リモートチームの生産性を高める実証済みの5つの方法

生産性の高いチームを作ることは、成功するビジネスを運営するうえで常に重要でした。長い歴史の中で、チームは多くの場合、直接顔を合わせて働いてきました。しかし現代のオフィスは少しずつ変わり始めています。リモートで働くことを選ぶ従業員が増えているからです。実際、Gallupのブログ記事によると、米国のフルタイム労働者の45%が何らかの形でリモート勤務を続けています。これは米国のフルタイム従業員のほぼ半数です。そして、この傾向は今後も続きそうです。

リモートワークのKPIで見ると、これはマネジメントやリーダーシップに新しい課題をもたらします。生産性や従業員の成果を測る戦略では、チームのパフォーマンスを最新の状態で把握するために、これまでより少し多くの工夫が必要になります。チームの生産性を高める方法を探すこと自体は新しくありませんが、チームと定期的に直接会わずにそれを行う点が新しいのです。難しく感じるかもしれませんが、リモートチームの生産性を高めるために、次の提案を検討してみてください。

仕事の優先順位を決め、整理する

タスクを整理し、計画し、優先順位をつけることは、チームがリモートかどうかにかかわらず有効です。ただしリモート勤務、とくに在宅勤務には特有の課題があります。仕事と家庭生活の境界があいまいになると、目の前の仕事だけに集中するのが難しくなります。あらゆる場所に「やるべきこと」が見えてしまい、その結果、生産性が下がります。マネージャーにとっても、リモート従業員の生産性を把握することはますます難しくなります。

それでも、少しの戦略的な計画と準備があれば、1日の流れを整えやすくなります。何を達成したいのかが明確に見えていれば、雑音をふるい落とし、重要なことに集中しやすくなります。

タスクの優先順位を決めるときは、Eisenhower matrixのようなツールの活用を検討しましょう。何を今やるべきか、何を後回しにすべきか、何を他の人に任せられるか、そして何をToDoリストから削除できるかを判断する方法です。

仕事の優先順位を決め、整理する力は、生産性を高めるために欠かせないスキルです。何を完了すべきかがわかったら、次はそれをどう完了するかを決める段階です。

目標を設定する

仕事のタスクに取り組むうえで、目標設定はわかりやすい戦略です。目標はあらゆるところにあります。仕事上の目標、チーム目標、自己成長の目標、財務目標、日々の目標など、さまざまな目標があるはずです。

ただし、目標は適切に整理されていないと非常に曖昧になります。明確に定義された目標は、曖昧な目標より常に効果的です。目標の立て方こそが、生産性改善の鍵になります。

SMART goalsを使って、その日またはその週の目標と、それをどう達成するかを具体的に定義しましょう。

目標を設定するときは、マトリクスの「重要」領域にあるものへ集中することを忘れないでください。目標は達成可能であるべきです。一度に10個の目標へ取り組もうとしないでください。3つか4つで十分であり、はるかに現実的です。

日々の目標を定義し、書き出し、完了していくことで、大きな目標へ向けた勢いを作れます。1日の優先順位もつけやすくなります。目標は、たとえそう感じられない日でも、自分がどれだけ生産的だったかを示してくれます。また、目標は自分に責任感を持たせます。これはリモートチームメンバーにとって特に重要です。目標があれば、生産性を高めやすくなります。

目標を達成するのに苦労することはありませんか。目標に対して責任を持つことは、達成の重要な要素です。目標達成に必要な3つの要素は、コミットメント、責任、そして書き出すことです。

仕事を小さな単位に分ける

大きなプロジェクトに取り組んでいる場合は、作業管理ソフトを使って、より小さく管理しやすいタスクに分けるのが有効です。チームメンバーがより早くタスクを完了できるよう、ジョブエイドを作成することもできます。

目標設定と同じく、無理のないタイムラインを用意しましょう。そのうえで、手順に沿って体系的に進めます。より多くのことを完了できるだけでなく、チェックリストから項目を消していく達成感も得られます。

小さなチームほど生産的になりやすい

大きなチームは、明らかな理由から効率が下がりがちです。人数が増えるほどコミュニケーションが増え、時間がかかります。手続きも増えます。雑談や社交も増え、全体として混乱しやすくなります。

Forbesの記事「Why Smaller Teams are Better」で、著者Jacob Morganは、チームが大きくなるほど生産性が低下する理由についての研究を紹介しています。そこで取り上げられているのがRingelmann Effectです。これは、チームの規模が大きくなるほど、各メンバーの努力量が減る現象です。この効果は、綱を引く実験を設計したフランス人技師にちなんで名付けられました。1人で作業すると人は100%の力を出しますが、グループが大きくなるにつれて個人の努力は低下しました。

この実験は、その後の研究にもつながりました。個人が責任を感じにくくなることで努力を減らすケースを表す言葉として、「social loafing」という用語も生まれました。

可能であれば、小さめのバーチャルチームを活用することは、生産性向上に役立ちます。

幸せなチームは生産的なチーム

疲れている人、ストレスを感じている人、燃え尽きに苦しんでいる人は、生産性を発揮しにくいというのはよく知られています。

従業員向け特典で有名なGoogleは、従業員の幸福に大きく投資してきました。今でもGlassdoorの働きやすい職場ランキングに入っています。すべての企業が職場で豪華な特典を提供できるわけではありませんが、従業員はそれでも幸せに働けます。雇用主とプロジェクトマネージャーは、その状態を確保する必要があります。

バーチャルチームビルディング活動を企画しましょう。

効果的なチームには、前向きな信頼関係が必要です。最適なパフォーマンスを出すには、メンバー同士が率直にコミュニケーションできなければなりません。チームビルディング活動のような共有体験は、人間関係を育てる助けになります。ただし注意点があります。チームビルディング活動への参加は任意であるべきです。

休憩を促す

研究によると、仕事から休憩を取ることには多くの良い効果があります。休憩は次のことに役立ちます。

ストレスを和らげる、
創造性を高める、
意思決定疲れを防ぐ、
モチベーションを回復する、
生産性を高める。

チームメンバーには、1時間に5分は立ち上がり、画面から離れるよう促しましょう。外に出て新鮮な空気と日光を浴びることも勧めてください。こうした休憩を認め、促すことで、従業員はより幸せで生産的になります。

従業員を評価し、報いる

自分が大切にされていると感じるチームメンバーは、任されたタスクにより力を注ぎやすくなります。誰かがグループに重要な貢献をしたなら、それは認められるべきです。よい仕事に対して従業員を評価し報いることで、チームの生産性は高まります。

Gallupによると、「Recognition boosts individual employee engagement. It also been found to increase productivity and loyalty to the company, leading to higher retention.」とされています。

可能であれば、昇給やボーナスのような金銭的報酬は喜ばれます。ただし、報酬はお金だけである必要はありません。賞や証明書を含む公の評価も、多くの場合よく受け入れられます。上司やマネージャーからの感謝状のような個人的な評価でさえ、優れた動機づけになります。従業員を評価するうえで重要なのは、その評価が本物であり、対象のチームメンバーに具体的に向けられていることです。

チームに研修機会を提供する

チームワーク研修の効果に関する2017年の研究によると、チームワーク研修の効果はかなり大きく、前向きなものになり得ます。提供できる研修には次のようなものがあります。

チームパフォーマンスを高めるリーダーシップ戦略、
チームワーク研修、
時間管理研修や感情知能研修のようなチームワークスキル研修。

チーム生産性ツールとアプリを導入する

チーム生産性ツールやアプリは数多くあります。テック業界かどうかにかかわらず、適切なツールを見つければ、リモートチームの生産性向上に役立ちます。リモートワーカーの生産性を測定するツールもすぐに利用できます。以下で便利なチーム生産性ツールを紹介します。

テックチーム向け

ScreenRec

バグを報告したい、コードレビューをしたい、新しいスキルを教えたい、あるいは別のことを伝えたい場合はありませんか。ScreenRecは非同期コミュニケーションを速くします。それでいて、対面コミュニケーションと同じくらい効果的です。任意のウィンドウでAlt+Sを押すと、画面、マイク、カメラ、さらにはシステム音声まで録画できます。もう一度Alt+Sを押すと停止し、チャット、メール、その他好きな方法ですぐに共有できます。

同僚は都合のよい時間に確認できます。つまり、画面上の内容を見せながら、ビデオ通話の必要性を減らせます。何より、チーム全体が集中作業に使える時間を増やせます。

Lightrun

Lightrunは開発者向けのデバッグツールです。ログ、メトリクス、トレースなどを追加することで、本番環境の問題をすばやく簡単に解決できます。

The Silver Searcher

The Silver Searcherは、プログラマー向けの無料オープンソースコード検索ツールです。高速化を重視して設計されており、より素早い検索ができます。

Komodor

チームがKubernetesを使っているなら、Komodorの利用を検討してみてください。このトラブルシューティングツールでは、すべてのK8sスタックの変更を簡単に追跡し、何が影響を受けたかを特定できます。

Tuple

ペアプログラマー向けのこのアプリは、チームがリモートでも効率よく作業できるようにします。Tupleはデュアルコントロール、フルキーボード対応、音声対応、効率的なCPU使用などを提供します。現在はMac専用ですが、Linux版も開発中です。

Jell

Jellは、リモートチームがより効率的に共同作業するための管理プラットフォームです。ツールを使った非同期作業を支援します。たとえば、日次スタンドアップ、リマインダー、チェックイン用テンプレートなどがあります。リモート従業員の活動を把握し、生産性を測定しやすくします。

SpectralOps

SpectralOpsは、脅威をリアルタイムで検出・監視できるデータ損失防止ツールです。コードベース全体をスキャンすることで、問題を素早く特定し、すぐに解決できます。

MantisBT

この無料オープンソースのバグトラッカーは、不具合追跡によく使われますが、プロジェクト管理ツールとしても優れています。

非テックチーム向け

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは共同作業とコミュニケーションのためのツールです。チームが整理された状態を保ち、情報を共有しながらリモートで働けるようにします。Microsoft Teamsの生産性追跡ツールも含まれます。Microsoft Productivity Scoreは、データ共有やコミュニケーションツールの活用など、チーム生産性指標に基づいています。チームの具体的なニーズに応じて、多くのMicrosoft Teams生産性アプリも連携できます。

Slack

整理された会話を可能にするコミュニケーションツールです。各プロジェクトに専用のスペースを持たせられます。

Apploye

自分やチームが時間管理に苦労しているなら、Apployeの利用を検討してみてください。時間追跡ツール兼リモート従業員監視ツールとして、PC作業中に作業目標を設定し、それを守る助けになります。リモートチームメンバーが生産的に働き続けることを支援します。従業員をモニタリングすることで、生産性を評価できます。どの施策が生産性向上に効いているかも判断しやすくなります。

Zoom

Zoomは、リモートチームに特に役立つ動画コミュニケーションプラットフォームです。会議だけでなく、オンラインイベントやウェビナーも開催できます。

Zapier

Zapierは、時間の節約に役立つ自動化ツールです。アプリ間で情報を転送し、ワークフローを効率化します。

Coupler

Couplerはデータ同期ツールです。次のことを自動化します。

データのバックアップ作成、
アプリからのレコード書き出し、
レポートとダッシュボードによるチーム進捗の追跡。

進捗レポートは、生産性を測定するパフォーマンス指標のひとつとして使えます。

Gorilla ROI

eCommerce販売者にとって、Gorilla ROIはZapierのようなeCommerce特化型コネクターです。eCommerceプラットフォームからGoogle Sheetsへ直接データを取得し、操作できます。

Narrato

Narratoは、コンテンツ作成、共同作業、ワークフロー管理のためのプラットフォームです。忙しいコンテンツチームがコンテンツ運用で使っている、分断された多数のツールを置き換えます。対象には次のようなものがあります。

ドキュメント、
スプレッドシート、
文法・盗用チェックツール、
プロジェクト管理ツール、
メールなど。

まとめ

リモートワークの新しい時代では、チームが成功するために物理的なオフィスの固定的な仕組みは必ずしも必要ではないことが明らかになりました。テクノロジーのおかげで、チームは世界中のどこからでもつながり、共同作業できます。上記の戦略を実施すれば、バーチャルチームの生産性が高まるのを実感できるはずです。

職場の生産性は、成功を測る指標であるため重要です。最も成功している組織は、最も生産的な組織です。チーム生産性も同じです。成功するチームは生産性が高いチームです。さらに、生産性の高いチームは、たいてい幸せで健康な従業員で構成されています。

営業チームも他のチームと同じく、人で構成されています。そのため、チーム効率と生産性を高める方法は、上で述べた内容と同じ方向性です。個人とチームは仕事を優先順位付けし、計画する必要があります。可能であれば、チームをより小さなグループに分けます。メンバーを大切にし、自分自身をケアするよう促します。研修を提供し、もちろん従業員の成果を高めるために適切なツールへアクセスできるようにしましょう。

個人の生産性を高めたいなら、その人自身に目を向ける必要があります。その人が価値ある存在であり、チームの重要な一員だと感じられるようにしましょう。誠実で本物の、価値あるフィードバックを提供します。特定のスキルを磨く必要がある場合は、研修に参加してもらいましょう。多くの人は成功したいと考えており、自分を頼りにしているチームがいることは大きな動機づけになります。