職場で効果的にコミュニケーションするためのガイド

良い人間関係にはコミュニケーションが欠かせない、とよく言われます。では、その考え方が職場にもそのまま当てはまることに気づいていましたか。

少し考えてみてください。

職場でのコミュニケーションは、起こり得る衝突を避ける最もシンプルな方法です。

職場におけるコミュニケーションの重要性は、過小評価されたり誤解されたりしがちです。とはいえ、決して難解な魔法ではありません。コミュニケーションの種類と、職場で効果的に伝える方法を理解できれば、毎日のストレスや混乱はぐっと減ります。

もちろん、改善のために職場コミュニケーションの記事を何百本も読む必要はありません。まずは要点を整理しましょう。

職場でのコミュニケーションは、とてもストレスになることがあります。

なぜ職場でのコミュニケーションが重要なのか

カフェインとストレスに追われながら働く中で、職場の衝突をなくしたいと願う人は多いはずです。効果的なコミュニケーションは、その実現に役立ちます。

明確なコミュニケーションは、同僚の考えや感情を理解する助けになります。関係づくりにもつながり、チームワークや職場全体の士気を高めることができます。

たとえば、こんな場面です。

同僚同士がいつも言い争い、口論し、対立している職場で働いていると想像してみてください。

Tomは、締切前に確認して修正する必要がある四半期レポートをJudyが送っていないと言います。一方でJudyは送ったと主張し、話は平行線のまま続きます。

TomとJudyがお互いに適切な伝え方を理解していれば、このような状況は避けられたかもしれません。

職場で効果的にコミュニケーションする重要性とは何でしょうか。実は、キャリアを左右することもあります。

残念ながら、このような状況は多くの企業で珍しくありません。生産性の低下や望ましくない職場姿勢にもつながります。最近の調査では、大企業は「従業員への、また従業員間での不十分なコミュニケーション」により、平均で年間6,240万ドルを失う可能性があると示されています。

良いコミュニケーションの重要性は、どれだけ強調してもしすぎることはありません。より軽やかで働きやすく、職場ストレスの少ない環境を望むなら、まず話し合うことが大切です。

コミュニケーションの4つの種類

効果的なコミュニケーションのメリットを得るには、4つの基本的なコミュニケーション形式を理解することが近道です。

1) 対人コミュニケーション

これは従業員同士のコミュニケーションで最も一般的な形です。ポイントは次のとおりです。

共有。対人コミュニケーションとは、同僚同士が近い関係の中で、個人的な情報を自然に、そして自発的に共有することを指します。
聞くことと話すこと。対人コミュニケーションを理解するのは難しくありません。よく聞く姿勢と、率直に話せる安心感があれば十分です。
チームづくり。対人コミュニケーションは、従業員同士が個人的なレベルでつながる助けになるため、雇用主も積極的に促す価値があります。

2) 非言語コミュニケーション

非言語コミュニケーションとは、その名のとおり言葉を使わずに伝えることです。効果的な非言語コミュニケーションには、次の要素があります。

隠れた感情。非言語コミュニケーションは、隠れた感情や気持ちを示すことが多いため、理解しておくことが重要です。
ボディランゲージと表情は、非言語コミュニケーションの主要な要素です。こうしたサインから、相手の状態を読み取ります。
曖昧さ。非言語のサインには注意しつつ、決めつけない姿勢も必要です。非言語の合図は誤読されることがあります。腰に手を当てる仕草が自分にとっては冗談のサインでも、同僚には不満のサインに見えるかもしれません。早合点を避け、相手を知ってから動作を読み解きましょう。
誤解の可能性。非言語コミュニケーションを使う、または受け取るときは、相手のことをよく知っておくと安心です。

3) 文字によるコミュニケーション

説明するまでもないかもしれませんが、文字によるコミュニケーションとは、手紙、メール、メモ、ノートなど、誰かに向けて書くコミュニケーションです。知っておきたい点は次のとおりです。

落ち着いて伝えられる。意見でも事実でも、時間をかけて考えながら表現でき、ミスや不適切な内容を確認して避けやすくなります。
解釈違いが起こりやすい。個人的な温度感や感情が伝わりにくく、冷たく距離のある印象を与えることがあります。文字のコミュニケーションでは、トーンが誤解されることも少なくありません。

次の例を考えてみましょう。

「本当に天才だね！」
対
「本当に天才だね。」

一方は褒め言葉で、もう一方は皮肉にも見えます。

こうしたメッセージはとても誤解されやすく、仕事にも悪影響を及ぼしかねません。皮肉は、文字で読むと同じようには伝わらないものです。

細心の注意が必要。仕事では文字によるコミュニケーションを避けられないことが多いため、必ず読み返し、編集し、校正しましょう。書き間違いは取り返しがつかない場合があります。自分のためにも、声に出して読んでみてください。少しでも違和感があれば書き直しましょう。文法ミスを避けるために、オンラインの文法チェッカーを使うこともできます。

ちなみに、適切なチームコミュニケーションアプリを使うと、文字でのやり取りはより簡単で、気が散りにくくなります。

4) 口頭コミュニケーション

口頭コミュニケーションは、幼いころから誰もが慣れ親しんでいるものです。理解してもらうために話す、という基本的な伝え方です。要点は次のとおりです。

衝突の解決に役立つ。話し手が明確に伝えられれば、誤解の余地が少ないため、職場での衝突を避けたり和らげたりする最も良い方法のひとつです。
非常に効果的。声のトーンや抑揚が補ってくれるため、口頭でのやり取りは会話を明確で直接的にし、誤解の可能性を減らします。

職場でコミュニケーションスキルを高める方法

（職場で実践してみましょう）

ここまでで、職場でのプロフェッショナルなコミュニケーションがなぜ重要なのか、そしてさまざまな種類のコミュニケーションが職場環境でどのような役割を果たすのかが見えてきたはずです。

いい調子です。

「では、この知識をどう使えば職場でのコミュニケーションスキルを高められるのでしょうか？」

良い質問です。経営者であっても、カスタマーサービスで働いていても、目標を設定することは、職場で効果的なコミュニケーションを実現する助けになります。ここでは、意識したい6つの基本スキルを紹介します。

1) 親しみやすく接する

厳しい態度よりも、親しみやすさのほうが人を引き寄せることは誰もが知っています。職場で前向きなコミュニケーションを始めたいなら、自分もそれを受け入れる姿勢を持つ必要があります。感じよく接しましょう。誰も、近寄りがたい人と会話を始めたいとは思いません。これは職場での主要なコミュニケーション目標のひとつにできます。

2) 同僚を知る

一緒に働く人たちを理解することは、相手との伝え方を学ぶうえで大きな助けになります。人によってコミュニケーションの取り方は異なります。同僚を知ることで、相手のメッセージ、ボディランゲージ、全体的なコミュニケーションスタイルをより正しく読み取れるようになります。

3) 4種類すべてのコミュニケーションを使う

効果的なコミュニケーションを身につける最善の方法は、実践することです。

*練習が上達への近道です。*

4つのコミュニケーション形式を活用すると、同僚の中にそれらの特徴を見つけられるほど慣れていきます。

たとえばJessicaが表情をよく使うことに気づいたなら、非言語で伝えるほうが得意なのかもしれません。その好みに気づき、合わせることが大切です。

4) アクティブリスニングを身につける

ビジネスでの良いコミュニケーションで知っておきたいのは、聞く力が中心にあるということです。コミュニケーションは自分の主張を伝えるだけではなく、相手を理解し、話し合いを通じて導く力でもあります。同僚が話しているときはアイコンタクトを保ち、注意深く聞きましょう。少なくとも、それは敬意の表れです。

5) 言葉遣いに気をつける

職場で口頭コミュニケーションを取るときは、常に言葉を慎重に選びましょう。そこはビジネスの場であり、近所のバーではありません。同僚や上司を不快にさせないためにも、プロフェッショナルな言葉と話題を選ぶことをおすすめします。

6) コミュニケーションについて話す

コミュニケーションについて話すことを恐れる必要はありません。誰にも言わず、各自がこっそり学ばなければならないテーマではありません。同僚に、どのような伝え方が好みか聞いてみましょう。やり取りが難しいと感じているなら、それも伝えて構いません。コミュニケーションは誠実さと本音が大切です。自然体で、話し合いましょう。

仕事でのコミュニケーションスキルを磨けば、日々の仕事はずっと楽になります。

職場での良いコミュニケーションと悪いコミュニケーションの例

こうしたスキルを高めれば、ビジネスの場でより効果的に伝えられるようになります。さらに一歩進んで、いつ、どこで、どのように活かせるのかを具体例で見てみましょう。

1) 怒りのコントロール

同僚と関わる中で、衝突が起きることはあります。怒りやネガティブな感情を抱え続けても何の助けにもなりませんし、職場で怒鳴ることはコミュニケーションスキルの低さを示します。これは、職場での伝え方がうまくいかなかった例です。

上の動画の「上司」は、同じ間違いを何度も繰り返しています。傲慢で、従業員に怒りをぶつけ続けていました。これは避けましょう。

感情が高ぶっていると感じたら、深呼吸を数回して、10から逆に数えてみてください。気持ちが落ち着き、感情に流されすぎずに話し、チームメイトと協力して問題を解決しやすくなります。

2) メールのマナー

先ほども触れたように、文字ではトーンや抑揚を読み取るのが難しいため、できるだけ誤解を招く表現は避けましょう。ビジネスメールでは、特に上司や目上の人に送る場合、面白さや気の利いた表現を無理に狙わないことです。そして「送信」を押す前に、本当に適切か、不快に受け取られないかを考えましょう。メールは丁寧かつ簡潔にし、バズワードは避けるのが無難です。同僚へのメールでやってはいけない例は、こちらの動画で楽しく確認できます。

3) 視覚的なコミュニケーション

要点をすばやく伝え、相手の時間を節約することは、職場での良いコミュニケーションスキルの例です。動画を使えば、その両方を実現できます。

たとえば、リモートの開発チームを管理していて、バグを報告したいとします。メールで不具合を詳しく説明したつもりでも、開発者が再現できないことがあります。何時間もメールを往復する代わりに、ScreenRecのような使いやすいスクリーンレコーダーで画面を録画し、ナレーションを入れて実際に何が起きているのかを正確に説明できます。

言葉で説明するより、見せるほうが伝わります。

何より、会議を設定する必要がありません。画面を録画し、ScreenRecが生成する非公開の共有リンクを使って動画をメールで送るだけです。チームは都合のよい時間に確認できます。

詳しくは下の動画をご覧ください。

画面録画を試してみる!

まとめ

効果的なコミュニケーションは、考えてみればとてもシンプルです。難しく考えすぎる必要はありません。大切なのは、周りの人を理解しようとし、相手があなたを知るのと同じように、あなたも相手を知ろうとすることです。コミュニケーションの基本は透明性です。親切で親しみやすく、同時に自分らしくいましょう。ここで紹介したベストプラクティスを試せば、職場での伝え方はすぐに磨かれていきます。

1. 相手に何を受け取ってほしいかに集中する。2. よく聞く人になる。3. 人前で話す力を磨く。4. 正直なフィードバックを伝える力を身につける。5. 丁寧に反対意見を述べる。6. 年齢、性別、文化などに合わせて伝え方を調整する。7. ネットワーキングを上達させる。8. メールを書く技術を磨く。

良い職場コミュニケーションは、生産性の向上、従業員の士気向上、リピートビジネス、従業員定着率の改善、より健全な職場環境など、パフォーマンスに良い影響をもたらします。

具体的なワークフローによって異なります。リモートチームなら、SlackでのリアルタイムチャットとScreenRecでのオンデマンド動画メールを組み合わせると効果的です。同じ場所で働くチームでは、割り込みを減らすためにチャットを避け、AsanaやTrelloのようなプロジェクト管理ツールでタスクにコメントし、フィードバックを共有する方法もあります。