5 + 7 công cụ quản lý nhiều dự án để làm được nhiều việc hơn

Xử lý nhiều dự án cùng lúc có thể trở thành thảm họa nếu không được quản lý hiệu quả. Ai trong chúng ta cũng từng có lúc cố gắng ôm đồm quá nhiều việc vượt quá khả năng, và kết quả thường không mấy tốt đẹp.

Lên lịch và điều phối kém sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất. Trung bình, một nhân viên chỉ thật sự làm việc hiệu quả khoảng 3 giờ mỗi ngày. Trì hoãn là một trong những nguyên nhân chính khiến năng suất tại nơi làm việc giảm.

80% nhân viên hưởng lương và 76% doanh nhân trì hoãn khoảng 1-4 giờ trong một ngày làm việc bình thường. Vì vậy, một phần rất lớn thời gian của chúng ta bị lãng phí, và nguyên nhân chủ yếu đến từ quản lý kém.

May mắn là các công cụ quản lý nhiều dự án có thể giúp mọi thứ được sắp xếp gọn gàng và đi đúng hướng. Bài viết này sẽ điểm qua những công cụ quản lý nhiều dự án tốt nhất mà bạn có thể tìm thấy.

Công cụ quản lý nhiều dự án tốt nhất

Công cụ quản lý nhiều dự án miễn phí tốt nhất - ScreenRec

ScreenRec rất hữu ích cho giao tiếp, nên cũng trở thành một công cụ tiện lợi để quản lý dự án. Nó cho phép bạn quay các video ngắn từ màn hình, webcam và micro, thậm chí ghi cả âm thanh hệ thống khi cần.

Bạn cũng có thể chụp và chú thích ảnh chụp màn hình. Điểm hay nhất là bạn không cần tải bất cứ thứ gì lên thủ công. ScreenRec lưu video của bạn vào tài khoản video riêng tư theo thời gian thực, và bạn nhận được liên kết chia sẻ riêng tư ngay khi dừng ghi.

Tính năng nổi bật

2GB dung lượng lưu trữ đám mây riêng tư miễn phí
Quay màn hình máy tính, webcam, micro và âm thanh
Chú thích ảnh chụp màn hình
Quản lý nội dung
Chia sẻ tức thì
Không có hình mờ hoặc giới hạn thời gian
Quay video HD
Trình ghi màn hình nhẹ, chạy mượt

Giá

Hiện tại, ScreenRec được sử dụng miễn phí.

Công cụ lập kế hoạch quản lý nhiều dự án tốt nhất – Asana

Asana là một trong những cách tốt nhất để theo dõi nhiều dự án. Công cụ này rất phù hợp để giám sát tiến độ dự án, với giao diện đơn giản, thân thiện và giúp bạn cải thiện năng suất.

Là một nền tảng quản lý dự án đầy đủ tính năng, Asana giúp các nhóm luôn đồng bộ và đảm bảo không việc nào bị bỏ sót. Sự linh hoạt khiến Asana phù hợp với doanh nghiệp ở mọi quy mô, vì công cụ này có thể tùy chỉnh dễ dàng theo nhiều phương pháp và quy trình quản lý dự án khác nhau.

Nhờ tập trung vào cộng tác và minh bạch, Asana nhanh chóng trở thành một trong những công cụ lập kế hoạch dự án tốt nhất và là lựa chọn quen thuộc để quản lý nhiều dự án thành công.

Tính năng nổi bật

Tổ chức workspace và dự án
Theo dõi hoạt động
Chỉnh sửa/cập nhật nhiệm vụ
Quản lý quy trình làm việc
Chế độ xem nhiệm vụ có thể tùy chỉnh, bao gồm cả bảng Kanban
Phụ thuộc và cột mốc
Báo cáo và dashboard nâng cao
Tích hợp

Giá

Hiện tại, phần mềm quản lý dự án này có phiên bản miễn phí trong tùy chọn dùng thử miễn phí. Gói premium có giá $10.99/người dùng theo năm hoặc $13.49/người dùng khi thanh toán theo tháng.

Công cụ quản lý nhiều dự án có workflow tốt nhất – ClickUp

ClickUp là công cụ quản lý nhiều dự án linh hoạt với bộ tính năng mạnh, cho phép các nhóm quản lý nhiều dự án đồng thời tối ưu hóa quy trình làm việc. Nền tảng tất cả trong một này được thiết kế để tăng năng suất và tinh gọn cộng tác nhóm, rất phù hợp với các tổ chức muốn quản lý dự án hiệu quả.

Cấu trúc có thể tùy chỉnh, tự động hóa và khả năng workflow nâng cao của ClickUp giúp các nhóm điều chỉnh công cụ theo nhu cầu riêng, từ đó tạo trải nghiệm quản lý nhiều dự án liền mạch hơn.

Tính năng nổi bật

Cấu trúc phân cấp
Chế độ xem có thể tùy chỉnh
Tự động hóa quy trình làm việc
Theo dõi và ước tính thời gian
Báo cáo và phân tích
Tích hợp

Giá

Hiện tại, phần mềm quản lý dự án này có gói miễn phí với số nhiệm vụ và người dùng không giới hạn. Tuy nhiên, dung lượng lưu trữ bị giới hạn ở 100MB. Các gói premium bắt đầu từ $5/người dùng/tháng.

Lịch quản lý nhiều dự án tốt nhất – TeamUp

Rất phù hợp để sắp xếp các cuộc họp nhóm, TeamUp là công cụ lịch quản lý nhiều dự án mạnh mẽ, được thiết kế để giúp các nhóm tổ chức, lên lịch và theo dõi nhiều dự án hiệu quả trên một nền tảng thống nhất.

Trọng tâm chính của TeamUp là quản lý dự án dựa trên lịch, nên đây là giải pháp phù hợp cho các tổ chức cần hình dung rõ tiến độ và mốc thời gian của dự án. Giao diện trực quan và tùy chọn cấu hình linh hoạt giúp TeamUp phù hợp với nhiều ngành, trở thành lựa chọn phổ biến cho doanh nghiệp muốn tinh gọn quy trình quản lý nhiều dự án. Với TeamUp, lịch dự án chồng chéo sẽ không còn là nỗi lo.

Tính năng nổi bật

Có ứng dụng điện thoại đi kèm
Theo dõi lịch của thành viên nhóm
Tùy chọn tìm kiếm giúp truy cập thông tin dễ hơn, từ đó tăng năng suất
Mã màu
Nhắc nhở và thông báo
Kiểm soát quyền truy cập
Tích hợp
Chia sẻ sự kiện

Giá

Gói cơ bản miễn phí nhưng giới hạn ở 8 lịch phụ và chỉ lưu dữ liệu lịch sử tối đa một năm. Các gói premium bắt đầu từ $10 mỗi tháng cho mỗi lịch.

Công cụ theo dõi thời gian quản lý nhiều dự án tốt nhất - TimeDoctor

Rất phù hợp để giám sát thời gian đã dùng và cải thiện trách nhiệm giải trình, TimeDoctor là một ứng dụng theo dõi dự án. Được thiết kế để giúp các nhóm đo lường và quản lý chính xác thời gian dành cho nhiều nhiệm vụ trong nhiều dự án, ứng dụng này có khả năng theo dõi thời gian khá toàn diện.

TimeDoctor có thể đóng vai trò phần mềm theo dõi nhiều dự án cho các tổ chức muốn tối ưu năng suất, phân bổ nguồn lực hiệu quả và hiểu rõ hiệu suất dự án. Giao diện thân thiện cùng các tính năng mạnh giúp công cụ này phù hợp với doanh nghiệp ở nhiều quy mô, trở thành lựa chọn phổ biến để quản lý thời gian hiệu quả cho nhiều dự án.

Tính năng nổi bật

Theo dõi thời gian chính xác
Quản lý yếu tố gây xao nhãng
Báo cáo có thể tùy chỉnh
Tích hợp
Theo dõi ngoại tuyến
Tính lương
Báo cáo theo thời gian.

Giá

Hiện tại, giá của phần mềm quản lý dự án này gồm các gói basic, standard và premium. Các gói bắt đầu từ $70/năm hoặc $7/tháng.

Những lựa chọn đáng chú ý khác

Tên	Công dụng
Monday	Hệ thống quản lý dự án linh hoạt, được thiết kế để giúp các nhóm lập kế hoạch, thực thi và theo dõi dự án
ProofHub	Phần mềm quản lý dự án và cộng tác tất cả trong một, giúp đơn giản hóa giao tiếp nhóm, quản lý nhiệm vụ và theo dõi dự án
RedMine	Công cụ quản lý dự án và theo dõi vấn đề mã nguồn mở, cung cấp nhiều tính năng mạnh như biểu đồ Gantt, wiki và diễn đàn
LiquidPlanner	Phần mềm quản lý dự án linh hoạt với khả năng lập lịch dự đoán, quản lý nguồn lực và phân tích
PayMo	Giải pháp quản lý dự án toàn diện kết hợp theo dõi thời gian, quản lý nhiệm vụ và tính năng lập hóa đơn
Airtable	Nền tảng quản lý dự án linh hoạt lấy cảm hứng từ bảng tính, cho phép các nhóm tạo cơ sở dữ liệu tùy chỉnh và cộng tác theo thời gian thực
Jira	Công cụ quản lý dự án cho các nhóm agile, cung cấp các tính năng mạnh như workflow có thể tùy chỉnh, theo dõi issue và báo cáo chi tiết

Công cụ PMO (Project Management Office) là giải pháp phần mềm được thiết kế để hỗ trợ các chức năng và quy trình của văn phòng quản lý dự án trong một tổ chức. Những công cụ này giúp tập trung hóa hoạt động quản lý dự án, tinh gọn quy trình, cải thiện giao tiếp và tăng cường cộng tác giữa các nhóm.

Công cụ PMO thường cung cấp các tính năng như lập kế hoạch dự án, quản lý nguồn lực, quản lý nhiệm vụ, theo dõi rủi ro và vấn đề, theo dõi thời gian, báo cáo và phân tích để giúp PMO quản lý, giám sát nhiều dự án trong toàn tổ chức một cách hiệu quả. Khi tận dụng công cụ PMO, tổ chức có thể đảm bảo tính nhất quán, chuẩn hóa và cải thiện tổng thể trong thực hành quản lý dự án.

Phần mềm quản lý nhiều dự án là một loại giải pháp phần mềm giúp tổ chức lập kế hoạch, thực thi và giám sát nhiều dự án cùng lúc. Những công cụ này cho phép các nhóm phân bổ nguồn lực hiệu quả, theo dõi tiến độ và đảm bảo dự án hoàn thành thành công trong khi vẫn có cái nhìn rõ ràng về toàn bộ danh mục dự án.

Phần mềm quản lý nhiều dự án thường có các tính năng như quản lý nhiệm vụ, lập kế hoạch dự án, phân bổ nguồn lực, cộng tác nhóm, theo dõi thời gian, lập ngân sách, quản lý rủi ro và báo cáo. Khi dùng loại phần mềm này, tổ chức có thể phối hợp tốt hơn, tối ưu quy trình làm việc, cải thiện giao tiếp và nâng cao hiệu suất tổng thể trên nhiều dự án.

Để quản lý nhiều dự án cùng lúc, hãy ưu tiên chúng dựa trên mức độ quan trọng, tính cấp bách và tác động, đồng thời đặt mục tiêu rõ ràng cho từng dự án. Xây dựng kế hoạch dự án chi tiết, phân bổ nguồn lực hợp lý và dùng phần mềm quản lý nhiều dự án để giữ mọi thứ có tổ chức.

Duy trì giao tiếp hiệu quả giữa thành viên nhóm, các bên liên quan và khách hàng, đồng thời thường xuyên theo dõi tiến độ và hiệu suất. Hãy linh hoạt và sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch, mức độ ưu tiên khi cần. Giao việc để phân bổ khối lượng công việc và trao quyền cho thành viên nhóm. Sau khi hoàn thành từng dự án, hãy đánh giá lại để xác định điểm cần cải thiện và bài học rút ra, rồi áp dụng những hiểu biết đó cho các dự án sau nhằm nâng cao kỹ năng quản lý nhiều dự án.

Kết luận

Quản lý nhiều dự án là kỹ năng thiết yếu với người quản lý dự án thường xuyên phải xử lý nhiều việc cùng lúc. Bằng cách tận dụng các công cụ mạnh như Asana, ClickUp, TeamUp và TimeDoctor, bạn có thể lập kế hoạch, tổ chức và theo dõi dự án hiệu quả. Tốt hơn nữa, bạn có thể dùng các công cụ này để tối ưu quy trình làm việc và giao tiếp.

Không có một công cụ quản lý nhiều dự án nào là tốt nhất cho tất cả mọi người. Mỗi công cụ có những tính năng riêng, phù hợp với các nhu cầu quản lý dự án cụ thể. Điều đó có nghĩa là bạn cần tìm giải pháp lý tưởng cho hoàn cảnh của mình. Với chiến lược phù hợp, công cụ đúng và tinh thần cải thiện liên tục, bạn có thể quản lý nhiều dự án hiệu quả. Việc này không khó như bạn nghĩ.