リモートチームのコミュニケーションに必要な5つの戦略

驚くような事実を知っていますか。2016年の調査で、「従業員の57%が明確な指示を受けていないと回答し、管理職の69%が従業員との一般的なコミュニケーションに不安を感じている」ことがわかりました。想像できますか。働く人の半数以上が、職場での基本的なコミュニケーションに課題を抱えているのです。

この数字は衝撃的かもしれませんが、多くのチームリーダーはリモートチームのコミュニケーションに伴う課題をよく知っています。従来の職場でもコミュニケーションは難しいものですが、同じ問題をリモートチームで抱えるとさらに大変です。時差、情報の遅れ、リモートワークツール、バーチャル会議、対面でないことによるトーンの誤解などに対応する必要があります。こうした問題が続くと、チームの生産性や士気に大きな悪影響を与えます。リモートコミュニケーションが複雑な理由はここにあります。ただし、必ずしも難しいままである必要はありません。

成功しているチームリーダー、コーディネーター、リモートマネージャーが使っている、リモートチームコミュニケーションに欠かせない5つの戦略を調べました。日々の業務に取り入れれば、リモートワークでのコミュニケーション全体を改善できます。

コミュニケーション速度を高める

誰かにメッセージを伝えようとしているのに、伝えるまで、または相手へ送るまでに時間がかかりすぎるほど面倒なことはありません。リモートコミュニケーションでは素早さが重要です。素早いコミュニケーションは時間を節約するだけでなく、リモートチーム管理の鍵にもなります。

このボタンを押すと、システムが画面全体のスナップショットを撮り、その画像をクリップボードに保存します。あとは任意の画像編集ツールに貼り付けて保存できます。キーボードでCtrl + PrtScキーを押しても同じ結果になります。

ただし、この方法は非常に時間がかかります。時間とコストを節約し、自分とチームメンバーの作業を楽にするには、コミュニケーションを速くする必要があります。

おすすめツール: ScreenRec

これは、素早いコミュニケーションに課題を抱えるリモートチームに必須のツールです。ScreenRecは、音声付きのHD動画を無制限に録画できるスクリーンレコーダー兼スクリーンショットツールで、スクリーンショットの撮影と編集にも対応しています。

本質的に、ScreenRecは面倒なメール作成をほぼ置き換えられるチームコミュニケーションツールです。このシンプルなアプリは、非同期コミュニケーションをさらに一歩進めます。長いメールを書く代わりに、マイクで話したい内容を録音し、同時に画面も録画して視覚的に説明する動画メールを送れます。

録画が終わると、非公開で安全なリンクが自動的にクリップボードへコピーされます。あとはどこにでも貼り付けて、誰にでも送れます。ScreenRecはこちらから確認できます。

コラボレーションプラットフォームを活用する

分散したチームの全員が同じ認識を持っているとき、バーチャルチームのコミュニケーションは最も効果を発揮します。それを支えるのがコラボレーションプラットフォームです。適切なプラットフォームがあれば、タスク、期限、個々の貢献、進捗をチーム全体で追跡できます。

これにより、各自が何を期待されているか、チーム全体として何をすべきかが明確になります。プラットフォームによっては、タスクへのコメント、ファイル共有なども可能です。

おすすめツール: Asana

Asanaは、コラボレーションプラットフォームに必要な機能をまとめて提供します。基本的にはプロジェクト管理ツールで、期限、ラベル、コメント欄、進捗追跡機能を備えたタスクを各メンバーに割り当てられます。

デスクトップ版とモバイル版があり、自分に関係するプロジェクトやタスクについてのみリアルタイム通知を受け取れるため、リモートでのやり取りがさらに簡単になります。Asanaについて詳しく見る。

オンラインコラボレーションに関連して、リモートワーク向けツールの動画も確認してみてください。

必要なときはバーチャル会議を開く

会議は時間がかかり、無駄になることも多いと誰もが知っています。それでも、リモートチームの重要なコミュニケーション手段であることに変わりはありません。従来の職場では同僚が毎日顔を合わせるため、基本的な情報は自然に共有されます。しかしリモートワーカーの場合、メンバーが知らないうちに情報共有から外れてしまうことがあります。新しく入った人にとっても、少なくともオンライン会議で上司に会えるほうが良いオンボーディング体験になります。

これを避けるために、リーダーは進行中のプロジェクトに関する関連情報を全員へ共有するため、バーチャル会議を開くべきです。メンバーが安全な場で意見や懸念を伝え、話し合って解決できる良い機会にもなります。

おすすめツール: Zoom

Zoomは、一度に最大100人まで参加できる信頼性の高いビデオ会議アプリです。ホワイトボード、画面共有、アプリ内録画などの機能により、効果的なバーチャルコミュニケーションを実現しやすくなります。無料版では最大40分の会議を開催でき、週次のチームミーティングには十分な場合が多いでしょう。Zoomの仕組みを見る。

バーチャルな雑談スペースを用意する

誰にでも、仕事から少し離れて息抜きする時間が必要です。在宅勤務では、それを一人で行わざるを得ないこともあります。従来の職場では、従業員が給湯室の周りに集まり、仕事以外の話をする象徴的な場所がありました。

リモートチーム管理では多くの課題に直面しますが、これは解決できる課題です。チームのために、雑談や楽しみのためのバーチャルな場所を用意できるオンラインツールはいくつかあります。メンバー同士のつながりを深める良い方法であり、チームの生産性向上にもつながる可能性があります。関連して、おすすめ生産性向上アプリのリストも確認してみてください。カジュアルな会話に戻りましょう。

おすすめツール: Yammer

Yammerは、チーム専用のソーシャルネットワークのようなサービスです。Facebookに似たインターフェイスで、メンバーはプロフィールを作成し、お互いのウォールにコメントを投稿できます。Yammerがチームに合うか確認してみましょう。

個人のコミュニケーションスキルを磨く

リモート営業チームを作っている場合でも、リモートのソフトウェア開発チームを運営している場合でも、互いに、そしてクライアントとどれだけうまく働けるかはコミュニケーションで決まります。声のトーン、言葉の選び方、ボディランゲージはすべて重要です。全員がお互いの伝え方を理解し、自分のコミュニケーション上の強みと弱みを認識できれば、物事はずっとスムーズに進みます。

おすすめツール: あなた自身の努力とリサーチ

まずはこの職場コミュニケーションガイドから始められます。

まとめ

戦略	おすすめツール	期待できる成果
#1 コミュニケーション速度を高める	ScreenRec	画面動画と音声を録画して、メモ、フィードバック、一般的な情報を送り、時間を節約する。
#2 コラボレーションツールを活用する	Asana	全員の認識をそろえ、生産的に働けるようにする
#3 バーチャル会議を開く	Zoom	全員に情報を共有し、意見や懸念を伝えられるようにする
#4 バーチャルな雑談スペースを作る	Yammer	チームが息抜きし、リラックスし、お互いをよりよく知る場所を作る
#5 個人のコミュニケーションスキルを伸ばす	リサーチと継続的な努力	チームと適切にコミュニケーションし、全員が安心して働けるようにする