今のリモートチーム管理: 主な3つの課題、ツール、ヒント

正直に言えば、世界は変わりました。そして私たちは、在宅勤務の課題に向き合うことになりました。どこからでも働けることは、これまでオフィスで働いてきた従業員にとって魅力的に見えるかもしれません。一方で、多くのビジネスリーダーにとって、リモートチームの管理はすでに難しい課題になっています。

最初からオフィスを持つつもりがなかったテック系スタートアップでも、数十万人の従業員を抱える大企業でも、この記事は良いスタートを切り、健康面や個人的な課題とともに生じたリモートワークの課題に対応する助けになります。

世界中の株式市場に大きな影響を与えた感染症の流行は、ビジネスの進め方も変えました。Amazon、Twitter、Spotifyのような巨大企業も従業員のリモート勤務を可能にしました。想像してみてください。世界有数の大企業が、実質的に何千ものリモート求人を提供しているのです。これほどの規模になると、リモートチームをどう適切に管理し、避けられない課題にどう対応するかについて、ビジネスリーダーが議論を始めることが重要です。

リモートチーム管理はどこから始めるべきか

私たち自身の調査と経験をもとに、リモートチームが直面しやすいプロジェクト管理の課題のうち、特に多い3つを整理しました。あわせて、リモート従業員を管理する際にそれらを乗り越えるためのヒントとツールも紹介します。まずはこの3つの問題に取り組み、そこからより高度なワークフローへ進んでいきましょう。

課題 #1: コミュニケーション

なぜ問題になるのか

リモートで働くうえでの主な課題のひとつは、結局のところ「仕事を進めること」です。場所が離れ、対面コミュニケーションがないことはストレスになり得ます。たとえば、あなたとチームメンバーが共同でマルチメディアプレゼンテーションを作るプロジェクトを担当しているのに、20マイル離れているとします。オフィスのような環境を再現しようとして、頻繁に会議を設定することになるでしょう。会議が貴重な時間を大量に消費することは、誰もが知っています。

時には、これは本当に当てはまります。

残念ながら、多くの場合メールを書くことも解決策にはなりません。デザインワークフローをメールだけで説明しようとしたことはありますか。メッセージを書いて整えるのに1時間かかるなら、半分の参加者が窓の外を眺めながら、こっそりスマホでCandy Crushをしているバーチャル会議と同じくらい非生産的です。しかも、脳への負担もかなり大きくなります。インターネットではこれをZoom疲れと呼びますが、実際に存在します。詳しくは下の動画をご覧ください。

解決策

もちろん、従業員コミュニケーションツールは数多くあります。ただ、リモートチームのコミュニケーションには、さらに良い方法があります。メールを書いたり、予定された会議を待ったりする代わりに、動画メール（つまり画面録画）を送ってみましょう。まず、チームメンバーがあなたの作業を視覚的に理解しやすくなります。更新のためだけに形式ばったメールを書く時間を無駄にする必要がありません。次に、動画メールは多くの会議を不要にできます。各自が担当作業の進捗に合わせて更新動画を送れば、時間のかかるビデオ会議を開く理由は減ります。結果的に、全員が自分のタスクに集中しやすくなります。これは、まとまった中断のない時間が必要な開発者にとって特に重要です。

ツール

画面録画アプリは数多くあるため、シンプルで速く、できれば無料のものを探すのは大変に感じるかもしれません。ただし、見る価値があるものは限られており、リモートでの動画コミュニケーションに本当に向いているものはさらに少数です。ScreenRecは、チームコミュニケーションのために設計された画面録画兼無料画面共有ソフトです。グループアカウントは不要で、チーム全員でまとめて登録する必要もありません。アプリをダウンロードし、Alt-Sを押して録画を始めるだけです。録画が終わると、コピーしてどこにでも貼り付けられる共有リンクが自動で発行されます。アップロードする手間も、相手にダウンロードしてもらう必要もありません。さらに、動画は安全に保護され、無料で2GBのクラウド容量も使えるため、生産性向上につながります。

課題 #2: アカウンタビリティ

なぜ問題になるのか

アカウンタビリティは、「説明責任、責任の所在、義務、報告を求められる状態」と定義できます。要するに、タスクに対する責任を自分ごととして引き受けることです。在宅勤務では、各従業員がチームの一員でありながら、自分の行動に個別に責任を持つ必要があります。

チームマネージャーの役割は、すべてのメンバーが自分に期待されていることを明確に理解している状態を保つことです。リモート従業員を管理するには、各個人に同時に目を配る必要があるため、維持するのは簡単ではありません。そこで、リモートチーム管理でアカウンタビリティを保つためのヒントとリモートワークツールをいくつか紹介します。

解決策

明確なタスクと期待値を設定する
従業員が求められていることを本当に理解できれば、集中しやすくなり、タスクを完了しやすくなります。Business News Dailyの記事で、Hussonの教授Belinda Wee博士は、明確な期待値は「混乱をなくす、または減らし、従業員が設定された目標を達成できる可能性を高める」と述べています。これにより、マネージャーは各メンバーの進捗を追跡しやすくなり、リモートチームメンバー同士の共同作業もしやすくなります。
具体的な目標を話し合う
著者Stephen Coveyの「終わりを思い描くことから始める」という言葉は的確です。何を達成すべきかがわかっていれば、全員が作業に集中しやすくなります。全員の認識をそろえ、達成すべき目標について明確に話し合いましょう。誰かがリモートワーク中の目標設定や締切達成に苦労している場合は、より良い時間管理テクニックを身につけられるよう支援します。
勤務スケジュール、休暇、会議などを把握する
タイムゾーンや場所をまたいで会議を調整する場合でも、基本的なチーム情報は全員がアクセスできる必要があります。スケジュール、タスク、会議、その他カレンダーや追跡が必要な情報は、すべてのリモートワーカーに公開しましょう。全員が同じ情報を見られることで、チームの一員として状況を把握し、自分の締切も理解しやすくなります。

ツール

テクノロジーの発展により、チーム内のアカウンタビリティを整え、維持するためのリモートワークツールは数多くあります。必要なのは、日付、文書、チームの進捗を追跡できる管理ツールです。

チームコラボレーションツール
GoogleのG-Suiteは優れた選択肢です。Google Drive、Docs、Spreadsheet、Calendarなどの各種プログラムにより、ファイル共有、クラウドストレージ、ドキュメント共同編集まで、共同作業に必要なものがそろいます。Microsoft Office Suite（Office 365）も適した選択肢です。
タスク管理ソフト
共有ドキュメントのリンクをチャットで投げ合っていると、ファイルの見失いや重複作業が起こりやすくなります。同僚がすでに書いた記事を、知らずにもう一度書いてしまう状況を想像してみてください。タスク管理システムがないと十分に起こり得ます。こうしたアプリには多くの種類があります。TodoistのようなシンプルなToDoリストアプリから、TrelloやAirtableのような少し高度なカンバン型アプリ、さらにJiraやAsanaのような本格的なプロジェクト管理ツールまであります。

課題 #3: 社会的なつながりの不足

なぜ問題になるのか

残念ながら、リモートワークは孤独になりやすい働き方です。1,900人の従業員を対象にした2018 State of Remote Work調査では、最も多い回答（21%）が、リモートワーク最大の悩みは孤独であると答えました。別の研究でも、職場での孤独が従業員の悲しみや不満につながり、退職につながる可能性があることが示されています。

チームリーダーは、メンバーが楽しく前向きに働けるよう常に努力すべきです。とはいえ、メンバーが世界中に散らばっている場合、どうすればよいのでしょうか。これはバーチャルチームの課題のひとつであり、少し創造性が必要です。チームをまとめ、つながりを保つために、次の選択肢を検討してみてください。

解決策

（バーチャル）チームリトリートを計画する
会社の年次イベントほど大規模である必要はありません。チームだけの小さな企画でも十分に満足感があります。事前に計画し、オンラインでできる交流活動を準備しましょう。特に難しい時期には、誰にとっても少しの楽しみが必要です。
楽しいグループチャットを開く
ときどき、誰でも少し息抜きが必要です。バーチャルチームの管理では、メンバーがそれを一人で行わざるを得ないこともあります。しかし、そうである必要はありません。雑談できる給湯室がないなら、#randomチャットを作り、メンバーが時々仕事以外の楽しい会話をできる場を用意するとよいでしょう。

ツール

信じるかどうかは別として、リモートチームビルディングは実際に存在し、多くの企業が成功させています。バーチャルな交流活動の新しいアイデアが必要なら、こちらの記事が出発点になります。

週次の雑談については、普段仕事で使っていないサービスを使うのがおすすめです。仕事用とは完全に別の、非業務の集まりの場として機能するプラットフォームです。GoToMeetingの部屋でも、Whatsappのグループチャットのようなシンプルなものでも構いません。チームに合う方法なら、試す価値があります。

まとめて整理する

リモートチーム管理とその課題への対応方法が見えてきたところで、表にまとめてみましょう。

課題	解決策	ツール
コミュニケーション	– スクリーンキャスト	ScreenRec
アカウンタビリティ	– タスクと期待値を設定 – 目標を話し合う – チーム情報を追跡する	G-Suite Office 365
社会的なつながりの不足	– バーチャルチームリトリート – 楽しいチャット	Offsite Co. GoToMeeting