前向きなリモートファースト文化を作る方法

働く環境は常にテクノロジーとともに進化してきました。変化に適応しない企業は取り残されます。ここ30年ほどで多くの変化がありましたが、おそらく最大の転機は新型コロナウイルスのパンデミックでした。

PCだけで完結できるほぼすべての仕事がリモート環境へ移り、従業員はどこからでも働けるようになりました。2年が経っても、リモートワークの流れは弱まっていません。恒久的なリモートワークは、フリーランスのような業界にも追い風となっています。

すでに一部の仕事をリモートのフリーランサーへ外注しているかもしれません（その場合は、W-9の記入方法も確認しておきましょう）。しかし今、流れはさらにリモートワークへ傾いています。統計によると、世界の従業員の52%が週に1回在宅勤務をしており、68%は少なくとも月に1回在宅勤務をしています。そのため、多くの経営者が「今もオフィスは本当に必要なのか」と考えるようになりました。そして今、リモート勤務における会社文化は、新たに解くべき課題になっています。

働き方の未来は、リモート企業へ向かっている可能性がますます高まっています。時代に合わせて事業を続けるには、リモートワークを受け入れ始める必要があります。では、この変化をどう進めればよいのでしょうか。ここでは、前向きなリモートファースト文化を作る方法と、リモート人材を最大限に活用する方法を紹介します。

リモートファーストの仕事文化とは？

「仕事文化」という言葉には、おそらく聞き覚えがあるでしょう。ビジネスの場でよく使われる言葉です。リモートワークにおける効果的な会社文化は、その次の段階です。組織は従業員にとってリモートワークを優先できる状態を作る必要があります。

ただし、従業員をリモートで働かせるだけでは、前向きなリモートファースト文化は実現しません。リモートワークが、従来のオフィス環境で働くのと同じくらい自然に感じられる必要があります。

では、リモートファーストの仕事文化とは何でしょうか。

前向きなリモートワークの会社文化は、事業の価値観、姿勢、倫理を体現するものであるべきです。従業員が異なるタイムゾーンや大陸にいて、何千キロ離れていても、つながりを感じられるようにする必要があります。従来の企業文化と同じように、所属意識を育てるものでなければなりません。

問題は、リモートワーク文化づくりが簡単ではないことです。特に、オンサイト勤務からリモート勤務へ移行している企業ではなおさらです。

どこから始めればよいのでしょうか。まずは基本から見ていきましょう。

課題を把握する

リモートワークとその文化には多くのメリットがあります。バーチャルで働く従業員は、オフィスで働く従業員より35%〜40%生産性が高いとされています。この数字を見ると、今すぐリモートファースト企業を目指したくなるかもしれません。

しかしその前に、進む先にある課題を認識することが重要です。こうした障壁を乗り越えることこそ、前向きなリモートファースト文化を作る鍵です。把握しておくべき課題をいくつか紹介します。

チームワークの低下

共同作業は、強いチームの中心にあります。しかし、リモートで強いチームワークを作るのはずっと難しくなります。オフィスでは、従業員は毎日顔を合わせます。前向きな関係を築き、チームとしてよりよく働く時間があります。リモートではこれを実現しにくく、離れて働くチームは効果が下がりがちです。

情報から取り残される感覚

リモートワーカーは、一般的に交流の機会が少なくなります。対面での接触がないため、孤独を感じやすいからです。さらに、リーダーからの効果的なコミュニケーションがなければ、チームメンバーは方向性を見失うこともあります。これは、やる気や刺激を感じにくい職場につながります。

ルーティンの喪失

従来の9時から5時までの仕事には、従業員にとって決まったスケジュールがあります。会議は特定の時間に行われ、人々は一定の構造の中で働きます。もちろん、リモートで働くとこのスケジュールは失われます。この新しい自由を楽しむ従業員もいますが、ルーティンなしではうまく機能しにくい人も少なくありません。

研修不足

リモートでの研修は難しいものです（不可能ではありません）。スタッフが業務を正しく進めるために必要な知識を得られていないこともあります。たとえば、マーケティングチームが営業ファネル内でmicro funnelsを設計する方法へ移行する必要があるとします。これはカスタマージャーニーや顧客満足を理解するための異なるアプローチであり、特定の研修とソフトウェア設定が必要です。リモートでこれを整えるのは難しい場合があります。そのような場合、従業員はどう働けばよいかわからず、不満を感じる可能性があります。

リモートファースト文化を作る

ここまでを踏まえて、前向きなリモートファースト文化をどのように作ればよいのでしょうか。リモートワーク文化を持つ企業では、多くの場合、継続的で活発なリモート従業員エンゲージメントが見られます。さっそく、望ましい文化を作るために役立つヒントを紹介します。

継続的なコミュニケーションを維持する

前述のとおり、リモートファースト文化を成功させるには、リモートワークが完全に自然に感じられる必要があります。そのための最初の重要なステップが、強いコミュニケーション経路を作ることです。ただし見てきたように、リモートでコミュニケーションを維持するのは簡単ではありません。そのためには、従業員の働き方を十分にデジタル化する取り組みが必要です。

デジタル化とは、チームコミュニケーションに適した会議ソフトウェアへ投資することを意味します。次のような機能を含む選択肢が望ましいでしょう。

ビデオ会議と音声通話
動画メール
インスタントチャット
ファイル共有
グループ通話

これらの機能が1つの場所で使えれば、コミュニケーションはずっと簡単になります。従業員はより簡単に共同作業でき、グループチャットによって全員が状況を把握しやすくなります。さらに、ScreenRecのようなツールを使えば、短い動画メッセージやスクリーンショットをすぐに送れるため、社内コミュニケーションがより効率的になります。

従業員がお互いを知る時間を作る

もちろん、コミュニケーションは正式なチャネルだけに限定すべきではありません。従業員が効果的に一緒に働くには、お互いを知り、良い関係を築く必要があります。

これはオフィスではずっと簡単に実現できます。楽しいイベントを開催し、気を楽にして互いをよりよく知る機会を作れます。休憩時間も、会話をしてより強い関係を築くチャンスになります。

リモート従業員が交流するのは確かに難しくなりますが、不可能にすべきではありません。交流の機会を作り、リモートワーク向けの文化づくりのアイデアを探る必要があります。たとえば、休憩中に参加できるバーチャル休憩ルームを作る方法があります。

チームでビデオ通話越しにバーチャルハッピーアワーやバーチャルドリンク会を行うこともできます。職場に従業員の活気が満ちているとき、会社文化とリモートワークは大きく前進します。

従業員に自由を与える

リモートワークが会社文化に与える影響は多面的です。リモートの従業員は、オフィス勤務の従業員とまったく同じようには働けません。それにもかかわらず、多くの企業はリモートチーム向けに働き方を変えられていません。これは、前向きなリモートファースト文化を作るうえで大きな障壁のひとつです。

最もわかりやすい例は、組織がリモートワーカーに厳格なスケジュールで働くことを強いる場合です。リモートで働く従業員には、自分の勤務時間を設定する自由があるべきです。マイクロマネジメントは従業員との関係を損なう確実な方法なので、避けることが重要です。

最終的には、従業員の仕事の質により関心を向けるべきです。自分で時間を決めたほうが成果を出せるなら、そうさせましょう。従業員により多くの自由を与えれば、その分、より高い意欲で応えてくれるはずです。

これを測る方法のひとつは、従業員満足度調査を行い、データを分析して従業員がどれほど満足しているかを理解することです。このような場合、HR algorithmを使うと、結果を処理して洞察を得やすくなります。

オンボーディングを軽視しない

オンボーディングは新入社員にとって非常に重要です。質問する機会を与え、事業をよりよく理解する助けになります。オンボーディングに十分な時間を確保しなければ、従業員は仕事を正しく行うための知識を得られません。さらに悪いことに、同僚から大切にされ、つながっているとも感じられなくなります。

たとえば、従業員の役割のひとつがGoogle Analytics 4（GA4）を使ってWebサイトを監視することだとしましょう。このソフトウェアには多くの機能があり、初心者には扱いにくい場合があります。新入社員にGA4の機能を理解してもらうための時間を取る必要があるかもしれません。

従業員に長く働いてもらいたい場合にも、オンボーディングは重要です。効果的なオンボーディングを経験した従業員は、会社にとどまる可能性が高くなります。調査によると、適切にオンボーディングされた従業員は、雇用主へのコミットメントが18倍高くなる可能性があります。

しかし、これほど多くのメリットがあるにもかかわらず、多くの雇用主は今もオンボーディングに苦労しています。リモート人材を相手にする場合、その作業はさらに難しくなります。どこから始めるのが最適か迷うかもしれません。

まず、オンボーディングを支援するソフトウェアが必要です。次に、リソース用のデジタルスペースを作成し、簡単にアクセスできるようにしましょう。従業員は自分の時間にスマートフォンでオンボーディング資料を読んだり視聴したりしたいかもしれません。それができるようにしておきましょう。

従業員を認める

すでに述べたように、リモート勤務では従業員が情報の輪から外れているように感じることがあります。長時間働き続けているのに見返りが少ないと、フラストレーションにつながります。従業員の貢献が評価されていることを、必ず伝えましょう。

最も努力している従業員へ感謝を示す時間を作ってください。「今月の従業員」のような制度は、人の意欲を高める良い方法です。報酬の可能性が加わると、特に効果的です。

今すぐリモートファースト文化を作り始める

職場文化は世界的に変化しており、その方向性は明確です。今すぐリモートワークへ適応しなければ、取り残されるリスクがあります。もちろん、前向きなリモートファースト文化を作るには時間がかかり、多くの努力も必要です。取り組みの中心にはデジタル化を置くべきです。従業員ができるだけ自然にリモートワークを行えるよう、必要なツールを持っていることを確認してください。

この記事をガイドとして活用し、自社がリモートファースト企業になるための計画を立て始めましょう。プロセスは大変に感じられるかもしれませんが、得られる成果は非常に大きいものです。だからこそ、今すぐリモートファースト文化を作り始めてください。きっと後悔しないはずです。