8 thứ gây lãng phí thời gian lớn nhất trong công việc (mà mọi người thường bỏ qua)

Bạn còn nhớ hồi đi học, khi cha mẹ hoặc giáo viên nhắc nhở vì bạn ngồi thẫn thờ trong lúc lẽ ra phải làm bài không? Cũng có thể chính bạn là người làm người khác mất tập trung bằng cách gõ bút chì hoặc nói chuyện với bạn bên cạnh. Dù thế nào, khi còn nhỏ, việc xao nhãng khỏi nhiệm vụ thường không được chấp nhận. Nhưng khi lớn lên, những thứ gây xao nhãng lại trở nên tinh vi hơn rất nhiều.

Những thứ gây lãng phí thời gian trong công việc

Đôi khi chúng ta còn không nhận ra mình đang bị phân tâm! Đó là một trò chơi khá nghiệt ngã, và những người bị xao nhãng như chúng ta thường là bên thua cuộc. Tệ hơn nữa, những thứ gây xao nhãng này lại xuất hiện ngay tại nơi làm việc, đúng nơi mà từ nhỏ chúng ta đã được dạy là phải tập trung.

Theo một báo cáo gần đây, cứ bốn người lao động thì có ba người thừa nhận bị phân tâm khi làm việc. Tức là khoảng 70 đến 75%, một con số rất cao. Trong một nghiên cứu khác, nhân viên cho biết họ chỉ dành 3 giờ mỗi ngày để thật sự làm việc, dù ngày làm việc kéo dài 7-8 giờ.

Bước đầu tiên để bỏ thói quen này là hiểu rõ các kiểu lãng phí thời gian khác nhau. Vì vậy, chúng tôi đã tổng hợp 8 thứ gây lãng phí thời gian phổ biến nhất trong công việc. Hãy xác định những điều liên quan đến bạn, rồi cùng đưa năng suất và sự tập trung trở lại nơi làm việc.

“Thứ gây lãng phí thời gian” là gì?

Trước hết, hãy định nghĩa khái niệm này. Chúng tôi xem các hoạt động gây lãng phí thời gian là bất kỳ hoạt động nào không liên quan đến công việc bạn đang làm, nhưng vẫn chiếm sự chú ý của bạn trong một khoảng thời gian nào đó. Có thể bạn đang nghĩ: “Chắc có quá nhiều thứ gây xao nhãng, làm sao liệt kê hết được.”

Bạn nói đúng. Các hoạt động gây lãng phí thời gian ở nơi làm việc là vô số. Chúng tôi có thể viết riêng hai bài như “16 thứ gây lãng phí thời gian cho doanh nhân” hoặc “10 yếu tố gây xao nhãng mà người làm việc tại nhà thường không nhận ra”. Nhưng chuyện đó để dành lần khác.

Còn bây giờ, hãy tập trung vào những ví dụ phổ biến nhất và cách ngăn nhân viên lãng phí thời gian trong công việc.

Những thứ gây lãng phí thời gian lớn nhất trong công việc

1. Email

Vì sao email gây lãng phí thời gian?

Gửi và đọc email nghe có vẻ là hoạt động vô hại trong công việc, đúng không? Đừng vội tin như vậy. Một nghiên cứu cho thấy nhân viên nhận 304 email công việc mỗi tuần. Trung bình, một nhân viên kiểm tra email 36 lần chỉ trong một giờ.

Mỗi lần kiểm tra email, người đó cần khoảng 16 phút để tập trung trở lại vào công việc đang làm. Hãy thử tính: 16 phút để lấy lại tập trung, lặp lại 36 lần. Và hãy nhớ, đó là 36 lần trong một giờ.

Mỗi giờ chỉ đủ cho chưa đến bốn “lần lấy lại tập trung” như vậy, tức bốn phiên 16 phút. Vì thế, sau khi kiểm tra email bốn lần, về cơ bản bạn đã mất gần như cả một giờ. Con số chỉ 40% thời gian thật sự làm việc bắt đầu có lý hơn rồi, phải không? Không lạ khi email thường được gọi là thứ gây lãng phí thời gian hằng ngày lớn nhất.

Làm sao để khắc phục?

Thay vì mất thời gian gõ, gửi và kiểm tra email, hãy thử gửi tin nhắn video bằng ScreenRec. Bạn có thể nói rõ ý của mình và trình bày đầy đủ các điểm chính mà không cần gõ một bức thư dài hai trang. Tìm hiểu thêm về cách gửi email bằng video.

ScreenRec giúp bạn tiết kiệm thời gian vì bạn không cần tải video lên khi muốn gửi. Ngay sau khi quay xong, một liên kết chia sẻ sẽ tự động được sao chép vào clipboard. Dán liên kết đó vào tin nhắn, DM hoặc email là xong. Tải ScreenRec miễn phí tại đây.

Bạn cũng có thể xem thêm các giải pháp thay thế email tại đây.

2. Quá nhiều cuộc họp

Vì sao họp quá nhiều gây lãng phí thời gian?

Trong rất nhiều trường hợp, các cuộc họp công việc là “kẻ giết năng suất”. Một nghiên cứu cho thấy 92% nhân viên âm thầm tập trung vào việc khác trong lúc họp. Ngay cả lãnh đạo cũng thừa nhận 67% cuộc họp không đạt hiệu quả.

Sự thật là các cuộc họp không hiệu quả khi mọi người không chú ý hoặc khi chủ đề thảo luận không liên quan đến họ. Vì vậy, nhân viên thường bỏ lỡ những thông tin quan trọng được truyền đạt trong cuộc họp.

Làm sao để khắc phục?

Đây lại là một vấn đề ScreenRec có thể giúp giải quyết. Thay vì mất thời gian lên lịch và tổ chức họp, hãy ghi lại thông tin quan trọng trong một video rồi gửi cho cả văn phòng. Nhờ vậy, nhân viên nhận được thông tin họ cần và có thể xem video vào thời điểm phù hợp với mình. Mọi người đều có thêm cơ hội làm việc hiệu quả hơn.

Nếu bạn vẫn cần tổ chức họp, hãy làm theo hướng dẫn đầy đủ về cuộc họp trực tuyến này.

3. Mệt mỏi vì phải ra quyết định

Vì sao việc này gây lãng phí thời gian?

Mệt mỏi vì phải ra quyết định là điều chúng ta thường gặp trong công việc. Vấn đề nằm ở chỗ mỗi ngày ta phải đưa ra rất nhiều quyết định. Dần dần, não trở nên mệt mỏi và ta dễ đưa ra lựa chọn thiếu cân nhắc hoặc kém chất lượng. Bạn sẽ lãng phí thời gian khi phải sửa những lỗi phát sinh trong lúc mình đã quá mệt.

Làm sao để khắc phục?

Hãy cố gắng tránh những quyết định nhỏ và không cần thiết. Đó có thể là việc chọn ăn trưa ở đâu hoặc dùng bút màu gì. Tránh các quyết định này không chỉ giảm thời gian bị kéo khỏi công việc mà còn giúp bạn chống lại tình trạng mệt mỏi vì phải ra quyết định.

Sắp xếp ngày làm việc và đơn giản hóa cuộc sống để bạn có thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng. Chỉ cần suy nghĩ một chút, bạn sẽ nhận ra những quyết định nào đang làm mất thời gian. Nếu vấn đề là chọn màu bút, hãy quy định một màu cho từng ngày trong tuần. Nếu vấn đề là ăn trưa ở đâu, hãy dành 10 phút vào thứ Hai để lên lịch cho cả tuần.

Hãy dành một khoảng thời gian cố định vào đầu buổi sáng để xử lý các quyết định lớn. Và nếu một đồng nghiệp phù hợp hơn để quyết định, hãy giao việc đó cho họ.

Xem hướng dẫn của chúng tôi về những kỹ thuật quản lý thời gian tốt nhất để có thêm mẹo hữu ích.

4. Mạng xã hội và các xao nhãng trực tuyến

Các hoạt động gây lãng phí thời gian tại nơi làm việc

Vì sao mạng xã hội gây lãng phí thời gian?

Không có gì bí mật ở đây. Mạng xã hội và các hoạt động trực tuyến khác rất có thể là nguồn gây xao nhãng lớn nhất của chúng ta, dù ở nơi làm việc hay bất cứ đâu. Thời gian trôi rất nhanh khi ta lướt bài đăng Facebook, tin nhắn Instagram hoặc các video đang thịnh hành trên YouTube. Chưa kịp nhận ra, 30 phút đã biến mất.

Làm sao để khắc phục?

Bạn có vài lựa chọn. Bạn có thể tắt thông báo trên thiết bị, hoặc đi xa hơn là tắt hẳn ứng dụng. Ngoài việc ngăn các trang và ứng dụng này tìm đến bạn, bạn cũng cần tự kiềm chế để không chủ động tìm đến chúng.

Cốt lõi vẫn là ý chí và sự quyết tâm. Hãy chống lại cảm giác muốn đăng nhập Facebook hoặc bị cuốn vào “vùng Pinterest”.

Bạn cũng có thể biến việc này thành một trò vui bằng cách dùng Forest App để tránh xa mạng xã hội và trồng cây trong quá trình đó.

5. Đa nhiệm

Vì sao đa nhiệm gây lãng phí thời gian?

À, lời nguyền của văn phòng tại nhà với internet tốc độ cao! Thực ra không có thứ gọi là đa nhiệm đúng nghĩa. Huffington Post đã đăng một bài viết giải thích vì sao đa nhiệm không hiệu quả.

Bài viết xem đa nhiệm như một cái bẫy mà chúng ta tự đặt ra cho mình. Ta tự thuyết phục rằng vì đang làm nhiều việc cùng lúc nên mình năng suất hơn. Nhưng sự thật lại khác xa.

Hãy tưởng tượng nó như một bữa buffet. Có rất nhiều món ngon và bạn muốn thử tất cả trong thời gian ngắn. Bạn chất nhiều món lên cùng một đĩa, tin rằng mình sẽ ăn xong nhanh hơn chỉ vì mọi thứ đã ở ngay trước mặt.

Nhưng điều đó không hợp lý. Chất nhiều món khác nhau lên một đĩa không giúp bạn ăn nhanh hơn. Bạn chỉ tự đặt trước mặt quá nhiều thứ trong một lần mà không thật sự thưởng thức được món nào. Ăn hết chỗ đó sẽ mất nhiều thời gian hơn so với việc chọn vài món để ăn trước, rồi mới thử những món khác.

Đa nhiệm cũng vậy. Nó chỉ khiến danh sách việc cần làm của bạn phình to hơn. Bạn khó cảm thấy mình đã làm tốt việc nào, và cuối cùng lại mất nhiều thời gian hơn để hoàn tất mọi thứ.

Làm sao để khắc phục?

Đừng tự đánh lừa mình. Hãy tập trung vào một nhiệm vụ và hoàn thành nó trước khi chuyển sang việc khác. Bạn sẽ xong sớm hơn, và khi dồn toàn bộ sự chú ý vào một việc, chất lượng thực hiện cũng thường tốt hơn.

Tải Pomodoro Tracker để giúp bạn tập trung vào một nhiệm vụ. Chỉ 25 phút thôi. Bạn làm được.

6. Giao tiếp xã giao quá mức

Cách ngăn nhân viên lãng phí thời gian trong công việc

Vì sao việc này gây lãng phí thời gian?

Đừng hiểu sai ý chúng tôi: giao tiếp với đồng nghiệp là điều quan trọng và có lợi cho sức khỏe tinh thần. Tuy nhiên, ranh giới giữa giao tiếp lành mạnh và xao nhãng rõ rệt rất mong manh. Hãy tưởng tượng một đồng nghiệp bắt chuyện đúng lúc bạn đang tập trung làm việc, khiến mạch suy nghĩ bị cắt ngang.

Hoặc có thể bạn phải làm việc cạnh những đồng nghiệp nói quá to. Cũng có thể bạn ở trong môi trường nơi người khác thường xuyên nghe điện thoại, trong khi bạn cần tập trung. Những yếu tố này có thể kéo bạn hoàn toàn khỏi nhiệm vụ đang làm và làm mất nhiều thời gian quý giá.

Làm sao để khắc phục?

Hãy đặt ranh giới lành mạnh giữa bạn và những điều gây xao nhãng. Điều này không có nghĩa là bạn phải tự tách mình khỏi mọi người, mà là biết khi nào cần làm việc và khi nào có thể trò chuyện. Nếu tiếng ồn xung quanh quá khó chịu, hãy đeo tai nghe và dùng âm nhạc để giảm nhiễu. Điều quan trọng là vào được trạng thái tập trung và duy trì nó.

Ngoài ra, bạn có thể đầu tư một bộ tai nghe chống ồn để giảm gần như hoàn toàn âm thanh trong văn phòng.

7. Trì hoãn và thiếu động lực

Vì sao trì hoãn gây lãng phí thời gian?

Đôi khi điều gây xao nhãng lớn nhất lại chính là chúng ta, vì chúng ta thường trì hoãn. Nhưng vì sao? Một nguyên nhân có thể là thiếu động lực chung, khi bạn không có điều gì đủ mạnh để thúc đẩy tinh thần làm việc.

Trong trường hợp đó, bạn có thể cảm thấy chán nản và mất hứng thú. Hai yếu tố này nuôi dưỡng sự ì trệ, và sự ì trệ là thứ giết chết năng suất.

Làm sao để khắc phục?

Hãy giữ tập trung và đừng quên lý do bạn đang làm việc mình làm. Mỗi người đều có một lý do để làm việc và hướng tới thành công. Dù đó là gia đình hay tham vọng cá nhân, hãy đặt lý do ấy trước mắt như một nguồn động lực liên tục. Khi không đánh mất điều thúc đẩy mình hoặc mục tiêu muốn đạt được, bạn sẽ có thêm lý do để nỗ lực hơn.

Hãy đặt mục tiêu gắn với những điều quan trọng đối với bạn và viết chúng ra. Điều đó sẽ giúp bạn nhớ lại mục tiêu mỗi khi cảm thấy thiếu động lực.

8. Không gian làm việc bừa bộn

Loại bỏ những thứ gây lãng phí thời gian

Vì sao sự bừa bộn gây lãng phí thời gian?

Chuyên gia sắp xếp Christina Scalise từng nói: “Sự bừa bộn là biểu hiện vật lý của những quyết định chưa được đưa ra, được tiếp sức bởi sự trì hoãn.”

Nghe hơi đau, nhưng câu này rất đúng. Sự bừa bộn lớn dần khi chúng ta bỏ dở mọi thứ rồi đẩy chúng sang một bên.

Điều khiến sự bừa bộn nguy hiểm là nó bắt nguồn từ việc thiếu năng suất và lại tạo ra thêm tình trạng kém năng suất. Một nơi làm việc lộn xộn khiến bạn khó tập trung vào một nhiệm vụ, vì mắt bạn liên tục thấy quá nhiều thứ gây xao nhãng xung quanh.

Làm sao để khắc phục?

Dọn bớt sự bừa bộn để tâm trí và tầm nhìn của bạn chỉ tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Tránh bắt đầu nhiệm vụ mới trước khi hoàn thành việc đang làm. Cách này giúp bạn không chất đầy không gian bằng những tài liệu không khẩn cấp, hay nói cách khác là đồ lộn xộn.

Tóm lại

Hãy cùng nhìn lại những thứ gây lãng phí thời gian theo cách đơn giản nhất.

Thứ gây lãng phí thời gian	Cách loại bỏ
Email	Gửi email bằng video với một công cụ như ScreenRec. Bạn sẽ truyền đạt được nhiều ý hơn trong thời gian ngắn hơn.
Quá nhiều cuộc họp	Giảm số cuộc họp và dùng ScreenRec để gửi các video quan trọng.
Mệt mỏi vì phải ra quyết định	Đưa ra quyết định lớn vào buổi sáng, đồng thời tránh hoặc giao bớt các quyết định nhỏ khi có thể.
Mạng xã hội và xao nhãng trực tuyến	Dùng ý chí của bạn và tránh xa mạng xã hội trong giờ làm.
Đa nhiệm	Tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Hãy quên đa nhiệm đi.
Giao tiếp xã giao	Đặt ranh giới lành mạnh và làm việc khi đã đến giờ làm việc.
Trì hoãn và thiếu động lực	Đừng quên lý do bạn muốn thành công. Hãy giữ tập trung.
Không gian làm việc bừa bộn	Giữ khu vực làm việc gọn gàng và tránh bừa bộn bằng cách xử lý từng nhiệm vụ một.

Kết luận

Tác hại của việc lãng phí thời gian không chỉ ảnh hưởng đến tổ chức, mà còn ảnh hưởng đến từng nhân viên. Khi công việc kém năng suất và thiếu tổ chức, sự căng thẳng và mệt mỏi đó thường len vào cả đời sống cá nhân.

Ngược lại, cũng như thói quen làm việc xấu có thể xâm nhập vào cuộc sống, quản lý thời gian đúng cách và thói quen làm việc lành mạnh cũng vậy. Bạn có thể nhận ra rằng làm việc tập trung giúp cả công việc lẫn đời sống cá nhân trở nên nhẹ nhàng và dễ kiểm soát hơn.

Vì vậy, hãy loại bỏ những thứ gây lãng phí thời gian trong cuộc sống bằng các công cụ năng suất. Dọn gọn không gian làm việc và tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Bạn sẽ thấy điều đó rất đáng làm. Nếu muốn thử gửi email bằng video, tải ScreenRec tại đây.