リモートチームのつながりを保ち、働きやすい職場を作る方法
「人材こそ最大の資産」という言葉を聞いたことがあるでしょう。少し前までなら、オフィスで協力しやすい雰囲気を作ることで、その資産である社員が楽しく生産的に働ける環境を整えられました。
しかし今は、「ニューノーマル」という別の言葉が定着し、職場はもはや1つの場所ではなくなりました。ハイブリッドワークの時代です。自宅で働く人、再設計されたオフィスで働く人、移動しながら働く人、自宅とオフィスを行き来する人。こうした状況で、どうすれば働く人の幸福感を広げられるのでしょうか。
この記事では、社員が前向きに働ける状態を保つために必要なこと、そしてテクノロジーが多様な働き方の中で「働きやすい職場」を再現する方法を紹介します。
幸福とは何か。永遠の問い
まずは基本から考えてみましょう。計画を立てるために「幸福」を簡単に定義すべきでしょうか。あるいは、チーフ・ハピネス・オフィサーを任命すべきでしょうか。
この考え方自体は新しいものではありません。2008年、英国政府はRichard Layard教授を「Happiness Tsar」として任命し、職場から憂うつを減らす役割を与えました。彼は、答えは必ずしも収入増ではないと考えました。簡単に言えば、「苦痛を減らし、人生を楽しむ度合いを高めること。収入増でそれが実現しないなら、何が前進を生むのかを見つける必要がある」という考えです。
昇給を取りやめたり、幸福の専門家を探しに走ったりする前に、この記事から得られる重要な示唆があります。それは、人生を楽しむ度合いを高めることです。この考えは、ワークライフバランスという形で雇用の議論の中心に移ってきました。パンデミック中、多くの人が初めて在宅勤務を経験したことで、その流れはさらに加速しました。
今日はどこで働くべきか？
ロックダウン中、多くの人に選択肢はありませんでした。在宅勤務です。毎日の通勤やオフィス内の人間関係から離れられた一方で、チームで働くことに慣れている人にとっては課題もありました。
プロジェクトについて軽く確認しに行ったり、休憩スペースでアイデアを出し合ったりすることが突然できなくなりました。その後、オンライン会議が標準になりました。会議ツール企業にとっては良いニュースでしたが、社員や雇用主にとって必ずしも理想的とは限りません。Zoom疲れも広がりました。
この課題への解決策として、多くの人が職場での新しいコミュニケーション方法を探し始めました。たとえば動画メールが人気を集めています。ScreenRecのような即時共有できる無料スクリーンレコーダーで短い動画メッセージを録画し、自動生成されたリンクですぐに共有する方法です。
新しい働き方に慣れるにつれ、多くの人は在宅でも効果的に働けること、そして勤務時間外の自由時間が増えることに気づきました。これは最新のリモートワーク統計にも表れています。Statistics Canadaの調査では、在宅勤務者の90%が、オフィス勤務時と同じかそれ以上に生産的だと感じていました。カナダの従業員の約32%が在宅勤務だったことを考えると、従来の働き方に大きな影響を与える可能性があります。
社員が自宅で生産的に働き、より良い生活バランスを得られるなら、働く場所を選べる自由は働きやすい職場を作る方法の1つかもしれません。
リモートワーク：選べる自由はあるか？
ただし、この新しい自由には障壁もあります。「認めない」と言う上司です。AppleやMorgan StanleyのCEOのように、多くの社員に9月までにオフィスへ戻ることを求める強い動きもあります。フルタイム出社もあれば、ハイブリッド勤務もあります。
一方で社員は、選べる自由の価値を理解しています。McKinseyが2021年4月に報告したところによると、米国の政府機関や企業で働く人の半数以上が、パンデミック後も週3日以上は在宅勤務したいと答え、約3分の1はフルリモート勤務を希望していました。
もう1つの課題もあります。上司が認めたとしても、多くの社員は在宅勤務について管理職から明確な方針を受け取れていないことを不安に感じています。McKinseyによると、40%の回答者が組織から在宅勤務に関するビジョンをまだ聞いていないと答え、さらに28%は聞いた内容が曖昧だと答えています。
同社は、これが不安やパフォーマンス低下につながる可能性があると指摘しています。チームが在宅で生産的に働けると考えるなら、明確な方針を示すことが重要です。それも、幸せに働けるチームへ近づく一歩です。
働きやすい在宅職場を作る
在宅勤務がチームにとって現実的な選択肢だと受け入れるなら、成果を出しながら社員が前向きに働けるよう、リモートチームを管理するにはどうすればよいのでしょうか。
まず必要なのは、効率よく働き、共同作業するためのツールです。幸い、クラウドは今や、安全で信頼性の高い方法として定着しており、社員がどこで働いていても共同作業用のアプリやサービスを提供できます。
たとえば電話は、働く人にとって基本的なツールです。通信事業者GoCoによると、リモートワーカーが社内コミュニケーションを効率的かつ安全に保つには、いくつかの追加対策が必要です。NetflixやYouTubeのように帯域を多く使う家庭内トラフィックより業務通信を優先すること、会社全体のデータと社員のプライバシーを守る統合脅威管理などです。常に連絡を保てるよう、優れたバックアップシステムも役立ちます。また、社員が機密ファイルを日常的に扱う場合は、デジタル環境をさらに保護するためにVPN（Virtual Private Network）の利点も検討するとよいでしょう。
もちろん、自宅の作業環境まですべて管理することはできません。寝室やキッチンテーブルで、子どもに囲まれながら働く必要がある場合、その調整は本人に委ねられる部分もあります。
心理的な壁を乗り越える
より難しい課題の1つが、孤立感や不安といった心理的な壁です。McKinseyによると、リモートワークに関する社員の主な懸念は、つながりの喪失、リモートの同僚との共同作業の難しさ、そしてウェルビーイングへの関心低下でした。
従来の企業文化では、同僚との交流やつながりは比較的簡単で、場所が違ってもさまざまな形で共同作業ができました。課題は、そのつながりを維持することです。定期的なビデオチャット、電話、テキストメッセージでの確認、週1回の「バーチャル交流会」やハッピーアワーなどが役立ちます。
全員がつながりを保てるようにし、リモートワーク文化を作ることが、チームの幸福度を支える鍵です。
もう1つ扱いが難しいのが勤務時間です。在宅勤務者にオフィス時間中ずっと席にいることを求めるべきでしょうか。電話やビデオ通話、オンライン会議にいつでも対応できるべきでしょうか。タイムシートを厳格に求めない限り、ここでは信頼が大きな役割を果たします。
柔軟な働き方や在宅勤務の大きなメリットがワークライフバランスなら、重要なタスクの進捗を維持できる限り、社員が働く時間を選べてもよいはずです。ここでは、決められた期限までにタスクを完了するプロジェクト型の進め方が有効です。
オフィス復帰を前向きなものにする
オフィスへ戻る人は、日常に戻ることを期待するかもしれません。しかし現実は少し違います。まず物理的な変化があります。以前のような対面のやり取りは減り、安全な距離の確保や、ワークステーション・会議室の再配置が重視されます。
「ニューノーマル」では、安全と健康が最優先です。しかし、それが多くの社員にとって大きな障壁になっています。Human Resource Executiveは、Limeade Foundationの調査を引用し、回答者の100%がオフィス復帰に不安を感じていると報じました。大多数（71%）はCOVIDへの曝露を主な懸念としており、リスクを最小限に抑える対策が強く求められています。世界中の社員がストレスや不安を抱えていますが、テクノロジーはその軽減に役立ちます。
受付では、温度センサーがリスク低減に役立ちます。オフィス、会議室、トイレへの非接触入室も、感染機会を減らせます。
大企業では混雑がCOVID感染リスクにつながる場合があります。センサーとデジタルサイネージを連携させれば、施設管理やセキュリティチームが人の流れを変更したり、エレベーターやエスカレーターの安全を保つための最新メッセージを表示したりできます。
リモートコラボレーションを強化する
チームメンバーがオフィスにいてもリモートで働いていても、全員が共同作業しやすい環境が必要です。プロジェクトを予定どおり進め、全員の力をイノベーションに集中させるだけでなく、在宅勤務者にとって重要なつながりを保つ助けにもなります。
コラボレーションツールはパンデミック中に価値を証明し、選べる優れたシステムも数多くあります。適切なシステムを選べば、チームはデスクトップやモバイル端末から簡単に会議を設定・参加し、コンテンツを共有できます。ただし、バーチャル会議は通常の会議とは異なります。うまく進めるには、丁寧な計画とガイドが必要です。詳しくはバーチャル会議完全ガイドをご覧ください。
幸せな結末に向けて
職場が固定された場所ではなくなった今、働きやすい環境を保ち、従業員エンゲージメントを維持することは簡単ではありません。在宅勤務は今や当たり前になり、多くの人にとって従来のオフィスは遠い記憶になりつつあります。新しいハイブリッド職場には多くの従業員メリットがある一方で、難しい課題もあります。それでも、その課題を乗り越え、対面でもオンラインでも人々をつなげられれば、働きやすい職場と生産的なチームに近づけます。
参考資料・関連記事
- この人物はあなたを幸せにするか？ | Health & wellbeing | The Guardian
- オフィス勤務と比べた在宅勤務のメリット
- 調査：在宅勤務の生産性と希望
- オフィス復帰に反発する労働者 - BBC Worklife
- リモートワークの未来について働く人が語っていること
- ブロードバンドと在宅勤務 | ホームオフィス向け回線の選び方
- 職場復帰不安におけるHRの役割 | HRExecutive.com
- 仕事関連ストレスで休む社員への対応方法
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