バーチャルオンボーディングとは？進め方と実践ポイント
HRは、会社に新入社員をオンボーディングする役割を担う部門です。全員が同じオフィスにいるなら、それほど難しくありません。では、従業員が別の国や地域にいる場合はどうでしょうか。
同時に、パンデミックの影響もすぐに完全になくなるとは限りません。従業員が近くにいる場合でも、事業を継続するにはバーチャルな働き方が最も現実的な選択肢になることがあります。
だからこそ、バーチャルオンボーディングを新しい標準として受け入れることが重要です。新入社員をどう受け入れるのか、その意味、メリットとデメリット、そして自社でどう実施できるのかを理解しておきましょう。
バーチャルオンボーディングとは？
バーチャルオンボーディングとは、物理的な対面を行わず、オンライン上で実施するオンボーディングのことです。
多くの企業では、バーチャルオンボーディングを使って「機能紹介」と呼ばれるプロセスを行います。これは実践的な研修が始まる前に実施され、新入社員が自分の役割の内容や会社から期待されていることを理解できるようにします。その結果、新入社員オンボーディングがよりスムーズになります。
バーチャル従業員研修のメリットとデメリット
オンラインオンボーディングは、決して完璧な仕組みではありません。
そのため、導入する前にメリットとデメリットを理解し、自社で何に取り組むことになるのかを把握しておく必要があります。
メリット
- 柔軟で便利。バーチャルオンボーディングや研修では、特別な指定がない限り、従業員が自分の時間とペースで始められます。つまり、どこからでも開始できます。
- コストを抑えやすい。バーチャルオンボーディングで従業員とHR担当者に必要なのは、十分な性能のノートPCまたはデスクトップPCです。極端に高性能なノートPCやコンピューターは不要で、安定したインターネット接続があれば場所も問いません。自宅から参加できるため、移動にかかる時間と費用を節約し、オフィスリソースの使用を減らし、その他の支出も抑えられます。
デメリット
- 技術的な問題。ときどきインターネット接続が遅くなるだけでなく、セキュリティ上の理由から、管理者が機密性の高い会社情報を共有しにくい場合があります。セキュリティソフトを導入していても、オンライン脅威がいつ攻撃し、データを盗むかを完全に予測するのは困難です。データを守るには、ランサムウェア攻撃対策ツールやその他のサイバーセキュリティソフトを使うことがあります。
- 人間味が伝わりにくい。すべてをオンラインで行うため、リモートチームのつながりを保つことや、従業員とHRの間に一体感を作ることが難しくなります。同じ理由で、会話が機械的で無機質に聞こえやすくなります。その結果、参加者がプレゼン中に集中を失ったり、優秀な人材に長く残ってもらうために必要な信頼関係を築けなかったりするリスクがあります。
バーチャルオンボーディングの4つのフェーズ
オンボーディングプログラムはオンラインで行われるため、新入社員に内容を伝えるにはテクノロジーに頼る必要があります。
とはいえ、SaaSでのオンボーディングでも、その他のビジネスでも、基本原則は同じです。従業員が専門スキルを伸ばし、社内でキャリアを成長させる機会を得られるよう支援し、組織に前向きに参加してもらうことです。
バーチャル職場で動機付けとして機能し、心理的安全性を提供するために、バーチャルオンボーディングはいくつかのフェーズに分かれます。専任の開発チームを作る場合でも、バーチャル営業チームを作る場合でも同じです。ここでは、バーチャルオンボーディングの4つのフェーズを見ていきます。
フェーズ1 - オンボーディング
このフェーズは、新入社員にとってすべての始まりです。HRが迎え入れ、会社の概要、働き方の文化、役割やタスクについて説明します。
バーチャルチームメンバーのオンボーディングの目的は、会社と新入社員の双方の期待値をそろえることです。会社は、新入社員に何を求めているのかを透明性を持って伝える必要があります。同時に、新入社員も、組織が自分に何を期待しているのかを明確に理解し、その目標に向かって取り組めるようにする必要があります。
最終的には、このフェーズで新入社員が歓迎されていると感じることが重要です。それが、その後の会社での働き方の印象を決めます。
実践方法
このフェーズが始まる数日前からHRが準備できるよう、新入社員が自分で閲覧・確認できる資料を作成します。
テキスト資料には、各オンボーディング段階で話し合う内容をまとめておきます。オンボーディングで何が行われるのかを事前に示すことで、従業員は何が待っているのかを理解し、十分に準備できます。
あわせて、組織がコミュニケーションや共同作業に使っている在宅勤務に必要なツールやソフトウェアをダウンロードしてもらいましょう。リモートチーム管理アプリ、自動時間追跡ツール、その他ビジネスに関連するアプリへのアクセスを付与する必要があるかもしれません。
たとえば、マーケティングチームや営業チームでは、クライアントや顧客とのやり取りから得たデータを共有するためのプラットフォームが必要です。この場合、Pitchboxのように、チームメンバー全員を1つのダッシュボードに参加させられるツールを選ぶこともできます。
最後に、リモートワーカーが自社の技術スタックに含まれるツールをどう使い、操作するかを学べるドキュメントを準備します。これにより、新入社員が入るたびにチームの誰かがソフトの使い方を教える必要がなくなります。
ここでは、ScreenRecのようなシンプルなスクリーンレコーダーが役立ちます。デスクトップ、Webカメラ、マイクを録画すれば、リモートオンボーディングに人間味を加えられます。
オンボーディングをより良くする方法を理解し、こうした障害を取り除けば、新入社員は会社に対してより信頼を持てます。また、歓迎するために必要な努力を惜しまない姿勢も伝わります。ここまで整えば、あとは次のフェーズを着実に実行することが重要です。
フェーズ2 - 初期育成
6か月目までには、かつて新入社員だったメンバーが組織に十分なじんでいることが期待されます。担当業務を高い水準で遂行するために必要なスキルも身につけているはずです。
同時に、従業員はそれぞれのチームメイトと信頼関係を築き、社内でうまく働けている必要があります。
このフェーズでは、今後もその従業員に投資すべきかを判断します。たとえば、タスクを完了する意欲や、組織内で伸ばせるスキルを示しているかもしれません。そこから、その人の強みに合った責任を割り当てる判断ができます。
一方で、従業員には現在の職務範囲に含まれるかどうかにかかわらず、別のタスクに取り組むことで新しい機会を作るチャンスも与えられます。これにより、会社に良い影響を与えるだけでなく、将来のより良いキャリア機会に備える隣接スキルを伸ばせます。
実践方法
方法は2つあります。
1つ目は、マネージャーやチームリーダーが、自分たちの業務に特化したタスクについて従業員を育成するための社内施策を開始することです。チームリーダーに、従業員が取り組める研修セッションや資料を作成してもらいましょう。ここでもScreenRecなら非常に使いやすく、ITに詳しいかどうかに関係なく組織内の誰でも使えるため、作業は簡単です。さらに、新入社員にもScreenRecで画面を録画してもらえば、双方向のやり取りにできます。
このプログラムの良い点は、成長が社内で起こることです。コース作成者となるマネージャーやリーダーが、チームの成長を見守ることができます。また、メンバーの強みと弱みを理解することで、強みを活かせる研修資料やタスクを提供しやすくなります。
2つ目は、バーチャル従業員をスキル開発に役立つオンラインコースやセミナーに参加させる方法です。これにより、本来研修資料を作成するはずだったチームリーダーの負担を減らせます。ただし、コースは高額になる場合があり、自社向けに最適化されていないこともあります。一方で、ScreenRecはStreamingVideoProviderの安全なクラウド動画ホスティングを使っているため、管理側が作成した動画を長期間再利用できます。オンボーディング動画の作り方も簡単に身につけられます。
フェーズ3 - 継続的な育成
同じ会社で18か月働いた頃には、従業員は自分の職務に関連するスキルを十分に習得していることが期待されます。
次のステップは、その従業員を組織の将来のリーダーとして育てることです。彼らは上司の役割を引き継ぎ、その上司がさらにマネージャーの役割を担う、という流れにつながります。
従業員を上位の職位へ昇進させることは、キャリア開発において重要です。仕事内容の要求が低く、給与も低いポジションにずっと留まりたい人はいません。誰もが収入を上げたいと考えており、そのための最善の方法は、より大きな責任を伴う職位を目指すことです。
また、従業員が組織に残っているということは、会社がキャリア成長を支援し続ける限り、働き続ける意思があるということでもあります。
実践方法
成果を出している従業員に努力と貢献を評価していることを示すには、従業員表彰プログラムを用意する必要があります。KPIや目標に基づき、最も良い成果を出した従業員にインセンティブを与えられます。
ここから、より良い結果を出すために一歩踏み込んで取り組む従業員も見えてきます。たとえば、カスタマーサービス担当者がROI向上と売上拡大のために顧客行動分析を自主的に調べたとします。その人は次のキャリアレベルに向かっているため、評価すべきです。
このようにすれば、全員がインセンティブや昇進の対象になれるよう、最善を尽くす動機を持てます。
ただし、すべての従業員に感謝を示すことも忘れないでください。積極性には個人差がありますが、それ以外の人の努力を認めなくてよいわけではありません。
フェーズ4 - 昇進または離職
2年以上が経つと、従業員が社内で新しいポジションへ進むか、退職するかを考える時期になります。
前述のとおり、給与水準を上げるために社内でキャリアを伸ばしていくには、従業員の意欲を高める必要があります。そのためには、自分の価値を証明するために、より多くの仕事を引き受ける意思も求められます。
ただし、それを実現するには、成長と良い仕事への報酬が可能な文化を育てる必要があります。将来のキャリア機会が乏しいために、従業員を維持できない企業は少なくありません。会社に価値を示した人がいたにもかかわらず、別の人が優先され、見過ごされることもあります。
そのため、従業員が段階的に成長できる明確な道筋を用意することが、バーチャル新入社員オリエンテーションの鍵になります。
実践方法
この段階で何が起きるとしても、従業員からフィードバックを得るのが最善です。退職する場合は、組織内で退職の原因になったことや嫌だったことがあるか、その理由を尋ねましょう。残留して昇進する人には、組織内でキャリア成長を目指し続けるきっかけになったものを聞きます。
その回答をもとに、ビジネスを改善し、より良い機会を提供し、優秀な人材に自社へ来てもらいやすい環境を作りましょう。
まとめ
オンボーディングを効果的にする方法を学び始めたばかりでも、経験豊富なバーチャルHRマネージャーでも、従業員オンボーディングは会社の継続的な成功に欠かせません。組織でキャリアを始めた人たちに成長の機会を与え、より良くなってもらうことは、従業員エンゲージメントと企業文化の良さを示します。
上記のステップは、オンボーディング体験を改善し、将来のリーダーになり得る優秀な新入社員に長く活躍してもらうための方法です。
また、ビデオ会議はオンボーディング体験の大きな部分を占めるため、リモートコミュニケーションをより効果的にするために、ScreenRecのようなツールの活用を検討しましょう。従業員ごとにメール返信時間は異なり、職種によっては集中のためにメールから離れる時間が自然に必要です。文章やメールを書く代わりに動画を録画すれば、やり取りを短く、わかりやすく、要点に絞れます。その分、全員が本来の仕事に使える時間を増やせます。
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