Quay màn hình kèm webcam, âm thanh máy tính và micro
Quay video và chia sẻ chỉ với một cú nhấp
2 GB lưu trữ video riêng tư trên đám mây miễn phí
Liên kết truy cập an toàn và mã hóa video
Chụp và chú thích ảnh chụp màn hình
Không có hình mờ hoặc giới hạn thời gian
Trình ghi màn hình nhẹ, không bị giật lag

Giá

ScreenRec miễn phí.

Mức độ dễ dùng

ScreenRec thân thiện với người dùng và dễ sử dụng. Giao diện đơn giản, bạn có thể làm quen chỉ trong vài phút. Cấu trúc dựa trên đám mây giúp nền tảng hoạt động trên mọi thiết bị có kết nối internet. Chính sự đơn giản này giúp ScreenRec khác biệt với nhiều công cụ giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ khác.

2. Jell

Jell là phần mềm nhắn tin không đồng bộ, quản lý nhóm và theo dõi công việc, giúp các nhóm làm việc có tổ chức và nắm chắc tiến độ nhiệm vụ. Công cụ này kết hợp tính năng của phần mềm quản lý dự án với nền tảng giao tiếp nhóm.

Tính năng

Quản lý và giao việc kèm hạn hoàn thành
Tính năng họp standup hằng ngày tích hợp với Slack và Microsoft Teams
Giao tiếp và cộng tác nhóm bằng tính năng trò chuyện tích hợp
Tích hợp với các công cụ phổ biến như Google Calendar, Slack và Trello
Quy trình làm việc và báo cáo có thể tùy chỉnh để tăng hiệu quả
Ưu tiên công việc cá nhân hóa và chế độ tập trung để cải thiện năng suất

Giá

Jell có bản dùng thử miễn phí và các gói trả phí từ $4/người dùng/tháng. Gói trả phí có thêm các tính năng như lưu trữ không giới hạn và báo cáo nâng cao.

Mức độ dễ dùng

Jell dễ sử dụng. Thiết kế trực quan và cách giao việc kéo thả của nền tảng được đánh giá cao. Jell giúp nhóm dễ theo dõi nhiệm vụ và tiến độ. Khả năng tích hợp với công cụ khác cũng giúp Jell phù hợp với quy trình làm việc hiện có của nhóm.

3. Discord

Discord là ứng dụng trò chuyện thoại và văn bản tất cả trong một, nổi tiếng nhất trong cộng đồng game thủ. Công cụ này giúp bạn dễ dàng trao đổi với bạn bè bằng tin nhắn không đồng bộ. Discord cũng được doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận và nhiều cộng đồng dùng rộng rãi để xây dựng cộng đồng và cộng tác.

Tính năng

Giao tiếp bằng thoại và văn bản cho các cuộc trò chuyện theo thời gian thực
Tạo máy chủ để tổ chức cộng đồng và kênh trao đổi
Tùy chỉnh quyền cho người điều hành cộng đồng, chẳng hạn ai được truy cập và đăng bài
Tích hợp với nhiều công cụ như Spotify, Giphy và Twitch
Chia sẻ màn hình và gọi video để cộng tác từ xa

Giá

Discord miễn phí, có gói đăng ký trả phí tùy chọn (Discord Nitro) từ $2.99/tháng. Gói này có thêm tính năng như tăng dung lượng tải tệp lên và emoji động.

Mức độ dễ dùng

Discord nổi bật với giao diện thân thiện và quy trình thiết lập đơn giản. Nền tảng có nhiều tính năng và tùy chọn tùy chỉnh, phù hợp với nhiều trường hợp sử dụng. Bạn có thể truy cập Discord trên máy tính, web và thiết bị di động.

4. ClickUp

ClickUp là một ví dụ khác về công nghệ hỗ trợ làm việc không đồng bộ. Đây là công cụ năng suất nhóm và quản lý dự án có các tính năng giao tiếp không đồng bộ. ClickUp giúp nhóm làm việc có tổ chức và trao đổi hiệu quả, kể cả khi làm việc từ xa. Khi cần giao tiếp đồng bộ, nền tảng cũng có tính năng trò chuyện.

Tính năng

Ghi lại và tính phí thời gian dành cho công việc
Chia sẻ tệp, bình luận và nhận cập nhật theo thời gian thực
Tạo trường tùy chỉnh để phân loại và theo dõi thông tin
Trực quan hóa tiến độ dự án và các phần phụ thuộc
Lên lịch công việc và sự kiện trong chế độ xem lịch
Đặt và theo dõi mục tiêu cho nhóm hoặc cá nhân

Giá

ClickUp có phiên bản miễn phí và các gói trả phí từ $5/người dùng/tháng. Gói trả phí bổ sung các tính năng như báo cáo nâng cao, tích hợp, lưu trữ không giới hạn, v.v.

Mức độ dễ dùng

ClickUp thân thiện với người dùng và dễ sử dụng. Giao diện trực quan cùng các tính năng tùy chỉnh giúp nền tảng phù hợp với nhiều nhóm và nhiều tình huống. Khả năng tích hợp với công cụ khác giúp ClickUp dễ đi vào quy trình làm việc hiện có. Nền tảng dùng được trên máy tính, web và thiết bị di động.

5. Notion

Notion là phần mềm cộng tác tất cả trong một cho làm việc không đồng bộ hoặc không theo thời gian thực. Công cụ này kết hợp các tính năng năng suất nhóm trong một không gian cộng tác, giúp nhóm phối hợp hiệu quả và làm việc có tổ chức khi làm từ xa hoặc không cùng thời điểm.

Tính năng

Quản lý công việc và theo dõi dự án với quy trình làm việc và lịch tùy chỉnh
Giao tiếp không đồng bộ qua bình luận, nhắc tên và cập nhật nhiệm vụ
Tích hợp với các công cụ phổ biến như Slack, Google Drive và Zapier
Quản lý tri thức và tạo wiki cho nhóm
Bảng điều khiển và báo cáo tùy chỉnh để tăng khả năng quan sát và trách nhiệm giải trình

Giá

Notion có phiên bản miễn phí và các gói trả phí từ $8/người dùng/tháng. Gói trả phí có thêm các tính năng như báo cáo nâng cao, tích hợp và tăng dung lượng lưu trữ.

Mức độ dễ dùng

Notion thân thiện với người dùng và dễ sử dụng. Cấu trúc linh hoạt cho phép nhóm tùy chỉnh nền tảng theo nhu cầu cụ thể.

Các nhu cầu này có thể trải dài từ quản lý công việc đến quản lý tri thức. Khả năng tích hợp với công cụ khác giúp Notion dễ sử dụng trong quy trình hiện có của nhóm. Nền tảng truy cập được trên máy tính, web và thiết bị di động.

6. Microsoft Teams

Microsoft Teams là nền tảng cộng tác và giao tiếp. Công cụ này kết hợp đặc điểm của một nền tảng năng suất nhóm với khả năng giao tiếp không đồng bộ, giúp nhóm làm việc có tổ chức và trao đổi hiệu quả theo cả hai cách đồng bộ lẫn không đồng bộ.

Tính năng

Quản lý công việc và theo dõi dự án với quy trình làm việc và lịch tùy chỉnh.
Giao tiếp không đồng bộ qua trò chuyện, bình luận và nhắc tên.
Họp video và âm thanh, kèm chia sẻ và ghi màn hình.
Tích hợp với các công cụ Microsoft 365 như OneDrive và SharePoint.
Kênh tùy chỉnh để tổ chức cuộc trò chuyện và tệp của nhóm.

Giá

Microsoft Teams được bao gồm trong các gói đăng ký Microsoft 365, với giá từ $5/người dùng/tháng.

Mức độ dễ dùng

Microsoft Teams thân thiện với người dùng và dễ sử dụng, với giao diện tương tự các sản phẩm Microsoft khác. Khả năng tích hợp với công cụ Microsoft 365 khiến nền tảng này phù hợp với các nhóm đang dùng hệ sinh thái đó. Bạn có thể truy cập trên máy tính, web và thiết bị di động.

7. Wiki

Đúng vậy, Wiki như trong Wikipedia! Wiki là một dạng trang web cho phép người dùng cùng tạo và chỉnh sửa trang. Nó thường được dùng như công cụ quản lý tri thức và có thể hỗ trợ giao tiếp không đồng bộ giữa các thành viên trong nhóm.

Wiki cho phép nhóm giao tiếp và cộng tác hiệu quả ngay cả khi không làm việc theo thời gian thực. Thành viên có thể đóng góp vào wiki theo nhịp riêng và chỉnh sửa mà không làm gián đoạn nhau.

Tính năng

Tạo và chỉnh sửa trang theo hình thức cộng tác
Lịch sử phiên bản để theo dõi thay đổi và khôi phục phiên bản trước
Liên kết giữa các trang để tạo mạng lưới thông tin liên kết
Kiểm soát quyền truy cập để quản lý ai có thể xem và chỉnh sửa trang
Hỗ trợ nhúng hình ảnh, video và nội dung đa phương tiện khác

Giá

Phần mềm wiki có thể miễn phí và mã nguồn mở, hoặc là dịch vụ trả phí với nhiều gói giá khác nhau. Các lựa chọn miễn phí và mã nguồn mở gồm MediaWiki và DokuWiki. Các lựa chọn trả phí gồm Confluence và TiddlyWiki.

Mức độ dễ dùng

Mức độ dễ dùng của wiki phụ thuộc vào nền tảng và phần mềm cụ thể. Một số wiki như MediaWiki có thể cần thời gian làm quen khá lâu, trong khi những công cụ như Confluence có giao diện thân thiện và quy trình thiết lập đơn giản. Wiki có thể truy cập trên máy tính và thiết bị di động, nhưng thiết kế và chức năng giữa các nền tảng có thể khác nhau khá nhiều.

8. BaseCamp

Basecamp là nền tảng quản lý dự án và giao tiếp nhóm, nhấn mạnh giao tiếp không đồng bộ thông qua bảng tin và tính năng bình luận.

Nền tảng này cho phép nhóm trao đổi và cộng tác hiệu quả ngay cả khi không làm việc theo thời gian thực. Thành viên cũng có thể chỉnh sửa mà không làm gián đoạn nhau. Nhờ đó, mọi người làm việc có tổ chức hơn và giao tiếp hiệu quả hơn.

Tính năng

Quản lý công việc và theo dõi dự án với quy trình làm việc và lịch tùy chỉnh
Giao tiếp không đồng bộ qua bảng tin, bình luận và nhắc tên
Tích hợp với các công cụ khác như Google Drive, Dropbox và Slack
Cộng tác trên tài liệu và chia sẻ tệp
Công cụ theo dõi thời gian và báo cáo

Giá

Basecamp có bản dùng thử miễn phí và các gói trả phí từ $15/tháng/người dùng cho số lượng người dùng và dự án không giới hạn.

Mức độ dễ dùng

Basecamp có giao diện thân thiện và dễ sử dụng. Trọng tâm vào giao tiếp không đồng bộ giúp nhóm trao đổi và cộng tác hiệu quả, ngay cả khi không làm việc theo thời gian thực. Nền tảng có thể truy cập trên máy tính, web và thiết bị di động.

9. YAC

YAC là hệ thống họp trên đám mây, cung cấp giải pháp giao tiếp không đồng bộ cho nhóm. Với trọng tâm là sự linh hoạt và tiện lợi, YAC giúp các nhóm trao đổi hiệu quả.

Ngoài vai trò là công cụ giao tiếp không đồng bộ, YAC còn có nhiều tính năng khác như hộp thư thoại, thảo luận, chia sẻ màn hình, ghi chú thoại và hơn thế nữa.

Tính năng

Số điện thoại ảo cho nhiều thành viên trong nhóm
Chuyển tiếp cuộc gọi và tin nhắn văn bản đến nhiều thiết bị
Chép lời hộp thư thoại và nhắn tin chuyển giọng nói thành văn bản
Lời chào tùy chỉnh và nhạc chờ
Lịch sử cuộc gọi và tin nhắn, kèm tùy chọn tìm kiếm và lọc

Giá

YAC có bản dùng thử miễn phí và các gói trả phí từ $3/người dùng/tháng khi thanh toán hằng năm.

Mức độ dễ dùng

YAC có giao diện thân thiện, dễ thiết lập và dễ sử dụng. Công cụ này tích hợp với nhiều nền tảng khác và có thể truy cập trên máy tính cũng như thiết bị di động.

10. Loom

Nhắn tin không đồng bộ trong dịch vụ khách hàng

Loom là công cụ quay màn hình và giao tiếp bằng video, được thiết kế cho giao tiếp không đồng bộ.

Với giao diện dễ dùng, Loom giúp bạn ghi lại và chia sẻ tin nhắn video cũng như bản ghi màn hình với thành viên trong nhóm một cách đơn giản.

Nhờ vậy, nhóm có thể giao tiếp hiệu quả ngay cả khi không làm việc theo thời gian thực.

Tính năng

Quay màn hình kèm âm thanh và webcam
Nhắn tin video bằng webcam hoặc bản ghi màn hình
Ghi và chia sẻ chỉ với một cú nhấp
Theo dõi lượt xem và mức độ tương tác
Thêm bình luận và chú thích vào bản ghi

Giá

Loom có gói cơ bản miễn phí và các gói trả phí từ $8/tháng cho mỗi người dùng.

Mức độ dễ dùng

Loom đơn giản, không yêu cầu tải xuống hoặc cài đặt. Bạn có thể truy cập từ trình duyệt web hoặc qua ứng dụng Loom trên máy tính. Giao diện thân thiện, quy trình ghi và chia sẻ cũng rất rõ ràng.

Tóm tắt 10 công cụ không đồng bộ

Công cụ không đồng bộ	Điểm cộng
ScreenRec	Cũng là công cụ chụp màn hình
Jell	Cũng là phần mềm quản lý dự án
Discord	Cũng là mạng xã hội nhắn tin tức thì
ClickUp	Cũng là phần mềm quản lý dự án
Notion	Cũng là công cụ sắp xếp công việc và danh sách việc cần làm
Microsoft Teams	Cũng là công cụ không gian làm việc
Wiki	Cũng được biết đến như một nguồn tài liệu học tập
BaseCamp	Cũng là phần mềm quản lý dự án
YAC	Cũng là hệ thống điện thoại trên đám mây
Loom	Cũng là nền tảng chia sẻ video

Theo định nghĩa, công cụ giao tiếp không đồng bộ không cần phản hồi theo thời gian thực. Nếu so sánh nhắn tin đồng bộ và không đồng bộ, nhắn tin văn bản đồng bộ thường diễn ra qua live chat.

Tin nhắn văn bản là hình thức tin nhắn không đồng bộ phổ biến nhất. Điều này không có nghĩa là âm thanh, video hoặc nội dung nghe nhìn không thể dùng theo cách không đồng bộ.

Yêu cầu/phản hồi - một dịch vụ gửi tin nhắn yêu cầu đến người nhận và kỳ vọng nhận phản hồi nhanh.
Thông báo - người gửi gửi tin nhắn cho người nhận nhưng không kỳ vọng có phản hồi, và cũng không có phản hồi nào được gửi lại.
Yêu cầu/phản hồi không đồng bộ - một dịch vụ gửi tin nhắn yêu cầu đến người nhận và kỳ vọng nhận phản hồi sau đó.

Công cụ nhắn tin không đồng bộ mang lại nhiều lợi ích như tăng năng suất, giảm gián đoạn, tạo điều kiện cho phản hồi được suy nghĩ kỹ hơn, quản lý thời gian tốt hơn và cải thiện cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Chúng giúp nhóm làm việc qua nhiều múi giờ và phù hợp hơn với thói quen làm việc của từng người.

Để chọn công cụ nhắn tin không đồng bộ phù hợp nhất, hãy cân nhắc quy mô nhóm, thói quen giao tiếp, nhu cầu quản lý dự án, khả năng tích hợp với công cụ khác và ngân sách. Dùng thử miễn phí cũng là cách hữu ích để tìm lựa chọn hợp nhất với nhóm của bạn.

Có. Bạn có thể dùng nhiều công cụ cùng lúc để đáp ứng các nhu cầu giao tiếp và cộng tác khác nhau. Tuy nhiên, cần giữ sự cân bằng để không khiến thành viên bị quá tải và vẫn duy trì quy trình giao tiếp gọn gàng.

Dù có nhiều lợi ích, công cụ nhắn tin không đồng bộ vẫn có một số hạn chế như phản hồi chậm, hiểu nhầm hoặc ít cơ hội nảy sinh ý tưởng tự phát. Để giảm rủi ro, hãy thiết lập nguyên tắc giao tiếp rõ ràng và duy trì sự kết hợp hợp lý giữa giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ.

Để giao tiếp hiệu quả, hãy đặt quy định rõ về thời gian phản hồi, dùng tiêu đề mô tả cụ thể, cung cấp đủ ngữ cảnh trong tin nhắn và tận dụng các tính năng như luồng thảo luận hoặc kênh để tổ chức cuộc trò chuyện. Khuyến khích thành viên đặt câu hỏi và làm rõ thông tin khi cần.

Có. Công cụ nhắn tin không đồng bộ đặc biệt phù hợp với nhóm làm việc từ xa, vì chúng cho phép các thành viên ở nhiều múi giờ giao tiếp và cộng tác hiệu quả. Chúng cũng giúp duy trì sự linh hoạt và khả năng thích nghi trong môi trường làm việc từ xa.

Kết luận

Các nền tảng giao tiếp không đồng bộ rất quan trọng với tổ chức hiện đại vì chúng giúp tăng năng suất, giảm thời gian phản hồi và cải thiện cộng tác giữa các nhóm. Từ ứng dụng nhắn tin tức thì đến phần mềm quản lý dự án, có rất nhiều lựa chọn cho các nhu cầu khác nhau.

Khi chọn công cụ phù hợp, bạn nên cân nhắc các yếu tố như quy mô nhóm, độ phức tạp của dự án và khả năng tương thích với hệ thống hiện có. Dù chọn công cụ nào, nhắn tin không đồng bộ cũng có thể giúp nhân viên làm được nhiều việc hơn: tinh gọn vận hành, cải thiện quyết định và xây dựng văn hóa minh bạch, hòa nhập.