11 ứng dụng giao tiếp nhóm tốt nhất cho doanh nghiệp

Cho phép chúng tôi hỏi bạn vài câu.

Hôm nay bạn đã nhìn điện thoại bao nhiêu lần? Bạn nhận và trả lời bao nhiêu tin nhắn? Và bao nhiêu trong số đó có liên quan đến công việc, dù trực tiếp hay gián tiếp?

Nếu câu trả lời là “rất nhiều”, đừng lo. Chúng ta đều đang bị bủa vây bởi các ứng dụng giao tiếp nhóm.

Năm 2018, một nghiên cứu cho thấy nhân viên văn phòng điển hình nhận trung bình 121 email mỗi ngày. Tệ hơn nữa, 33% doanh nhân được khảo sát đồng ý rằng email là yếu tố ngốn thời gian nhất trong doanh nghiệp của họ. Đáng buồn, phải không?

Không chỉ vậy, trong một báo cáo của David Grossman, ông nhận thấy rằng trong 400 công ty được khảo sát, mỗi công ty báo cáo mức thiệt hại trung bình 62,4 triệu USD do hiểu lầm nghiêm trọng giữa đồng nghiệp.

Ai cũng biết lãng phí thời gian là lãng phí tiền bạc, nên hãy nói thẳng: khi nhóm buộc phải trao đổi hoàn toàn qua email, rất nhiều thông tin sẽ bị thất lạc hoặc bị hiểu sai.

Vậy vì sao chúng ta vẫn mất quá nhiều thời gian viết những email dài lê thê? Đừng lo, vấn đề của thế kỷ 21 này có nhiều cách giải quyết. Đó là các ứng dụng giao tiếp nhóm. Chắc bạn đã nghe một vài cái tên như Slack, G-Suite, Microsoft Teams, ScreenRec.

Câu hỏi là: công cụ nào đáng để thử?

Đó là lúc danh sách này phát huy tác dụng. Chúng tôi đã tổng hợp các ứng dụng giao tiếp nhân viên tốt nhất hiện nay, phân tích từng lựa chọn và thêm cả một số cái tên đáng chú ý.

Vì sao nên dùng ứng dụng giao tiếp nhóm?

Phòng trò chuyện riêng. Hầu hết các chương trình này sắp xếp trò chuyện nhóm thành “kênh” và “luồng”. Nghĩa là thay vì một cuộc trò chuyện duy nhất nơi nhân viên nói về 4 dự án khác nhau, bạn có thể tách chúng thành 4 cuộc trò chuyện riêng.
Ít xao nhãng hơn. Khác với các ứng dụng nhắn tin như Whatsapp và Facebook messenger, công cụ giao tiếp nơi làm việc giúp tách trò chuyện công việc khỏi trò chuyện cá nhân.
Được xây dựng cho giao tiếp doanh nghiệp. Các ứng dụng giao tiếp nhân viên chuyên dụng thường có nhắn tin tức thì cho doanh nghiệp, chia sẻ tệp, họp video và gọi âm thanh. Chúng cũng giúp bạn thử nhiều chiến lược giao tiếp tại nơi làm việc.
Giúp đội ngũ gắn kết hơn. Ứng dụng giao tiếp nhóm được tạo ra để đưa nhân viên vào cùng một không gian làm việc, nơi mọi người có thể cộng tác trong một ứng dụng duy nhất.
Giảm hiểu lầm. Khi mọi người cùng tham gia một cuộc thảo luận, họ sẽ cùng nắm rõ thông tin, từ đó giảm nhầm lẫn và giao tiếp sai.

Không vòng vo nữa, dưới đây là những ứng dụng giao tiếp tốt nhất cho trò chuyện và tin nhắn video, được sắp xếp từ tốt nhất đến “cũng ổn”.

Ứng dụng giao tiếp nhóm tốt nhất

1. ScreenRec

Tốt nhất cho quay và chia sẻ màn hình

ScreenRec là một phần mềm nhỏ nhưng đang tạo được dấu ấn lớn trong lĩnh vực giao tiếp doanh nghiệp. Bằng cách nào? Nó khiến nhiều người bất ngờ. Khi nghĩ đến giao tiếp nhóm, hầu hết mọi người không nghĩ ngay đến chụp hoặc quay màn hình. Tuy nhiên, ScreenRec biến việc này thành một trong những cách hiệu quả nhất để truyền đạt thông điệp và ý tưởng.

Dù là một phần mềm chụp màn hình cho Mac phổ biến, ScreenRec cũng hoạt động trên Windows và Linux. ScreenRec giúp bạn trao đổi với nhóm nhanh hơn vì bạn không cần tải lên ảnh chụp màn hình và bản ghi màn hình. Ứng dụng tự làm việc đó trong nền và ngay lập tức tạo cho bạn một liên kết chia sẻ riêng tư để gửi cho bất kỳ ai.

Bạn có thể dùng ScreenRec để chụp ảnh màn hình và quay màn hình nhằm…

Gửi phản hồi cho nhà thiết kế
Hướng dẫn đồng nghiệp cách làm một việc nào đó
Cải thiện dịch vụ khách hàng
Báo lỗi
Giao việc bằng bản ghi màn hình
Lưu trữ các cuộc trao đổi bằng video
Tổ chức cuộc họp không đồng bộ

Giá: MIỄN PHÍ

Bây giờ, hãy xem một vài ứng dụng nhắn tin tức thì mà bạn có thể dùng để gửi ảnh chụp màn hình và video quay màn hình.

2. Brosix IM

Tốt nhất cho nhắn tin tức thì bảo mật

Brosix loại bỏ những cuộc trò chuyện lộn xộn và giúp giao tiếp công việc gọn gàng hơn, đồng thời có thêm lớp bảo mật mạnh. Brosix IM là nền tảng nhắn tin tức thì cho phép người dùng trò chuyện theo thời gian thực với mã hóa đầu cuối.

Dù vốn đã là một công cụ nhắn tin tức thì mạnh, Brosix còn tiến xa hơn khi hoạt động như một nền tảng cộng tác đầy đủ tính năng. Với chia sẻ tệp, bảng trắng, chia sẻ màn hình, thậm chí trò chuyện thoại và video, bạn sẽ thấy ứng dụng này làm được rất nhiều việc.

Giá: Miễn phí cho tối đa 3 người dùng, $4 mỗi người dùng mỗi tháng (thanh toán hằng năm)

3. Troop Messenger

Tốt nhất cho trò chuyện bảo mật

Troop Messenger là phần mềm trò chuyện văn phòng với nhiều tính năng bảo mật. Công cụ này được dùng như kênh giao tiếp chính thức bởi các cơ quan quốc phòng, trạm vũ trụ, đảng phái chính trị, tập đoàn và nhiều công ty khác.

Ngoài các tính năng tiêu chuẩn như trò chuyện, gọi âm thanh/video và chia sẻ tệp, Troop Messenger còn cung cấp hội nghị âm thanh/video, truy cập từ xa, chia sẻ màn hình, cùng chỉnh sửa mã và theo dõi vị trí trực tiếp. Công cụ cộng tác nhóm này có nhiều tùy chọn triển khai như SaaS, API trò chuyện và SDK, tùy theo yêu cầu của khách hàng.

Giá: Troop Messenger có hai gói giá. Gói Premium là $2.50 mỗi tháng, còn gói Enterprise có giá $5 mỗi tháng. Giá của gói Superior được cung cấp theo yêu cầu.

4. Slack

Tốt nhất cho trò chuyện nhanh

Là viết tắt của Searchable Log of All Conversation and Knowledge, Slack là phần mềm trên đám mây và giải pháp trực tuyến cho trò chuyện nhóm trong doanh nghiệp.

Giao diện thân thiện và nhẹ đến mức bạn không cần kiến thức trước đó hay thời gian làm quen. Chỉ cần đăng ký là dùng được. Các tích hợp của Slack cũng là một điểm cộng lớn. Bạn có thể liên kết gần như mọi tài khoản mình nghĩ tới với Slack, từ Google Drive đến Dropbox và ZenDesk; danh sách này còn rất dài.

Bảo mật là điều bắt buộc với phần mềm giao tiếp nhóm, và Slack cung cấp dữ liệu mã hóa, đánh giá tuân thủ SOC2 Type II, xác thực 2 yếu tố, đồng thời tích hợp với DLP, EMM và nhiều công cụ khác. (Chưa rõ những thuật ngữ đó nghĩa là gì? Hãy xem phần Đọc thêm ở cuối bài.)

Gói miễn phí có một số giới hạn :

Chỉ 10.000 tin nhắn đầu tiên có thể xem và tìm kiếm. Bạn cần nâng cấp để có lịch sử tin nhắn không giới hạn.
Dung lượng lưu trữ tệp giới hạn ở 5Gb. Khi vượt giới hạn này, các tệp cũ sẽ tự động được lưu trữ.
Bạn có 10 tích hợp ứng dụng.

Slack là ứng dụng trò chuyện nhóm rất quen thuộc. Mức độ phổ biến, sự đơn giản và khả năng tích hợp giúp Slack trở thành một trong những ứng dụng nhắn tin văn phòng hàng đầu trong danh sách này.

(Nguồn ảnh)

Giá: Miễn phí hoặc $80/người dùng/năm

5. Twist

Tốt nhất cho trò chuyện có tổ chức

Là đối thủ trực tiếp của Slack, Twist là dịch vụ giao tiếp nhóm tập trung vào việc giảm xao nhãng và tổ chức thảo luận rõ ràng.

Được tạo bởi đội ngũ đứng sau ToDoist, Twist vượt Slack ở chỗ bổ sung một trình quản lý công việc có thể truy cập ngay trong cuộc trò chuyện. Không chỉ vậy, các cuộc trò chuyện còn được chia nhỏ sâu hơn thành các luồng trong kênh. Nhờ đó, nhóm dễ giữ cuộc trao đổi được sắp xếp theo dự án. Twist cũng nhấn mạnh công cụ tìm kiếm mạnh mẽ của mình,

“Tìm kiếm sẽ đào ra bất kỳ thông tin nào bạn cần cùng toàn bộ ngữ cảnh của cuộc trò chuyện gốc.”

Giống Slack, Twist có giao diện thân thiện; không gian thoáng nhưng vẫn cung cấp những công cụ cơ bản bạn cần. Nhược điểm duy nhất so với Slack là số lượng tích hợp khá ít. Twist chỉ có khoảng hơn chục tích hợp, trong khi Slack có tới vài chục khả năng tích hợp. Dù vậy, Twist vẫn đáng để thử.

Giá: Miễn phí hoặc $6/tháng mỗi người dùng

6. Microsoft Teams

Tốt nhất để tổ chức cuộc họp trực tuyến cho nhóm nhỏ đến lớn

Microsoft Teams là phần mềm giao tiếp công việc kết hợp trò chuyện, họp video, chia sẻ tệp và tích hợp trong một ứng dụng. Điểm mạnh nhất của Microsoft Teams là phù hợp cả với nhắn tin cho doanh nghiệp nhỏ lẫn trò chuyện cấp doanh nghiệp.

Ứng dụng trò chuyện doanh nghiệp tốt nhất

Là một phần của bộ Office 365, Microsoft Teams có lợi thế trong mảng giao tiếp nhóm vì rất nổi tiếng và nhiều người dùng đã quen với các sản phẩm Microsoft khác. Vì vậy, tích hợp các ứng dụng như Outlook và Word rất dễ dàng. Phần mềm này cũng có “Wiki Tabs ”, một trình soạn thảo văn bản thông minh cho phép bạn viết tin nhắn dài và định dạng chúng như email.

Giá: Miễn phí cho tối đa 300 người dùng hoặc $6/tháng mỗi người dùng

7. Ryver

Tốt nhất cho quy trình làm việc tự động

Ryver là ứng dụng cộng tác nhóm kiêm trình quản lý công việc và giải pháp quy trình làm việc tự động. Ngoài các công cụ quản lý cơ bản mà hầu hết ứng dụng giao tiếp doanh nghiệp đều có, như tạo công việc từ cuộc trò chuyện và đặt lời nhắc, Ryver còn tiến thêm một bước. Phần mềm này mô phỏng Trello bằng cách dùng phương pháp Kanban để hiển thị công việc và danh sách việc cần làm.

Ứng dụng giao tiếp nhân viên tốt nhất có tự động hóa

Hơn nữa, bạn có thể thiết lập nhiều thao tác để hoàn thành tự động. Ryver cho phép đặt cảnh báo, thông báo kích hoạt theo điều kiện, đồng bộ dữ liệu và thậm chí tự động giao việc. Tất cả đều có thể thực hiện qua hệ thống quy trình làm việc.

Đáng tiếc là các thiết lập tự động hóa chỉ có dưới dạng tiện ích bổ sung, không phải tính năng cơ bản. Nếu bạn không ngại tải thêm phần mở rộng, Ryver là một lựa chọn đáng thử.

Giá: Dùng thử miễn phí hoặc $49/tháng cho tối đa 12 người dùng

8. Google Hangouts

Tốt nhất cho giao tiếp đơn giản, toàn diện

Ai cũng quen với Google và gần như ai cũng có tài khoản Google. Dù là Gmail, Google Drive, Google Docs hay rất nhiều ứng dụng khác, Google Hangouts có lẽ là cái tên dễ nhận ra nhất trong danh sách này.

Google Hangouts là cách rất tiện để đồng đội kết nối trên một nền tảng quen thuộc với hầu hết mọi người, đồng thời có chất lượng âm thanh và video tốt. Trò chuyện theo thời gian thực, gọi video và gọi VoIP nhanh khiến công cụ này phù hợp cho cả nhóm lớn lẫn nhóm nhỏ. Một điểm nổi bật nữa là khả năng gọi bằng số điện thoại của bạn.

Dù Hangouts không có các tính năng quản lý nhân viên thường thấy, sự dễ dùng và quen thuộc của nó vẫn là một lợi thế. Điều này đặc biệt hữu ích với những người cảm thấy khó theo kịp quá nhiều chương trình giao tiếp nội bộ.

Giá: $5/tháng mỗi người dùng

9. Discord

Tốt nhất cho trò chuyện thoại ổn định

Discord là ứng dụng VoIP và nhắn tin ban đầu được tạo cho game thủ, cho phép người dùng nhắn tin, trò chuyện video và gọi thoại với nhau. Dù mục đích ban đầu là gaming, Discord lại khá phù hợp với các nhóm làm việc.

Discord có giao diện rất đơn giản. Tính năng không quá nhiều, nhưng nếu bạn chỉ cần giao tiếp nhanh, Discord có thể là lựa chọn bạn đang tìm. Đáng tiếc là ứng dụng này không có công cụ quản lý. Dù vậy, ít nhất Discord có thể tổ chức trò chuyện thành các kênh, và tính năng gọi thoại “luôn bật” rất phù hợp với nhân viên cần luôn sẵn sàng liên lạc.

Giá: Miễn phí hoặc $4.99 cho các tính năng bổ sung như emoji tùy chỉnh và dung lượng tải lên lớn hơn

10. Glip

Tốt nhất cho gọi VoIP trong doanh nghiệp

Được RingCentral tạo ra, Glip là nền tảng giao tiếp nhóm dựa trên VoIP. Tính năng gọi ổn định giúp việc trao đổi nhanh trở nên dễ dàng.

Tương tự Discord, tính năng gọi luôn bật của Glip cho phép nhân viên thực hiện và nhận cuộc gọi bất cứ lúc nào. Nhưng hãy nhớ rằng Discord không thật sự là ứng dụng giao tiếp doanh nghiệp. Glip thì có. Ngoài hệ thống gọi mạnh, Glip còn có trình quản lý công việc, lịch và được tổ chức theo người, nhóm và kênh.

Ứng dụng trò chuyện nhóm tốt nhất cho gọi VoIP ổn định

Dù có vẻ được sắp xếp khá tốt, Glip không thật sự tách riêng được người dùng theo nhu cầu. Mọi người đăng nhập vào ứng dụng đều nhận tất cả thông báo, điều này rất phiền nếu dự án đó không liên quan đến bạn. Bạn cũng không thể tạo sự kiện lịch lặp lại. Nghe có vẻ không nghiêm trọng, nhưng nếu bạn có cuộc họp hằng tháng vào thứ Hai tuần thứ 2, việc tùy chỉnh lịch để tự động nhắc thành viên nhóm vẫn tiện hơn nhiều so với nhập thủ công mỗi tháng.

Giá: Miễn phí hoặc $5/tháng mỗi người dùng

11. Appear.in

Tốt nhất cho họp video đơn giản, ổn định

Là ứng dụng họp video cho phép trò chuyện và chia sẻ màn hình, Appear.in gom mọi thứ vào một ứng dụng đơn giản. Với thiết kế nhẹ, Appear.in vẫn thân thiện và dễ dùng. Tuy nhiên, với một số người dùng, nó có thể hơi quá đơn giản.

Ngoài trò chuyện video dễ dùng, phần mềm này không có quá nhiều thứ khác. Không có công cụ quản lý và tính năng “đặc biệt” duy nhất là chia sẻ màn hình, vốn là tiện ích bổ sung và cần cài đặt thêm. Dù vậy, Appear.in là ứng dụng họp video đơn giản nhất trong danh sách này và nổi tiếng nhờ chất lượng video tốt.

Giá: Miễn phí cho một người dùng hoặc $9.99/tháng mỗi người dùng

Kết luận

Khi chọn ứng dụng giao tiếp nhóm tốt nhất cho bạn và đồng nghiệp, bạn cần cân nhắc nhiều yếu tố. Nhóm của bạn đang gặp khó khăn ở đâu? Vấn đề đó có thể được giải quyết như thế nào? Ứng dụng nào có đủ tính năng để xử lý nó?

Mỗi nền tảng có một bộ tính năng khác nhau. Vì vậy, có thể bạn sẽ dùng nhiều hơn một nền tảng, và điều đó không hề xấu. Ví dụ, nếu kết hợp Twist với ScreenRec, bạn sẽ có một bộ đôi rất lợi: vừa trò chuyện, vừa quản lý công việc, vừa gửi tin nhắn video. Hãy tưởng tượng giao tiếp trong công việc có thể trơn tru hơn đến mức nào.

Hãy kết hợp linh hoạt các ứng dụng giao tiếp này để tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Tài liệu tham khảo và đọc thêm

Hiểu lầm là vấn đề hằng ngày của các nhóm làm việc từ xa. Nó xuất phát từ khác biệt văn hóa, múi giờ và nhiều yếu tố khác. Khi giao tiếp sai xảy ra, cộng tác cũng bị ảnh hưởng và có thể kéo hiệu suất đi xuống. Vì việc trao đổi giữa các thành viên vốn đã khó khăn, bạn rất cần dùng công cụ giao tiếp và cộng tác để bù lại việc nhân viên không cùng ở trong một phòng.

Một giải pháp tốt là dùng ứng dụng cộng tác, chẳng hạn Yammer hoặc BlueJeans. Những công cụ này đưa các thành viên vào cùng một nền tảng xã hội để tạo nơi làm việc trực tuyến. Nhiều công cụ khác như ScreenRec, Time Doctor hoặc Asana cũng được phát triển để hỗ trợ những khía cạnh cụ thể của làm việc từ xa.