本当に必要な7つの時間管理テクニック

「時は金なり」という言葉は、誰もが一度は聞いたことがあるはずです。Entrepreneur.comに掲載された記事によると、職場では週に15時間以上が無駄になっているとされています。William Pennの「時間は私たちが最も欲しがるものだが、最も下手に使うものでもある」という言葉は、まさに本質を突いています。

残念ですが、これは現実です。では、仕事で使える時間管理のコツを取り入れ、生産性を高めるにはどうすればよいのでしょうか。

ネット上の情報や数多くの調査を読み込み、職場に生産性を取り戻し、最終的にはコスト削減にもつながる7つの時間管理テクニックをまとめました。

なぜ時間管理が重要なのか

具体的な方法に入る前に、効果的な時間管理を学ぶことがなぜ重要なのかを確認しておきましょう。

より多くの仕事を終えられる
時間をうまく管理する明らかなメリットは、仕事を完了するための時間が増えることです。「1日の時間が足りない」と感じることはありませんか。実際には、本当に生産的とは言えないことに多くの時間を使っている場合があります。1日を無駄にしなければ、昨日よりも今日のほうが多くのことを達成できるはずです。
ストレスが減る
時間に余裕が生まれると、落ち着いて作業に取り組めます。急ぐ必要が減り、切迫感も和らぎます。大学生活のストレスでも、初めての本を出版するプレッシャーでも、時間をうまく管理できれば、心に余裕を持って仕事を進めやすくなります。
満足感が得られる
時間管理がうまくいかないと、朝から晩まで働いているのに重要なタスクが終わらないことがあります。時間を適切に管理できれば、本当に大切なことに使う時間が増え、達成感も得られます。
やる気を取り戻せる
自分の時間をどう使うかがはっきりしていると、より真剣に、目的意識を持って仕事に取り組みやすくなります。
昇進の可能性も
もちろん保証はありませんが、可能性として考えてみましょう。時間管理によって生まれたやる気と満足感が、継続的で前向きな働き方につながったとします。
やがて上司がその変化に気づき、昇進の候補に挙がるかもしれません。悪くない話ですよね。十分にあり得ることです。
それでは、日々の仕事を改善する7つの効果的な時間管理戦略を見ていきましょう。

優先順位と目標を決める時間管理テクニック

テクニック1: アイゼンハワーマトリクス

第34代米国大統領として知られる人物が広めたアイゼンハワーマトリクスは、ToDoを4つの領域に整理するテクニックです。領域は「先にやる」「予定する」「任せる」「やらない」です。やるべきことに優先順位を付け、完了まで進めるために非常に使いやすい方法です。

テクニック2: パレートの法則（80/20ルール）

Vilfredo Paretoが提唱し、Joseph Juranによって20世紀に広まった80/20ルールは、全体の結果の80%は、原因の20%から生まれるという考え方です。

Paretoがこの事実に気づいたのは、イタリアの人々と経済状況を見ていたときでした。彼によると、イタリアは「取るに足らない多数」（80%）と「重要な少数」（20%）に分かれており、国の富の80%を人口の20%が所有していたとされています。

では、これを時間管理にどう活かせるのでしょうか。ToDoリストを見ると、そのうち80%は重要度が低く、20%が本当に重要だと気づくはずです。10個のタスクがあるなら、最も重要な2つを選び、先に完了させましょう。優先順位を付け、目標を見失わないために役立ちます。

例: 優先順位を付けるときは、何が緊急で、何が待てるのかを判断する必要があります。「これは本当に必要か」と自問する場面が増えるでしょう。

多くの場合、削減できるもののひとつが緊急ではない会議です。会議は時間がかかり、退屈になりがちです。「この会議は避けられないか」と考えてみましょう。

こうした時間の浪費を置き換える良い方法が、ScreenRecのような無料スクリーンレコーダーを使うことです。ScreenRecなら、PC画面とマイク音声を同時に録画できます。全員を同じ時間に集める代わりに、プレゼンテーションを録画し、安全なリンクとして同僚へ送れます。

優先度の低い作業を減らす時間管理テクニック

テクニック3: D.E.A.L.メソッド

どこかの段階で、仕事を抱え込みすぎるのをやめ、タスクを任せることを学ぶ必要があります。Tim Ferrissが著書「The 4 Hour Work Week」で提案したDEALシステムでは、仕事を4つのカテゴリに分けます。Delegate（任せる）、Eliminate（削除する）、Automate（自動化する）、Liberate（解放する）です。つまりD.E.A.L.です。

Delegate: 完了しなければならないタスクがあるとき、自分がやる必要があるのかを考えます。そうでなければ任せましょう。

Eliminate: ToDoリストに入れる必要のないタスクもあります。80/20ルールを思い出してください。取るに足らない多数に含まれるなら、削除して重要な少数に集中できます。

Automate: 多くのアプリが使える今、一部のタスクは自動化システムに任せやすくなっています。一斉メール配信システムや、オンラインカレンダーのようなシンプルなものでも十分です。

Liberate: タスクによっては難しく、時間がかかるものもあります。場合によっては延期しましょう。短時間で終わるタスクを片付けるまで、いったん後回しにします。

例: 時間と仕事量の管理スキルを高めるには、総合的なチーム管理アプリを使えます。チームメンバーへタスクを任せ、不要なタスクを削除し、アプリの機能で自動化し、延期するタスクには新しい期限を設定できます。Asanaはその代表例です。

タスクを整理し期限を設定する時間管理テクニック

テクニック4: ABCシステム

Alan Lakeinが1973年に紹介したABCシステムは、重要度に応じてタスクを分類する方法です。「A」に分類される仕事は最重要、「B」は次に重要、「C」は最も重要度が低いタスクです。

ABCメソッドは、タスクにかけるべき時間の目安を決めるためにも使えます。「A」タスクは1日以内、「B」は1週間以内、「C」は1か月以内に完了する、といった形です。

目標を実行に移す時間管理テクニック

テクニック5: Eat the Frog

奇妙に聞こえるかもしれませんが、この理にかなったテクニックは、著者Brian Traceyがベストセラー「Eat That Frog」で紹介したものです。彼はこう述べています。

「朝一番に生きたカエルを食べれば、その日それ以上に嫌なことはおそらく起こらないと知ったうえで、満足して1日を過ごせる。」

つまり、難しい仕事を先に終わらせるということです。目標リストを作り、最も大変なタスクから片付けましょう。

テクニック6: GTD（Get Things Done）

2分ルールとも呼ばれるGet Things Doneメソッドは、David Allenによって作られました。基本的な考え方は、小さなタスクはすぐに終わらせ、大きなタスクはすぐ完了できる小さな作業に分解することです。

この時間管理テクニックは、脳を働かせすぎる状態を防ぎ、数十ものタスクを抱えたときに起こりがちな情報過多を避けるのに役立ちます。GTDの目的は、タスクや考えを紙に書き出して整理し、完了まで進めること、そして職場での時間管理スキルを高める方法を身につけることです。

テクニック7: ポモドーロタイマー

Francesco Cirilloが考案したポモドーロタイマーテクニックは、作業時間を測ることで集中しやすくなり、完了まで進めやすくなるという考え方に基づく方法です。「pomodoro」はイタリア語で「トマト」を意味し、Cirilloが使っていたトマト型のタイマーに由来します。25分タイマーとして知られ、25分作業して5分休憩するという考え方を発展させました。

例: 大きなチームを管理しているなら、GTDテクニックを使ってチーム全体のタスクを処理しやすくなります。全員がこの方法を自分のToDoリストに適用すれば、時間を賢く管理する方法が自然と身につき、すべてのタスクが期限内に完了しやすくなります。

さらに多くの時間管理テクニック

ここまで紹介したものは、生産性を高めるうえで特に効果的な時間管理テクニックだと考えています。ただ実際には、使えるテクニックや方法はほかにも数多くあります。以下も参考にしてください。

Kanban	列を使ってタスクやアイデアを整理する方法です。
Timeboxing	各タスクに特定の時間枠を割り当てる方法です。
Time Blocking	1日に行うことをすべて予定として書き出す方法です。
Inbox-Zero	受信トレイをゼロに保つため、メールを徹底的に管理する方法です。
Who’s Got the Monkey	自分の仕事に集中せず、他人の問題やタスクを背負い込んでしまう状態を説明する考え方です。
Action Method	アイデアを実行可能なタスクへ落とし込むための方法です。
Biological Prime Time	1日のうち、最も生産性が高くなりやすい時間帯を見極めるテクニックです。
The Productivity Journal	すべてのタスクやアイデア、完了すべき時期、進め方を記録する方法です。
The Seinfeld Method	コメディアンのJerry Seinfeldがファンに助言した方法で、何があっても毎日目標に向けて取り組むことを勧めます。
The 10-minute Rule	すべてを10分単位に分けて取り組むというルールです。
To-Done List	達成したことをすべて記録するリストです。
To-Don’t List	時間を使う価値がないことをまとめたリストです。
Flowtime Technique	ポモドーロタイマーの代替として使える方法です。
Top Goal	目標を書き出し、最も重要な目標を選び、毎日それに取り組む時間を確保する方法です。
POSEC Method	「整理、効率化、節約、貢献によって優先順位を付ける」ことを促す方法です。

まとめ

時間管理を改善し、職場での生産性を大きく高めるために使える時間管理ツールやテクニックは数多くあります。ScreenRecのようなアプリを使う場合でも、重要度の低いタスクを削除するだけの場合でも、大がかりな準備は必要ありません。時間管理スキルがなぜ重要なのかを理解した今こそ、自分の仕事量を見直してみましょう。

時間管理スキルを磨き始めるなら、メールの代わりに動画メッセージを送る方法もぜひ試してください。思わず使い続けたくなるほど簡単です。ScreenRecを入手して、今すぐ試してみましょう。

まず、時間管理が得意ではないと感じていても、それはあなただけではありません。多くの人が、仕事と家庭を両立しながら自分の時間を見つけることに日々苦労しています。時間管理がうまくいかない主な原因には、注意散漫、先延ばし、委任の失敗、先回りではなく後手に回る姿勢、明確な計画の不足、優先順位を付けられないことなどがあります。こうした状態は、気分の落ち込み、栄養不足、睡眠不足が関係している場合もあります。

多くのアプリは25分を推奨していますが、ポモドーロの長さに絶対的なルールはありません。作業の種類によって最適な長さは変わります。自分に合うポモドーロを見つけるには、1週間ほど時間を記録し、自然に休憩を取りたくなる頻度を確認してみましょう。

何を達成したいかによって変わります。最も基本的な時間管理ツールは、ToDoリストとタイマーです。ToDoリストは仕事量を現実的に把握し、優先順位を付けるのに役立ちます。タイマーは実際にどこへ時間を使っているかを理解し、集中を保つ助けになります。