9 ứng dụng giao tiếp nội bộ tốt nhất cho nhân viên
À, giao tiếp nội bộ. Đây là nền tảng giúp mọi người hiểu nhau và làm việc hiệu quả hơn. Vì sao? Theo Wikipedia, giao tiếp nội bộ là “chức năng chịu trách nhiệm đảm bảo hoạt động giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong một tổ chức.”
Nói ngắn gọn, giao tiếp nội bộ là cách doanh nghiệp quản lý toàn bộ luồng trao đổi qua nhiều kênh khác nhau giữa các thành viên trong nhóm, tức là nhân viên. Muốn làm tốt việc đó, bạn chắc chắn cần đúng công cụ. Ngay bên dưới, chúng ta sẽ đi qua những ứng dụng giao tiếp với nhân viên đáng chú ý nhất.
Làm thế nào để quản lý giao tiếp nội bộ hiệu quả?
Một cách đơn giản là dùng ứng dụng giao tiếp nội bộ dành cho nhân viên.
Câu “việc gì cũng có ứng dụng” quả không sai, và ứng dụng giao tiếp nhóm là một ví dụ rõ ràng. Vì vậy, chúng tôi đã tổng hợp danh sách những công cụ giao tiếp nội bộ đáng để bạn thử.
Các ứng dụng này phục vụ nhiều nhu cầu và có khả năng rất khác nhau, nhưng đều chung một mục tiêu: giảm bớt những rào cản trong giao tiếp giữa nhân viên. Trước khi vào danh sách, hãy nhìn qua một vài thách thức thường gặp.
Những thách thức trong giao tiếp nội bộ
Thiếu giao tiếp tổng thể | Trong một công ty có hàng trăm người, việc duy trì kết nối với tất cả mọi người không hề dễ. Nhiều lúc quá trình này trở nên nặng nề đến mức một số người gần như không muốn trao đổi nữa. |
Lãng phí thời gian với email | Soạn email trang trọng cho mọi việc thường rất tốn thời gian. Không ít email thiếu rõ ràng hoặc truyền tải sai ý. Cuối cùng, email có thể tạo thêm nhầm lẫn thay vì giúp mọi thứ rõ ràng hơn. |
Ít phản hồi | Khi các thành viên trong nhóm làm việc ở nhiều nơi trên thế giới, mỗi người thường theo nhịp độ và lịch trình riêng. Về cơ bản, họ làm việc khá độc lập. Sự tách biệt này càng rõ hơn khi người quản lý hiếm khi dành thời gian phản hồi về phần việc nhân viên đã gửi. |
Hướng dẫn không rõ ràng | Không biết chính xác cần làm gì dễ tạo ra vòng lặp tệ hại: hiểu sai, thông tin sai lệch và năng suất giảm. |
Cập nhật chậm trễ | Thông tin trong tổ chức thay đổi rất nhanh, nhưng chính tốc độ đó cũng khiến các cập nhật quan trọng dễ bị trôi mất. Đến khi nhận ra, một số thành viên chỉ biết tin sau vài ngày. |
Thông tin không liên quan | Mỗi người có vai trò riêng và cần những thông tin phù hợp với công việc của mình. Tuy vậy, nhân viên thường nhận quá nhiều thông báo và cập nhật không liên quan đến họ hoặc dự án họ đang phụ trách. |
Những ứng dụng giao tiếp với nhân viên tốt nhất
Khi đã hiểu những thách thức doanh nghiệp thường gặp, hãy cùng xem các ứng dụng được thiết kế để giảm bớt các vấn đề đó và cải thiện trải nghiệm của nhân viên.
1. ScreenRec cho tin nhắn video
Không có gì lạ khi nhiều tổ chức đang rời xa cách trao đổi truyền thống qua email. Họ chọn một giải pháp thay thế email nhanh và hiệu quả hơn nhiều: quay màn hình. ScreenRec là trình ghi màn hình miễn phí có chia sẻ tức thì, cho phép bạn chụp ảnh màn hình và quay video màn hình. Bạn có thể dùng ScreenRec để phản hồi rõ ràng cho đồng đội, quay video báo lỗi, hỗ trợ khách hàng hoặc ghi lại cuộc họp Skype for Business.
Sau đó, bạn có thể chia sẻ video hoặc ảnh chụp qua liên kết được tạo tự động. Ví dụ, nếu bạn đang thiết kế trên Mac, ScreenRec là trình ghi màn hình cho Mac có chia sẻ tức thì, nên nó có thể trở thành một công cụ giao tiếp với nhân viên rất hiệu quả. Bạn có thể quay một video ngắn để trình bày thiết kế cho khách hàng.
Kết hợp ScreenRec với một trong các ứng dụng dưới đây, hoạt động giao tiếp của bạn sẽ trôi chảy hơn rất nhiều.
Tính năng nổi bật
- Liên kết chia sẻ riêng tư và bảo mật
- Chụp ảnh màn hình và quay màn hình dễ dàng bằng một phím tắt đơn giản
- 2 GB dung lượng lưu trữ đám mây miễn phí
Giá
Miễn phí
2. Flipsnack cho tài liệu doanh nghiệp tương tác
Flipsnack là một công cụ xuất bản số mạnh mẽ, giúp bạn dễ dàng tạo, chia sẻ và xuất bản các tài liệu giao tiếp nội bộ có tính tương tác như sổ tay nhân viên, hướng dẫn nội bộ, bản tin công ty và nhiều nội dung khác.
Tính tương tác đóng vai trò rất lớn trong giao tiếp nội bộ. Khi thêm GIF, liên kết, chú thích, video, mã iframe, thẻ và các yếu tố hấp dẫn khác vào tài liệu, bạn sẽ thu hút sự chú ý của người đọc và tăng mức độ tương tác.
Flipsnack còn làm được nhiều hơn thế. Ngay sau khi tạo và tùy chỉnh tài liệu doanh nghiệp theo đúng ý muốn, bạn có thể chia sẻ chúng một cách bảo mật chỉ với nhân viên hoặc những người trong nhóm. Nhờ vậy, thông tin mật không bị rò rỉ ra ngoài.
Tính năng nổi bật:
- Các tính năng tương tác giúp tài liệu giao tiếp nội bộ hấp dẫn hơn và thu hút người đọc
- Dễ dàng theo dõi hoạt động của người đọc qua thống kê riêng lẻ và chuyên sâu
- Chia sẻ tài liệu doanh nghiệp tương tác một cách bảo mật với nhân viên
Giá
Yêu cầu báo giá
3. Yammer để trò chuyện
Có thể xem Yammer như một mạng xã hội dành cho doanh nghiệp. Là một phần của bộ Microsoft, Yammer giúp mọi người duy trì kết nối và cập nhật tin tức công ty. Yammer có thể tích hợp với nhiều ứng dụng của Microsoft như Office 365, Skype, Microsoft Teams và hơn thế nữa. Hệ thống nhắn tin đi kèm bảng tin, nên bạn không bỏ lỡ cơ hội bình luận về các cập nhật mới hoặc những dự án vừa hoàn tất.
Tính năng nổi bật
- Thông báo theo thời gian thực
- Bảng tin kiểu mạng xã hội cho toàn bộ tổ chức truy cập
- Tích hợp với tất cả sản phẩm Microsoft
Giá
$8 mỗi người dùng mỗi tháng cho Office 365 (đã bao gồm Yammer)
4. SnapComms để trò chuyện
Tương tự Yammer, SnapComms dùng bảng tin theo phong cách mạng xã hội. Bất kỳ thành viên nào trong tổ chức cũng có thể đăng cập nhật hoặc thông tin, và nội dung đó sẽ đến với TẤT CẢ thành viên, bao gồm cả cấp quản lý. Điểm đặc biệt của SnapComms là mọi bài đăng đều được lưu lâu dài, không biến mất và có thể tìm kiếm dễ dàng.
Tính năng nổi bật
- Bảng tin kiểu mạng xã hội kết nối mọi thành viên trong công ty
- Bài đăng và bình luận có thể tìm kiếm
- Nội dung luôn có thể tra cứu lại
Giá
Gói cơ bản bắt đầu từ $7 mỗi người dùng mỗi tháng
5. Contact Monkey để gửi tin nhắn hàng loạt
Contact Monkey giúp email nội bộ được nâng cấp đáng kể. Ứng dụng giao tiếp nhóm dành cho doanh nghiệp này cho phép bạn tạo, gửi và theo dõi email hàng loạt trong nội bộ từ Outlook và Gmail. Với các tính năng như mẫu email và tiện ích khảo sát, Contact Monkey giúp doanh nghiệp quản lý email hiệu quả hơn.
Bạn có thể tạo bản tin công ty, nhận phân tích chuyên sâu về email đã xem (ai xem, xem từ đâu, địa chỉ IP, hành động đã thực hiện), theo dõi email được chuyển tiếp và tạo khảo sát. Gần như mọi điều bạn từng muốn làm với email đều có thể thực hiện bằng Contact Monkey.
Tính năng nổi bật
- Phân tích email cực kỳ chuyên sâu
- Tính năng marketing, bao gồm bản tin và mẫu email
- Hoạt động với hai hệ thống email phổ biến
Giá
Yêu cầu báo giá
6. Communifire cho mạng nội bộ
Communifire là công cụ giao tiếp và cộng tác nhóm tổng quát, bao gồm trò chuyện, nhắn tin tức thì, mạng xã hội nội bộ và nhiều tính năng khác. Đây đều là những tính năng cơ bản của một ứng dụng giao tiếp nội bộ.
Nhưng Communifire làm được điều mà nhiều ứng dụng giao tiếp tổng quát khác chưa làm tốt: thúc đẩy ý tưởng. Công cụ này tạo một không gian riêng để nhân viên liệt kê và thảo luận ý tưởng dự án. Mọi thành viên cùng xem, trao đổi và ra quyết định trong một nơi chung.
Tính năng nổi bật
- Đầy đủ tính năng giao tiếp cần thiết (trò chuyện, gọi video, thông báo theo thời gian thực, v.v.)
- Không gian riêng cho tư duy sáng tạo và lập kế hoạch
Giá
$10 mỗi người dùng mỗi tháng
7. Blink để kết nối lực lượng lao động
Blink là ứng dụng tất cả trong một, hỗ trợ giao tiếp tức thì, chia sẻ nội dung và tăng mức độ gắn kết của nhân viên. Công cụ này được xây dựng để hỗ trợ và củng cố giao tiếp nội bộ trong các ngành tuyến đầu như bán lẻ, khách sạn và vận tải.
Ứng dụng mạnh mẽ này hướng đến việc trao quyền cho nhân viên và giữ họ luôn kết nối, dù ở văn phòng hay ngoài hiện trường. Một trong những tính năng tốt nhất của ứng dụng giao tiếp với nhân viên này là bảng tin hiển thị mọi thông tin quan trọng ở một nơi, giúp mọi người truy cập nhanh tin tức, video và tài liệu từ đồng nghiệp.
Với ứng dụng này, nhân viên có thể dễ dàng nêu ý kiến, từ đó tạo nên một lực lượng lao động vui vẻ và năng suất hơn. Hơn nữa, cách này thú vị hơn nhiều so với những bảng thông báo trong phòng nghỉ.
Tính năng nổi bật
- Bảng tin nhắn được cá nhân hóa
- Trò chuyện theo thời gian thực
- Họp video
- Luồng thảo luận
- Tích hợp ứng dụng bên thứ ba
Giá
Bắt đầu từ $3.20 mỗi tháng cho mỗi người dùng
8. Crises Control cho các tình huống bất ngờ
Đúng như tên gọi. Bạn còn nhớ những thách thức giao tiếp trong văn phòng đã nói ở trên chứ? Crises Control cung cấp giải pháp cho những lúc bạn không muốn để hoạt động giao tiếp phụ thuộc vào may rủi.
Crises Control cho biết dịch vụ của họ giúp tránh sự cố gián đoạn hoặc thời gian ngừng hoạt động. Bên cạnh đó, công cụ này bảo vệ nội dung và hoạt động giao tiếp của bạn khi có tình huống bất ngờ xảy ra, chẳng hạn như tấn công mạng, lỗi ứng dụng, mất điện và nhiều sự cố khác.
Tính năng nổi bật
- Đảm bảo giao tiếp liên tục, hạn chế gián đoạn
- Bảo vệ trước các sự cố ngoài kế hoạch
- Vẫn cung cấp các tính năng giao tiếp cơ bản
Giá
Yêu cầu báo giá
9. Brosix cho cộng tác nhóm
Brosix đặt cộng tác nhóm ở trung tâm của mọi tính năng. Ứng dụng nhắn tin tức thì dành cho doanh nghiệp này cũng có thể xem là một ứng dụng năng suất, vì nó cung cấp nhiều cách để giữ liên lạc và cập nhật thông tin. Các tính năng bao gồm nhắn tin văn bản, nhắn tin nhóm, truyền tệp P2P và chia sẻ màn hình kèm điều khiển máy tính từ xa.
Đừng quên bảng trắng trực quan và trò chuyện video. Mọi thứ một nhóm cần để duy trì kết nối, Brosix đều có giải pháp.
Tính năng nổi bật
- Nền tảng nhắn tin mạnh mẽ
- Tính năng cộng tác gồm bảng trắng, cùng duyệt web, chia sẻ tệp, v.v.
- Có tính năng chống virus và cập nhật
Giá
$4 mỗi người dùng mỗi tháng
Giờ chúng ta đã có danh sách những công cụ giao tiếp nội bộ tốt nhất. Nhưng chúng có thật sự tạo khác biệt không? Giao tiếp tốt có ảnh hưởng đến thành công của công ty không? Hai ví dụ dưới đây cho thấy câu trả lời là có.
Nghiên cứu tình huống giao tiếp nội bộ #1: Google
Thành công của Google là điều không cần bàn cãi. Với hơn 100.000 nhân viên, làm thế nào gã khổng lồ công nghệ này giúp mọi người cùng nắm thông tin và có hứng thú làm việc? Một cách họ dùng được lấy cảm hứng từ tập đoàn đa quốc gia 3M, vì đơn giản là nếu hiệu quả thì đáng áp dụng.
Google gọi đó là “20% time” (ở 3M là 15%). Chính sách này cho nhân viên thời gian được trả lương để làm một việc sáng tạo có thể hữu ích cho Google. Hãy xem đây như phiên bản mới của hộp góp ý. Điều này ảnh hưởng thế nào đến giao tiếp trong công ty?
20% Time cho phép nhân viên Google đóng góp đáng kể vào thành công chung của công ty, nghĩa là mọi người cùng có trách nhiệm và lợi ích trong kết quả cuối cùng. Chưa kể, các thành viên cần duy trì trao đổi liên tục để nuôi dưỡng những ý tưởng đó. Gmail và Google Earth là hai sản phẩm mà chúng ta có thể cảm ơn 20% Time.
Nghiên cứu tình huống giao tiếp nội bộ #2: Microsoft
Microsoft cũng là một công ty công nghệ KHỔNG LỒ, có nhiều hơn Google 40.000 nhân viên, nên việc giúp mọi người cùng nắm rõ thông tin còn khó hơn. Để xử lý vấn đề giao tiếp, Microsoft đã nhờ đến Ralph.
Ralph là một chú gà cao su nổi tiếng, thích những chuyến bay ngắn trong không trung và kết nối mọi người. Nói cách khác, Ralph xuất hiện trong các cuộc họp nhóm và đóng vai trò như một “diễn đàn” di động. Chú gà cao su bay từ người này sang người khác khi họ trình bày ý tưởng hoặc mối quan tâm với cả nhóm. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng trong một công ty lớn như vậy, việc trao cho thành viên một cơ hội để lên tiếng có thể mang lại hiệu quả rõ rệt.
Tổng kết
Sau cùng, giao tiếp nội bộ có thể là một trong những yếu tố quan trọng nhất của một doanh nghiệp thành công. Mỗi công ty có cách riêng để khơi gợi và nuôi dưỡng giao tiếp, nhưng những ứng dụng như trên chắc chắn là sự hỗ trợ đáng giá.
Theo chúng tôi, kết hợp các ứng dụng giao tiếp với nhân viên để chúng bổ trợ cho nhau là cách tốt nhất để phát huy tối đa tiềm năng. Vì tính năng của mỗi ứng dụng khác nhau, việc dùng hai phần mềm có thế mạnh khác biệt sẽ hợp lý hơn.
Chúng tôi gợi ý kết hợp ScreenRec, ứng dụng quay màn hình, với Communifire. Communifire có hầu hết tính năng cần thiết để mở ra và duy trì các kênh giao tiếp.
Điều còn thiếu chỉ là một ứng dụng ghi màn hình. Kết hợp với ScreenRec là bạn đã sẵn sàng. Hãy tự dùng thử và xem bộ công cụ này phù hợp với bạn và công ty của bạn đến đâu.
Câu hỏi thường gặp
Mục tiêu của giao tiếp nội bộ là truyền tải thông tin đến các thành viên trong một tổ chức. Hoạt động này cần thiết ở mọi cấp độ, giúp mọi người cùng hiểu rõ công việc cần làm và mục tiêu cần đạt. Giao tiếp nội bộ là cốt lõi của làm việc nhóm hiệu quả.
Loại giao tiếp nội bộ phổ biến nhất chắc chắn là email. Đây là lựa chọn đơn giản và quen thuộc khi cần chia sẻ thông tin chung với nhiều nhóm người. Tuy nhiên, email thường bị lạm dụng, khiến nhân viên mất quá nhiều thời gian lọc thư rác và tìm thông tin quan trọng.
Một cách giao tiếp nội bộ phổ biến khác là mạng nội bộ của công ty. Đây là mạng riêng, cho phép chia sẻ nhiều loại thông tin khác nhau, từ đăng văn bản, chia sẻ video cho đến bình luận dưới một bài đã xuất bản.
Phần mềm quản lý công việc cũng là một cách hiện đại, hữu ích và tiện lợi để giao tiếp với đồng nghiệp và người quản lý. Công cụ này giúp phân bổ nhiệm vụ đúng cho từng thành viên trong nhóm. Một tính năng rất hữu ích là bạn có thể theo dõi trực quan tiến độ của bất kỳ dự án nào đang được thực hiện.
Tài liệu tham khảo và đọc thêm?
- Ví dụ về giao tiếp nội bộ
- Những thách thức trong giao tiếp văn phòng
- Trình ghi màn hình miễn phí ScreenRec cho Windows, Mac và Linux
- Những ứng dụng giao tiếp nhóm tốt nhất
- Câu chuyện đằng sau 20% Time của Google
- 7 kỹ thuật quản lý thời gian thiết yếu
English 
Español 
Deutsch 
Polski 
Български 
Русский 
Français 
Italiano 
日本語 
Português 
العربية
Đừng bỏ lỡ
Nhận thông tin cập nhật về bài viết mới, webinar và các cơ hội khác: