リモートの同僚と効果的に共同作業する方法

リモートワークは、冷蔵庫から3メートルの場所にあるホームオフィスのことだけではありません。同僚とのコミュニケーションの新しい形でもあります。ここ数年で、メール、メッセージ、通話サービスは、数ある連絡手段のひとつから、ほぼ唯一の手段へと変わりました。相手の感情が見えにくいこと、長く離れて働くことでチーム内のリモートコミュニケーションが弱まること、そして全体的な疲労も重なります。以前ならコーヒーマシンの前で2分話せば解決したことが、今では大量のメールを必要とすることもあります。

成果を出すには、リモートワークで共同作業する人全員が、プロジェクトにできる限り深く関わる本当のチームメンバーになる必要があります。しかしバーチャルチームにはいくつもの課題があります。孤独を感じやすく、自分の役割やチーム内での位置づけを十分に理解できないこともあります。リモートの同僚と効果的に共同作業する方法を見ていきましょう。

海外の同僚の勤務時間

海外の同僚と働く場合、時差を考慮することが重要です。特にリモートでのチームコミュニケーションをうまく機能させたいなら欠かせません。同僚とカレンダーを共有し、プロジェクトについて通話・連絡するのに最適な時間を選びましょう。タイムゾーンの混乱を避けるには、World Clock Meetingも使えます。

祝日にも注意しましょう。自分の勤務日が、海外の同僚にとっては公式な休日かもしれません。チーム共有カレンダーを作り、地域ごとの祝日を記録しておくと、作業計画を立てやすくなります。

タイムリーなフィードバック

リモートの同僚には定期的にフィードバックを伝え、仕事の質を理解できるようにしましょう。モチベーションを保つ助けになります。

Wrikeのレポートによると、回答者の39%が、対面およびリモートでの共同作業がうまくいかないことを職場ストレスの主な原因として挙げています。これは特にリモートの同僚に当てはまります。リモートワークでのチーム共同作業では、チームへの貢献を評価しにくくなることがあります。オフィス勤務の同僚もリモートの同僚も働きやすくするには、フィードバックの方法を改善する必要があります。

ヒント

上司やマネージャーは1対1のミーティングを行いましょう。ビデオ通話を予定し、動画メールを送るときはScreenRecを使えば、リモートの同僚が状況を把握しやすくなります。

この形式なら、中間成果を評価し、同僚の期待とチームが求める内容が一致しているかを確認できます。声だけでなく動画も使うことが大切です。表情や身ぶりが伝わり、コミュニケーションの質が上がります。1対1のミーティングでは、次のような内容を話し合えます。

同僚のプロジェクトがどう進んでいるか、全体として満足しているか。
困っていることがあるか、マネージャーやチームからの支援が必要か。
何をどのように改善できるか。
リモートワークの目標またはOKR（Objective Key Results）。会社がこの方法を採用している場合、OKRは個人とチームの目標を同期し、プロジェクトの進捗を追跡するのに役立ちます。ミーティングでは、主要な成果に対してどこまで進んでいるかを話し合えます。
本人が話したい場合は、仕事と直接関係しない中立的な話題。

動画メールでできること：

コード、デザイン、コピーなどの仕事に関するフィードバックを送り、相手が都合のよい時間に確認できるようにする（不要な割り込みを避けられます）。
同僚に今後のタスクを説明する。
自分のアイデアや最近学んだことを同僚と共有する。
画面を録画してバグを記録し、報告する。
画面を録画して、新入社員や顧客向けのチュートリアルをすばやく作成する。
やり取りを減らせる通常メールの代替手段を提供する。

作業プロセスの透明性

作業プロセスに透明性がないと、同僚の効率は下がります。情報が分散することもよくある問題です。従業員はコンテンツ管理システム、メール、メッセンジャー、その他の連絡手段を使い、個別のやり取りや会議でプロジェクトの状況を把握しようとします。これには多くの時間がかかりますが、作業プロセス全体の完全な見取り図はなかなか見えてきません。

ヒント

リモートの同僚に期待することを具体的にリスト化し、最初に話し合いましょう。やり取りの方法や進め方は、関係者全員にとって透明で明確である必要があります。そのためには、チームのニーズに合わせて調整できる柔軟なツールが必要です。Wrikeでは、チームメンバーがいつでもガントチャートでプロジェクトの動きを追跡できます。

たとえばデザイナーや開発者とのやり取りでは、ScreenRecを使って視覚的に伝えることができます。画像やファイルそのものにフィードバックやコメントを残し、すばやく修正できます。

マネジメント層とのコミュニケーション

リモートの同僚は、オフィス勤務の従業員より多くの質問を抱えることがよくあります。一方で、マネージャーの席へ行って直接質問することはできません。

ヒント

オンラインのオープンQ&Aセッションを設定し、すべての同僚がマネージャーからリアルタイムに回答を得られるようにしましょう。チーム全体が議論に参加するよう促すことも大切です。

リモートワーカーのモチベーションと関与を高める

良いコミュニケーションは、リモートの同僚の関与を保ち、モチベーションを維持します。逆にコミュニケーション不足は、リモートチームを管理するうえで最も大きな課題のひとつです。

ヒント

たとえばSlackにチーム全体用の作業チャットルームを1つ作り、プロジェクトに関する議論をそこに集約します。会社の規模が大きい場合は、マーケター、コンテンツマネージャー、営業部門、サポート担当者など、複数のチャットを作ってもよいでしょう。リモートのチームメンバーと働く方法を学ぶうえで最も重要なのは、リモートチームとどうコミュニケーションし、作業プロセスに関わり続けるかを理解することです。

リモートチームとの共同作業をスムーズにし、全員がより生産的に働く意欲を持てるよう、社内の報酬・モチベーション制度を導入しましょう。ここではBonuslyのようなサービスが役立ちます。各ユーザーには、たとえば月100ポイントのように固定数のボーナスポイントが与えられます。従業員は、タスク解決、用事の対応、有益なアドバイスなどに対する感謝として、同僚へポイントを送れます。貯まったボーナスは会社のギフトや追加休暇と交換でき、賞品の内容は会社のマネージャーが決めます。

異文化の壁

言語の壁や文化の違いは、チームが信頼関係を築くうえで障害になることがあります。

ヒント

企業チャットでのチームのやり取りに関する共通ルールを作りましょう。たとえば、コミュニケーション言語は英語のみとする、といったルールです。これにより、従業員がチーム全体に関わる共通の問題をローカル言語で話し、ほかの同僚が理解できない状況を避けられます。

チームが面白い事実、写真、記事を共有できる「雑談」チャットを作りましょう。同僚のことをよりよく知り、関係を強める助けになります。オンラインゲームをしたり、1対1の時間を設定したり、休暇シーズンに贈り物を送り合ったりするのもよい方法です。アプローチは創造的であるほど効果的です。

非公式なミーティング

定期的に実施していても、リモートの同僚を一般的な非公式イベントに参加させるのは難しいものです。

ヒント

リモートの同僚との共同イベントには、必ず予算を確保しましょう。可能であれば、遠方の従業員の旅費と数日分のホテル宿泊費も含めます。年に1〜2回はオフサイトでの同僚ミーティングを実施できると理想的です。チームビルディングやカンファレンスでもかまいません。共同タスクについて話し合い、アイデアや将来の計画を共有する良い機会になります。終了後は必ず参加者からフィードバックを集め、うまくいった点と今後改善すべき点を把握しましょう。

非公式なミーティングを開催できない場合は、リモートの同僚を数日間オフィス勤務に招待するのもよい方法です。チーム内のコミュニケーションを強める良い機会になります。

メッセンジャーで同僚と適切にやり取りする方法

ビジネスコミュニケーションにおいて、メッセンジャーアプリはメールと電話の中間のような存在になりました。メールより速く、電話ほど割り込み感がありません。メッセンジャーで同僚と適切にやり取りし、リモート共同作業の大きな課題であるコミュニケーション不足を和らげるには、次のルールを意識しましょう。

勤務時間外に配慮する

多くの人は決まった時間にメールを確認し、それ以外の時間、特に夜や週末は見ないことに慣れています。一方、メッセンジャーではそうした習慣がない人も多く、メッセージが届くとすぐ相手を邪魔してしまう可能性があります。覚えておきましょう。午後9時以降に仕事の連絡をするのは、もはや適切とはいえません。

メッセンジャーを混在させない

メッセンジャーでのコミュニケーションの基本ルールは、1人につき1つのメッセンジャーです。Telegramで話を始め、途中でWhatsAppに移り、さらにSkypeで情報を送るべきではありません。あなたも同僚も、話の履歴を追い、重要な内容を見つけるのが難しくなります。さらに、WhatsAppで返信がないからといって、Telegramでも同じ相手にメッセージを送る必要はありません。

1文ごとに別メッセージで送らない

チャットでは、話し言葉をまねるように思いついた言葉を次々と送ってしまいがちです。問題は、同僚がこちらの思考の流れを読み解きたいわけではないということです。必要なのは、すぐに理解できる要点です。内容の核心を1つのメッセージにまとめようとすると、自然に文章が整理され、わかりやすくなります。

スタンプと絵文字は慎重に使う

スタンプや絵文字は、温かみを加えたり、会話を前向きに終えたりするのに便利です。ただし、使い方を間違えると気まずい状況になりやすいものです。

仕事上の問題について話しているとき、特に自分に非がある場合は、スタンプや絵文字を使わないようにしましょう。不快感を与えるだけです。
二重の意味があるスタンプや、奇妙な冗談のようなスマイリーを同僚に送らないでください。意図せず相手を傷つけたり、迷惑に思われたりする可能性があります。

音声メッセージを乱用しない

音声メッセージは、今でも多くの人を困らせます。ただし少しずつ、送る側だけでなく受け取る側にも便利になる使い方のルールができつつあります。

音声メッセージには説明を添えましょう。同僚が内容をすぐ理解でき、キーワード検索でも見つけやすくなります。
緊急の知らせを音声で送らないでください。相手が会議中だったり、イヤホンのない混雑した場所にいたりすると、録音を聞けません。
音声メッセージでタスクを依頼しないでください。担当者が詳細を理解し、作業を完了するのが難しくなります。
録音の聞き取りやすさに配慮しましょう。背景に雑音や余計な音が入らないようにします。まず話の理解を妨げますし、メッセージは転送される可能性もあります。

仕事での音声メッセージは、賢く使えば迷惑ではなく助けになります。たとえば相手が地球の反対側にいる場合、音声メッセージ形式でインタビューするのは便利です。

まとめ

リモートチームと効果的に共同作業するには、次のヒントを意識しましょう。

時差を考慮し、各国の祝日を忘れず、相手のワークライフバランスにも配慮する。
定期的な通話でフィードバックを得て、期待値をそろえる。
作業プロセスを明確で透明にし、オフィス勤務とリモート勤務の従業員がプロジェクトの動きを追跡できるようにする。
リモートの同僚のモチベーションと関与をどう保つか考える。
リモート共同作業ツールと社内コミュニケーションのルールを整える。
非公式な合宿や交流イベントを開く、またはリモートの同僚を数日間オフィスに招き、前向きな交流の機会を作る。