Cách tạo video hướng dẫn ngắn trên máy tính

YouTube được xem là công cụ tìm kiếm lớn thứ hai thế giới, nên có thể nói rằng mọi người chủ động tìm kiếm nội dung video mỗi ngày.

Ai cũng thích việc có thể dễ dàng tìm nội dung giải trí cho cả gia đình trên bất kỳ thiết bị nào. Chính điều đó khiến video trở thành một định dạng lý tưởng cho doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn.

Nội dung video dễ tiếp nhận và trong nhiều trường hợp còn truyền tải thông điệp hiệu quả hơn các định dạng khác. Những người học qua hình ảnh và vận động thường hiểu thông tin tốt hơn khi được xem ai đó thực hiện theo thời gian thực.

Tuy nhiên, nếu thuê chuyên gia quay một video hướng dẫn, chi phí có thể lên tới hơn 8.000-10.000 USD. Nếu ngân sách của bạn cho phép khoản đầu tư đó, tất nhiên bạn có thể làm vậy.

Nhưng nếu bạn giống phần lớn chủ doanh nghiệp, đó có lẽ không phải con số thực tế cho một video ngắn, nhất là khi bạn cần làm đi làm lại nhiều lần.

Ai nên tạo video hướng dẫn?

Chính bạn! Kiến thức trực tuyến và ngành giáo dục đang là một thị trường phát triển mạnh. Hãy nghĩ đến Tony Robbins, Russel Brunson, Niel Patel, và cả việc lớp học trực tuyến đã trở thành một phần quen thuộc trong thế giới hậu COVID.

Gần như trong bất kỳ ngành nào cũng có tình huống thực tế để ai đó tạo và tận dụng ý tưởng video hướng dẫn:

Nhân viên vệ sinh có thể ghi lại chương trình đào tạo về kỹ thuật xử lý rác đúng cách và cách tránh làm hỏng thùng rác hoặc tài sản khi thu gom.
Quản lý dự án có thể hướng dẫn từng bước cho nhóm cách dùng phần mềm cần thiết để hoàn thành công việc.
Huấn luyện viên thể hình có thể tạo video tập luyện để khách hàng xem ở bất cứ đâu.
Chuyên gia tư vấn có thể hướng dẫn khách hàng triển khai một phần mềm phức tạp, hoặc dẫn họ qua các bước thiền để vượt qua rào cản tinh thần.
Giáo viên dạy lái xe có thể cải thiện trải nghiệm học của học viên bằng video bài tập về nhà hoặc tài liệu luyện thi.
Nhà thiết kế đồ họa có thể chia sẻ các yếu tố thiết kế hướng dẫn cùng những mẹo hay họ tích lũy được trong quá trình làm việc.
Kiến trúc sư có thể tạo video đào tạo nhân viên về cách phần mềm chuyên môn phức tạp hoạt động, đồng thời tạo video cung cấp thông tin cho khách hàng.
Chuyên gia xây dựng thương hiệu có thể chia sẻ cách khách hàng chuẩn bị thông điệp và nhận diện thương hiệu trước khi bắt tay vào tạo logo mới.
Hội đồng trường có thể tạo video đào tạo để hướng dẫn giáo viên sử dụng phần mềm Elearning mới.
Kế toán viên có thể dùng video giải thích để hướng dẫn khách hàng đọc các bảng tính phức tạp trước mùa khai thuế.

Giờ đến lượt bạn. Hãy nghĩ ngay hai video hướng dẫn hoặc video tutorial mà bạn có thể dùng cho doanh nghiệp hoặc học viên của mình!

Video hướng dẫn có thể giúp bạn đạt được điều gì?

Với video hướng dẫn, bạn đang giải thích, giảng dạy, minh họa và truyền đạt kiến thức cho một nhóm người xem, hoặc đôi khi là một cá nhân cụ thể. Bạn chia sẻ hiểu biết của mình để phát triển kỹ năng hoặc thay đổi cách nhìn của người xem.

Dù bạn muốn dạy họ cách tạo một trang web hay cách làm việc năng suất hơn, video đó sẽ trở thành một tài nguyên có thể tái sử dụng, một tài sản số mà bạn có thể khai thác theo nhiều cách. Ví dụ, bạn có thể:

Kéo lưu lượng truy cập về trang web bằng cách chia sẻ cách người xem đạt một mục tiêu cụ thể nhờ thông tin trong video.
Giảm tải cho đội ngũ hỗ trợ bằng cách quay video hướng dẫn cho các câu hỏi thường gặp. Ghi một lần và chia sẻ nhiều lần.
Dùng video trong chiến lược marketing. Bạn có thể phát triển doanh nghiệp bằng cách tăng độ tin cậy của thương hiệu và thể hiện rõ những gì mình cung cấp.
Nội dung video tải lên YouTube có thể giúp cải thiện thứ hạng trang của bạn trên Google.

Khi đã biết cách tạo video và làm được vài video đầu tiên, bạn đang sở hữu một thư viện tài nguyên của riêng mình. Thư viện này có thể dùng lại, tái chế và trở thành tài sản số. Nội dung được tuyển chọn và liên kết với nhau thậm chí có thể biến thành khóa học trực tuyến để giúp bạn tạo thu nhập thụ động!

Khả năng ứng dụng là gần như vô hạn. Việc bạn cần làm chỉ là bắt đầu. Dưới đây là những mẹo tốt nhất của chúng tôi để tạo video giáo dục.

Những điều không nên làm

Trước khi bắt đầu tự sản xuất video, hãy điểm qua những lỗi phổ biến nhất. Tránh được chúng, bạn sẽ có cơ hội đạt kết quả tốt hơn:

Dù nội dung của bạn nói về điều gì, hãy xác định rõ nhóm khán giả cụ thể bạn muốn tiếp cận và xây dựng chiến lược nội dung phù hợp cho họ.
Nếu bạn đang làm nóng khán giả trước khi đưa ra một lời mời mua hàng, hãy tạo nội dung khiến họ cảm thấy mình xứng đáng nhận được điều đó.
Bạn không cần đầu tư thiết bị quay và ghi hình đắt tiền ngay từ đầu. Hãy chọn thiết bị tốt nhất trong khả năng ngân sách. Phần mềm quay màn hình miễn phí hoặc điện thoại thông minh là cách bắt đầu hợp lý. Sau đó, bạn có thể nâng cấp khi cần. Bạn cũng có thể dùng phần mềm ghi webcam nếu muốn làm video dạng “talking head”.
Video của bạn không cần hoàn hảo. Hãy chấp nhận rằng video đầu tiên chắc chắn chưa thể hoàn hảo, rồi chuẩn bị để video tiếp theo tốt hơn một chút. Bạn thậm chí có thể dùng chính những lần làm chưa tốt để chỉ cho khán giả cách tạo video cung cấp thông tin và cả những điều nên tránh.

Bắt đầu bằng một kế hoạch

Giống như mọi dự án khác, nếu không lập kế hoạch, bạn đang lên kế hoạch cho thất bại. Càng chuẩn bị kỹ trước khi tạo video, bạn càng dễ thấy những điểm còn thiếu. Bạn sẽ biết cần cải thiện chiến lược ở đâu hoặc cần bổ sung phần mềm nào.

Khán giả

Trước hết, video này sẽ giúp ai? Hãy đảm bảo bạn hiểu rõ khán giả của mình và những gì họ cần thấy trong video.

Khán giả nhận ra rất nhanh khi thông điệp không dành cho họ. Nếu bạn làm sai bước này, họ sẽ không xem video đến cuối và cũng không áp dụng nội dung, điều đó không tốt cho doanh nghiệp.

Hãy lấy những học viên đang học lái xe máy làm ví dụ đầu tiên. Bạn cần nói bằng ngôn ngữ phù hợp với trình độ của họ và tạo tài sản video có thể chạm đến tinh thần năng động của họ.

Ngược lại, nếu thị trường của bạn là các chuyên gia giàu kinh nghiệm, thông điệp và chất lượng video cần đáp ứng đúng kỳ vọng của họ.

Chuẩn bị chủ đề có chiến lược

Hãy tạo video hướng dẫn về một chủ đề giải quyết vấn đề cho khán giả. Trong trường hợp của chúng ta, chủ đề có thể là “Cách tạo video hướng dẫn ngắn”. Khi đã có chủ đề rõ ràng, bạn cũng xác định được mục tiêu học tập và dễ truyền đạt chính xác lợi ích mà người xem nhận được.

Hãy tự hỏi mình những câu sau:

Tôi có thể giúp ai đó giải quyết vấn đề gì?
Làm sao để tôi cho họ thấy giải pháp, thay vì chỉ nói giải pháp hoạt động thế nào?
Làm sao để tôi giúp họ đạt mục tiêu mà họ đang theo đuổi?

Hãy biến video của bạn thành một tài nguyên mà khán giả muốn quay lại xem trong tương lai.

Khi đã biết nội dung video là gì, hãy hình dung nó bằng một storyboard đơn giản. Bạn không cần có kỹ năng của họa sĩ. Hình người que và bong bóng ý tưởng cũng đủ dùng.

Ví dụ, bạn có thể muốn quay một bản demo phần mềm. Hãy nghĩ đến các tính năng muốn làm nổi bật và ghi chúng ra. Đó chính là mạch câu chuyện của bạn.

Cuối cùng, bạn cần quyết định độ dài phù hợp cho video. Điều này phụ thuộc vào khán giả và bối cảnh họ xem video. Một nguyên tắc tham khảo tốt là lên kế hoạch cho nội dung không dưới ba phút và không quá hai mươi phút.

Viết trước lời dẫn

Bạn không nên bắt đầu ghi hình rồi nói hoàn toàn theo cảm hứng. Khán giả sẽ nhận ra điều đó, và kết quả thường không tốt.

Chuẩn bị kịch bản lời dẫn sẽ giúp bạn đảm bảo mọi điều cần nói đều xuất hiện trong video.

Bạn không cần học thuộc kịch bản. Giờ đây gần như việc gì cũng có ứng dụng hỗ trợ. Các ứng dụng và phần mềm teleprompter cho điện thoại hoặc laptop sẽ giúp phần đọc lời dẫn nhẹ nhàng hơn nhiều.

Sẽ rất hữu ích nếu bạn tạo một bảng nối phần lời nói với ảnh chụp màn hình của những gì muốn hiển thị. Nếu video hướng dẫn ai đó qua quy trình đăng nhập, hãy tạo bảng nhắc bạn về các chỉ dẫn cụ thể. Ví dụ, ghi chú rằng cần nhắc người xem chọn ô “remember password” để họ không phải đăng nhập lại.

Hãy giữ giọng điệu và ngôn ngữ mang tính trò chuyện khi đi qua từng phần nội dung. Bạn đang nói với những con người thật ở phía bên kia camera. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang trình bày thông tin kỹ thuật cao. Tránh dùng thuật ngữ khó hiểu.

Luyện tập giúp bạn tiến bộ. Trước khi bấm nút ghi, hãy luyện tập thật kỹ.

Hãy nhớ rằng vẫn có thể có trục trặc trong quá trình thực hiện, nhưng kết quả không cần hoàn hảo. Video tiếp theo bạn làm sẽ tốt hơn một chút nhờ kinh nghiệm lần này.

Với video quay màn hình

Quay màn hình cho phép bạn đi qua từng bước của một quy trình trong khi người xem theo dõi. Đây còn được gọi là cách hướng dẫn “nhìn qua vai”. Cách này rất hiệu quả với người học qua hình ảnh và những người có thể gặp khó với khái niệm nhưng lại giỏi thực hành. Với nhiệm vụ này, điều quan trọng là tìm được một trình ghi màn hình không bị giật.

Vậy hãy cùng xem cách tạo video hướng dẫn bằng quay màn hình.

Bắt đầu bằng phần ghi âm giọng nói

Nếu bạn đang chuẩn bị một video chụp màn hình, hãy bắt đầu bằng cách ghi trước lời dẫn. Cách này giảm áp lực vì bạn không phải chuẩn bị và ghi mọi thứ cùng một lúc.

Hãy tìm phần mềm ghi âm giúp bạn đánh dấu và loại bỏ khoảng lặng cũng như các âm ngập ngừng như “ừm” hoặc “ờ”. Tính năng này sẽ nâng chất lượng video và giúp bạn cắt bỏ thời lượng không cần thiết.

Nếu quyết định mua micro, hãy chọn micro ngoài chất lượng tốt nhất trong ngân sách của bạn. Nếu ngân sách là 0 USD, cũng không sao. Ghi âm bằng điện thoại thông minh trong một không gian nhỏ, yên tĩnh vẫn có thể cho kết quả ổn.

Điểm cuối cùng về ghi âm giọng nói là bản chép lời. Một số phần mềm có thể chuyển âm thanh của bạn thành văn bản để tạo phụ đề chính xác, và bạn cũng có thể dùng phần văn bản đó ở định dạng khác.

Phần mềm quay màn hình

Hãy chọn phần mềm quay màn hình không chỉ dễ dùng mà còn có khả năng chia sẻ. Dưới đây là một số ứng dụng chúng tôi gợi ý để bạn tham khảo:

ScreenRec

ScreenRec cung cấp đầy đủ các tính năng bạn cần mà không có sự phức tạp như nhiều phần mềm tương tự. Công cụ này cho phép bạn quay màn hình, webcam, micro và cả âm thanh máy tính. Khi quay xong, bạn có thể chia sẻ video ngay lập tức, không cần tải lên. Bạn cũng có thể tải video xuống để chỉnh sửa. ScreenRec là một trong những trình ghi màn hình 4K tốt nhất. Và công cụ này hoàn toàn miễn phí.

Hippo Video Screen

Hippo cung cấp bản dùng thử miễn phí bảy ngày, sau đó là gói khởi đầu giá hợp lý với một số tính năng bổ sung. Bản dùng thử miễn phí cho phép ghi HD không giới hạn, tích hợp Gmail/Outlook, tùy chọn ảnh thumbnail GIF và cắt video.

EZvid

EZvid cũng có thời gian dùng thử miễn phí. Các tính năng gồm tạm dừng và tiếp tục quay màn hình, phóng to, ghi vùng con trỏ chuột, chụp ảnh màn hình và phóng to vùng được chọn. Cùng với ScreenRec, phần mềm này là một trong những lựa chọn thay thế Camtasia tốt nhất.

Camtasia

Ứng dụng này không miễn phí, nhưng đó là vì các tính năng của nó khá ấn tượng. Camtasia có cân bằng âm thanh tự động, làm mượt con trỏ chuột, phím tắt có thể chỉnh sửa và tùy chọn chủ đề theo thương hiệu.

Dù chọn phần mềm nào, hãy thử nhiều lần trước khi xuất bản video. Ở bước cuối, hãy chạy thử toàn bộ bài trình bày ít nhất một lần để làm quen với định dạng.

Với video quay bằng camera

Quay video bằng camera cần cách thiết lập hơi khác so với quay màn hình.

Hãy đảm bảo bạn quay trong không gian rõ ràng, gọn gàng hoặc trước một phông nền.
Trước khi quay, hãy đầu tư ít nhất một chân máy để khung hình ổn định.
Nếu dùng điện thoại thông minh, người nói cần ở gần thiết bị để thu âm tốt.
Ánh sáng tốt là yếu tố thiết yếu. Phòng thiếu sáng sẽ làm giảm đáng kể độ rõ của chủ thể và tài liệu, đồng thời khiến video kém chuyên nghiệp hơn.

Giai đoạn chỉnh sửa

Chỉnh sửa có thể khá mất thời gian, nhưng càng làm nhiều, bạn sẽ càng thấy dễ hơn. Hãy tiếp tục phát triển kỹ năng chỉnh sửa video bằng cách sản xuất thêm nội dung; đây là việc có lợi cả đôi đường.

Hãy tận dụng lịch sản xuất để sắp xếp công việc trong giai đoạn này. Nếu chưa sẵn sàng tự làm ở mức này, bạn có thể dùng dịch vụ chỉnh sửa. Họ sẽ chỉnh sửa video và bản ghi âm của bạn, rồi gửi lại tệp hoàn chỉnh.

Bắt đầu bằng cách loại bỏ lỗi và các cụm ngập ngừng như “ừm”. Đồng thời, hãy xóa hoặc cắt bớt các khoảng lặng không cần thiết và đoạn quay thừa. Ghép nhiều lần quay lại với nhau là thao tác kỹ thuật hơn trong phần mềm chỉnh sửa video, nhưng có thể mang lại kết quả chất lượng cao nhất.

Thêm phần thuyết minh là bước cuối để hoàn tất phần nội dung của video.

Nếu chưa sẵn sàng tự làm ở mức này, bạn có thể tận dụng dịch vụ chỉnh sửa. Họ sẽ chỉnh sửa video và bản ghi âm của bạn, rồi gửi lại tệp hoàn chỉnh.

Tạo tài sản hình ảnh

Một video hoàn chỉnh, chất lượng cao nên có thêm hình intro mang thương hiệu và đồ họa màn hình kết thúc. Hãy tạo chúng trong phần mềm riêng, như Canva, rồi tải vào tệp video của bạn.

Tải lên và chia sẻ

Bạn làm được rồi! Video hướng dẫn đầu tiên của bạn đã hoàn tất. Tạo, hoàn thiện, tái sử dụng, rồi lặp lại.

Tiếp tục sáng tạo!

Khi nội dung số đã được tạo, bạn sẽ sở hữu nó mãi mãi. Nội dung đó có thể tái sử dụng không giới hạn trên các nền tảng khác và chuyển đổi sang định dạng khác, như video ngắn cho Instagram Reels hoặc thậm chí TikTok.

Chia sẻ những gì bạn biết và trình bày kiến thức đó ở định dạng dễ tiếp nhận không chỉ giúp cải thiện cuộc sống của khán giả, mà còn giúp họ học tốt hơn, đồng thời định vị bạn và thương hiệu của bạn như một đơn vị dẫn đầu trong ngành. Giờ thì hãy bắt tay làm video thứ hai!